Como usar o vídeo para se comunicar com equipes enquanto trabalha remotamente

Não há nada pior do que acordar, tomar seu café e receber um “podemos conversar?” mensagem do seu chefe ou membro da equipe em sua caixa de entrada ou Slack.

“Ah…. Algo está errado?"

Todos nós já estivemos lá. Outro dia, recebi um ping semelhante de um novo cliente. Mesmo sabendo que as coisas estavam indo bem, eu ainda não podia deixar de pensar o pior.

Acontece que meu cliente só queria dizer que publicou meu último artigo.

*suspiro de alívio*

Embora os aplicativos de bate-papo em tempo real e o e-mail sejam ótimos para muitas coisas, muitas vezes eles não conseguem capturar todo o contexto que os bate-papos pessoais e o vídeo permitem. Eu adoraria abrir meu e-mail e ver um link para um vídeo curto que me desse uma atualização sobre minha peça, em vez de um momento de pânico seguido de alívio.

À medida que a força de trabalho continua a se ajustar ao trabalho remoto, é essencial aprender a se comunicar de maneira eficaz com sua organização.

Ao contrário de um ambiente de escritório tradicional, você não tem a opção de participar de uma conversa clássica de “cooler”, ou mesmo de chamar um membro da equipe de lado e compartilhar o que está em sua mente.

Felizmente, usar vídeo para se comunicar com sua equipe é uma ótima maneira de garantir que todos estejam na mesma página e evitar mal-entendidos que podem ocorrer por e-mail ou chat.

Como gerente ou diretor de marketing, é especialmente importante aproveitar as ferramentas de comunicação que você possui para garantir que sua equipe esteja sincronizada.

Trabalhando remotamente: nossa nova realidade

Mesmo antes de o COVID-19 acelerar a mudança para as empresas trabalharem remotamente, o trabalho remoto já estava crescendo em popularidade. De acordo com a Owl Labs , “42% dos funcionários com opção de trabalho remoto planejavam trabalhar remotamente com mais frequência nos próximos cinco anos . ”

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E agora, com grandes empresas como Adobe, Google e Facebook no processo de migrar permanentemente para o trabalho remoto , muitas outras empresas, grandes e pequenas, estão começando a seguir o exemplo.

Embora o trabalho remoto tenha muitas vantagens, como nenhum deslocamento diário e mais flexibilidade de horário, ele apresenta alguns desafios exclusivos de comunicação interna. (Como um aparte, as circunstâncias de trabalho remoto durante o COVID-19 NÃO são condições normais de trabalho remoto.)

No post de hoje, vamos dar uma olhada em como usar vídeo e webinars de forma eficaz para se comunicar com sua equipe e ajudar a manter sua organização produtiva e atualizada.

Como os vídeos animados ajudam você a se comunicar com sua equipe remota

Se você já fez uma apresentação no escritório, sabe como pode ser difícil manter a atenção de seus funcionários.

Não é incomum ver alguns de sua equipe sair da sala nos primeiros minutos - e é quando você está compartilhando a sala. Com distrações a apenas um clique ou guia de distância enquanto trabalha em casa, pode ser ainda mais desafiador manter sua equipe engajada.

O uso de vídeos animados para mostrar os números de receita mais recentes ou atualizações importantes da equipe fornece uma visão atualizada de relatórios de status chatos. Vídeos animados também podem ser incrivelmente úteis para integrar novos funcionários e ajudá-los a aprender as regras.

Em um ambiente de trabalho tradicional, você pode fazer com que novos funcionários acompanhem um colega de trabalho mais sênior para ter uma ideia de como a empresa funciona. Mas ao trabalhar remotamente, isso nem sempre é possível. Além disso, compartilhar um documento do Google denso repleto de procedimentos de sua equipe pode ser um bom começo, mas não é a maneira mais envolvente de compartilhar informações importantes.

Criar um vídeo animado sobre os valores e expectativas da sua empresa é uma ótima maneira de apresentar sua empresa a um novo contratado. Ele ensina as informações necessárias com um pouco de brilho adicional. Em vez de fazer com que seus novos funcionários aprendam por meio do Google, você pode produzir um passo a passo que chama a atenção para deixá-los atualizados.

O vídeo animado é especialmente útil ao detalhar tópicos técnicos, como como usar ferramentas ou software internos.

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Outro benefício de uma ferramenta de vídeo de animação é que ela pode economizar tempo ao recriar modelos do zero. Depois de desenvolver um vídeo de integração para novos funcionários, por exemplo, você pode facilmente replicar ou fazer pequenas alterações, dependendo da situação específica, sem a necessidade de começar tudo de novo a cada vez.

Por fim, um pequeno vídeo animado também pode ser uma ótima maneira de compartilhar notícias da empresa quando, por exemplo, sua empresa ganha um prêmio ou é destaque em uma grande publicação da imprensa.

Embora os vídeos animados possam comunicar muitas informações valiosas, certamente há momentos em que eles podem não ser a plataforma mais adequada para comunicação interna.

Por exemplo, se você precisar ter uma discussão séria relacionada ao desempenho com um dos membros de sua equipe, não seria a melhor ideia transmitir isso usando animação. Nesse caso, um vídeo tradicional ou uma chamada telefônica seria melhor.

