Impostazione delle priorità per le pulizie di primavera dell'ufficio

La primavera è all'orizzonte. Stiamo iniziando a vedere la neve dissiparsi, i fiori sbocciare e gli alberi riguadagnare le foglie (almeno alcuni di voi dovrebbero vederlo). Una delle usanze che abbiamo adottato è quella delle pulizie di primavera. L'idea di eliminare molti eccessi nella tua vita fornisce una tabula rasa da cui condurre la tua vita. Quale momento migliore per dare priorità all'organizzazione del tuo ufficio se non durante le pulizie di primavera? Le pulizie di primavera dell'ufficio sono la pratica per impostare il tuo ufficio per il successo.

Impostare un sistema di archiviazione

Innanzitutto, rendere il tuo ufficio bello e pulito richiede molta attenzione. La configurazione del tuo sistema di archiviazione è fondamentale. Se sei il tipo di persona che butta tutto sulla scrivania in una pila o in un cestino e non si ricorda mai che è lì, questo è per te. Imposta le categorie che ti interessano. Il mio sistema di archiviazione personale è impostato in cose che hanno la priorità per categoria. In primo luogo, le bollette da pagare. Poi, le bollette che vengono pagate. Terzo, solo per i registri e, infine, le cose che sono archiviate, ma comunque importanti da conservare (come i registri fiscali e simili).

Configurare il tuo sistema di archiviazione è più fare appello a ciò che stai guardando. Potresti avere diverse categorie che sono importanti per te. La corrispondenza in arrivo, ad esempio, potrebbe essere qualcosa che è sulla carta per te. L'impostazione di file per organizzare la corrispondenza in arrivo può essere vitale per te. Crea un file di corrispondenza per clienti e fornitori per assicurarti di non perdere nulla. Se lavori con contratti cartacei, imposta un file con le date di esecuzione dei contratti. Questo ti aiuterà a mantenerti onesto con le scadenze. per i prossimi progetti.

Oppure, organizza le cose per data di appuntamento. Medici e avvocati sono bravi in ​​questo. Hanno i loro libri di appuntamenti e file disposti per il giorno successivo alla fine del giorno precedente. Se sei un professionista impegnato con un sacco di appuntamenti, prenditi il ​​tempo necessario per sistemare i tuoi file per il giorno successivo in uno schedario più piccolo, o se i tuoi file sono elettronici, posizionali sulla scrivania in modo da averli pronti quando il tuo cliente entra.

Fai un po' di pulizie di primavera nella tua casella di posta elettronica

Sono così colpevole di questo. Se qualcosa sembra che possa essere utile in qualsiasi momento in futuro, lo conserverò per sempre. Sono un ratto di pacchetti di posta elettronica. Se sei colpevole di questo come me, prenditi del tempo per esaminare quelle e-mail. Trova quelli che hai ignorato e falli finire direttamente nella spazzatura. E svuota la spazzatura. Questo ti darà una visione chiara della tua lista di cose da fare. Se hai bisogno di alcune email solo per i tuoi archivi, crea una cartella nella tua email per gli archivi e inviali a quegli archivi. Tieni in giro solo le email attualmente pertinenti. Credimi, ti sentirai molto meglio per questo. Se sei come me, impazzirò vedendo qualcosa nella mia e-mail per più di qualche giorno. Quindi, pulirò la mia casella di posta, inutile dirlo.

Non trascurare i tuoi canali social

Se hai un sacco di post di Evergreen in giro, cogli l'occasione per dare la priorità a quelli che fanno meglio. Usa Analytics sui tuoi canali di social media per scoprire cosa ottiene più trazione. Una volta che hai individuato i tuoi post migliori, imposta un programma attorno a quei post e compila quelli che potrebbero richiedere un po' più di attenzione. dlvr.it ha un'ottima suite di strumenti che ti aiuteranno a impostare la tua pubblicazione Evergreen con le giuste specifiche con le categorie corrette. Imposta semplicemente una categoria con i post con priorità, quindi imposta un'altra categoria con i post meno importanti. Quindi, imposta la tua pianificazione per alternare i post come desideri. Usando EverQueue, puoi evitare di postare troppo frequentemente.

Prenditi il ​​tempo per valutare i tuoi fornitori

Le pulizie di primavera sono il momento perfetto per rivalutare gli strumenti che stai utilizzando. Tendo ad abituarmi a uno o due set di strumenti e non mi allontano mai da quegli strumenti. Tuttavia, se stai utilizzando molti strumenti per un lavoro che potrebbe essere svolto da un solo strumento, ti farebbe risparmiare tempo, fatica e denaro utilizzare meno strumenti. In genere, un singolo strumento sarà una soluzione molto migliore di molti. Ad esempio, se puoi modificare audio e video con uno strumento, vorresti farlo. Nel mio caso, preferisco SnagIt per acquisire video, audio e screencaps. Questo strumento aiuta a mantenere le cose consolidate e molto semplici. L'uso di strumenti specifici per lavori specifici può essere fantastico, ma se riesci a combinare quei lavori, tanto meglio.

Rimuovi gli abbonamenti non necessari

Huffington Post ha un ottimo suggerimento. Suggeriscono di controllare la tua e-mail per gli abbonamenti che non hanno avuto il loro peso. Controlla gli abbonamenti che hai nella tua e-mail e vedi se ti sei preso la briga di aprire le e-mail di queste persone in qualsiasi momento nell'ultimo mese. Se non l'hai fatto, abbandonali! Puoi iscriverti in seguito, se necessario. Per la maggior parte, però, sbarazzarsi del peso morto ti gioverà solo.

Aggiorna i tuoi modelli

Soprattutto se utilizzi un formato standard per praticamente tutto, l'aggiornamento di questi modelli è essenziale per mantenere la tua attività. Hai aggiornato una polizza nell'ultimo anno? Mettilo nel tuo contratto. Ora vuoi fare affari per la maggior parte via e-mail? Scrivi modelli elettronici per problemi comuni. Tutti questi modelli torneranno utili, indipendentemente dal fatto che li utilizzi su carta o elettronicamente.

Passa al digitale quando possibile

Devi conservare le ricevute ai fini fiscali? Falli entrare nel tuo computer. Hai una pila gigantesca di banconote che occupano spazio sulla tua scrivania? Mettili in un foglio di calcolo e distruggi le copie cartacee. Continua a farlo mentre le bollette arrivano. Non solo la carta diminuirà, ma sarai molto più organizzato che se dovessi ricordare uno stupido pezzo di carta. Inoltre, ricevi le fatture elettroniche il più spesso possibile. Le fatture elettroniche possono entrare nella tua casella di posta elettronica e attirare la tua attenzione molto più velocemente di una fattura che potrebbe perdersi nella posta.

Mettere tutto insieme

Tutto sommato, le pulizie di primavera significano semplificarti la vita con una tabula rasa. Organizzandoti su carta e sul tuo computer, di solito sarai più felice perché non dimenticherai le cose. Ho difficoltà a ricordare tutte le cose che devo fare e mettere insieme una lista di cose da fare ripulendo la casella di posta che non hai toccato in un anno ti darà solo più tempo nella tua vita.