Ustawianie priorytetów wiosennych porządków biurowych

Wiosna jest na horyzoncie. Zaczynamy widzieć, jak śnieg się rozprasza, kwiaty kwitną, a drzewa odzyskują liście (przynajmniej niektórzy z was powinni to widzieć). Jednym z przyjętych przez nas zwyczajów są wiosenne porządki. Pomysł oczyszczenia się z nadmiaru w swoim życiu zapewnia czystą kartę, z której możesz prowadzić swoje życie. Czy jest lepszy czas na nadanie priorytetu organizacji swojego biura niż wiosenne porządki? Wiosenne porządki w biurze to praktyka przygotowania biura do sukcesu.

Skonfiguruj zbiórkę

Po pierwsze, zadbanie o czystość i porządek w biurze wymaga dużo uwagi. Skonfigurowanie systemu archiwizacji ma kluczowe znaczenie. Jeśli jesteś typem osoby, która po prostu wyrzuca wszystko ze swojego biurka na stos lub do kosza i nigdy nie pamięta, że ​​tam jest, to jest dla Ciebie. Ustaw kategorie, które są dla Ciebie ważne. Mój osobisty zbiór dokumentów jest skonfigurowany w rzeczach, które są uszeregowane według kategorii. Po pierwsze rachunki do zapłacenia. Następnie rachunki, które są opłacane. Po trzecie, tylko dla ewidencji i na koniec rzeczy, które są zarchiwizowane, ale nadal ważne do zachowania (takie jak ewidencja podatkowa itp.).

Konfiguracja systemu archiwizacji polega bardziej na atrakcyjności tego, na co patrzysz. Możesz mieć różne kategorie, które są dla Ciebie ważne. Na przykład przychodząca korespondencja może być dla Ciebie czymś na papierze. Skonfigurowanie plików w celu uporządkowania korespondencji przychodzącej może być dla Ciebie kluczowe. Skonfiguruj plik korespondencji dla klientów i dostawców, aby mieć pewność, że niczego nie przegapisz. Jeśli pracujesz na umowach papierowych, załóż plik z datami realizacji umów. Pomoże Ci to zachować uczciwość w terminach. dla nadchodzących projektów.

Lub organizuj rzeczy według daty spotkania. Lekarze i prawnicy są w tym świetni. Pod koniec dnia poprzedniego mają ułożone terminarze i akta na następny dzień. Jeśli jesteś zajętym profesjonalistą z dużą ilością spotkań, poświęć trochę czasu, aby umieścić swoje pliki na następny dzień w mniejszej szafce na dokumenty lub jeśli Twoje pliki są elektroniczne, umieść je na pulpicie, aby mieć je gotowe kiedy twój klient przyjdzie.

Zabierz trochę wiosennych porządków do swojej skrzynki e-mail

Jestem tego winny. Jeśli coś wydaje się przydatne w przyszłości, zachowam to na zawsze. Jestem szczurem e-mailowym. Jeśli jesteś winny tego jak ja, poświęć trochę czasu na przejrzenie tych e-maili. Znajdź te, które zignorowałeś i spraw, by te trafiły prosto do śmieci. I opróżnij śmieci. Dzięki temu uzyskasz przejrzysty widok listy rzeczy do zrobienia. Jeśli potrzebujesz e-maili tylko do swoich danych, utwórz folder w swoim e-mailu na archiwa i wyślij je do tych archiwów. Trzymaj w pobliżu tylko aktualnie istotne e-maile. Zaufaj mi, poczujesz się o wiele lepiej. Jeśli jesteś podobny do mnie, oszaleję, widząc coś w moim e-mailu dłużej niż kilka dni. Nie trzeba więc dodawać, że będę czyścił moją skrzynkę odbiorczą.