[Precisa de ótimos modelos para começar com seus vídeos animados? Confira nossos populares modelos de vídeo de integração e trabalho remoto.]

Webinars são para mais do que apresentações

Os webinars são outra maneira eficaz de se comunicar com sua equipe. Embora seja comum pular automaticamente em uma chamada do Zoom ou do Google Hangouts, os webinars oferecem alguns benefícios exclusivos.

Muitas plataformas de videochamada têm limites de participantes relativamente pequenos, o que pode ser um problema para empresas maiores (a menos que você tenha recursos para atualizar para planos premium).

Os webinars permitem que você fale com todos em sua equipe simultaneamente, sem a distração adicional de funcionários que acidentalmente desativam o som e criam ruído de fundo.

Os webinars também são úteis porque a maioria das ferramentas de webinar hoje incluem um recurso de rastreamento de participação. Com outras plataformas como o Zoom, por exemplo, você pode não saber se um membro da equipe fez a reunião ou não.

Ferramentas como o Demio são ótimas porque permitem que sua equipe participe sem esforço, sem precisar instalar nenhum software adicional, o que pode economizar muito tempo e dores de cabeça tecnológicas para todos.

Outro benefício de usar webinars para comunicações em equipe é que isso alivia um pouco da pressão que seus membros podem sentir.

Em uma chamada de vídeo tradicional, os membros da equipe geralmente sentem que precisam estar “apresentáveis” e preparados para entrar com vídeo e áudio. Dado que a vida doméstica é tudo menos normal para muitos de seus funcionários durante a pandemia do COVID-19, isso pode criar pressão e ansiedade desnecessárias. Com um webinar, seus funcionários podem manter o foco na mensagem em mãos sem se preocupar com a aparência ou se o escritório em casa está uma bagunça.

Além disso, enquanto os membros da equipe podem assistir aos webinars ao vivo, você também pode compartilhar com aqueles que podem ter perdido a apresentação original. Algumas opções de videochamada permitem que as chamadas sejam gravadas, mas nem sempre são definidas como padrão, portanto, se você esquecer de gravar, pode ser bastante frustrante.

Embora as plataformas de webinar sejam tradicionalmente focadas em gerar vendas, novos clientes e leads, elas são uma maneira incrivelmente subestimada de se comunicar com sua equipe interna.

Ferramentas de webinar como o Demio também fornecem os recursos padrão de videochamada que se tornaram uma parte essencial das comunicações diárias. Com o Demio, você pode compartilhar sua tela, convidar pessoas para falar com ou sem vídeo e muito mais.

A comunicação de vídeo assíncrona ajudará sua equipe remota a se comunicar

Talvez uma das mudanças mais significativas ao trabalhar remotamente seja a mudança para a comunicação assíncrona. “Simplificando, a comunicação assíncrona é quando você envia uma mensagem sem esperar uma resposta imediata ” , diz Amir Salihefendic, fundador da empresa remota Doist.

Quando você usa vídeo para se comunicar com sua equipe, não há expectativa de uma resposta imediata. Para tornar as coisas ainda mais claras, informe à pessoa que você não precisa de uma resposta rápida em seu vídeo.

Por exemplo, se você compartilhar um vídeo de atualização com sua equipe, poderá iniciar o vídeo com uma mensagem simples que define as expectativas: “Ei, equipe, gostaria de compartilhar uma atualização rápida sobre nossos KPIs para o trimestre. Por favor, responda com seus pensamentos até quinta-feira.”

A comunicação por vídeo por padrão ajuda a aliviar o estresse e a necessidade de responder imediatamente, o que é especialmente útil se sua equipe abrange vários fusos horários. Dito isto, você certamente pode usar o vídeo quando uma resposta for necessária o mais rápido possível.

Em última análise, “o objetivo da comunicação assíncrona é ajudar sua equipe a se comunicar com clareza sem sobrecarregar a comunicação”, diz Joe Martin, vice-presidente de marketing da CloudApp .

E embora assíncrona seja comum ao trabalhar remotamente, isso não significa que você precisa ignorar completamente a comunicação síncrona. Às vezes, é necessária uma resposta rápida ou uma chamada ou bate-papo imediato. Com vídeos animados e webinars, você aumenta as opções disponíveis para sua equipe se comunicar de forma mais eficaz.

Se você está procurando algumas ferramentas assíncronas fantásticas para experimentar, não deixe de conferir CloudApp , Loom , Snagit e Recordit .

Os benefícios do vídeo

Para resumir, há vários benefícios na comunicação por vídeo com suas equipes remotas. Neste artigo, abordamos como o vídeo pode:

• Aumentar a produtividade
• Aumentar o moral da equipe
• Mantenha os membros da equipe engajados
• Torne as informações fáceis de entender
• Aliviar a pressão para estar apresentável nas reuniões
• Proporcionar flexibilidade na comunicação

À medida que as empresas em todo o mundo continuam se ajustando a essa nova maneira de trabalhar, aproveitar o vídeo para se comunicar com sua equipe pode ajudar muito a garantir que todos permaneçam produtivos, atualizados e se sintam uma parte valiosa de sua organização.

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Facundo Romei

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