Как убедиться, что данные клиентов чистые и правильные

Чистые данные необходимы для организации вашего бизнеса. Вы сможете сегментировать различные клиентские базы в зависимости от различных атрибутов. Это очень важно для вашего конвейера и наличия всей необходимой информации для правильного прогнозирования и составления отчетов о состоянии вашего бизнеса. Вам нужны чистые данные для вашего же блага, для морального духа вашей команды и их повседневной производительности. В любом случае, какой смысл иметь все эти данные, если они нечисты? Анализ данных настолько хорош, насколько хороши данные, которые вы анализируете.

Эта статья научит вас:

Что такое чистые данные?

Чистые данные — это бизнес-данные, которые были собраны или очищены таким образом, что поврежденные, неточные или дублированные записи не существуют. Нечистые данные включают неполные, неправильные, неточные, нерелевантные или несоответствующие записи данных в наборе данных. Очистка данных может быть долгим процессом без правильной технологии, которая собирала бы их в первую очередь или помогала бы их очищать. Эта технология называется CRM.

Вероятно, вы используете CRM для своего бизнеса, и так и должно быть. Даже со всеми возможностями автоматизации, которые предлагает CRM, вам все равно нужно держать их в курсе. Продажи, маркетинг и другие команды должны нести ответственность за свои данные CRM, чтобы они могли извлечь из них максимальную пользу. В этой статье изложены советы, приемы и методы поддержания чистоты данных CRM.

Шаги, чтобы сделать ваши данные CRM чистыми

Наймите или назначьте CRM-менеджера

Менеджер по управлению взаимоотношениями с клиентами специализируется на том, что заботится о ваших клиентах. Они несут ответственность за внедрение системы CRM, обучение новым функциям среди команд и повседневное обслуживание данных в системе. Наймите совершенно нового сотрудника или назначьте его самому опытному члену команды, разбирающемуся в CRM. Чем занимаются CRM-менеджеры?

• Обновление аккаунтов и контактов в CRM-системе.
• Следите за стратегиями взаимоотношений с клиентами.
• Рекомендовать улучшения стратегии.
• Создавайте рабочие процессы, чтобы лучше управлять процессами.
• Динамизируйте существующие рабочие процессы и стратегии.
• Координация встреч.

Совет . CRM-менеджер может многому научиться у клиентов, проблем, с которыми они сталкиваются, и точек преткновения в процессе продаж. Думайте о них как о художниках, стоящих за вашим ландшафтом продаж. Чем больше они будут вдохновлены тем, что происходит в вашем процессе продаж, тем лучше будет итоговая картина. Они должны замечать проблемы, документировать их и использовать как часть текущего процесса CRM .

- Ким из Авраама Кровли

Воспользуйтесь преимуществами функций массового обновления

Это непросто, когда вы просматриваете клиентские записи — одну за другой — обновляете поля данных с одного и того же значения на другое с таким же значением. Представьте, что один торговый представитель ушел, а другой присоединился. Все соответствующие лиды и клиенты должны быть назначены от старого представителя к новому. А теперь представьте лицо этого нового представителя, когда вы скажете ему, что его первая задача — просмотреть записи 1000 контактов, чтобы сделать это. Они выйдут за дверь быстрее, чем вы могли бы сказать, но подождите; в NetHunt CRM есть функция массового обновления.

1. Отфильтруйте все записи по имени старого менеджера.
2. Выберите все записи и нажмите кнопку Массовое обновление .
3. Выберите поле, которое вы хотите обновить — Менеджер .
4. Измените значение, которое вы хотите обновить, — имя нового менеджера .
5. Нажмите « Обновить », и все соответствующие записи будут переназначены вашему новому представителю.

Да, это действительно так просто. Вы обнаружите, что большинство CRM-сервисов предоставляют функцию массового обновления, которая может быть полезна для самых разных ситуаций. Например, если вы решите добавить новые точки данных ко всем своим записям, например источник потенциальных клиентов, мы можем добавить глубину знаний ко всем нашим записям одновременно.

