Как сгенерировать электронный счет с помощью программного обеспечения

Анализ, проведенный Фондом кредитных исследований, показал, что в среднем на административные проблемы, включая неточные счета, приходится 61% просроченных платежей от клиентов. Именно здесь хорошо составленный и точный счет обеспечит успешную работу вашей компании. Это показывает ваш профессионализм и создает имидж бренда, что поможет вам сохранить больше клиентов.

Напротив, неправильные счета-фактуры могут сбить с толку ваших клиентов и привести к задержкам платежей, что в конечном итоге повлияет на ваш денежный поток. Крайне важно знать, как создать электронный счет-фактуру для транзакций B2B и обеспечить правильную регистрацию каждого элемента выставления счетов.

Концепция электронных счетов-фактур также оказалась удачной. Пандемия, хотя и тяжелая для бизнеса, послужила стимулом для некоторых закупочных фирм к внедрению бесконтактных технологий (таких как электронное выставление счетов-фактур) и быстрому цифровому росту благодаря цифровым счетам-фактурам. Теперь возникает вопрос, как создать электронный счет? Для этого можно использовать программное обеспечение. В этой статье мы разберемся, как сгенерировать электронный счет с помощью программного обеспечения.

Что такое электронный счет?

Электронное выставление счетов , как следует из названия, представляет собой процесс электронного выставления счетов на портале, где они аутентифицируются Налоговой сетью товаров и услуг (GSTN). IRN (ссылочный номер счета-фактуры) и специальный QR-код создаются для каждого э-счета, который вы создаете.

Идея внедрения электронного выставления счетов состоит в том, чтобы гарантировать, что все индийские фирмы в различных отраслях промышленности используют стандартный формат, что упрощает взаимодействие. Кроме того, он обеспечивает соблюдение всеми предприятиями постоянно меняющихся налоговых норм.

Сегодня на рынке доступно несколько программных систем, которые позволяют организациям получать счета-фактуры от разных поставщиков и управлять ими. Фактически, эти программные решения позволяют создавать счета в нескольких форматах, включая счета на основе изображений. В основном он служит единой платформой для управления всей информацией и процедурами, связанными с кредиторской задолженностью.

Рекомендуем прочитать: Преимущества онлайн-выставления счетов для малого бизнеса

Почему электронные счета важны?

Электронное выставление счетов имеет решающее значение для предприятий, поскольку помогает оптимизировать циклы обработки счетов. Вот некоторые из наиболее важных причин, по которым вам следует использовать программное обеспечение для электронных счетов:

• Это помогает сократить количество времени, затрачиваемого на утверждение, обработку, отслеживание, а также поиск счетов, при этом устраняя вероятность человеческой ошибки.

• Электронное выставление счетов-фактур улучшает видимость счетов-фактур, заказов на покупку, вспомогательных документов и финансовых контрактов. Он отслеживает счета-фактуры и предлагает тщательный контрольный журнал.

• Проверка, утверждение и оплата счетов может осуществляться в режиме реального времени. В результате ошибок меньше. Поскольку больше нет проблем с точностью, это может уменьшить количество случаев переплаты и дублирования платежей.

• Электронное выставление счетов — это больше, чем просто обработка и хранение цифровых счетов. Это помогает достичь большей степени соответствия.

• Системы электронного выставления счетов служат эффективной платформой, которая может помочь организациям сэкономить часы и деньги в долгосрочной перспективе с точки зрения перекрестной проверки и должной осмотрительности.

• Это позволяет организациям внимательно следить за каждым сэкономленным и эффективно потраченным долларом. По сути, это помогает руководящей группе отслеживать расходы, собирать стратегическую информацию и находить способы сэкономить деньги, включая инициирование скидок за досрочную оплату.

• И последнее, но не менее важное: электронное выставление счетов — это экологичный и устойчивый вариант. Помимо отказа от бумаги, организации также могут сократить расходы и отходы производства, связанные с операциями в цепочке поставок, основанными на использовании бумаги.

Рекомендуем прочитать: 7 бесплатных программ для электронного выставления счетов для выставления счетов в Интернете

Как сгенерировать электронный счет с помощью программного обеспечения для выставления счетов Swipe?

