7 เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิตสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กในการปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณ

การดำเนินธุรกิจเป็นเรื่องยาก มีรายการงานที่ไม่มีวันสิ้นสุดที่คุณต้องทำให้เสร็จ น่าเสียดายที่มีเวลาหลายชั่วโมงในหนึ่งวัน นั่นเป็นปัญหาใหญ่เพราะการพยายามทำทุกอย่างจะทำให้คุณรู้สึกหนักใจ

คุณต้องเพิ่มผลผลิตของคุณให้สูงสุด

โชคดีที่มีวิธีง่ายๆ ในการเพิ่มผลผลิตในธุรกิจของคุณ นี่คือชุดคำแนะนำด้านประสิทธิภาพการทำงานที่เป็นประโยชน์ซึ่งคุณสามารถทดลองใช้ได้ทันที ช่วยให้คุณควบคุมและวางแผนงานที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณและทีมได้ดียิ่งขึ้น

มาเริ่มกันเลย.

1. ครั้งละหนึ่งงาน

การทำงานหนักเกินไปทั้งตัวคุณเองและทีมงานของคุณด้วยชิ้นงาน กำหนดเวลา และโครงการที่แข่งขันกันไม่ได้ช่วยอะไรใครเลย และนำไปสู่ความเครียดและความสับสนในระดับสูง

แม้ว่าบางคนจะอวดว่าพวกเขาสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ แต่วิทยาศาสตร์ก็ไม่สนับสนุนคำกล่าวอ้างของพวกเขา การศึกษาหนึ่งเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานที่ดำเนินการโดยคลีฟแลนด์คลินิกพบว่ามีเพียง 2.5% ของคนเท่านั้นที่สามารถทำงานหลาย อย่างพร้อมกัน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้พวกเขาเป็นชนกลุ่มน้อยจำนวนมาก การทำงานหลายอย่างพร้อมกันสามารถขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานแทนที่จะช่วย ทำให้พนักงานของคุณมีประสิทธิภาพน้อยลง

แทนที่จะให้ทีมของคุณทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ให้ลองแนะนำให้พวกเขาเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำแทน โดยจัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญก่อน แต่ให้แน่ใจว่าทุกอย่างเสร็จสิ้นตามเวลาของมันเอง ตอกย้ำความสำคัญของการทำงานให้เสร็จลุล่วงอย่างเหมาะสมก่อนที่จะดำเนินการต่อไป

เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิตควรผลักดันพนักงานให้ไปในทิศทางที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินธุรกิจขนาดเล็กของคุณ แต่แน่นอนว่า เคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของภูเขาน้ำแข็ง หากคุณต้องการ ส่งเสริมธุรกิจขนาดเล็กของ คุณ

2. ปรับปรุงการทำงานร่วมกันภายในทีม

การทำงานเป็นทีมทำให้ฝันเป็นจริงดังที่กล่าวไว้! เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ จึงเป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะปรับปรุงกระบวนการแบ่งปันและทำงานร่วมกันของทีมเล็กๆ เพื่อประโยชน์ของทุกคน

วิธีง่ายๆ วิธีหนึ่งในการดำเนินการระดับการทำงานร่วมกันที่ปรับปรุงให้ดีขึ้นนี้คือการลงทุนในซอฟต์แวร์ที่ทำงานหนักมากของคุณ ตัวอย่าง ได้แก่ ซอฟต์แวร์ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (Microsoft Teams มีฟังก์ชัน 'แชท' ที่ยอดเยี่ยม) และการเข้าถึงเอกสารที่เชื่อถือได้ซึ่งสามารถแก้ไขได้แบบเรียลไทม์ (เช่น Google ชีตและ Google เอกสาร) คุณยังสามารถเปิดตัวซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่เชื่อถือได้สำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลหรือเจ้าหน้าที่ที่แยกตัวเองออก (MS Teams, Google Meet และ Zoom ทำงานได้ดี)

