Выбор программного обеспечения для управления грантами, которое поможет вам #FixTheForm

Fix The Form — это движение, направленное на снижение нагрузки на соискателей грантов и повышение справедливости в жизненном цикле грантов.

#FixTheForm возглавляют Кари Анестад , содиректор GrantAdvisor.org и директор по развитию Совета некоммерческих организаций Миннесоты, и Лаура Соломонс , глава отдела по связям с донорами Sutton Trust и новый председатель Peter Minet Trust. В конце 2020 года они запустили опрос, целью которого было определить основные болевые точки кандидатов , ранжированные по влиянию, которое они оказывают на некоммерческие организации. В конце концов, каждая лишняя минута, потраченная на просмотр заявок на получение гранта, — это минута, не потраченная на важную миссионерскую работу.

Безболезненный и удобный для пользователя процесс подачи заявки снизит барьеры для организаций, которые больше всего нуждаются в вашей поддержке.

Респондент опроса #FixTheForm

Ответили более 500 соискателей грантов из девяти стран и всех областей некоммерческого сектора. Движение теперь является призывом к действию для грантодателей во всем мире: создаете ли вы лишнее бремя для соискателей? Выводы могут быть использованы в качестве контрольного списка для добросовестных спонсоров, когда они оценивают программное обеспечение для управления грантами. (Fix The Form также создал контрольный список для вашей команды — его можно найти здесь, предоставленный фондом Peter Minet Trust.)

Загрузите наш бесплатный контрольный список, который поможет вам выбрать платформу для предоставления грантов, которая поможет вам #FixTheForm.

Здесь мы разберем результаты опроса #FixTheForm в порядке главных нарушителей и расскажем, как создавать более качественные, продуманные и более справедливые заявки на гранты (и чем может помочь Submittable).

Проблема № 1: невозможность увидеть полную версию приложения заранее (например, неожиданные всплывающие вопросы).

Болевая точка номер один, выявленная в ходе опроса, получила наибольшее количество голосов и была оценена как самая высокая с точки зрения негативного воздействия. Консенсус ясен: соискатели грантов хотят получить доступ к полной заявке заранее, например, в загружаемой версии формы. Это позволяет им полностью подготовиться, собрать необходимые ресурсы и эффективно управлять своим временем. Без предварительного доступа к приложению неожиданные вопросы могут создать серьезную затор, занимая дополнительное время и вызывая ненужный стресс.

Важно, чтобы ваше программное обеспечение могло сделать вашу заявку полностью доступной для соискателей в загружаемой версии, включая вопросы, которые могут быть или не быть релевантными на основе условной логики. Дополнительный бонус, если загружаемая версия доступна для заявителей, которые не вошли в систему или до того, как они создали учетную запись.

Болезненная точка № 2: время, затрачиваемое непропорционально сумме выделяемого финансирования

Это мясистый. Эволюционировавшее поколение спонсоров заботится о том, чтобы следовать принципам, основанным на доверии, сосредотачиваясь на построении значимых отношений с грантополучателями, в отличие от транзакционного подхода, одержимого соблюдением требований в прошлом. Центральный принцип, касающийся этой болевой точки, заключается в том, чтобы задавать вопросы только в случае необходимости .

Несколько принципов благотворительности, основанной на доверии, содержат рекомендации, которые помогут вам ограничить количество вопросов, которые квалифицируются как «необходимо знать», в том числе:

• Многолетнее неограниченное финансирование: устранение вопросов, касающихся работы по конкретной программе, а также необходимости повторной подачи заявок из года в год.
• Сделайте домашнюю работу: возложите на грантодателей ответственность за то, чтобы они выполняли больше работы в процессе проверки
• Упрощенная и упорядоченная работа с документами : прием предложений в различных медиаформатах (например, видео или аудио), а также предложений, подготовленных для других спонсоров, а также использование процесса проверки.

Чтобы решить эту проблему, ищите решение для управления грантами, которое использует интеграцию, чтобы уменьшить необходимость задавать определенные вопросы, такие как данные, которые может предоставить Guidestar. Вам также понадобится технология, которая позволяет использовать внутренние формы, принимает загрузку различных файлов, включает логику форм и экраны для соответствия требованиям.

