Comment générer une facture électronique à l'aide d'un logiciel

Une analyse de la Credit Research Foundation a révélé qu'en moyenne, les problèmes administratifs, y compris les factures inexactes, représentent 61 % des retards de paiement des clients. C'est là qu'une facture bien rédigée et précise permettrait à votre entreprise de fonctionner avec succès. Il affiche votre professionnalisme et renforce l'image de marque, ce qui vous aidera à garder plus de clients.

En revanche, des factures incorrectes peuvent semer la confusion chez vos clients et entraîner des retards de paiement, ce qui finira par affecter votre trésorerie. Il est crucial de savoir comment générer une facture électronique pour les transactions B2B et de s'assurer que chaque élément de facturation est correctement enregistré.

Le concept de facture électronique est également venu avec une bénédiction. La pandémie, bien que difficile pour les entreprises, a incité certaines entreprises d'approvisionnement à adopter des technologies sans contact (comme la facturation électronique) et à se développer numériquement du jour au lendemain, grâce aux factures numériques. Maintenant la question se pose, comment créer une facture électronique ? Vous pouvez utiliser un logiciel pour cela. Dans cet article, nous verrons comment générer une facture électronique à l'aide d'un logiciel.

Qu'est-ce que la facture électronique ?

La facturation électronique , comme son nom l'indique, est le processus de facturation électronique dans un portail où ils sont authentifiés par le Goods and Services Tax Network (GSTN). Un IRN (Invoice Reference Number) et un code QR spécial sont créés pour chaque facture électronique que vous générez.

L'idée de la mise en œuvre de la facturation électronique est de garantir que toutes les entreprises indiennes de divers secteurs utilisent un format standard, ce qui facilite l'interopérabilité. En outre, il garantit que toutes les entreprises restent conformes aux normes fiscales en constante évolution.

Aujourd'hui, il existe plusieurs systèmes logiciels disponibles sur le marché qui permettent aux organisations de recevoir et de gérer les factures de plusieurs fournisseurs. En effet, ces solutions logicielles vous permettent de créer des factures sous plusieurs formats, y compris des factures à base d'images. Il sert principalement de plateforme unique pour la gestion de toutes les informations et procédures liées aux comptes fournisseurs.

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Pourquoi la facture électronique est-elle importante ?

La facturation électronique est cruciale pour les entreprises car elle les aide à rationaliser leurs cycles de traitement des factures. Voici quelques-unes des raisons les plus importantes pour lesquelles vous devriez adopter le logiciel eInvoice :

• Cela permet de réduire le temps consacré à l'approbation, au traitement, au suivi et à la recherche des factures tout en éliminant les risques d'erreur humaine.

• La facturation électronique améliore la visibilité des factures, des bons de commande, des documents annexes et des contrats financiers. Il assure le suivi des factures et offre des pistes d'audit approfondies.

• La vérification, l'approbation et le paiement des factures peuvent être effectués en temps réel. Par conséquent, il y a moins d'erreurs. Puisqu'il n'y a plus de problème d'exactitude, cela pourrait réduire les cas de trop-payés et de paiements en double.

• La facturation électronique ne se limite pas au traitement et au stockage de factures numériques. Il aide à atteindre un plus haut degré de conformité.

• Les systèmes de facturation électronique constituent une plate-forme efficace qui peut aider les organisations à économiser des heures et de l'argent à long terme, en termes de vérification croisée et de diligence raisonnable.

• Il permet aux organisations de surveiller de près chaque dollar économisé et dépensé efficacement. Cela aide essentiellement l'équipe de direction à suivre les dépenses, à recueillir des informations stratégiques et à trouver des moyens d'économiser de l'argent, notamment en initiant des remises pour paiement anticipé.

• Dernier point mais non le moindre, la facturation électronique est une option verte et durable. Outre la suppression du papier, les organisations peuvent également réduire les dépenses et la production de déchets associés aux activités de la chaîne d'approvisionnement basées sur le papier.

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Comment générer une facture électronique avec le logiciel de facturation Swipe ?

