So schreiben Sie eine professionelle E-Mail: Eine vollständige Anleitung für bessere Ergebnisse

Veröffentlicht: 2020-06-24

Wir alle werden jeden Tag mit einer Fülle von E-Mails überschwemmt. Laut Radicati werden täglich 128,8 Milliarden geschäftliche E-Mails gesendet und empfangen.

Allerdings wird nur ein Bruchteil davon tatsächlich gelesen; noch weniger werden beantwortet. Der häufigste Grund dafür ist, dass die wenigsten Absender tatsächlich wissen, wie man eine professionelle E-Mail richtig schreibt. E-Mails vermitteln oft einen völlig falschen Eindruck von der Person, die sie gesendet hat.

Auch in einer Zeit, in der Social Media und SMS-Plattformen immer beliebtere Kommunikationsmittel werden, steht E-Mail immer noch an erster Stelle, wenn es um professionelle Online-Interaktionen geht. In der Lage zu sein, effektiv per E -Mail zu kommunizieren, ist eine unverzichtbare Fähigkeit am heutigen Arbeitsplatz.

Haben Sie das Gefühl, dass Ihre E-Mails ignoriert werden? Warum erhalten Sie nicht so viele Antworten, wie Sie möchten, ja sogar brauchen? Wenn Sie sich fragen, was mit Ihren E-Mails nicht stimmt, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

Unser Leitfaden hilft Ihnen, effektive, professionelle E-Mails zu schreiben und Ihre Empfänger dazu zu bringen, auf die Schaltfläche „Antworten“ zu klicken. Es behandelt jeden Schritt, den Sie unternehmen sollten, um perfekte E-Mails zu erstellen und Ihre Rücklaufquote zu steigern.

Betrachten Sie Ihr Publikum
Identifizieren Sie den Zweck Ihrer E-Mail
Halten Sie Ihre E-Mail kurz und einfach
Stellen Sie 1 Frage
Lesen Sie Ihre E-Mail Korrektur

Lassen Sie uns in jeden dieser fünf Schritte eintauchen. Jeder der folgenden Vorschläge basiert auf echten Ergebnissen, die das NetHunt-Verkaufsteam gesehen hat.

1. Betrachten Sie Ihr Publikum

Vom Anfang einer Nachricht bis hin zur Verabschiedung muss Konsequenz in Bezug auf den Respekt gegenüber dem Empfänger gezeigt werden. Ein tieferes Wissen darüber, wer Ihre potenziellen Kunden sind, führt zu besseren Verkaufsergebnissen; Stellen Sie sicher, dass Ihr Ton der Beziehung Ihres Publikums zu Ihnen entspricht.

Wenn Sie beispielsweise einem Geschäftsführer eine E-Mail schreiben, halten Sie die E-Mail sauber und frei von Witzen oder Formalitäten. Wenn Sie einem Kollegen, mit dem Sie eine enge Beziehung haben, eine E-Mail schreiben, können Sie einen weniger formellen, freundlicheren Ansatz wählen.

Recherchieren Sie vor dem Verfassen einer E-Mail die Person, an die Sie sich wenden. Überprüfen Sie, wie viel Sie über Ihr Publikum wissen, indem Sie die folgenden Fragen beantworten:

Womit beschäftigen sie sich? Sehen Sie sich die Website und die Seiten der sozialen Medien ihres Unternehmens an. Sie erfahren mehr über das Engagement, die Erfahrung, den beruflichen Werdegang und die Unternehmensneuigkeiten Ihres Empfängers.
Was sind ihre Bedürfnisse, Schmerzen und Wünsche? Das Wissen um diese Fakten erhöht das Vertrauen des Empfängers in Ihr Verständnis der Situation. Darüber hinaus baut es Vertrauen in Ihre Fähigkeit auf, zusammenzuarbeiten und angemessene Ratschläge oder Lösungen zu geben.
Stimmt die E-Mail-Adresse? Wenn Sie sich nicht sicher sind, hier sind 9 wenig bekannte Tricks , um ihre E-Mail-Adresse in weniger als 30 Sekunden zu erhalten.

Denken Sie daran, dass Ihre Herangehensweise auch anders sein sollte, da die Schmerzpunkte, Wünsche und Bedürfnisse der Empfänger alle unterschiedlich sind.

2. Identifizieren Sie den Zweck Ihrer E-Mail

Bevor Sie mit dem Schreiben einer professionellen E-Mail beginnen, sollten Sie zuerst wissen, warum Sie sie senden. Ohne ein klares Ziel macht eine Botschaft einfach keinen Sinn.