Боль № 3: Формы, которые вы не можете сохранить и вернуться к ним

Любой, у кого когда-либо ломался компьютер, знает, как неприятно потерять работу. Платформа предоставления грантов, которая сохраняет черновики для заявителей, чтобы вернуться к ним, дает им необходимую гибкость. Это также защищает их от непредвиденных сбоев, таких как внезапный вызов на срочную встречу, а автоматическое сохранение обеспечит дополнительную защиту от внезапного отключения Интернета.

Боль № 4: Повторение одних и тех же или похожих вопросов и ожидание разных ответов

Задавать своему грантополучателю тот же вопрос — это не просто пустая трата времени, это неуважение — это показывает им, что вы не слушали в первый раз. Программное обеспечение для управления грантами, которое автоматически организует все ваши различные формы (т. е. LOI, формы приемлемости, внутренние формы, формы заявок, справочные формы и последующие формы) в одном месте, позволяет всей вашей команде задавать каждый вопрос только один раз. , зная, что вы можете легко найти и получить доступ к этой информации на протяжении всего жизненного цикла гранта.

Боль № 5: Ограничения по количеству слов/символов

Многие спонсоры могут полагать, что введение ограничений на количество слов и символов помогает кандидатам не тратить слишком много времени на письменный ответ на вопрос. Однако на самом деле это часто приводит к тому, что на письменные ответы каждого спонсора тратится больше времени. Это ковыряние слов — замена «и» на «&» и другие утомительные приемы экономии места — утомительны и бесполезны. Лучший способ? Разрешите вашим кандидатам отправлять ответы на общие вопросы, например, о целях программы или измерениях, в любом формате и объеме, который у них уже есть (например, что-то подготовленное для другого спонсора).

В тех случаях, когда вы должны установить ограничение на количество слов или символов, по крайней мере, убедитесь, что вы используете программное обеспечение, которое раскрывает ограничения и текущее количество заявителей.

Проблема № 6: Плохое и бессмысленное форматирование (например, требует ручного ввода каждого члена правления)

При создании формы руководствуйтесь здравым смыслом и не пропускайте тщательную проверку. На вашей платформе должен быть инструмент предварительного просмотра, который позволит вам — по мере ее создания — просматривать форму так, как это сделал бы соискатель, и при необходимости вносить коррективы. Предварительный просмотр также может помочь вам перепроверить, что ваша условная логика работает должным образом, что ваши инструкции ясны и что все необходимые вопросы отмечены как таковые. Это может помочь обеспечить дополнительное спокойствие, если инструмент предварительного просмотра доступен до запуска вашей программы.

Я буквально потерял сотни часов на устранение неполадок и навигацию по плохо разработанным заявкам на получение грантов и порталам.

Респондент опроса #FixTheForm

Также может помочь решение для предоставления грантов, включающее множество типов вопросов, которые могут точно уточнить запрашиваемую информацию, например, поле даты, URL-адрес или числовое поле, которое позволяет вам устанавливать параметры или применять формат, например валюту.

Экспертное руководство, чтобы помочь вашим кандидатам преуспеть

В Submittable мы так же стремимся помочь вашим кандидатам добиться успеха, как и вы.

ПОЛУЧИТЬ ДЕМО

Проблема № 7: невозможность использовать собственные шаблоны для вложений (например, бюджетов, членов правления и т. д.)

Ваши соискатели грантов почти наверняка получат от них всю необходимую вам информацию. Так зачем же требовать от них воссоздания колеса? Устранение этой болевой точки требует двустороннего подхода:

• Во-первых, вы должны принять идеологическую открытость, что ваши шаблоны не являются единственными или обязательно лучшими вариантами. Это включает в себя признание того, что использование шаблонов для грантополучателей приведет к некоторым различиям среди заявителей.
• Во-вторых, вам понадобится технология предоставления, которая принимает множество типов медиафайлов, поскольку каждая организация использует те, которые лучше всего подходят для них. Обязательно ищите тот, который не только принимает файлы, но и делает их доступными для просмотра вашими рецензентами без необходимости загружать их — в противном случае вы рискуете разочаровать свою группу рецензентов.