Составьте список обязательных полей

Когда вы вводите данные в CRM-систему — ну, во всяком случае, в нашу систему — вы можете установить определенные поля, которые будут обязательными. Без заполнения обязательных полей запись не может быть создана. Это стандарт для любого метода ввода данных — от генерации лидов в LinkedIn до веб-форм и ручного ввода данных. Какие поля в CRM должны быть обязательными? Итак, что вы хотите знать о своих лидах?

Как продукт SaaS, в NetHunt нас беспокоит отрасль, в которой работают наши лиды, размер их компании и, конечно же, их имя. Нам нужно знать все это, чтобы команда Customer Success могла адаптировать наше предложение продуктов в точном соответствии с их потребностями. Наш первый разговор должен быть образовательным. В этом случае и в большинстве случаев наши обязательные поля выглядят примерно так…

• ФИО
• Название компании
• Источник потенциальных клиентов
• Ответственный менеджер
• Номер телефона
• Адрес электронной почты
• Расположение
• Промышленность
• Размер компании

Но, конечно же, мы признаем разнообразие нашего делового сообщества и различные потребности, цели и процессы, которые ставят нас всех в наши ниши. Вам могут понадобиться другие обязательные поля в CRM, но вы слишком устали, чтобы думать о них самостоятельно. Не волнуйтесь, мы составили список настраиваемых полей CRM , которые могут быть хорошей идеей для вашей компании.

* Заинтересован ли контакт в участии в пользовательском контенте?

Автоматизируйте лидогенерацию и обогащение

Один из способов устранить ошибки в данных, пропущенные поля и расхождения между записями клиентов — избавиться от человеческого фактора. Люди могут быть ненадежными, особенно когда они вводят строки за строками мучительные данные. Внимание колеблется, но пока не увольняйте свой отдел продаж. Они хороши и для других целей — им нужно будет наладить рабочие процессы генерации лидов и воспитания, а также создать убедительный контент, который в них входит.

• Веб-формы от NetHunt CRM абсолютно бесплатны и абсолютно красивы. Веб-формы могут быть встроены в ваш веб-сайт, чтобы улавливать новых, готовых к переговорам потенциальных клиентов, просматривающих его.
• NetHunt CRM интегрируется с Intercom и Facebook Messenger , чтобы связать чаты с записями, откуда бы они ни поступали. Ни один разговор не будет пропущен, все будет отмечено, обобщено и централизовано.
• Массовые рассылки не имеют ограничения на отправку, хотя Gmail ограничивает пользователей до 500 писем в день. Используйте чистые данные для сегментации аудитории и персонализации охвата.
• NetHunt CRM интегрируется с LinkedIn , лучшим источником готовых бизнес-лидов в Интернете. Добавьте профиль LinkedIn — личный или бизнес — в запись CRM одним нажатием кнопки.

Убедитесь, что обязательные поля одинаковы для разных источников лидогенерации, как входящих, так и исходящих. Точно так же убедитесь, что форматирование данных строго одинаково. Может быть легко потерять гигиену данных на платформах разных поколений, пока мы не вспомним, что все они входят в одну и ту же систему.

Хотите узнать о других способах привлечения потенциальных клиентов с помощью NetHunt CRM? Закажите демонстрацию в отделе по работе с клиентами — они готовы, ждут и являются самыми дружелюбными людьми, с которыми вы когда-либо разговаривали. Перейдите по ссылке, прокрутите страницу вниз и выберите «Выбрать время для звонка»!

После того, как вы сгенерировали эти данные, есть вероятность, что вы захотите обогатить их где-нибудь в будущем. Обогащение данных — это процесс добавления дополнительной актуальной информации к уже собранным наборам данных. В бизнесе мы делаем это, чтобы сделать наши процессы продаж более практичными; мы можем лучше понять нашу клиентскую базу и еще точнее персонализировать нашу работу с клиентами. Мы используем специальную технологию для обогащения данных — делать это вручную было бы катастрофой при вводе данных.

