Comment utiliser la Business Intelligence Financière ? Avantages (non) évidents révélés

Ce que les départements des finances ont certainement en abondance, ce sont les données. Il vient de partout : feuilles de calcul, factures, écritures de journal, etc. Un vrai trésor, non ? Malheureusement, beaucoup de données ne garantissent pas à elles seules que vous pourrez libérer tout son potentiel caché. Forrester rapporte que jusqu'à 73 % des données d'entreprise ne sont pas utilisées pour l'analyse. Alors que peut-on faire pour changer le statu quo ? L'informatique décisionnelle financière répond aux besoins des responsables financiers en matière de modélisation dynamique, d'analyse holistique des données et de planification précise.

Qu'est-ce qui ne va pas avec les feuilles de calcul ?

De nombreux directeurs financiers ne sont toujours pas prêts à troquer Excel contre des outils de BI en finance, guidés par la logique de ne pas toucher à un système qui fonctionne déjà. Mais le fait-il ? Les tableurs sont utilisés depuis si longtemps pour tenir des registres et effectuer des analyses de données qu'il n'est même pas question de savoir s'ils en valent la peine.

Cependant, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous ne devriez plus compter sur des solutions à base de mousse et envisager de puiser dans de nouvelles alternatives.

L'une des principales raisons à cela est la susceptibilité aux erreurs humaines. Selon diverses études, 9 feuilles de calcul sur 10 contiennent des erreurs, ce qui n'est pas du tout surprenant compte tenu de la saisie manuelle des données. Même quelque chose d'aussi petit qu'un point décimal mal placé peut entraîner d'énormes distorsions comptables.

Un autre problème avec les tableurs est qu'ils fournissent une vue statique des données, donc les mettre au travail à travers des processus complexes et dynamiques est une idée assez inutile. Une vision d'entreprise holistique ne peut pas s'intégrer dans des états financiers secs et des rapports de fin de mois - les traduire en informations est une entreprise pénible.

Les changements constants du paysage financier ne laissent d'autre choix aux entreprises que d'évaluer rapidement ces changements et d'agir en conséquence. Dans ces conditions, ignorer une multitude de données stockées dans les systèmes de votre entreprise est non seulement imprudent, mais peut être dévastateur. La question est de savoir comment tirer parti des données verrouillées dans des feuilles de calcul ? Parcourir des centaines de pages de rapports traditionnels n'est pas un bon moyen de contrôler vos chiffres.

De plus, le calcul manuel des chiffres prend trop de temps, ce qui, en plus de prendre le temps précieux de vos employés, les empêche de prendre rapidement des décisions éclairées.

Les employés peuvent passer 3 à 5 jours par mois à remplir des feuilles de calcul Excel folles. Et puis, il y a la gestion des versions, qui, après avoir changé un seul chiffre ou déplacé des fichiers de travail vers d'autres dossiers partagés, ou après avoir partagé un fichier de présentation final avec des liens vers les fichiers de travail, implique de parcourir une douzaine d'autres fichiers pour s'assurer que tout correspond. Mais que se passe-t-il si les spécificités de votre entreprise vous obligent à prendre des décisions éclairées plus souvent que sur une base mensuelle ou même hebdomadaire ? Dans le même temps, personne n'est à l'abri d'un cas de force majeure, qui n'est pas programmé et appelle des actions immédiates.

— Maxim Hayan, partenaire financier

Enfin, les feuilles de calcul ne sont pas en corrélation avec le processus de planification, ce qui rend difficile pour le bureau des finances d'avoir une perspective claire de la situation actuelle et de prendre des mesures prospectives.

Effectuer une analyse du plan par rapport à la réalité, calculer la variance, extrapoler les données - tout cela est très difficile à faire dans Excel. Il suffit de changer le moindre détail pour que le tout s'effondre instantanément. De plus, c'est incroyablement gênant. Si vous utilisez des tableaux croisés dynamiques, ils ont tendance à se chevaucher, il est donc difficile d'imaginer à quoi ils ressembleront en réalité. Pas étonnant que l'ajout de données pour de nouvelles analyses ou périodes de rapport dans des fichiers Excel et le réglage fin de tous les tableaux et graphiques croisés dynamiques deviennent tout à fait décourageants.

