Bagaimana Cara Mengatur Cetak Biru di Zoho CRM?

Setiap bisnis memiliki cara yang jelas dalam melakukan sesuatu. Ada alur kerja yang berfungsi sebagai jalur untuk menyelesaikan berbagai tugas dan proyek. Cara alur kerja terjadi berkontribusi sebagai faktor penting saat memutuskan persyaratan perangkat lunak karena perangkat lunak harus kuat untuk menawarkan sejumlah besar kemampuan yang menangani proses bisnis yang unik.

Sekarang, Zoho memahami persyaratan yang berbeda ini hingga ke intinya dan melakukan segala kemungkinan untuk menerapkannya dengan benar. Sebenarnya, Cetak Biru Zoho CRM adalah metode di mana proses penjualan dapat dipecah menjadi beberapa tahap. Saat kami bertransisi di antara setiap tahap, menjadi mungkin untuk meminta pengguna dan staf untuk memasukkan informasi yang relevan sehingga tidak ada yang luput dari perhatian.

Di bawah ini, pertama-tama kita akan memahami apa itu Cetak Biru secara mendetail untuk mendapatkan konteks yang jelas tentang cara menyiapkannya di Zoho CRM dan apa yang dapat dilakukannya.

Cetak Biru Zoho CRM

Dari saat prospek ditangkap dalam sistem CRM hingga saat diikuti dan seterusnya, ada banyak proses penjualan yang dijalankan organisasi dalam fungsinya. Misalnya, ada perusahaan bernama Explore Electronics Pvt. Ltd. yang menawarkan gadget teknis kepada pelanggan.

Sekarang, selain pesanan online yang mungkin diperoleh perusahaan ini, mereka juga dapat memiliki tim penjualan khusus yang seharusnya menindaklanjuti prospek yang dihasilkan melalui demonstrasi, sumber offline, dan acara. Perwakilan penjualan di Zoho CRM Blueprint dapat memulai dengan menghubungi serangkaian prospek dan menjadwalkan demo produk dengan calon pelanggan ini.

Pada akhir demo ini, ketika prospek tertarik untuk membeli proyek, kutipan akan dibuat, yang selanjutnya dapat dikonversi menjadi pesanan setelah disetujui. Produk kemudian dapat dikirim dan dikirimkan ke pelanggan.

Masalah Penjualan di Explore Electronic Pvt. Ltd.

Sekarang proses yang baru saja kita bicarakan ini mungkin terdengar sangat sederhana bagi Anda ketika Anda membacanya. Namun, ketika sampai pada pelaksanaan proses ini, seseorang dapat menghadapi banyak masalah karena hambatan dan celah tertentu. Mari kita lihat mereka secara lengkap.

• Seringkali, manajer penjualan dapat menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk melatih tenaga penjualan baru, yang berarti bahwa mereka tidak mendapatkan cukup waktu untuk fokus pada pekerjaan mereka.
• Produk dan semua yang dapat ditawarkannya tidak selalu jelas di benak semua perwakilan penjualan. Sering kali, perwakilan penjualan mungkin tidak mengetahui detail produk penting yang diminta oleh prospek melalui telepon yang juga dapat mengecewakan prospek dan mengakibatkan hilangnya penjualan.
• Di lain waktu, informasi pelanggan yang penting mungkin hilang. Hanya selama proses pesanan ketika tim pengiriman mungkin menyadari bahwa informasi atau alamat pelanggan salah, dan ini jelas dapat menunda pengiriman pesanan.
• Mereka mungkin saat ketika kebijakan diskon tidak diikuti. Jelajahi Hiburan mungkin memiliki kebijakan bahwa diskon tidak boleh lebih dari 20%, tetapi dalam beberapa kasus, penawaran dengan diskon lebih tinggi dapat diproses, yang mungkin luput dari perhatian Manajer Penjualan.

Contoh yang disebutkan di atas adalah beberapa cara paling klasik di mana masalah dapat dihadapi ketika Anda memiliki tim besar untuk menjalankan suatu proses, tetapi sistem yang terdefinisi dengan baik tidak ada untuk menjalankannya secara efisien. Dalam hal ini, masalah utama selalu berkisar pada tidak adanya panduan dan validasi CRM yang jelas.