Руководство по автоматизации продаж для малого и среднего бизнеса | НетХант

Этот загружаемый ресурс представляет собой полное руководство по автоматизации процессов продаж, включающее триггеры, действия и готовые последовательности процессов продаж для вашей системы CRM.

NetHunt CRM Валерия Каковкина

Проводите регулярные сеансы очистки

В рамках исследования для этой статьи мы спросили лидеров бизнеса, что они думают о сохранении чистоты данных. Один из советов, который повторялся неоднократно, заключался в следующем: проводить регулярные сеансы очистки данных. Лорен Кеннеди, основатель Coastal Consulting, рассказала нам о ежегодной или раз в два года очистке своей компании, удаляя огромные куски недостающих данных за 6-12 месяцев и именно то, что они ищут.

• Удалите потенциальных клиентов с возвращенными электронными письмами, если они не являются активными пользователями.
• Отправьте электронное письмо с подтверждением контактам, которые не взаимодействовали в течение 12 месяцев. Если они не участвуют в течение двух недель, удалите их.
• Отправьте напоминание о входе всем пользователям, которые не входили в свою учетную запись в прошлом году.
• Найдите всех клиентов, которые не участвовали в маркетинговых коммуникациях в прошлом году.
• Если они используют ваш продукт функционально, но не строят постоянных отношений с вашим брендом, им легко отказаться от вашего продукта в пользу аналогичного решения. Обратите внимание на это.

Развивайте культуру гигиены данных

Гигиена данных начинается с создания правил стандартизации, чтобы гарантировать, что ввод данных пользователем CRM одинаков для всех. Как правило, все числовые поля должны иметь общепонятный метод ввода. Представление этих числовых значений должно иметь согласованное представление, чтобы данные можно было фильтровать и искать более эффективно и результативно.

Обратите внимание на написание приветствий; решить, будет ли ваш бизнес их использовать. Это даже доходит до определения того, использует ли ваша компания тот или иной диалект языка. Вы храните данные на британском английском или американском английском? Это еще до того, как мы углубимся во все это с датами. День, месяц, год или месяц, день, год? Это минное поле. Когда вы приняли все важные решения, сообщите о них всем своим командам, работающим с CRM.

Наконец, проведите обучающие занятия по работе с данными с новыми сотрудниками, чтобы они признали гигиену данных своей обязанностью и частью своей работы. Напишите руководство по стилю данных и предложите его в качестве справочного материала, когда они привыкнут к работе. Руководство по стилю должно включать правила, форматирование и примеры реальных данных из панели управления CRM.

Совет . Ввод данных, генерируемый пользователями, как и в случае с веб-формами, как известно, сложно стандартизировать. Старайтесь свести к минимуму короткие текстовые ответы с помощью веб-форм, а длинные текстовые ответы еще меньше. Воспользуйтесь преимуществами раскрывающихся списков и ответов с флажками от ваших клиентов, чтобы очистить ввод входящих данных.

Ограничьте доступ к созданию и редактированию записей CRM

Все быстро запуталось бы, если бы каждый участник каждой команды в вашем бизнесе имел одинаковый доступ к созданию и редактированию записей CRM. Да, наши различия делают нас уникальными и все такое дрянное, но они также означают, что входные данные будут варьироваться от человека к человеку. Имейте четкое представление о том, кому нужны разрешения для различных ролей в вашей системе, и используйте настройки администратора CRM, чтобы установить их.

— Робин Браун, генеральный директор Vivipins

NetHunt CRM предлагает различные разрешения, которыми администратор может поделиться с любым участником рабочей области. Эта функция обеспечивает безопасность, гибкость и обеспечивает гигиену данных. Простой .

Аккуратный бизнес — это счастливый и прибыльный бизнес; аккуратный бизнес легко работать. Ищете счастливый, прибыльный бизнес? Наведите порядок с помощью бесплатной пробной версии NetHunt CRM.