Gestione dei team remoti: come garantire produttività e responsabilità
Pubblicato: 2020-10-31Poiché il lavoro a distanza è la nuova normalità, è importante evolvere metodologie e benchmark rispetto ai quali siano garantite produttività e responsabilità
Invece di fissare rigidamente scadenze per obiettivi micro/piccoli in un progetto, i manager dovrebbero consentire flessibilità al fine di garantire che la tempistica per il progetto generale più ampio sia rispettata
Mentre alcuni sono efficienti e diligenti, altri necessitano di un maggiore monitoraggio per assicurarsi che trascorrano l'orario di lavoro al lavoro
Per molto tempo, i luoghi di lavoro hanno resistito all'idea del lavoro a distanza, dato che il monitoraggio e la guida della forza lavoro potrebbero essere una proposta difficile in un tale ambiente di lavoro. Tuttavia, il Covid-19 ha integrato, persino istituzionalizzato, la pratica del "lavoro da casa" nella cultura aziendale.
Lontano dall'ambiente d'ufficio in cui la dirigenza e i dipendenti svolgono i loro compiti sotto lo stesso tetto regolato da regole, linee guida e protocolli ben consolidati, il lavoro a distanza è irto di sfide intrinseche. In quanto tale, l'assenza di un supervisore o di un anziano che supervisiona il lavoro di un dipendente in un ambiente di lavoro da casa solleva problemi di produttività e responsabilità che altrimenti sarebbero presi in considerazione in un normale ambiente d'ufficio.
Ora che il lavoro a distanza è la nuova normalità, è importante evolvere metodologie e benchmark rispetto ai quali garantire produttività e responsabilità. Ciò presuppone che l'infrastruttura di lavoro remota di base sia già in atto con strumenti e piattaforme di collaborazione virtuale protetti, app di chat di gruppo e distribuzione di dispositivi digitali tra i dipendenti.
In che modo i manager dovrebbero garantire che i team che guidano e lavorano in remoto rimangano la massima produttività nei loro risultati, pur essendo responsabili allo stesso tempo? Ecco come si può fare:
Mantenere una comunicazione continua con il team
Data la distanza fisica, a meno che i manager non siano aperti a conversazioni periodiche con i loro team e non emettano istruzioni tempestive, un errore di comunicazione o un'interruzione nella comunicazione potrebbe costare notevolmente all'azienda. La mancanza di un coordinamento efficace può causare lacune comunicative e può mettere in pericolo la responsabilità del team. Non solo i manager, anche i membri del team devono comunicare in modo efficace tra loro per assicurarsi che stiano lavorando nella stessa direzione.
Infatti, ogni giorno prima dell'inizio del lavoro, un manager dovrebbe connettersi con il suo team, collettivamente o in batch, su una piattaforma video, verificarne il benessere mentre fissa obiettivi provvisori ma chiari per la giornata. A volte una tipica "brutta giornata in ufficio" per un dipendente potrebbe non essere visibile al contrario di quanto accadeva in un normale ambiente d'ufficio. Di conseguenza, una cattiva prestazione o un comportamento non professionale in un determinato giorno possono essere interpretati in modo errato e generalizzati. Ciò rende imperativo che il manager mantenga sempre aperti i canali di comunicazione con la sua squadra.
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La chiarezza di intenti crea fiducia nel team
In secondo luogo, quando assegna compiti e fissa le scadenze per i risultati finali, il manager dovrebbe anche precisare la logica alla base di un determinato compito, l'ambito del compito e la scadenza per il suo completamento. In un mondo virtuale, una comunicazione più dettagliata è sempre meglio di una conversazione economica. Se ai membri del team viene spiegato come un determinato incarico è allineato con gli obiettivi a breve e lungo termine dell'azienda, il manager guadagna anche la loro fiducia, aumentando così il morale dei dipendenti e la produttività.
Stabilire regole di ingaggio assicura una produttività disciplinata
Pur mantenendo aperte le linee di comunicazione, è anche fondamentale per i dirigenti allocare determinati tempi provvisori e flessibili affinché i membri del team li contattino in base ai flussi di lavoro e alle richieste dei primi. Questo non solo garantisce disciplina, ma aiuta anche a gestire le aspettative dei membri del proprio team.
Il trattamento dei risultati è più importante dei processi e delle attività
Invece di fissare rigidamente scadenze per obiettivi micro/piccoli in un progetto, i gestori dovrebbero consentire flessibilità al fine di garantire che la tempistica per il progetto generale più ampio sia rispettata. I passaggi e i processi che sono stati coinvolti negli sforzi di un membro del team non dovrebbero avere molta importanza, purché siano state mantenute la qualità e la tempestività dell'output finale. Inoltre, non dovrebbero essere imposti orari di lavoro rigidi a un membro del team e dovrebbe essere autorizzato a lavorare nelle sue ore di comodo purché rispetti la scadenza finale.
Garantire una più ampia gamma di piattaforme tecnologiche/di comunicazione
Un manager dovrebbe anche essere pronto a riconoscere i punti deboli di un membro del team o la mancanza di attitudine per determinate piattaforme tecnologiche. Un membro può sentirsi più a suo agio con una particolare piattaforma di comunicazione rispetto alle altre. Ciò è particolarmente vero se non c'è stata una formazione pianificata e strutturata per quei dipendenti. Pertanto, se le finanze lo consentono, ai membri dovrebbe essere consentito l'accesso a una gamma più ampia di piattaforme tecnologiche. Inoltre, un manager dovrebbe garantire che gli strumenti digitali necessari insieme alla connessione Internet ad alta velocità nelle case dei membri siano disponibili per loro.
Adottare strumenti di monitoraggio remoto
Dipendenti diversi lavorano in modi diversi. Mentre alcuni sono efficienti e diligenti, altri necessitano di un maggiore monitoraggio per assicurarsi che trascorrano l'orario di lavoro al lavoro. Sebbene sia più importante concentrarsi sul risultato finale come menzionato al punto 4, a volte potrebbe anche essere necessario monitorare se la forza lavoro remota sta lavorando diligentemente o meno.
Una serie di avanzati software di monitoraggio dei dipendenti new age possono fare questo per te. Queste applicazioni consentono di tenere traccia di quanto tempo un dipendente dedica a diverse attività. L'adozione di tali strumenti può consentirti di tenere sotto controllo la tua forza lavoro remota e garantire una maggiore produttività.
Impostazione del punteggio in base all'equilibrio tra lavoro e vita privata dei membri del team
Dato il carattere straordinario di questi tempi di pandemia, molti membri del team, in particolare quelli che stanno lontano dalle famiglie, potrebbero dover affrontare un intenso isolamento sociale e persino solitudine. Prestare in modo ottimale per qualsiasi persona "carica emotivamente" è un compito difficile da portare a termine. Con questo in mente, i manager dovrebbero portare periodicamente i loro membri a uscite di squadra virtuali complete di caffè, birra e giochi al fine di instillare un senso di comunità e appartenenza mentre infondono un grado di leggerezza e informalità che consente di "sfogarsi".
In breve, man mano che il lavoro a distanza acquisisce maggiore successo, una combinazione di saggezza pratica, tatto e capacità di comunicazione virtuale da parte dei manager può in larga misura affrontare le carenze del lavorare "separatamente ma insieme" rendendo il loro team produttivo e responsabile in egual misura.