Solusi yang Ditawarkan oleh Zoho CRM Blueprint

Cetak Biru Zoho CRM dapat memungkinkan organisasi untuk merancang dan menjalankan proses secara terorganisir sambil sepenuhnya bebas dari celah. Dengan pengaturan Zoho Blueprint , hampir setiap detail dapat ditangkap dari proses offline dalam CRM, dan karenanya proses perampingan menjadi sangat mudah.

Dimungkinkan untuk mendefinisikan setiap tahap dalam satu proses dan menghubungkan orang dengan setiap tahap. Anda dapat memandu tim Anda bersama dengan pelaksanaan suatu proses, memvalidasi informasi penting secara kontekstual, dan juga mengotomatiskan tindakan rutin.

• Kualifikasi Pemimpin

  Untuk memastikan bahwa tujuan kualifikasi prospek terpenuhi, Cetak Biru Zoho CRM membantu membuat skrip agen pemanggil cukup linier. Perangkat lunak memandu perwakilan penjualan pada setiap langkah penjadwalan demo produk. Cetak Biru bertindak sebagai skrip agen panggilan dan membantu perwakilan penjualan dengan deskripsi produk saat mereka sedang berbicara di telepon dengan calon pelanggan. Ini dapat memecahkan masalah ketidakkonsistenan dalam pesan yang dikomunikasikan kepada perwakilan penjualan.

• Menindaklanjuti

  Dengan pengaturan Zoho Blueprint , hampir setiap langkah dapat diatur dalam proses tindak lanjut, yang terdiri dari mengirim dan meninjau penawaran. Dalam hal ini, diskon yang ditawarkan kepada pelanggan dapat divalidasi oleh CRM sambil memastikan bahwa tim penjualan mengikuti kebijakan perusahaan. Pemberitahuan email diotomatiskan ke manajer penjualan setiap kali ada yang menerima penawaran sehingga tidak ada yang luput dari perhatian mereka.

• Manajemen pesanan

  Untuk memandu perwakilan penjualan di setiap langkah proses manajemen pesanan, Cetak Biru Zoho CRM memainkan peran penting. Ini menangani pemeriksaan inventaris, pengiriman, dan bahkan pengiriman. Di sini, perwakilan penjualan juga diminta untuk memasukkan informasi CRM seperti alamat pelanggan. Ini memastikan bahwa tidak ada keterlambatan dalam pengiriman produk.

Blok Mendasar Cetak Biru Zoho CRM

Cetak biru di Zoho CRM pada dasarnya dirancang untuk menjalankan proses bisnis secara sistematis dan terdefinisi dengan baik. Dengan Cetak Biru ini, seseorang dapat menentukan setiap tahap dalam suatu proses dan mengaitkan orang yang tepat dengan setiap tahap. Ini juga dapat membantu dalam membimbing tim melalui pelaksanaan suatu proses. Selain itu, ini juga membantu dalam mengamanatkan dan memvalidasi informasi penting secara kontekstual sambil mengotomatiskan tindakan rutin.

Cetak Biru dirancang dengan membuat urutan tahapan yang dihitung dalam suatu proses. Dalam bahasa CRM, blok bangunan utama dari Cetak Biru adalah Status dan Transisi.

Negara

Dalam pengaturan Cetak Biru, "Negara" adalah kondisi bahwa ada sesuatu pada waktu tertentu. Misalnya, setiap kesepakatan dalam CRM melewati tahapan yang berbeda sampai tindak lanjut terjadi, yang meliputi kualifikasi, negosiasi, dan persetujuan diskon. Semua tahapan ini disebut Negara. Status harus diseret dan dijatuhkan di Editor Cetak Biru untuk mendesain alur proses.

Transisi

Sebuah Transisi tidak lain adalah penghubung antara dua Negara yang datang dalam suatu proses. Ini mengatur kondisi yang diperlukan untuk catatan untuk berpindah dari satu jenis Negara ke yang lain. Misalnya, kondisi dan tindakan yang diperlukan agar catatan dapat berpindah dari Kualifikasi ke Negosiasi biasanya ditentukan dalam blok Transisi.

