Siapa yang Mengontrol Kesan Pertama Anda dalam Bisnis?

Terakhir Diperbarui pada 2 Maret 2021

Di perusahaan mana pun di mana klien dapat menelepon atau dipanggil, ada peluang untuk memberi mereka kesan pertama dalam bisnis. Kesan ini mewakili karakteristik bisnis Anda ke depan. Baik itu untuk dukungan pelanggan, panggilan dingin, atau panggilan pertama kali, suara dan sikap yang menyapa pelanggan memengaruhi mereka. Ini akan membangun hubungan positif atau merusak representasi perusahaan sebelum hubungan mulai dibangun. Startup harus menyadari hal ini sejak dini dan memastikan bahwa kesan pertama dalam bisnis ditangani oleh resepsionis yang terlatih dan berpengalaman.

Apa Tugas Pekerjaan Resepsionis?

Kebanyakan orang berasumsi bahwa satu-satunya tanggung jawab resepsionis adalah menjawab telepon. Deskripsi pekerjaan resepsionis atau karyawan meja depan dapat sangat bervariasi dari bisnis ke bisnis. Menjawab telepon biasanya merupakan persentase kecil dari daftar besar tugas sehari-hari yang ditangani oleh karyawan penting ini. Beberapa contoh dari beberapa tugas resepsionis meliputi:

Anda dapat menebaknya, menjawab telepon

• Panggilan Keluar
• Pemesanan dan Manajemen Pasokan Kantor
• Pengaturan acara
• Manajemen Kebersihan Kantor
• Pemantauan Panggilan Karyawan Harian
• Pelacakan Karyawan Harian
• Pelatihan Karyawan Umum
• Penjadwalan Pertemuan Klien
• …terlalu banyak untuk mencantumkan semuanya!

Untuk posisi resepsionis, biasanya tidak mudah untuk mencari waktu luang atau bahkan terkadang waktu istirahat, kecuali ada tenaga resepsionis yang lebih banyak yang bisa menutupi jika tidak ada. Namun, untuk bisnis dengan resepsionis tunggal yang menjaga stasiun depan dan telepon, mungkin sulit untuk mengganti banyak tanggung jawab yang mereka miliki ketika mereka tidak ada. Meskipun tampaknya produksi, tim adalah yang membuat bola terus bergulir dalam bisnis, bola itu tidak pernah mendapatkan atau mempertahankan momentum tanpa dimulai dengan karyawan meja depan. Klik Untuk Tweet

Etiket Resepsionis

Seperti yang dikatakan di awal artikel ini, resepsionis adalah kesan pertama dalam bisnis. Karena itu, karyawan front desk membutuhkan lebih dari sekadar karakteristik yang “sangat baik”. Resepsionis juga perlu menjadi orang yang paling berpengetahuan untuk diajak bicara tentang cara kerja bisnis dan nilai-nilainya. Mereka juga harus dididik dalam hal telepon, email, dan etika tatap muka saat berbicara dengan calon klien dan orang lain.

Ini termasuk memahami "cara yang benar" untuk menyapa pelanggan melalui panggilan telepon, atau bagaimana memulai dan mengakhiri pesan email, tergantung pada standar perusahaan. Dan, yang paling penting, bagaimana mewakili bisnis saat bertemu dengan klien dan prospek dalam pengaturan fisik atau virtual. Karyawan meja depan seperti panutan perusahaan. Karena nilai apa pun yang mereka tunjukkan kepada klien biasanya adalah apa yang dapat mereka harapkan dari anggota tim lainnya.

Inilah sebabnya mengapa merupakan prioritas tertinggi bahwa resepsionis menerima pelatihan bernilai tinggi dalam setiap aspek bisnis. Karena mereka akan menjawab sebagian besar pertanyaan sebelum klien mendapatkan layanan atau menjadwalkan pertemuan, mereka harus memahami semua informasi bisnis atau pelanggan yang sama mungkin tidak akan pernah melanjutkan ke langkah berikutnya. Memiliki karyawan yang tidak terlatih menjawab telepon atau menghubungi lead adalah risiko serius. Hal ini seringkali dapat mengakibatkan hilangnya klien atau pelanggan potensial. Ini semua karena kurangnya informasi atau misrepresentasi dari perusahaan. Resepsionis yang terlatih dan berpengalaman biasanya akan menunjukkan kepada klien potensial apa yang dapat mereka harapkan dari bisnis ini dari kesan pertama.

Pemasaran digital sangat mirip dengan kesan pertama. Setiap iklan atau konten adalah peluang untuk mengesankan seseorang. Jika Anda membutuhkan bantuan untuk tayangan digital pertama ini, Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan layanan label putih kami.