Проблема № 8: отсутствие приложения в легко редактируемом и совместно используемом документе

Редактируемость и возможность совместного использования являются важными способами, с помощью которых вы можете дать кандидатам возможность проявить себя с лучшей стороны. Каждое из них может быть решено с помощью правильного решения:

• Выберите платформу, которая позволяет кандидатам вносить изменения при необходимости. В идеале приложения должны быть заблокированы по умолчанию, но ваша команда должна иметь возможность открывать их для редактирования по запросу. Это поможет как повысить прозрачность, так и избежать путаницы на протяжении всего процесса.
• Найдите технологию предоставления грантов, которая позволяет соискателям сотрудничать. Учитывая широкое распространение удаленной работы, если сотрудничество может происходить в режиме реального времени, включая присутствие на местах, тем лучше.

Болезненная точка № 9: неясные квалификационные требования

Обязательно убедитесь, что в ваших рекомендациях изложены ваши критерии приемлемости. Сделайте еще один шаг вперед, выбрав программное обеспечение для управления грантами, которое включает предварительную проверку соответствия требованиям.

Это гарантирует, что неподходящие кандидаты тратят минимальное время на вашу возможность. Правильное решение даст вам возможность указать им на другие ресурсы или программы, на которые они могут иметь право. Также очень важно, чтобы информация, которую вы собираете в форме соответствия требованиям, хранилась вместе с полной заявкой, чтобы вам не приходилось дважды задавать одни и те же вопросы.

Проблема № 10: Онлайн-форма не сохраняет форматирование (например, маркеры и нумерацию)

Форматирование расширенного текста значительно упрощает передачу сообщения и его понимание. Вот почему платформа, которая позволяет использовать расширенное форматирование текста в ваших длинных письменных ответах, является таким победителем среди соискателей (не говоря уже о вашей группе проверки).

Ищите тот, у которого есть простой в использовании текстовый редактор в стиле «WYSIWYG» (что вы видите, то и получаете) для максимального удобства пользователя.

Проблема № 11: вопросы в онлайн-форме и загружаемой версии различаются.

Это в вашей команде — убедитесь, что, когда вы редактируете форму, вы обновляете загружаемую версию. Опять же, также важно убедиться, что вы включили любые вопросы, связанные с условной логикой, в загружаемую версию (см. проблему № 1 выше).

Безболезненный и удобный для пользователя процесс подачи заявки снизит барьеры для организаций, которые больше всего нуждаются в вашей поддержке.

Респондент опроса #FixTheForm

Проблема № 12: Требование информации, которая уже находится в открытом доступе

Возвращаясь к принципам благотворительности, основанной на доверии, важно сделать домашнее задание. Это означает, что ваша команда играет активную роль в процессе проверки и проводит доступные вам исследования: например, если полные биографические данные и фотографии доски доступны в Интернете (что обычно и бывает), нет необходимости запрашивать их. в вашей форме.

Ваша технология может помочь, когда речь идет о том, чтобы сделать все данные, включая данные, полученные вашей командой, доступными для вашей группы проверки. Ищите платформу, которая включает внутренние формы, которые вы можете разработать в соответствии со своими потребностями, чтобы вводить и хранить данные от вашей команды на портале для рецензентов. Бонус, если функция внутренних форм позволяет загружать файлы, чтобы ваша команда могла загружать разговоры с соискателями грантов и другие средства массовой информации.

Проблема № 13: Исправлены варианты/поля множественного выбора без опции «другое» для объяснения или самоописания.

Это требует смирения. Чтобы устранить эту болевую точку, вам сначала нужно принять тот факт, что вы не всегда будете знать правильные варианты для каждого грантополучателя. Включение опции «другое» или «предпочитаю самоописание» не только помогает кандидатам чувствовать себя включенными, но и гарантирует точность собираемых данных — подумайте, если ни один из вариантов не применим к кандидату, но вопрос был обязательным, они были бы вынуждены выбрать неточный ответ (или отказаться от возможности).

