Se ao menos os humanos pudessem ser um pouco mais como as abelhas.

Quero dizer, de uma perspectiva de colaboração, eles são criaturas realmente incríveis.

Todos eles têm tarefas individuais a cumprir, mas estão trabalhando juntos pela mesma causa.

Cada um sabe exatamente o que precisa fazer em um determinado momento, e estudos mostraram que essas pequenas criaturas podem realmente se comunicar para fazer o trabalho com mais rapidez e eficiência.

Infelizmente, as pessoas nem sempre trabalham juntas tão bem.

Muitas vezes, todas as abelhas operárias de uma equipe de marketing de conteúdo precisam ter uma direção específica e muita comunicação para realizar suas tarefas da maneira mais eficiente.

É por isso que existem plataformas de gerenciamento de projetos como a que discutiremos hoje: Microsoft Project .

Se você está procurando uma solução para gerenciar melhor os projetos e tarefas da sua equipe de marketing de conteúdo, o Microsoft Project pode ser muito interessante para você.

Hoje, vamos analisar as razões pelas quais você deve se interessar pelo Microsoft Project, bem como como ele funciona.

Vamos deixar essas abelhas operárias organizadas e prontas para qualquer tarefa!

Projeto Microsoft: o que é e como funciona

O Microsoft Project é um sistema de gerenciamento de projetos extremamente detalhado para empresas.

Isso é mais do que apenas sua simples lista de tarefas ou aplicativo organizacional. Este é um sistema completamente desenvolvido que o ajudará a ter a mesma produtividade de uma colmeia ocupada.

Como você pode adivinhar pelo nome, este sistema vem de uma empresa que se tornou um nome familiar no mundo dos softwares e sistemas de negócios. A Microsoft é parte integrante da maioria de todos os escritórios, e o Project é apenas mais uma peça que se integra perfeitamente a outros produtos da Microsoft.

Na verdade, o Project pode até ser usado como parte do Office 365 , colocando todo o sistema completamente na nuvem. Se os produtos da Microsoft já são parte integrante do seu fluxo de trabalho, o Project é a solução de gerenciamento de projetos perfeita.

Mas o que torna o Microsoft Project melhor do que outros sistemas de gerenciamento de projetos? Quais são seus pontos fracos? E quem em particular deve estar interessado neste sistema?

Vamos descobrir.

Revisão do Microsoft Project: o software de gerenciamento de projetos para manter sua colméia zumbindo

Onde o Microsoft Project realmente se destaca

Rastreamento facilitado

As tarefas podem ser facilmente conectadas e interligadas.

Ao clicar em uma tarefa, você poderá ver todas as outras tarefas às quais ela está conectada – passadas, presentes e planejadas para o futuro – de relance com codificação de cores impossível de perder.

A conclusão da tarefa e do projeto é salva com cronogramas para que você possa ver quanto tempo as coisas levaram para se encaixarem. O recurso de relatório simples fornece gráficos e tabelas para visualizar o que foi planejado versus o que foi realmente concluído por sua equipe.

Você também pode atribuir pessoas específicas a determinadas tarefas ou até mesmo mostrar a prioridade de cada tarefa individual dentro de um projeto.

Esses recursos de rastreamento são perfeitos para gerentes de marketing de conteúdo ocupados que supervisionam uma grande equipe de escritores, editores e designers.

Todos os benefícios do gerenciamento de projetos na nuvem

Quando todas as informações de que você precisa estiverem na nuvem, você sempre terá acesso às coisas de que precisa.

Quer se trate de colaboração em tempo real com o resto da equipe ou troca de dispositivos no meio do projeto, o Microsoft Project tem tudo armazenado para você online. Está pronto para você sempre que precisar.

Ele também permite que os usuários enviem planilhas de horas, gerenciem recursos do projeto e até sincronizem com as listas de tarefas do SharePoint.

Esse é um recurso extremamente útil para equipes de marketing de conteúdo que não trabalham juntas no mesmo local físico. Se parte ou toda a sua equipe for remota, você pode ter certeza de que o Microsoft Project os manterá atualizados onde quer que estejam.

Modelos que economizam seu tempo

Se você está preocupado em criar um plano de projeto do zero, pode parar de se preocupar agora. Assim como outros produtos da Microsoft incluem modelos fáceis de usar, o Project também oferece acesso a vários modelos diferentes para gerenciamento de projetos que atendem às suas necessidades.

O Project também oferece acesso a ferramentas como gráficos de Gantt personalizáveis ​​que o ajudarão a agendar projetos com vários membros da equipe. Dessa forma, seu conteúdo estará sempre pronto no prazo.

Comunicação e compartilhamento em tempo real

Como mencionamos acima, colocar seus projetos na nuvem torna incrivelmente fácil manter todos em sua equipe atualizados e trabalhando com eficiência, mesmo quando não estão todos juntos.

Mas há mais.

O Microsoft Project também se integra perfeitamente ao Skype for Business, permitindo que os membros da equipe conversem entre si diretamente enquanto trabalham em diferentes projetos. Os usuários também podem compartilhar documentos e arquivos para que todos tenham o que precisam para realizar as tarefas.

