Chi ha il controllo della tua prima impressione nel mondo degli affari?

Ultimo aggiornamento il 2 marzo 2021

In qualsiasi azienda in cui i clienti possono chiamare o essere chiamati, c'è la possibilità di offrire loro una prima impressione nel mondo degli affari. Questa impressione rappresenta le caratteristiche della tua attività in futuro. Che si tratti dell'assistenza clienti, delle chiamate a freddo o di una chiamata per la prima volta, la voce e l'atteggiamento che saluta il cliente li influenzano. Ciò creerà una relazione positiva o danneggerà la rappresentazione dell'azienda prima che la relazione inizi a costruirsi. Le startup dovrebbero esserne consapevoli fin dall'inizio e assicurarsi che la prima impressione nel mondo degli affari sia gestita da un addetto alla reception formato ed esperto.

Quali sono le mansioni lavorative dell'addetto alla reception?

La maggior parte delle persone presume che l'unica responsabilità di un receptionist sia rispondere al telefono. La descrizione del lavoro dell'addetto alla reception o dell'impiegato della reception può variare notevolmente da un'azienda all'altra. Rispondere al telefono è normalmente una piccola percentuale dell'enorme elenco di attività quotidiane che questi importanti dipendenti gestiscono. Alcuni esempi di solo alcuni dei doveri dell'addetto alla reception includono:

Hai indovinato, rispondendo ai telefoni

• Chiamate in uscita
• Ordinazione e gestione di forniture per ufficio
• Gestione di eventi
• Gestione dell'igiene dell'ufficio
• Monitoraggio giornaliero dell'appello dei dipendenti
• Monitoraggio giornaliero dei dipendenti
• Formazione generale dei dipendenti
• Programmazione delle riunioni con i clienti
• …troppo per elencarlo tutto!

Per la posizione dell'addetto alla reception, normalmente non è facile trovare del tempo libero o talvolta anche delle pause, a meno che non vi sia una forza lavoro più ampia di addetti alla reception che possono coprire quando uno non è disponibile. Tuttavia, per quelle aziende con un unico addetto alla reception che presidia la stazione anteriore e i telefoni, può essere difficile sostituire le molte responsabilità che hanno quando sono assenti. Anche se può sembrare la produzione, la squadra è ciò che fa girare la palla in un'azienda, quella palla non guadagna o mantiene slancio senza iniziare con l'impiegato della reception. Fare clic per twittare

Etichetta dell'addetto alla reception

Come detto all'inizio di questo articolo, gli addetti alla reception sono la prima impressione nel mondo degli affari. Per questo motivo, l'impiegato della reception ha bisogno di qualcosa di più di una semplice caratteristica "davvero bella". L'addetto alla reception deve anche essere la persona più esperta con cui parlare del funzionamento interno dell'azienda e dei suoi valori. Devono anche essere educati al telefono, all'e-mail e all'etichetta faccia a faccia quando conversano con potenziali clienti e altri.

Ciò include la comprensione del "modo corretto" per salutare i clienti durante le telefonate o come iniziare e terminare un messaggio di posta elettronica, a seconda degli standard aziendali. E, soprattutto, come rappresentare l'azienda quando si incontrano clienti e lead in contesti fisici o virtuali. L'impiegato alla reception è un po' come il modello dell'azienda. Perché qualunque valore mostrino ai clienti è solitamente quello che possono aspettarsi dal resto del team.

Questo è il motivo per cui è della massima priorità che gli addetti alla reception ricevano una formazione di alto valore in ogni aspetto dell'attività. Poiché risponderanno alla maggior parte delle domande prima che i clienti ottengano servizi o programmano riunioni, devono comprendere tutte le informazioni dell'azienda o quegli stessi clienti potrebbero non passare mai al passaggio successivo. Avere dipendenti non addestrati che rispondono ai telefoni o ai contatti è un serio rischio. Questo può spesso comportare la perdita del cliente o potenziale cliente. Tutto questo a causa della mancanza di informazioni o della falsa rappresentazione dell'azienda. Un receptionist addestrato ed esperto di solito mostrerà al potenziale cliente cosa può aspettarsi dall'azienda fin dalla prima impressione.

Il marketing digitale è molto simile a una prima impressione. Ogni pubblicità o contenuto è un'opportunità per impressionare qualcuno. Se desideri assistenza con queste prime impressioni digitali, dovresti prendere in considerazione l'utilizzo dei nostri servizi white label.