— Maxim Hayan, partenaire financier

Les explications ci-dessus sur les raisons pour lesquelles les feuilles de calcul entravent le travail du service financier sont déjà suffisantes pour pencher vers la BI en finance. Cette technologie est capable de choses exceptionnelles. Continuez à lire pour en savoir plus sur la façon dont il pilote les tâches financières et comptables et sur ce qui rend exactement la Business Intelligence si attrayante pour les services financiers.

Derrière les jolies images : un regard détaillé sur les avantages de la Business Intelligence financière

Il existe une opinion selon laquelle la BI est avant tout un moyen de présenter des données. Pourtant, une visualisation exceptionnelle est loin de tout ce que la Business Intelligence financière peut offrir. Pour le dire clairement, les visuels ne sont qu'une fonctionnalité intéressante par rapport à un autre type de valeur que cette technologie apporte à votre organisation.

Si c'était juste une question de visualisation, ce ne serait pas du tout le point d'achoppement. Par exemple, les capacités de modélisation d'Excel permettent également de présenter des tableaux et des graphiques. Cependant, par rapport aux applications de Business Intelligence en finance, ses limites, telles que les restrictions de taille de données, les fonctions collaboratives médiocres et autres, sont assez importantes.

Ce que les départements financiers réclament, c'est quelque chose de plus rapide, quelque chose d'un simple clic pour obtenir des mises à jour en un rien de temps, quelque chose comme des outils de BI pour la finance.

1. Engagement approfondi des parties prenantes

L'incomparable avantage des services financiers de BI est qu'ils permettent une véritable implication des parties prenantes dans le « processus », à savoir la planification à long terme, la budgétisation, la prévision et la comparaison avec la réalité. Par exemple, si un directeur de succursale a une compréhension claire entre une entrée (certains indices, des plans de volumes de ventes, etc.) et une sortie, cela permet des conversations plus efficaces au sein du service. Avec les outils de BI en libre-service, comme Power BI, Tableau ou Qlik, les questions qui se posent lors des réunions sont traitées et résolues immédiatement - il n'est pas nécessaire de retourner voir les analystes pour préparer un autre rapport et de reporter la discussion à la prochaine fois.

De plus, l'accès aux solutions de BI via des appareils mobiles et des tablettes stimule également l'engagement des parties prenantes - rendant l'analyse des données plus accessible ; N'importe quand n'importe où.

2. Gain de temps. Beaucoup

Fini le temps où les entreprises n'avaient pas d'autre alternative que d'utiliser plusieurs fichiers Excel, de les faire correspondre et de les filtrer manuellement pour obtenir une image complète des données. Maintenant, l'alternative est là et c'est la Business Intelligence dans la finance, qui permet une préparation de rapport incomparablement plus rapide. Au lieu de près d'une semaine pour compiler les données, cela ne prend pas plus qu'une tasse de café tranquille et libère plusieurs jours complets pour le travail intellectuel.

Ajoutez à cela le fait qu'il y a des entreprises où vous ne pouvez pas vous permettre d'attendre la fin du mois pour prendre une décision. Par exemple, si vous avez affaire à des biens de consommation à rotation rapide, pour survivre, vous devez garder le doigt sur le pouls et un œil sur vos concurrents. Sinon, vos analyses sont inutiles.

La BI vous permet de voir et de saisir rapidement des données opérationnelles telles que, disons, les résultats de campagnes marketing. L'apport s'est avéré être le double de l'investissement ? Parfait! Tout ce que vous avez à faire est d'analyser exactement ce qui a causé cela et d'avancer dans la même direction. Alors qu'une campagne dans le rouge sert de signe évident pour changer de stratégie ou, au moins, faire quelques ajustements. Il existe également des éléments tels que le suivi des articles mal vendus ou ceux à faible marge. Il est difficile de faire cela dans Excel, surtout si vous avez dix, quinze ou vingt mille positions dans l'assortiment.