Se sua equipe trabalha remotamente, essa é uma ótima maneira de manter contato com eles. Você pode facilmente realizar reuniões diárias ou semanais para discutir o calendário de conteúdo usando o Skype for Business e compartilhar as tarefas e os materiais do projeto para todos em sua equipe quando eles precisarem.

Nunca perca uma batida com aplicativos iOS e Android

Quer ter certeza de que todos em sua equipe estão atualizados, onde quer que estejam?

Você precisa monitorar como todos estão se saindo quando você não está no escritório?

De qualquer forma, o Microsoft Project tem a solução para você. Este sistema de gerenciamento de projetos está disponível para dispositivos Windows, iOS e Android, o que significa que você e suas abelhas operárias podem ficar informados sobre o que está acontecendo mesmo sem estar no escritório!

E, como todas as informações são armazenadas na nuvem, todos têm acesso constante e em tempo real ao que está acontecendo.

Orçamento integrado e gerenciamento de recursos

Quando você está gerenciando os recursos de uma empresa para qualquer projeto, é preciso tempo e energia para alocar os fundos certos nos lugares certos. Isso pode ser especialmente complicado quando você está tentando manter os números que propôs a um cliente.

Com o Microsoft Project, você poderá fazer isso com rapidez e eficiência. Usando as soluções de gerenciamento de recursos disponíveis no Project, você poderá acompanhar o que está acontecendo em cada projeto.

Você pode acompanhar as horas que cada membro da equipe gasta em cada tarefa e até definir taxas de pagamento por hora para cada indivíduo.

Dessa forma, você sempre pode garantir que cada parte do projeto permaneça dentro do orçamento.

Mais de 20 milhões de pessoas já confiam no Microsoft Project como a solução para gerenciamento de projetos

Isso mesmo, literalmente milhões de pessoas em todo o mundo já estão usando o Microsoft Project para sincronizar suas abelhas operárias para um trabalho harmonioso. Entre eles estão muitas equipes de marketing de conteúdo.

Algumas das pessoas que estão atualmente usando o Microsoft Project são, na verdade, grandes nomes do mundo dos negócios, finanças, varejo e praticamente qualquer outro setor. Estes incluem nomes familiares como Tesla, Netflix, BMW, Toyota, 21st Century Fox, Amazon, American Express e muitos, muitos outros.

Os contras do Microsoft Project

Curva de aprendizado íngreme

O Microsoft Project tem muitas opções de personalização e muitas partes móveis. Isso também significa que sua equipe precisará de treinamento completo para se familiarizar com o sistema e usá-lo em todo o seu potencial.

Um pouco mais caro do que outras opções de gerenciamento de projetos

Discutiremos isso mais abaixo, mas obviamente esse é um sistema bastante caro. Dito isso, a grande maioria de quem usa diz que vale cada centavo.

Um pouco carente de recursos visuais

Outra reclamação entre os usuários é a falta de opções visuais. Embora existam alguns gráficos disponíveis, muitas pessoas gostariam de ter visuais mais personalizáveis ​​dentro do programa.

Microsoft Project: opções e preços para os negócios modernos

Existem várias opções diferentes no Microsoft Project que atendem a empresas de diferentes tamanhos.

Para soluções baseadas em nuvem, você pagará US$ 30 ou US$ 55 por mês, por usuário. O preço depende dos recursos que sua empresa precisa.

Para soluções no local, você pagará um preço único (por PC) de US$ 590 ou US$ 1.160. Novamente, o preço varia dependendo dos serviços que você precisa.

Não é surpresa que o preço seja o que afasta muitas pessoas do Microsoft Project. No entanto, embora existam outros sistemas de gerenciamento de projetos que podem ser usados ​​até gratuitamente, como o Asana, esses sistemas não podem de forma alguma resistir aos recursos que o Microsoft Project oferece.

Quem deve usar o Microsoft Project?

Obviamente, o Microsoft Project não é apenas para sua equipe média de marketing de conteúdo. Este sistema não é barato e só será adequado para você se você estiver disposto a se dedicar totalmente ao gerenciamento de projetos.

O sistema Microsoft Project será mais útil para equipes de marketing de conteúdo com um grande número de pessoas envolvidas — na verdade, qualquer equipe de conteúdo grande que precise de uma organização melhor.

Este sistema foi projetado com grandes empresas corporativas em mente, portanto, não será o ajuste certo para todas as equipes de marketing de conteúdo.

No entanto, mesmo equipes de médio porte que estão tendo um rápido crescimento provavelmente se beneficiariam do uso do Microsoft Project, especialmente aquelas dentro de um ambiente corporativo maior ou com disseminação internacional.

Como vimos acima, o Microsoft Project é uma ferramenta incrivelmente útil que possui inúmeros recursos e opções para gerenciamento de projetos.

É uma das opções mais utilizadas e conhecidas disponíveis, por isso é até provável que alguns membros de sua equipe já saibam como usá-la.

Embora o Microsoft Project tenha a desvantagem de ser relativamente caro e difícil de usar no início, seus benefícios superam em muito esses pontos.

De longe, o Microsoft Project é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais abrangentes disponíveis.

Isso poderia ser o que você precisa para colocar sua colméia zumbindo?