Augmenter la productivité de l'équipe de vente : comment créer un rapport d'activité de l'équipe de vente dans le CRM

Le travail d'équipe permet aux rêves de fonctionner, mais seulement lorsque vous savez que tous les efforts de l'équipe sont alignés et dirigés vers la réalisation d'un objectif commun.

Vous pouvez facilement transformer une boîte de réception Gmail en un simple CRM, mais il ne peut pas émuler toutes les fonctionnalités offertes par un véritable système CRM. Sans système CRM en place, il est incroyablement difficile de savoir où se trouvent les membres de votre équipe à ce moment-là et ce que chacun d'eux fait.

Le rapport d'activité de l'équipe de vente dans un CRM est le meilleur moyen de vous assurer que vous pouvez garder un œil sur les employés et évaluer régulièrement leurs performances. Ne laissez pas un seul e-mail envoyé ou reçu, une note rédigée ou une démo hébergée passer entre les mailles du filet.

Dans cet article, nous examinons ce qu'est un rapport d'activité d'une équipe de vente, pourquoi votre entreprise doit en créer un et comment créer un rapport d'activité de vente perspicace et exploitable dans un CRM.

Pourquoi s'embêter avec des rapports d'activité de vente ?

Comme tout autre type de rapport, les rapports d'activité des utilisateurs aident à structurer les flux de travail de l'entreprise, à évaluer les performances et à suivre les progrès par rapport aux objectifs fixés. Cependant, il existe quelques avantages spécifiques au rapport qui sont intrinsèques au rapport d'activité de l'utilisateur. Voici pourquoi vous devez créer des rapports d'activité des utilisateurs...

Pour vous assurer que votre équipe est productive

En 2020, la pandémie de coronavirus a éloigné le monde des affaires. Un an et demi plus tard, travailler depuis son salon en pyjama est devenu la nouvelle norme pratique. Même si les confinements mondiaux touchent à leur fin, le format WFH est là pour rester et apporter quelques changements au processus de gestion.

Un rapport d'activité des utilisateurs est un excellent moyen pour les responsables de garder un œil sur leurs subordonnés et de s'assurer qu'ils font leur travail, au lieu de se gaver de Netflix pendant les heures de travail, le tout sans induire l'effet « Big Brother vous surveille ».

Pour garder le directeur des ventes sous contrôle

Le travail des équipes à distance repose principalement sur l'indépendance, l'absence de bureaucratie et la confiance mutuelle entre le C-Suite de l'entreprise et les autres employés. Cependant, vous devez faire attention à ne pas faire pencher la balance vers le chaos. Encore faut-il qu'il y ait un certain contrôle de la part des managers.

De plus, les rapports d'activité des utilisateurs reflètent les tâches que les membres de l'équipe effectuent tout au long de la période considérée. Une compréhension claire de ce à quoi chaque membre de l'équipe est actuellement occupé permet aux responsables de mieux coordonner les flux de travail au sein de l'équipe et d'attribuer les tâches plus efficacement.

Métriques du pipeline de ventes que chaque niveau C doit suivre

Pour suivre les progrès et analyser les performances des employés

Non seulement le rapport d'activité des utilisateurs permet aux responsables de voir ce que font les membres de leur équipe, mais il aide également à comprendre à quel point ils le font. Grâce à la continuité du reporting d'activité des utilisateurs, les managers peuvent mesurer la productivité de leur équipe. Ces rapports les aident à comparer les performances de leur équipe et de chaque employé par rapport aux objectifs et aux performances des périodes précédentes.

Coacher les collaborateurs

Un rapport d'activité permet au directeur des ventes de comprendre les goulots d'étranglement et les points faibles du processus, de l'équipe ou des activités des commerciaux individuels.

Exemple . Si un commercial a envoyé 2000 e-mails, mais qu'aucun d'entre eux n'a atteint l'objectif d'ajouter un prospect au pipeline de vente, le directeur des ventes doit réviser le contenu envoyé aux prospects. Les rapports d'activité aident également les managers à comprendre ce qui entrave une équipe de vente et à identifier les domaines qui nécessitent des améliorations.

Comprendre l'efficacité des activités des membres de l'équipe

Les employés peuvent effectuer plusieurs activités, mais toutes ne sont pas aussi efficaces. Un rapport d'activité utilisateur met en évidence l'impact des différentes activités sur les résultats des ventes et contribue à la réalisation des objectifs commerciaux. Cela aide les managers à identifier les points forts et les points faibles de leur stratégie commerciale et à se concentrer sur les processus qui génèrent les meilleurs résultats.

Pour mesurer le niveau d'adoption du CRM

Le rapport d'activité montre la confiance et la cohérence de vos équipes dans l'utilisation de la solution CRM. Des lacunes dans les données peuvent être le signe d'une faible adoption du CRM. Vous pourriez avoir besoin de plus de formation sur la façon dont ils utilisent et comprennent le système. Ils devront peut-être se rendre sur le blog NetHunt et lire tous les éléments liés au CRM pour savoir à quel point c'est facile.

Pour calculer les taux de commission des employés

Si votre modèle de rémunération des employés implique des motivations financières telles que des primes, vous devez vous assurer que vous disposez de suffisamment de données pour baser vos calculs. Un rapport d'activité des utilisateurs permet aux responsables de voir si leurs employés respectent ou non les quotas et sont éligibles à une prime au cours d'une période donnée.