Come fare una buona prima impressione negli affari

Naturalmente, non esiste una pratica standard per creare una buona prima impressione negli affari. Ogni azienda è diversa. Ciò che un'azienda potrebbe accettare come best practice per un'impressione positiva, potrebbe non funzionare sempre per un'altra azienda. Tuttavia, ci sono alcuni suggerimenti su cosa puoi fare per ottenere quella buona prima impressione negli affari. Sebbene alcuni di essi possano sembrare ovvi, molti addetti alla reception mancano completamente il segno su alcuni di questi suggerimenti e rischiano di danneggiare la reputazione della loro azienda a causa di ciò. Quindi, ecco alcuni suggerimenti ovvi e forse non così ovvi per ottenere una buona prima impressione:

• Condividi solo le informazioni che comprendi
  I clienti ti chiamano per avere risposte, non supposizioni. Sprecare il tempo di un potenziale cliente è un modo sicuro per impedirgli di tornare. Assicurati di capire quanto più possibile sulla tua attività prima di provare a rispondere alle domande. E se non conosci la risposta, non lasciarla così. Assicurati che il cliente, sebbene tu non conosca la risposta, sappia dove trovarla e gli offrirà la risposta il prima possibile.
• Sorridi udibilmente
  Anche durante una telefonata, le persone di solito possono individuare il tuo atteggiamento dal tono e dalla struttura delle tue risposte. Prova a parlare con un sorriso, indipendentemente da come ti senti dentro, e la chiamata di solito viene presa con un sorriso. Non lasciare mai che qualcuno al telefono senta il tuo stress o la tua frustrazione, perché quando non può vedere la tua faccia, visualizzerà l'azienda stessa come la voce dall'altra parte della linea e questo si traduce in "Azienda stressata" o "Frustrato Azienda". Ricorda, l'addetto alla reception è il rappresentante dell'azienda in quella prima chiamata. Le tue caratteristiche diventeranno l '"atteggiamento" dell'azienda, quindi assicurati che sia buono.
• Vestiti in modo appropriato
  Se il proprietario dell'attività non te l'ha già detto, dovresti comunque sapere che il modo in cui il tuo atteggiamento rappresenta la tua attività va allo stesso modo con il tuo aspetto. La maggior parte non darebbe per scontato che una persona con i buchi nelle scarpe, le macchie sui vestiti e i capelli spettinati vivrebbe in una villa (anche se a volte può essere così) ed è lo stesso con un'azienda. I clienti che vedono l'addetto alla reception con un aspetto che rappresenta un aspetto indifferente, sporco e indesiderabile vedranno l'attività allo stesso modo. Le persone avranno difficoltà a credere che ti prenderai cura dei loro beni quando non ti prenderai cura di te stesso. Anche se di solito non è necessario esagerare nella maggior parte degli ambienti con cravatte o uniformi, è comunque importante esprimere un aspetto che dimostri che ti prendi cura di te stesso e di ciò che ti circonda, il che si traduce anche nel prendersi cura dei propri affari.

Un addetto alla reception adeguato che fa una buona impressione permette al cliente di vedere che sei il tipo di azienda che crede che non fai solo promesse, ma le realizzi. Creerai la fiducia con un cliente e sarà più propenso ad assumere i tuoi servizi.

Non rendere la tua prima impressione nel mondo degli affari l'ultima

Sebbene questo consiglio sia importante per tutte le aziende, è principalmente la massima priorità per le start-up. Per le startup, le prime impressioni saranno tutto ciò che avranno all'inizio. Anche con un solido piano aziendale, un capitale forte e una forza lavoro esperta, il solo fatto di avere un receptionist inesperto che saluta i tuoi potenziali clienti può fermare la tua crescita prima ancora che inizi.

Non è difficile dire che nella maggior parte delle aziende che dipendono dalla generazione di lead, l'addetto alla reception è una delle risorse più preziose per l'azienda. Tuttavia, possono anche essere il rischio maggiore se vengono messi in prima linea senza formazione o esperienza. È essenziale che il tuo receptionist non rovini la prima impressione della tua attività. Anche se questo è solo il primo passo verso il tuo successo, è di gran lunga uno dei più importanti.

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