Использование условного форматирования помогает упростить работу с кандидатами, при этом только те, кто решит описать себя, получат приглашение сделать это.

Болевая точка № 14: никто не отвечает на телефонные звонки или электронные письма (техническая помощь, уточнение приоритетов и т. д.)

Непредоставление надлежащей поддержки соискателям грантов в процессе подачи заявки готовит почву для испорченных отношений. Вы должны быть готовы предоставить два вида помощи:

• Существенная помощь: могут возникнуть вопросы о типе информации, которую вы запрашиваете, о праве на участие или о других вопросах, связанных с самим приложением. Вам нужно не только иметь специального члена команды, готового и готового ответить на эти вопросы, но и предоставить его контактную информацию в своих рекомендациях. (Совет: по мере появления вопросов редактируйте и улучшайте свою форму и рекомендации, чтобы сделать работу соискателей более удобной и снизить нагрузку на вашу команду!)
• Техническая помощь: даже с интуитивно понятной платформой неизбежно возникают технические вопросы. Вы можете уменьшить эти трения, выбрав решение с надежным справочным центром, который включает в себя видеоуроки, а также человеческую поддержку для ваших кандидатов. Остерегайтесь решений, которые помогут только вашей команде, и оставляйте на ваше усмотрение помощь соискателям с техническими вопросами.

Проблема № 15: необходимость регистрации/создания учетной записи для подачи заявки

Эта болевая точка немного смешанная. Как упоминалось ранее (и, следовательно, с более высоким приоритетом), соискатели грантов желают получить несколько функций, которые лучше всего доступны при наличии какой-либо учетной записи. Это включает:

• Возможность сохранить и вернуться к черновику
• Возможность редактирования приложений
• Возможность сотрудничать с другими

Дополнительные функции, для которых требуется учетная запись, включают обмен сообщениями в приложении, что способствует прозрачности и построению отношений. Что же делать, если сама необходимость регистрации считается препятствием?

Ключевым моментом здесь является поиск программного обеспечения для управления грантами, которое сделает шаг «создания учетной записи» максимально быстрым и безболезненным. Это означает, что требуется только минимум информации: как правило, имя, адрес электронной почты и пароль. Еще лучше разрешить вход на крупную платформу, на которой многие соискатели грантов уже имеют профиль, например Google.

Эти изменения действительно помогут нам тратить меньше времени и денег на заполнение форм и больше на дела и людей, которых мы поддерживаем.

Респондент опроса #FixTheForm

Остерегайтесь систем, которые требуют от соискателей создания полного профиля, прежде чем продвигаться вперед, или которые утверждают, что регистрация не требуется, но не предлагают другие, более важные функции, указанные выше.

Также полезно, если, возвращаясь к проблеме № 1, вы можете сделать загружаемую версию доступной для заявителей до того, как им потребуется создать учетную запись, чтобы им нужно было пройти этап регистрации только тогда, когда они будут готовы и уверены, что они Применю.

Боль № 16: Использование жаргона или необычных фраз

Только вы можете гарантировать, что ваше приложение использует доступный язык. (Но Полное руководство Submittable по созданию доступных форм отправки может помочь.)

Узнать больше об отправляемых

В Submittable мы так же стремимся помочь вашим кандидатам добиться успеха, как и вы. Члены нашей команды по внедрению являются экспертами в том, чтобы помочь вам создать форму, которая содержит все, что вам нужно знать, не создавая лишнего бремени для заявителей. Свяжитесь с нами, чтобы получить бесплатную демонстрацию, чтобы узнать больше.

Узнайте больше об исправлении формы

Кари Анестад и Лаура Соломонс продолжили развивать движение #FixTheForm: GrantAdvisor.org и Технологическая ассоциация грантодателей (TAG) объединились для запуска «100 форм за 100 дней». Кампания успешно призвала более 100 фондов сделать свои заявки на получение грантов общедоступными в течение 100 дней. Узнайте больше в блоге GrantAdvisor.