Sobald Sie den Zweck einer E-Mail bestimmt haben, klären Sie die Aktion, die ein Empfänger nach dem Lesen ausführen muss. Eine klare Absicht fokussiert Ihr Schreiben und vermeidet Schwankungen.

Wirst du eine kalte E-Mail senden? Finden Sie effektive Cold-E-Mail-Vorlagen und Formeln , um Ihre eigenen Cold-E-Mails zu erstellen.

Schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail ? Probieren Sie diese Verkaufsstrategien aus und profitieren Sie von diesen Folgevorlagen .

Spezifische Angaben zu Ihren Zwecken und Zielen zu machen, spart Zeit und Verwirrung.

3. Halten Sie Ihre E-Mail kurz und einfach

Professionelle E-Mails sollten nicht episch lang sein. E-Mails sind keine Geschäftstreffen. Bei Geschäftsmeetings gilt: Je mehr Tagesordnungspunkte Sie abarbeiten, desto produktiver ist ein Meeting. Bei E-Mails ist das Gegenteil der Fall. Je weniger Sie in Ihre E-Mails aufnehmen, desto besser wird es empfangen.

Geschäftliche E-Mails müssen klar und kurz sein und die Zeit des Empfängers respektieren. Halten Sie Ihre Sätze kurz und auf den Punkt. Der Text einer E-Mail sollte direkt und informativ sein und nur relevante Informationen enthalten.

Es ist auch eine gute Idee, die „Ein-Ding“ -Regel zu befolgen. Hier fügen Sie in jede E-Mail, die Sie senden, nur ein Thema ein. Wenn Sie über ein anderes Projekt kommunizieren müssen, schreiben Sie eine weitere E-Mail.

4. Fügen Sie eine Frage hinzu

Alle sind überarbeitet und überfordert. Wir existieren in einem Zustand ständiger Teilaufmerksamkeit, während wir flink zwischen E-Mail, Textnachrichten, sozialen Medien und dem Internet hin und her wechseln.

E-Mails, die eine Frage enthalten, erhalten tendenziell höhere Antwortquoten. Aber es ist auch erwiesen, dass das Stellen mehrerer Fragen einen Empfänger überfordert. Daher sollten Sie eine Frage auf eine Zeile beschränken. Gleichzeitig können Sie gerne ein Problem oder eine Frage im Detail skizzieren.

Es ist wahrscheinlich, dass Ihr Empfänger nur eine Frage beantworten wird, unabhängig davon, wie viele Sie stellen. Sparen Sie sich die Zeit und bleiben Sie bei einer Frage pro Nachricht. Ihre Frage muss das Gespräch voranbringen.

5. Lesen Sie Ihre E-Mail Korrektur

Wir können diesen Punkt nicht genug betonen. Bevor Sie auf diese Schaltfläche zum Senden klicken, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre E-Mail sorgfältig zu lesen. Überprüfen Sie, ob es Tippfehler, Grammatikfehler oder unangemessene Wortverwendung gibt. Stellen Sie sicher, dass jede E-Mail in Absätze unterteilt und nicht wie ein Aufsatz geschrieben ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Anhänge beigefügt haben, auf die Sie möglicherweise in Ihrer Nachricht verwiesen haben.

Frag dich selbst:

Ist meine Anfrage klar?
Kann es zu Missverständnissen kommen?
Wie würde ich das als Empfänger interpretieren?

Wenn Ihre E-Mail Mehrdeutigkeiten oder Ausdrücke enthält, die einen Empfänger verwirren könnten, löschen oder ersetzen Sie sie. Sie wollen nicht, dass sich jemand albern fühlt.

E-Mail-Checkliste: Das Wesentliche, was jede E-Mail braucht

Hier sind die wichtigsten Elemente , die beim Formatieren einer E-Mail zu beachten sind. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Gelegenheit verpassen, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen und eine 100-prozentige Rücklaufquote zu erzielen. Profitieren Sie von dieser Checkliste, um Ergebnisse zu erzielen und keine Zeit zu verschwenden.

Speichern Sie diese Checkliste und profitieren Sie davon, um nicht jedes Mal das Rad neu zu erfinden.

Lehnen Sie sich zurück und warten Sie auf eine Antwort.

Du hast alles getan, was du konntest. Sie haben eine professionelle, interessante E-Mail versendet und nun liegt es an Ihrem Empfänger, ebenso professionell und interessant zu sein.

Denken Sie an diese einfachen Schritte, um Ihre E-Mails in Bezug auf Konversationen und Verkäufe effektiver zu gestalten. Mit diesen effektiven Taktiken geben Sie Ihrem Empfänger keine andere Wahl, als zu antworten.