แหล่งที่มา

การทำงานร่วมกันไม่เพียงแต่เพิ่มระดับการผลิตเท่านั้น ยังเพิ่มระดับความพึงพอใจของพนักงานอีกด้วย การ ศึกษาโดยมหาวิทยาลัยควีนส์แห่งชาร์ล็อตต์ พบว่า 75% ของนายจ้างให้คะแนนการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกันว่า 'สำคัญมาก' แต่มีเพียง 18% ของพนักงานเท่านั้นที่ได้รับการประเมินด้านการสื่อสารระหว่างการตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน

อย่ากลายเป็นสถิติหลัง และลงทุนในเทคโนโลยีที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณ ตัวอย่างเช่น จัดให้มีระบบสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล โดยที่ยังคงให้ความมั่นใจว่ากระบวนการทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด เคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจขนาดเล็กของคุณในระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาว และเป็นส่วนเล็กๆ ส่วนหนึ่งของแผนโดยรวมในการ กำหนดเป้าหมาย ธุรกิจ SMART

3. ลองใช้ระบบอัตโนมัติ

หลายคนอาจคิดว่าระบบอัตโนมัติหมายถึงการแทนที่พนักงานทั้งหมดของคุณด้วยหุ่นยนต์ ในปัจจุบัน มีเครื่องมือระบบอัตโนมัติที่ยอดเยี่ยมบางอย่างที่สามารถทำงานที่น่าเบื่อได้ทั้งหมด ในขณะที่พนักงานของคุณต้องรับมือกับสิ่งสำคัญ เช่น การ สร้าง ความสนใจในตัวสินค้า

การจัดกำหนดการโพสต์การตลาดบนโซเชียลมีเดียและรายงานค่าใช้จ่ายเป็นตัวอย่างของงานที่ซอฟต์แวร์เฉพาะสามารถจัดการได้ง่าย ระบบการจัดการกำลังคน เช่น Asana หรือ Slack ช่วยให้จัดกำหนดการงานได้ง่าย และทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันด้วยกำหนดการและไฟล์ที่จำเป็นสำหรับโครงการ

แหล่งที่มา

เทคโนโลยีสามารถเป็นสิ่งมหัศจรรย์ และเมื่อใช้อย่างถูกวิธี เทคโนโลยีสามารถเปลี่ยนประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจของคุณได้ด้วยขั้นตอนง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน

4. หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิ

ในฐานะมนุษย์ เราไม่ได้ให้ความสำคัญกับงานครั้งละหลายชั่วโมง การศึกษาซ้ำหลายครั้งได้เน้นย้ำว่าคนส่วนใหญ่พยายามดิ้นรนเพื่อจะมีสมาธิในการประชุมเป็นระยะเวลานานเพียงใด

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้แล้ว การปล่อยให้สิ่งรบกวนสมาธิในที่ทำงานเป็นเรื่องง่ายเกินไป ทำให้ทีมของคุณไม่สามารถทำงานได้สำเร็จ เราไม่ได้บอกว่าคุณต้องใช้มาตรการที่เข้มงวด เช่น ขังพนักงานของคุณไว้ในห้อง แต่มีคำแนะนำด้านประสิทธิภาพการทำงานสองสามข้อที่นี่และสร้างความแตกต่าง

ตัวอย่างเช่น ลองจำกัดการส่งอีเมลเฉพาะเพื่อดำเนินการเฉพาะบางส่วนของวัน เช่น สิ่งแรกหรือสิ่งสุดท้าย วิธีนี้จะทำให้ทุกคนลืมอีเมลในระหว่างวันทำงาน ในทำนองเดียวกัน การจำกัดการเข้าถึงโซเชียลมีเดียอาจสร้างความแตกต่าง โดยลดจำนวนการประชุมทีมที่ไม่มีจุดหมาย

การประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องกับทุกคนอาจทำให้พนักงานบางคนเสียสมาธิ ทำให้พวกเขากลายเป็นนิสัยที่ไม่ดีเกี่ยวกับช่วงสมาธิของพวกเขา ดังนั้น ให้ลองจัดการประชุมเพียงวันละครั้งพร้อมๆ กัน วิธีนี้จะทำให้รายละเอียดที่สำคัญหมดไป เหลือเวลาที่เหลือของวันสำหรับงานแต่ละอย่าง