— Maxim Hayan, partenaire financier

3. Emplacement consolidé pour vos données

Imaginez la valeur ajoutée qu'un service financier peut apporter en analysant les données et en proposant des solutions, plutôt que de passer des éons à chercher des informations sur les opérations, la chaîne d'approvisionnement, les RH, les achats, les ventes et bien d'autres encore. Grâce à un système de BI à grande échelle, les données de toute l'entreprise et au-delà - en parlant de Big Data - sont rassemblées en un seul endroit.

Certaines entreprises doivent extraire des données de tout un ensemble de systèmes disparates, ce qui en soi est pénible, sans compter que certains de ces systèmes peuvent être obsolètes. La réingénierie complète des logiciels hérités prendra des années et coûtera des millions. Ainsi, le travail avec les données est géré de toutes les manières possibles : quelqu'un utilise FTP pour transférer des fichiers, d'autres téléchargent des fichiers CSV dans certains dossiers… Mais que se passe-t-il si le dossier est modifié ou si l'équipe informatique redémarre le serveur ? Pas étonnant que la sortie soit foirée. Pendant ce temps, un système de BI bien conçu et à part entière aide à organiser correctement ces données avec un entrepôt de données ou un lac de données et un processus ETL en un seul endroit.

— Maxim Hayan, partenaire financier

Avec la Business Intelligence pour un service financier, les employés ont la possibilité d'intégrer rapidement de nouvelles données dans l'entrepôt de données et d'interagir avec toutes les informations nécessaires en un seul endroit sans avoir à rechercher des données supplémentaires. Imaginez, vous pouvez avoir toutes vos sources disparates telles que le Web, SQL Server, Excel et les fichiers plats canalisés dans une solution préconfigurée, où ces données sont stockées, traitées et visualisées.

Il n'est plus nécessaire de jongler avec des dizaines d'onglets ouverts et des rapports séparés pour raconter une histoire. Quelles que soient les données que vous souhaitez rassembler, les logiciels de BI vous permettent de le faire sans accroc. Pour plus de détails, il suffit d'explorer le rapport source.

4. Autosuffisance

Le problème n'est peut-être même pas de rassembler des données provenant de différentes sources. Vous pouvez disposer d'un entrepôt de données et d'une équipe de développement interne dédiée à aider les utilisateurs avec les rapports de gestion. Mais cela ne vous empêchera toujours pas de parcourir tous les cercles de l'enfer informatique de l'entreprise tout en rédigeant les termes de référence autant de fois qu'il le faudra pour que vos besoins soient compris, et vous pouvez toujours vous retrouver avec quelque chose qui ne fonctionne pas. t entièrement travailler. La BI en finance, d'autre part, vous aide à libérer le plein potentiel de vos données - le genre que vous ne saviez pas que vous aviez - sans impliquer le service informatique.

5. Gestion financière efficace

En fournissant des analyses commerciales financières robustes intégrées dans des tableaux de bord, la BI rend la gestion financière plus efficace sur tous les fronts.

• Gestion de trésorerie

Les flux de trésorerie sont cruciaux dans les conditions non idéales dans lesquelles les affaires courantes doivent fonctionner - lorsqu'une crise est suivie d'une autre. Certains clients demandent des délais prolongés, et d'autres ralentissent simplement les paiements… Avec BI, vous aurez une visibilité sur votre flux de trésorerie et ferez des prévisions précises pour améliorer sa santé.

Souvent, les entreprises font faillite non pas parce qu'elles ne sont pas rentables, mais parce qu'elles ont un déficit de trésorerie. La gestion des flux de trésorerie est la priorité absolue de tout directeur financier. Ainsi, toutes les entreprises qui travaillent sur commande et dont le cycle de production est suffisamment long ne pourront probablement pas se passer des services financiers de BI.

— Maxim Hayan, partenaire financier

Par exemple, avec le rapport Vue d'ensemble de la trésorerie dans Power BI, vous aurez une idée des entrées et des sorties dans la devise du système, du solde bancaire total et du solde par entité juridique, du solde actuel par rapport au solde prévu, etc. Pendant ce temps, la prévision des flux de trésorerie elle-même vous permet d'aller plus en détail et d'obtenir des résumés des prévisions quotidiennes.

