7 conseils de productivité pour les propriétaires de petites entreprises afin d'améliorer vos performances
Publié: 2019-09-10Diriger une entreprise est difficile. Il y a une liste interminable de tâches que vous devez accomplir. Malheureusement, il n'y a qu'un certain nombre d'heures dans une journée. C'est un gros problème car essayer de tout faire vous laissera submergé.
Vous devez maximiser votre rendement.
Heureusement, il existe des moyens simples d'augmenter la productivité de votre entreprise. Voici un ensemble utile de conseils de productivité que vous pouvez essayer immédiatement, vous donnant un meilleur contrôle et une meilleure planification de vos tâches professionnelles et de celles de votre équipe.
Commençons.
1. Une tâche à la fois
Surcharger à la fois vous-même et votre personnel avec des tâches, des délais et des projets concurrents ne fait de bien à personne et entraîne des niveaux élevés de stress et de confusion.
Bien que certaines personnes se vantent de pouvoir effectuer plusieurs tâches à la fois, la science ne confirme pas leurs affirmations. Une étude sur la productivité menée par la Cleveland Clinic a montré que seulement 2,5% des personnes pouvaient effectuer plusieurs tâches efficacement, ce qui en fait une grande minorité. Le multitâche peut également entraver les performances au lieu de les aider, ce qui rend vos employés moins efficaces.
Au lieu d'amener votre équipe à effectuer plusieurs tâches à la fois, essayez de lui conseiller d'écrire des listes de tâches à la place, en priorisant d'abord les tâches critiques, mais en vous assurant que tout est fait en son temps. Insistez sur l'importance de bien terminer une tâche avant de passer à la suivante.
Les conseils de productivité devraient inciter les travailleurs à adopter une direction plus efficace, au profit du fonctionnement de votre petite entreprise. Mais, bien sûr, les conseils de productivité ne sont que la pointe de l'iceberg si vous souhaitez donner un coup de pouce à votre petite entreprise .
2. Améliorer la collaboration au sein des équipes
Le travail d'équipe fait que le rêve fonctionne, comme on dit ! Dans cet esprit, il est toujours judicieux de rationaliser les processus de partage et de collaboration de votre petite équipe pour le bénéfice de tous.
Un moyen simple d'atteindre ce niveau de collaboration amélioré consiste à investir dans un logiciel qui effectue une grande partie de votre travail acharné. Les exemples incluent un logiciel de messagerie instantanée (Microsoft Teams a une excellente fonction de « chat ») et un accès fiable aux documents qui peuvent être modifiés en temps réel (tels que Google Sheets et Google Docs). Vous pouvez également déployer un logiciel de visioconférence fiable pour les travailleurs à distance ou le personnel auto-isolant (MS Teams, Google Meet et Zoom fonctionnent tous bien).
La collaboration n'augmente pas seulement les niveaux de productivité ; cela augmente également les niveaux de satisfaction du personnel. Une étude de l'Université Queens de Charlotte a montré que 75 % des employeurs considéraient le travail d'équipe et la collaboration comme "très importants", mais seulement 18 % des employés reçoivent des évaluations de communication lors des évaluations de performance.
Ne devenez pas cette dernière statistique et investissez dans la bonne technologie pour votre équipe. Par exemple, mettez en place des systèmes pour les travailleurs à distance tout en garantissant que la collaboration est un processus aussi fluide que possible. Ces conseils de productivité profiteront à votre petite entreprise à court, moyen et long terme et ne constituent qu'une petite partie du plan global pour définir des objectifs commerciaux SMART .
3. Essayez l'automatisation
Beaucoup de gens semblent penser que l'automatisation signifie remplacer toute votre main-d'œuvre par des robots. Au lieu de cela, il existe aujourd'hui d'excellents outils d'automatisation qui peuvent effectuer toutes les tâches fastidieuses pendant que votre personnel s'occupe des tâches importantes, telles que la génération de prospects .
La planification des publications marketing sur les réseaux sociaux et la collecte des notes de frais sont des exemples de tâches qu'un logiciel particulier peut facilement gérer. Les systèmes de gestion de la main-d'œuvre tels qu'Asana ou Slack peuvent faciliter la planification des tâches et garder tout le monde sur la même longueur d'onde avec les horaires et les fichiers nécessaires pour les projets.
La technologie peut être une chose merveilleuse, et lorsqu'elle est utilisée de la bonne manière, elle peut transformer la productivité de votre entreprise en quelques étapes simples.
4. Évitez les distractions
En tant qu'êtres humains, nous ne sommes pas très doués pour nous concentrer sur des tâches pendant des heures. Des études répétées ont mis en évidence à quel point la plupart des gens ont du mal à se concentrer lors de réunions pendant une période prolongée.
Dans cet esprit, il est trop facile de permettre aux distractions sur le lieu de travail d'empêcher votre équipe de faire le travail. Nous ne disons pas que vous devez mettre en œuvre des mesures draconiennes telles que l'enfermement de votre personnel dans une pièce, mais quelques conseils de productivité ici et là font la différence.
Par exemple, essayez de restreindre l'envoi d'e-mails uniquement à des moments spécifiques de la journée, comme la première ou la dernière chose - de cette façon, tout le monde peut oublier les e-mails au milieu de la journée de travail. De même, restreindre l'accès aux médias sociaux pourrait faire la différence en réduisant le nombre de réunions d'équipe inutiles.