Comment créer un rapport d'activité de vente pertinent

Les règles

• Vos rapports doivent être analytiques . Il ne suffit pas de simplement collecter des tonnes de données et de s'arrêter là. Vous devez le traiter, repérer les modèles et identifier les tendances.
• Vos rapports doivent être cohérents . Vous devez produire des rapports chaque semaine, mois ou trimestre pour pouvoir voir les changements qui se produisent au sein de vos équipes.
• Vos rapports doivent être standardisés . Vous ne pouvez pas comparer les éléphants aux baies, n'est-ce pas ? Vous devez générer des rapports sur un ensemble de métriques sur une période de temps définie.
• Vos rapports doivent être visualisés et bien communiqués . Vous devez être en mesure de transmettre les conclusions aux parties prenantes de la manière la plus simple et la plus facile à comprendre.

Indicateurs à suivre dans un rapport d'activité d'une équipe de vente

Le format d'un rapport d'activité utilisateur n'est pas immuable. Chaque entreprise est en droit de définir sa propre gamme de mesures pertinentes pour des flux de travail spécifiques et de se concentrer sur celles-ci. Voici quelques-unes des mesures les plus courantes à inclure dans votre rapport d'activité utilisateur...

Campagnes e-mail envoyées

Le nombre de campagnes par e-mail envoyées par chacun de vos employés reflète leur degré d'activité avec la diffusion par e-mail.

E-mails envoyés / e-mails reçus

Ces deux mesures ne fournissent pas beaucoup d'informations en elles-mêmes, elles ne doivent donc être examinées qu'en tandem. Le nombre d'e-mails envoyés et reçus reflète la qualité de la communication avec les prospects/leads/clients. Si ces deux chiffres sont à peu près identiques, vous pouvez supposer que la diffusion par e-mail est ouverte et stimule les conversations.

Il faut se méfier. Cette métrique ne dit rien sur la connotation de ces conversations - elles peuvent être à la fois positives et négatives. Pour comprendre l'impact de ces e-mails sur votre processus de vente, vous devez l'associer à la métrique suivante.

Calendrier des événements, des appels et des démos

Les appels et les démos réservés par les employés dans le calendrier de l'entreprise sont des exemples de conversions ; indicatif de conversations significatives et positives entre les commerciaux et les prospects. Ces mesures indiquent également que vous ciblez le bon public et que vous atteignez ses points faibles lorsque les offres passent à l'étape suivante de l'entonnoir de vente.

Remarques GRC

Les appels et les démos réservés par les employés dans le calendrier de l'entreprise sont des exemples de conversions ; indicatif de conversations significatives et positives entre les commerciaux et les prospects. Ces mesures indiquent également que vous ciblez le bon public et que vous atteignez ses points faibles lorsque les offres passent à l'étape suivante de l'entonnoir de vente.

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Blog NetHunt | Ventes, marketing et CRM George Rowlands

Éléments à prendre en compte lors de la création d'un rapport d'activité commerciale

Faites des comparaisons, pas des suppositions

Pour tirer des conclusions basées sur les données, vous devez contextualiser votre rapport. Cela signifie identifier les changements entre l'activité actuelle de votre équipe et son activité au cours d'une période précédente. La façon la plus simple de le faire est de présenter la différence en pourcentage entre deux périodes différentes. Voici un rapport de comparaison d'activité NetHunt CRM...

Les saisons changent

Pendant la haute saison, vous pouvez vous attendre à des résultats nettement meilleurs que pendant la sécheresse, et vous devez en tenir compte.

Exemple . Si vous comparez les rapports d'activité de vos équipes commerciales d'août et de mai, vous constaterez probablement qu'en août, le commercial a envoyé beaucoup moins d'e-mails qu'en mai. Pourtant, cela ne signifie pas nécessairement qu'ils ont simplement perdu leur temps. Le mois d'août est souvent une saison morte pour de nombreuses entreprises B2B. Il se peut donc qu'au lieu de contacter les prospects par e-mail, le représentant commercial se concentre sur des activités en coulisses telles que la mise à jour du contenu pour une diffusion à froid ou des modèles d'e-mails de suivi.

Segmentation par équipe et par personne

Vous devez être en mesure de voir à la fois les performances collectives de vos équipes et la répartition des performances par individu. Il montre la contribution de chaque membre de l'équipe aux quotas de l'équipe et peut également servir de base pour un classement d'équipe. De plus, cela aide également à déterminer le nombre de bonus que chaque membre de l'équipe devrait recevoir en fonction de son activité.

Comment créer un rapport d'activité d'équipe dans NetHunt CRM

La meilleure façon de vous assurer de produire constamment des rapports d'activité des utilisateurs de haute qualité est de déléguer le processus à votre système CRM. Voici comment vous pouvez créer un rapport d'activité utilisateur perspicace dans NetHunt CRM.

1. Accédez à la section Rapports dans la barre latérale gauche et créez votre premier rapport...

2. Choisissez un dossier dans lequel vous souhaitez extraire les statistiques et sélectionnez les membres de l'équipe commerciale que vous souhaitez inclure dans le rapport (certains commerciaux ou tous)...

3. Sélectionnez la période à laquelle vous souhaitez comparer l'activité (par exemple la semaine précédente ou cette semaine)...

4. Accédez au rapport accompagné d'une comparaison des deux périodes.

Vous pouvez également consulter les performances moyennes de votre équipe et voir le nombre total d'activités.

La génération de rapports est facile lorsque vous disposez d'un outil fiable pour faire le travail à votre place. Avec NetHunt CRM, vous pouvez tirer parti de tous les avantages des rapports d'activité des équipes de vente sans avoir à passer par les difficultés de créer un rapport vous-même.