• La gestion des recettes

Les questions critiques telles que quoi, quand et qui vendre ainsi que le prix à fixer peuvent être résolues plus facilement et plus précisément lorsque les données sont collectées, interprétées et visualisées par un système de BI financière.

La Business Intelligence offre une analyse à 360 degrés des prix, des stocks, des campagnes promotionnelles et des lancements de produits. La gestion des revenus basée sur la BI aide les entreprises d'un large éventail de secteurs à garder les lumières allumées et à atteindre la rentabilité cible. Prenez, par exemple, les chaînes hôtelières qui utilisent la BI pour déterminer les tarifs optimaux des chambres, les réservations prévisionnelles, les besoins en personnel, les niveaux d'inventaire et d'autres ressources pour éviter les problèmes d'approvisionnement et de personnel pendant les saisons mortes et les hautes saisons.

• Gestion des dépenses

Pour toute organisation qui souhaite rester dans l'entreprise, il est important de payer les factures à temps, ce qui ne peut se faire sans une bonne gestion des dépenses. Mais qu'est-ce qui le rend ainsi? BI, entre autres, est conçu pour suivre les dépenses de l'entreprise. Il permet aux entreprises de remplacer les piles de reçus et de feuilles de calcul par des tableaux de bord perspicaces pour obtenir une vue globale des dépenses du personnel, assurer la conformité aux politiques de dépenses et suivre les tendances T&E.

La décision d'utiliser un logiciel spécial pour gérer les coûts de l'entreprise devient encore plus efficace lorsqu'elle est renforcée par des tableaux de bord programmés et des rapports par e-mail. Ces tactiques aident les responsables à garder un œil sur leurs employés, à configurer des alertes et des notifications pour gérer les dépenses en temps opportun et à connecter les outils de BI aux systèmes de dépenses, de facturation et de réservation de voyages en ligne de votre organisation.

6. Prévision précise

Grâce aux applications de Business Intelligence en finance, vous pouvez réunir le plan et le fait sur un même niveau de logique métier, dans un seul outil. Et si cet outil est aussi capable de montrer en quoi consiste un fait et pourquoi il est comme ça ; c'est inestimable.

Supposons que vous créiez une unité commerciale, vous deviez donc acheter des licences SAP supplémentaires, ou qu'un nouveau site de production soit ajouté, ce qui impliquait une infrastructure supplémentaire. Au bout d'un moment, tout devient oublié - vous pouvez, bien sûr, déterrer la présentation du budget pour la période requise, mais il est beaucoup plus pratique, fiable et plus rapide de cliquer simplement sur la cellule avec le numéro, où il y aura une note avec le nom de la personne qui l'a ajouté et la date à laquelle il a été fait.

Si le plan diffère de la réalité, vous pouvez effectuer une analyse détaillée pour voir à quoi sont dus les écarts. Les données deviennent disponibles : vous pouvez faire à la fois de la synthèse et de l'analyse sans avoir à chercher certains mails, à parcourir les tableaux, ou à appeler un contrôleur.

7. Rapports sans faille

La tâche manuelle irréfléchie consistant à copier et coller des chiffres est sujette aux erreurs et peut saper la confiance dans vos données financières. Heureusement, tout ce gros travail peut être fait pour vous par la Business Intelligence financière. L'utilisation d'un logiciel de BI pour l'accès direct aux données et l'automatisation des rapports vous fait gagner du temps, de l'argent et, surtout, une réputation de spécialiste, qui « prend des décennies à construire et cinq minutes à perdre ».

De plus, la BI apporte plus de crédibilité aux données en distinguant les bonnes et les mauvaises données. Une analyse correcte n'est possible que lorsque les données sont de bonne qualité. C'est pourquoi il ne suffit pas de simplement recueillir des informations. Le processus ETL, qui se situe au cœur des systèmes de BI, est conçu pour assurer une bonne qualité des données dans l'entrepôt grâce à la standardisation et à la suppression des doublons.

De plus, la santé des données peut être maintenue en effectuant des audits réguliers ou en travaillant avec des experts en données fiables qui savent exactement quelles mesures prendre pour optimiser la qualité des données.