Nie zaniedbuj swoich kanałów w mediach społecznościowych

Jeśli masz mnóstwo wiecznie zielonych postów, skorzystaj z okazji, aby nadać priorytet tym, które radzą sobie najlepiej. Użyj Analytics w swoich kanałach mediów społecznościowych, aby dowiedzieć się, co jest najbardziej atrakcyjne. Po ustaleniu najlepszych postów ustal harmonogram wokół tych postów i wypełnij te, które mogą wymagać nieco więcej uwagi. dlvr.it ma świetny zestaw narzędzi, które pomogą Ci ustawić publikację Evergreen zgodnie z odpowiednimi specyfikacjami z odpowiednimi kategoriami. Po prostu ustaw jedną kategorię z postami priorytetowymi, a następnie ustaw inną kategorię z mniej ważnymi postami. Następnie ustaw swój harmonogram na alternatywne posty, tak jak chcesz. Korzystając z EverQueue, możesz uniknąć zbyt częstego publikowania.

Poświęć czas na ocenę swoich dostawców

Wiosenne porządki to idealny czas na ponowną ocenę narzędzi, których używasz. Zwykle przyzwyczajam się do zestawu lub dwóch narzędzi i nigdy nie odbiegam od tych narzędzi. Jeśli jednak używasz wielu narzędzi do pracy, którą można wykonać za pomocą jednego narzędzia, zaoszczędzisz czas, wysiłek i pieniądze, używając mniejszej liczby narzędzi. Zazwyczaj jedno narzędzie będzie znacznie lepszym rozwiązaniem niż wiele. Na przykład, jeśli możesz edytować dźwięk i wideo za pomocą jednego narzędzia, chciałbyś to zrobić. W moim przypadku wolę SnagIt do przechwytywania wideo, audio i zrzutów ekranu. To narzędzie pomaga zachować konsolidację i bardzo proste. Używanie określonych narzędzi do konkretnych zadań może być świetne, ale jeśli możesz połączyć te zadania, tym lepiej.

Usuń niepotrzebne subskrypcje

Huffington Post ma doskonałą sugestię. Sugerują przeglądanie poczty e-mail w celu uzyskania subskrypcji, które nie przyciągnęły ich wagi. Sprawdź subskrypcje, które masz w e-mailu, i zobacz, czy w ciągu ostatniego miesiąca nie zawracałeś sobie głowy otwieraniem e-maili od tych osób. Jeśli nie, porzuć je! Możesz zasubskrybować później, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jednak w większości przypadków pozbycie się martwego ciężaru przyniesie tylko korzyści.

Zaktualizuj swoje szablony

Zwłaszcza jeśli używasz standardowego formatu do prawie wszystkiego, aktualizacja tych szablonów jest niezbędna do utrzymania Twojej firmy. Czy zaktualizowałeś politykę w ciągu ostatniego roku? Umieść to w umowie. Czy chcesz teraz w większości zawierać transakcje przez e-mail? Napisz szablony elektroniczne dla typowych problemów. Wszystkie te szablony przydadzą się, niezależnie od tego, czy używasz ich na papierze, czy elektronicznie.

W miarę możliwości korzystaj z technologii cyfrowej

Czy musisz przechowywać paragony dla celów podatkowych? Wprowadź je do swojego komputera. Czy masz na biurku olbrzymią stertę rachunków? Umieść je w arkuszu kalkulacyjnym i zniszcz papierowe kopie. Rób to dalej, gdy wpłyną twoje rachunki. Nie tylko zmniejszy się papier, ale będziesz o wiele lepiej zorganizowany, niż gdybyś musiał pamiętać głupią kartkę papieru. Otrzymuj też e-rachunki tak często, jak możesz. Rachunki elektroniczne mogą trafić do Twojej skrzynki e-mail i przyciągnąć Twoją uwagę znacznie szybciej niż rachunek, który może zgubić się w poczcie.

Kładąc wszystko razem

Ogólnie rzecz biorąc, wiosenne porządki mają na celu ułatwienie życia z czystym kontem. Organizując się na papierze i w komputerze, zazwyczaj będziesz szczęśliwszy, ponieważ nie zapomnisz o rzeczach. Mam problem z zapamiętaniem wszystkich rzeczy, które muszę zrobić, a zebranie listy rzeczy do zrobienia poprzez wyczyszczenie skrzynki odbiorczej, której nie dotykałeś od roku, zapewni ci tylko więcej czasu w życiu.