จากผลการศึกษาของ Udemy และ Toluna สิ่งที่ทำให้ไขว้เขวในออฟฟิศที่น่ารำคาญอันดับหนึ่งคือเพื่อนร่วมงานช่างพูด! คิดหาวิธีแก้ไขปัญหานี้ด้วยการพูดคุยกับสมาชิกในทีมที่มีเสียงดังกว่า คุณยังสามารถวางไว้ในห้องต่างๆ

แหล่งที่มา

การลดเสียงรบกวนในสำนักงานก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ทำไมไม่กำหนดเวลาใน 'ชั่วโมงที่เงียบ' ซึ่งทุกคนตกลงที่จะทำงานอย่างเงียบๆ ในช่วงเวลาหนึ่ง หากปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง เซสชันโฟกัสเช่นนี้อาจเป็นช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุดของวัน

ลองใช้แนวคิดต่างๆ สองสามข้อและดูว่าเคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพใดได้ผลดีที่สุดสำหรับทีมของคุณโดยเฉพาะ

5. บริหารเวลาให้ดี

การจัดการเวลาเป็นกุญแจสำคัญในการทำงานให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะเกี่ยวข้องกับงานส่วนใด การใช้ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ เช่น Asana จะช่วยให้งานที่ผู้คนต้องทำในบริษัทของคุณคล่องตัวขึ้น แต่เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือเหล่านี้ มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในด้านประสิทธิภาพการทำงานที่คุณสามารถนำไปใช้ในทีมของคุณได้

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เทคนิค Pomodoro ในที่ทำงานของคุณ ระบบการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพซึ่งสร้างขึ้นครั้งแรกในปี 1980 โดย Frenchsco Cirillo ชาวอิตาลี เทคนิค Pomodoro (ตั้งชื่อตามชื่อมะเขือเทศของอิตาลี) สามารถทำได้ใน 6 ขั้นตอนง่ายๆ

1. เลือกโครงการงานที่คุณต้องการทำให้เสร็จ
2. ตั้งเวลาระหว่าง 25 ถึง 30 นาที แล้วเริ่มทำงาน
3. หลังจากตัวจับเวลาส่งเสียง ให้พักสักสองสามนาที
4. ทำซ้ำขั้นตอนที่สองและสาม
5. หลังจากสี่ช่วงพัก ให้พักยาวขึ้น
6. สุดท้าย บันทึกแต่ละเซสชั่นการทำงานที่เสร็จสิ้นด้วยเครื่องหมายถูกหรือเครื่องหมายถูกในรูปแบบรายการ

เทคนิคนี้เหมาะที่สุดสำหรับงานเฉพาะ เช่น การเขียนหรือเขียนโค้ด และสำหรับงานที่ซ้ำซากจำเจซึ่งน่าเบื่อหน่ายซึ่งสมาธิจะลดลงอย่างรวดเร็ว

แหล่งที่มา

เทคนิค Pomodoro สอนคุณเรื่องระเบียบวินัย ความสำคัญของการหยุดพักเป็นประจำ และความเข้าใจที่ครอบคลุมมากขึ้นเกี่ยวกับการจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ นักวิจัย Jonathan Schooler ค้นพบในปี 2550 ว่าจิตใจโดยเฉลี่ยเดินเตร่ 15 ถึง 20% ของเวลา ดังนั้นการหยุดพักเป็นประจำจะช่วยในเรื่องนี้

พิจารณานำเทคนิค Pomodoro ไปใช้กับเพื่อนร่วมงานของคุณในช่วงทดลองใช้งานหนึ่งเดือนหรือประมาณนั้น และบันทึกผลลัพธ์ในระดับผลิตภาพและการจัดการเวลา คุณยังสามารถทดลองกับรูปแบบการทำงานต่างๆ ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น รูปแบบการ ร่อนแบบหมุน เป็นแนวทางหนึ่งที่สามารถเพิ่มระดับการผลิตได้