Cara Membuat Kesan Pertama yang Baik Dalam Bisnis

Tentu saja, tidak ada praktik standar untuk menciptakan kesan pertama yang baik dalam bisnis. Setiap perusahaan berbeda. Apa yang mungkin diterima oleh satu bisnis sebagai praktik terbaik untuk kesan positif, mungkin tidak selalu berhasil untuk perusahaan lain. Namun, ada beberapa saran tentang apa yang dapat Anda lakukan untuk mendapatkan kesan pertama yang baik dalam bisnis. Meskipun beberapa dari mereka mungkin tampak jelas, banyak resepsionis benar-benar meleset dari beberapa saran ini dan berisiko merusak reputasi perusahaan mereka karenanya. Jadi, berikut adalah beberapa saran yang jelas dan mungkin tidak begitu jelas untuk mendapatkan kesan pertama yang baik:

• Hanya Bagikan Informasi yang Anda Pahami
  Pelanggan menghubungi Anda untuk jawaban, bukan tebakan. Membuang-buang waktu klien potensial adalah cara pasti untuk mencegah mereka kembali. Pastikan untuk memahami sebanyak mungkin tentang bisnis Anda sebelum mencoba menjawab pertanyaan. Dan jika Anda tidak tahu jawabannya, jangan berhenti begitu saja. Pastikan pelanggan bahwa meskipun Anda tidak tahu jawabannya, Anda tahu di mana menemukannya dan akan menawarkan jawabannya kepada mereka sesegera mungkin.
• Tersenyumlah
  Bahkan dalam panggilan telepon, orang biasanya dapat menunjukkan sikap Anda dengan nada suara dan struktur jawaban Anda. Cobalah untuk berbicara dengan senyuman, tidak peduli bagaimana perasaan Anda di dalam, dan panggilan itu biasanya dilakukan dengan senyuman. Jangan biarkan seseorang melalui telepon mendengar stres atau frustrasi Anda, karena ketika mereka tidak dapat melihat wajah Anda, mereka akan memvisualisasikan perusahaan itu sendiri sebagai suara di ujung telepon dan itu diterjemahkan menjadi "Perusahaan yang Stres" atau "Frustrasi Perusahaan". Ingat, resepsionis adalah perwakilan bisnis pada panggilan pertama itu. Karakteristik Anda akan menjadi "sikap" perusahaan, jadi pastikan itu bagus.
• Berpakaian Sesuai
  Jika pemilik bisnis belum memberi tahu Anda hal ini, Anda harus tetap tahu, cara sikap Anda merepresentasikan bisnis Anda sama halnya dengan penampilan Anda. Sebagian besar tidak akan berasumsi bahwa seseorang dengan lubang di sepatunya, noda di pakaiannya, dan rambut yang tidak terawat, akan tinggal di rumah mewah (walaupun terkadang bisa demikian) dan begitu juga dengan bisnis. Pelanggan yang melihat resepsionis dengan penampilan yang mewakili penampilan yang tidak peduli, kotor, dan tidak diinginkan akan melihat bisnis dengan cara yang sama. Orang akan sulit percaya bahwa Anda akan menjaga aset mereka ketika Anda tidak menjaga diri sendiri. Meskipun biasanya tidak perlu berlebihan di sebagian besar pengaturan dengan dasi atau seragam, tetap penting untuk mengekspresikan penampilan yang menunjukkan bahwa Anda peduli pada diri sendiri dan lingkungan Anda yang berarti juga peduli dengan bisnis mereka.

Resepsionis yang tepat yang membuat kesan yang baik memungkinkan pelanggan untuk melihat bahwa Anda adalah jenis bisnis yang percaya bahwa Anda tidak hanya membuat janji, Anda mewujudkannya. Anda akan membangun kepercayaan dengan pelanggan dan mereka akan lebih mungkin untuk menyewa layanan Anda.

Jangan Jadikan Kesan Pertama Anda Dalam Bisnis Sebagai Yang Terakhir

Meskipun saran ini penting untuk semua bisnis, ini terutama merupakan prioritas tertinggi bagi perusahaan pemula. Untuk startup, kesan pertama akan menjadi semua yang mereka miliki di awal. Bahkan dengan rencana bisnis yang solid, modal yang kuat, dan tenaga kerja yang berpengalaman, hanya memiliki resepsionis yang tidak berpengalaman yang menyapa klien potensial Anda dapat menghentikan pertumbuhan Anda bahkan sebelum dimulai.

Tidak sulit untuk mengatakan bahwa di sebagian besar bisnis yang bergantung pada perolehan prospek, resepsionis adalah salah satu aset paling berharga bagi bisnis. Namun, mereka juga bisa menjadi risiko terbesar jika mereka ditempatkan di garis depan tanpa pelatihan atau pengalaman. Sangat penting bahwa resepsionis Anda tidak merusak kesan pertama bisnis Anda. Meskipun ini hanya langkah pertama menuju kesuksesan Anda, ini adalah salah satu yang paling penting.

Butuh bantuan untuk mengelola reputasi Anda? Anda harus mempertimbangkan layanan manajemen reputasi label putih kami. Jangan ragu untuk menghubungi kami dan beri tahu kami pendapat Anda tentang artikel ini. Beri tahu kami jika ini membantu Anda meningkatkan kesan pertama Anda.