Des réunions qui ne sont pas pertinentes pour tout le monde peuvent amener certains travailleurs à perdre leur concentration, leur permettant de prendre de mauvaises habitudes concernant leur capacité de concentration. Alors, essayez plutôt d'avoir une seule réunion par jour, à la même heure - de cette façon, les détails essentiels sont aplanis, laissant le reste de la journée pour des tâches individuelles.
Selon une étude réalisée par Udemy et Toluna, la distraction la plus ennuyeuse au bureau était les collègues bavards ! Pensez à des moyens de contourner cela en discutant avec certains des membres les plus bruyants de votre équipe. Vous pouvez également les placer dans différentes pièces.
La réduction du bruit au bureau est également un élément clé à prendre en compte. Pourquoi ne pas programmer en 'heures calmes' où chacun s'engage à travailler en silence pendant une période précise. Si elles sont correctement respectées, les séances de discussion comme celles-ci pourraient être les moments les plus productifs de la journée.
Essayez quelques idées différentes et voyez quelles astuces de productivité conviennent le mieux à votre équipe.
5. Gérez bien votre temps
La gestion du temps est essentielle pour accomplir efficacement les tâches, quel que soit le secteur de travail dans lequel vous êtes impliqué. L'utilisation d'un logiciel de flux de travail tel qu'Asana aidera à rationaliser les tâches que les gens doivent effectuer dans votre entreprise. Mais pour tirer le meilleur parti de ces outils, il existe des meilleures pratiques de productivité que vous pouvez mettre en œuvre au sein de votre équipe.
Par exemple, vous pouvez utiliser la technique Pomodoro sur votre lieu de travail. Un système de gestion du temps efficace créé pour la première fois dans les années 1980 par l'italien Francesco Cirillo, la technique Pomodoro (du nom de l'italien pour la tomate), peut être exécuté en six étapes faciles.
- Choisissez le projet de travail que vous devez réaliser.
- Réglez une minuterie entre 25 et 30 minutes et commencez à travailler.
- Une fois que la minuterie a sonné, faites une pause de deux à trois minutes.
- Répétez les étapes deux et trois.
- Après quatre séances, faites une pause plus longue.
- Enfin, enregistrez chaque session de travail terminée avec une coche ou une coche dans un format de liste.
Cette technique est idéale pour des tâches spécifiques, telles que l'écriture ou le codage, et pour les tâches fastidieuses et répétitives où la concentration peut rapidement décliner.
La technique Pomodoro vous enseigne la discipline, l'importance de prendre des pauses régulières et une compréhension plus complète de la gestion efficace de votre temps. Le chercheur Jonathan Schooler a découvert en 2007 que l'esprit moyen vagabonde 15 à 20% du temps, donc imposer des pauses régulières aide à cela.
Envisagez de mettre en œuvre la technique Pomodoro avec vos collègues pendant une période d'essai d'environ un mois, et enregistrez les résultats en termes de niveaux de productivité et de gestion du temps. Vous pouvez également expérimenter différents modèles de travail. Par exemple, un modèle de tamis rotatif est une approche qui peut augmenter les niveaux de productivité.
6. Créez un espace de travail favorable
Les postes de travail désordonnés et inconfortables rendent les travailleurs mécontents. D'autre part, vos travailleurs ont besoin d'un espace de travail efficace pour effectuer leur travail efficacement, alors envisagez d'investir dans un équipement adapté à chaque travailleur et à ses besoins spécifiques.
Pour le personnel qui travaille avec de nombreux chiffres (comptables, par exemple), un deuxième moniteur les aidera à être plus productifs avec des feuilles de calcul. Les travailleurs à distance comme les spécialistes du marketing numérique ont besoin d'avoir accès à une connexion Internet solide et à un ordinateur avec une webcam pour les appels vidéo. Pendant ce temps, les graphistes ont besoin de logiciels de dessin spécialisés et d'outils tels qu'un stylet.
Essayez de vous asseoir avec chaque employé et de lui demander ce dont il a besoin pour qu'il se sente plus productif, de budgétiser ce qu'il demande et de voir si vous pouvez mettre ces étapes en pratique.
7. Fixez-vous des objectifs réalistes
Il est essentiel de vous fixer, à vous et à votre équipe, des objectifs réalistes en tant que petite entreprise. Décomposez les gros travaux en tranches quotidiennes réalisables plutôt que de bombarder vos employés avec des tâches qui les accablent. De cette façon, tout le monde est sur la même longueur d'onde et a l'impression de travailler régulièrement vers le résultat souhaité, plutôt que de se sentir submergé.
Commencez par définir le résultat souhaitable d'un travail, puis revenez en arrière, en décomposant le résultat en petits travaux réalisables qui contribuent à l'objectif final.
Cette approche permet à chacun de savoir ce qui doit être fait et quand et assure un processus fluide pour terminer le gros travail à temps. La planification est primordiale, en particulier dans une petite entreprise qui n'a peut-être pas accès aux mêmes ressources que les grandes entreprises.
En conclusion
L'amélioration des performances est essentielle au succès et à la croissance continus de toute entreprise. Cependant, ce n'est pas parce que vous êtes une petite entreprise que vous devriez trouver cela plus difficile que les grandes entreprises.
La recherche a montré que les petites entreprises peuvent être plus ingénieuses et efficaces que les grandes, alors utilisez votre petite taille à votre avantage lorsque vous vous fixez des objectifs réalistes.
Tenez compte de ces conseils de productivité, essayez-les et mesurez le résultat en termes d'augmentation de vos performances et du bonheur général de votre personnel.
Nous vous souhaitons bonne chance pour l'avenir de votre petite entreprise !