6. สร้างพื้นที่ทำงานที่ดี

เวิร์กสเตชันที่ยุ่งเหยิงและอึดอัดทำให้คนงานที่ไม่มีความสุข ในทางกลับกัน พนักงานของคุณต้องการพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพเพื่อดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นให้พิจารณาการลงทุนในอุปกรณ์ที่เหมาะสมกับพนักงานแต่ละคนและความต้องการเฉพาะของพวกเขา

สำหรับพนักงานที่ทำงานกับตัวเลขจำนวนมาก (เช่น พนักงานทำบัญชี) จอภาพที่สองจะช่วยให้พวกเขาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยสเปรดชีต พนักงานที่อยู่ห่างไกลเช่น นักการตลาดดิจิทัล จำเป็นต้องเข้าถึงการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่มีสัญญาณแรงและคอมพิวเตอร์ที่มีเว็บแคมสำหรับแฮงเอาท์วิดีโอ ในขณะเดียวกัน นักออกแบบกราฟิกต้องการซอฟต์แวร์และเครื่องมือวาดภาพที่เชี่ยวชาญ เช่น สไตลัส

แหล่งที่มา

ลองนั่งคุยกับพนักงานแต่ละคนและถามพวกเขาถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อให้พวกเขารู้สึกมีประสิทธิผลมากขึ้น ตั้งงบประมาณในสิ่งที่พวกเขาขอ และดูว่าคุณสามารถนำขั้นตอนเหล่านั้นไปปฏิบัติได้หรือไม่

7. ตั้งเป้าหมายที่สมจริง

เป็นสิ่งสำคัญในการกำหนดเป้าหมายที่เป็นจริงให้กับคุณและทีมในฐานะธุรกิจขนาดเล็ก แบ่งงานใหญ่ออกเป็นชิ้นๆ ที่ทำได้ในแต่ละวัน แทนที่จะโจมตีพนักงานของคุณด้วยงานที่ครอบงำพวกเขา ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะเข้าใจตรงกันและรู้สึกเหมือนกำลังทำงานอย่างมั่นคงเพื่อไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ แทนที่จะรู้สึกท่วมท้น

เริ่มต้นด้วยการกำหนดผลลัพธ์ที่พึงประสงค์ของงาน แล้วจึงทำงานย้อนหลัง โดยแยกย่อยผลลัพธ์ออกเป็นงานเล็กๆ ที่ทำได้สำเร็จซึ่งนำไปสู่เป้าหมายสุดท้าย

แนวทางนี้ทำให้ทุกคนตระหนักถึงสิ่งที่ต้องทำและเมื่อใด และช่วยให้กระบวนการทำงานใหญ่เสร็จทันเวลาอย่างราบรื่น การวางแผนคือทุกสิ่ง โดยเฉพาะในธุรกิจขนาดเล็กที่อาจเข้าถึงทรัพยากรแบบเดียวกับที่บริษัทขนาดใหญ่มีไม่ได้

ในการปิด

การปรับปรุงประสิทธิภาพมีความสำคัญต่อความสำเร็จและการเติบโตของธุรกิจอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตาม เพียงเพราะธุรกิจของคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ไม่ได้หมายความว่าคุณควรจะพบว่ามันยากกว่าบริษัทขนาดใหญ่

การวิจัยพบว่าธุรกิจขนาดเล็กสามารถมีไหวพริบและมีประสิทธิภาพมากกว่าธุรกิจขนาดใหญ่ ดังนั้นใช้ขนาดที่เล็กของคุณให้เป็นประโยชน์เมื่อตั้งเป้าหมายที่เป็นจริง

นำคำแนะนำด้านประสิทธิภาพการทำงานเหล่านี้มาพิจารณา ลองใช้และวัดผลลัพธ์ด้วยประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นและความสุขโดยรวมของพนักงาน

เราหวังว่าคุณจะโชคดีกับอนาคตของธุรกิจขนาดเล็กของคุณ!