8. Visibilité de toute l'organisation

Ce dont un directeur financier a le plus besoin, c'est d'un guichet unique pour toutes les informations financières. Armés de tableaux de bord calibrés pour suivre les données de l'ensemble de l'entreprise, les C-suites peuvent approfondir les rapports pour trouver des réponses à toutes les questions financières. Comment se comparent les coûts de production d'unités similaires dans différentes entreprises ? Nos volumes de production sont-ils différents par rapport à la même période l'an dernier ? Quels sont les moteurs des écarts ? Comment nos performances correspondent-elles aux prévisions et au budget ? Quels sont les articles à rotation lente qui devraient être supprimés de la chaîne d'approvisionnement ? En parlant de cela, BI fait un excellent travail couvrant cette partie de l'entreprise.

Maintenant, répondre à ces questions est un jeu d'enfant. Et, en plus de cela, il est devenu beaucoup plus facile d'expliquer la corrélation entre les chiffres et les travailleurs non financiers.

— Nastassia Naruta, contrôleur financier pour un fabricant allemand d'appareils électroménagers haut de gamme

9. Données consommables

L'analytique financière n'a jamais été aussi claire que l'a fait la technologie BI. Modèles et tendances cachés, connexions non évidentes, opportunités inaperçues et menaces sous-estimées - tout cela ressort instantanément lorsqu'il est reflété sur un tableau de bord. En plus de présenter des concepts complexes dans un format digeste, une visualisation de données robuste démocratise les données et communique des informations à l'ensemble de l'organisation en déterminant pourquoi elle fonctionne d'une certaine manière et ce que vous pouvez faire pour améliorer les chiffres.

De cette façon, les outils de BI pour la finance sont un élément indispensable de toute entreprise moderne pour analyser les KPI financiers par rapport aux performances de l'entreprise et présenter une vue dynamique des tendances marketing, de l'intérêt des produits et du sentiment des clients pour mettre en évidence les futures opportunités stratégiques.

À quoi ressemble la Business Intelligence pour un département financier ? Présentation d'un exemple de tableau de bord

Après avoir subi les transformations, les données peuvent être regroupées en fonction des packages de rapports prédéfinis personnalisés, tels que le tableau de bord CFO, le briefing d'événement, l'analyse comparative, etc. Ci-dessous, nous avons préparé un exemple de tableau de bord de performance financière, qui résume les 10 les KPI les plus pertinents sur un seul écran.

La ligne du haut affiche les bénéfices, les ventes, la quantité vendue et le nombre de commandes de l'année en cours par rapport à l'année précédente. La deuxième ligne illustre les bénéfices et les ventes par catégorie, tandis que la troisième affiche les ventes par marge, ainsi que les bénéfices et les marges de diverses sous-catégories de biens.

Pour regarder de plus près et mieux comprendre, les utilisateurs peuvent explorer les données en cliquant sur les domaines pertinents, tels que les ventes. Cette action fait apparaître un rapport spécifique qui affiche les détails granulaires des KPI et des pilotes. Le rapport s'ouvre immédiatement et fournit une analyse des causes profondes des informations affichées dans le tableau de bord.

Il n'y a pas que le responsable financier qui peut bénéficier de ces tableaux de bord. D'autres spécialistes du service financier (par exemple, les contrôleurs financiers) peuvent les utiliser pour obtenir des informations sur leurs domaines d'intervention.

La solution BI peut également être complétée par la technologie IA pour analyser plus en profondeur les données et réussir l'analyse prescriptive.

Prenez une longueur d'avance avec les services financiers BI

Tous les avantages que la Business Intelligence financière apporte aux organisations, en fait, peuvent être combinés en un seul - un avantage concurrentiel. En étant capable d'automatiser le traitement des chiffres, de stocker et de traiter les données dans un seul endroit et de les présenter dans un format compréhensible pour toutes les parties prenantes, vous gagnez un temps considérable sur une analyse approfondie et holistique et vous vous assurez que la prise de décision est guidée par les données plutôt que par l'intuition. Et cela vous permettra certainement de vous sentir plus à l'aise sur le marché et d'agir en toute confiance, tandis que ceux qui hésitent à embrasser la puissance de la technologie voleront à l'aveuglette.

L'article est initialement publié ici.