Le processus de facturation électronique est simplifié par le logiciel de facturation Swipe. Ce logiciel de facturation et de facturation TPS vous aide à générer facilement des factures électroniques en quelques secondes sans aucun problème. Swipe peut créer des factures électroniques en fonction de vos besoins, quel que soit le secteur dans lequel vous opérez.

Vous pouvez accéder à Swipe, n'importe où et n'importe quand, sans aucune restriction d'appareil sur le Web, l'application mobile, etc. Avec Swipe, vous pouvez télécharger plus de 30 rapports qui seront utiles à votre entreprise, y compris GSTR-1 au format Excel et JSON, qui facilitez vos déclarations mensuelles ou trimestrielles. Le logiciel assure une protection ultime des données grâce au cryptage SSL 256 bits de « qualité bancaire ».

En termes simples, Swipe est une application de facturation électronique mobile native de bout en bout qui donne accès à toutes les fonctionnalités puissantes dont votre service comptable a besoin pour créer une entreprise rentable et conforme. Swipe a des entreprises 4L + utilisant l'application à travers l'Inde et fournit une assistance prioritaire dans toutes les langues régionales.

Voici comment créer une facture électronique avec le logiciel de facturation Swipe :

• Inscription : Tout ce que vous avez à faire est de vous inscrire sur la plateforme de facturation Swipe avec le numéro de téléphone mobile. et ajoutez vos informations commerciales. Le processus est transparent et très simple.

• Choisissez un modèle ou personnalisez-en un : le logiciel est livré avec plusieurs modèles de facture électronique. Choisissez simplement celui qui résonne avec votre image de marque. Vous avez également la possibilité de personnaliser le format en fonction des besoins de votre entreprise. Les factures électroniques sur Swipe sont 100 % conformes à la TPS et recommandées par de nombreux CA réputés

• Marquez votre facture : Swipe vous permet de concevoir votre facture d'une manière qui corresponde aux caractéristiques, à l'ambiance et aux schémas de couleurs de votre site Web, de vos comptes de médias sociaux et d'autres pages de contenu. Cela aide à maintenir la cohérence de la marque.

• Créez votre facture : maintenant que vous avez ouvert votre compte, choisi ou personnalisé un modèle et que votre image de marque est correcte, vient maintenant la partie proprement dite de la création de la facture électronique. Suivez les étapes mentionnées ci-dessous :

Étapes pour créer une facture électronique avec Swipe Billing

Pour les nouveaux utilisateurs, directement depuis le tableau de bord de Swipe, accédez aux paramètres et ajoutez les détails de votre entreprise comme le nom de votre entreprise, le logo, l'adresse professionnelle, le numéro de TPS. et autres coordonnées.

1. Accédez aux ventes et cliquez sur créer une facture. Ajoutez les détails de vos clients avec leur numéro de TPS.

2. La numérotation de séquence de facture sur Swipe est automatiquement générée, ou ajoutez un numéro de facture distinct selon vos besoins afin que vous puissiez suivre vos transactions.

3. Vous pouvez ajouter des produits/services, quantité, prix, remise, etc. à la facture

4. Des notes/conditions générales standard et d'autres options peuvent être ajoutées par défaut et peuvent être modifiées pour chaque facture, ce qui est très pratique.

5. Une fois la facture créée, dans la liste déroulante, sélectionnez créer une facture électronique et votre facture électronique sera générée avec succès en un seul clic.

Et voilà, vous avez généré avec succès votre première facture électronique sur le logiciel de facturation Swipe. Ensuite, vous pouvez partager votre facture sur plusieurs canaux, notamment par e-mail, WhatsApp ou SMS. C'est si simple.

Conclusion

Le déploiement d'un processus de facturation électronique est l'une des initiatives stratégiques les plus importantes que les entreprises peuvent prendre à l'ère moderne pour être compétitives et se développer de manière rentable.

Il est maintenant temps d'investir dans un logiciel de facturation électronique et de développer votre entreprise. De nombreux gouvernements à travers le monde, notamment en Inde, ont mis en œuvre des mandats pour mettre en œuvre un cadre fiscal unifié. Avoir un logiciel de facturation électronique à votre disposition aidera votre entreprise à renforcer de manière transparente ses opérations financières.

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