Программное обеспечение Swipe для выставления счетов упрощает процесс выставления электронных счетов. Это программное обеспечение для выставления счетов и выставления счетов GST поможет вам легко и без проблем генерировать электронные счета за считанные секунды. Swipe может создавать электронные счета в соответствии с вашими потребностями, независимо от отрасли, в которой вы работаете.

Вы можете получить доступ к Swipe в любом месте и в любое время без каких-либо ограничений устройства в Интернете, мобильном приложении и т. д. С помощью Swipe вы можете загрузить более 30 отчетов, которые будут полезны для вашего бизнеса, включая GSTR-1 в формате Excel и JSON, которые будут упростите ежемесячную или ежеквартальную регистрацию. Программное обеспечение обеспечивает максимальную защиту данных с помощью 256-битного SSL-шифрования банковского уровня.

Проще говоря, Swipe — это комплексное собственное мобильное приложение для электронного выставления счетов, которое обеспечивает доступ ко всем мощным функциям, необходимым вашей бухгалтерии для построения прибыльного и соответствующего требованиям бизнеса. Swipe имеет более 4 L компаний, использующих приложение в Индии, и обеспечивает приоритетную поддержку на всех региональных языках.

Вот как вы можете создать электронный счет-фактуру с помощью программного обеспечения для выставления счетов Swipe:

• Регистрация: все, что вам нужно сделать, это зарегистрироваться на платежной платформе Swipe с номером мобильного телефона. и добавьте информацию о своей компании. Процесс незаметен и очень прост.

• Выберите шаблон или настройте его: программное обеспечение поставляется с несколькими шаблонами электронных счетов. Просто выберите тот, который резонирует с имиджем вашего бренда. У вас также есть возможность настроить формат в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Электронные счета-фактуры на Swipe на 100 % соответствуют GST и рекомендуются многими известными центрами сертификации.

• Брендируйте свой счет: Swipe позволяет вам оформить свой счет таким образом, чтобы он соответствовал функциям, атмосфере и цветовым схемам вашего веб-сайта, учетных записей социальных сетей и других страниц контента. Это помогает поддерживать целостность бренда.

• Создайте свой счет-фактуру: теперь, когда вы открыли свою учетную запись, выбрали или настроили шаблон и правильно создали свой брендинг, теперь наступает фактическая часть создания электронного счета-фактуры. Выполните шаги, указанные ниже:

Шаги по созданию электронного счета с помощью Swipe Billing

Для новых пользователей, прямо с панели инструментов Swipe, перейдите в настройки и добавьте данные своей компании, такие как название вашей компании, логотип, служебный адрес, номер GST. и другие контактные данные.

1. Перейдите в раздел продаж и нажмите «Создать счет». Добавьте данные своих клиентов с их номером GST.

2. Порядковая нумерация счетов-фактур в Swipe генерируется автоматически, или добавьте отдельный номер счета-фактуры в соответствии с вашими потребностями, чтобы вы могли отслеживать свои транзакции.

3. Вы можете добавить товары/услуги, количество, цену, скидку и т. д. в счет.

4. Стандартные примечания/условия и другие параметры могут быть добавлены по умолчанию и могут быть отредактированы для каждого счета, что очень удобно.

5. После создания счета-фактуры в раскрывающемся списке выберите «Создать электронный счет-фактуру», и ваш электронный счет-фактура будет успешно сгенерирован одним щелчком мыши.

Итак, вы успешно сгенерировали свой первый электронный счет-фактуру в биллинговой программе Swipe. Затем вы можете поделиться своим счетом по нескольким каналам, включая электронную почту, WhatsApp или SMS. Это так просто.

Вывод

Внедрение процесса электронного выставления счетов — одна из наиболее важных стратегических инициатив, которую предприятия могут предпринять в современную эпоху, чтобы конкурировать и прибыльно расти.

Сейчас самое время инвестировать в программное обеспечение для электронного выставления счетов и развивать свою компанию. Многие правительства по всему миру, особенно в Индии, ввели мандаты на внедрение единой системы налогообложения. Наличие в вашем распоряжении программного обеспечения для электронных счетов поможет вашему бизнесу беспрепятственно укрепить свои финансовые операции.

Связанные категории: Программное обеспечение для выставления счетов в ресторанах | POS-программное обеспечение | Медицинское программное обеспечение для выставления счетов | Программное обеспечение для розничных счетов | Программное обеспечение для обработки платежей | Программное обеспечение для выставления счетов за коммунальные услуги