Merancang Cetak Biru

Proses setup atau membangun sebuah proses sebenarnya merupakan prosedur tiga langkah. Itu termasuk:

1. Memasukkan Informasi Dasar

Di sini, Anda dapat menentukan modul, tata letak, dan bidang yang perlu dibuat prosesnya.

Anda dapat pergi ke "Pengaturan", lalu "Otomasi", dan kemudian "Cetak Biru."

• Anda kemudian dapat mengklik membuat Cetak Biru.
• Dalam popup Buat Cetak Biru ini, Anda dapat memilih modul, tata letak, dan bidang tempat proses seharusnya dibuat.
• Mari kita katakan bahwa prosesnya adalah Menindaklanjuti dengan prospek. Dalam hal ini, Anda dapat memilih modul Transaksi dengan tata letak Standar dan bidang Bidang.
• Untuk lebih jelasnya, Anda juga bisa menentukan kriteria karena jika tidak, maka semua record yang dibuat di layout akan masuk ke proses.
• Terakhir, klik Berikutnya.

2. Mendefinisikan Aliran Proses

Di Editor Cetak Biru, Anda dapat menentukan aliran proses langsung dari awal status default hingga status keluar.

Di Editor Cetak Biru, Anda dapat menarik dan melepas semua Status yang merupakan bagian dari proses.

• Anda juga dapat menetapkan alur proses antar Negara dengan menghubungkan node yang berbeda di tombol Negara.
• Anda harus mencatat bahwa status Mulai sama dengan tidak ada nilai bidang daftar pilihan yang dipilih.
• Anda dapat membuat Transisi dengan mengklik tombol + di antara dua Negara. Untuk menghapus transisi, yang harus Anda lakukan adalah klik kanan pada garis transisi dan klik Hapus Transisi.

3. Konfigurasikan Pengaturan Transisi

Anda dapat mengonfigurasi pengaturan Sebelum, Selama, dan Setelah Transisi antara status yang berbeda dalam proses seperti yang diperlukan. Sebagai contoh, kita dapat melihat Transisi antar Negara.

Kita bisa menamakan ini "Penutupan". Pada contoh Explore Electronics tersebut di atas, berikut ini dapat menjadi beberapa pedoman yang harus diperhatikan pada saat konfigurasi.

• Untuk menyelesaikan Transisi Negosiasi, perwakilan penjualan di Explore Electronics dapat memasukkan persentase Diskon dan tanggal penutupan.
• Berdasarkan kebijakan perusahaan, diskon untuk suatu produk tidak boleh lebih dari 20%.
• Tepat saat Transisi Penutupan dijalankan, pemberitahuan email dapat diotomatiskan ke manajer perwakilan penjualan sambil memberi tahu mereka tentang pengiriman kesepakatan.

Oleh karena itu, orang dapat dengan mudah mengatakan bahwa Blueprint memungkinkan Anda membuat replika proses bisnis offline di CRM Anda. Mulai dari pembuatan prospek hingga penutupan kesepakatan, sebuah organisasi mengikuti banyak proses bisnis. Cetak Biru dapat digunakan untuk memberikan panduan mendetail kepada pengguna Zoho CRM tentang cara melakukan semua langkah dalam proses bisnis.

Misalnya, seseorang perlu mengumpulkan beberapa dokumen sebelum mengirim penawaran ke pelanggan. Seseorang dapat mengatur tahap dalam cetak biru yang mengamanatkan unggahan dokumen dan memungkinkan catatan untuk pindah ke tahap berikutnya tepat setelah dokumen diunggah.

Kesimpulan

Ketika proses yang Anda ikuti secara offline tidak ditangkap secara akurat dalam aplikasi perangkat lunak, tidak pernah ada jaminan bahwa itu akan diikuti dengan cara yang benar. Mungkin ada beberapa inkonsistensi dan kemungkinan celah dalam prosesnya, dan inilah masalah yang dipecahkan oleh Blueprint.

Cetak Biru Zoho CRM seperti replikasi online dari proses bisnis. Itu dapat menangkap semua detail dari proses offline dalam perangkat lunak. Menerapkan Cetak Biru Zoho CRM dengan menghubungi pakar Zoho Consultant dapat memastikan otomatisasi, validasi, dan kolaborasi tim yang efektif yang selanjutnya membuat proses menjadi efisien dan bebas dari segala jenis celah.