如何利用金融商業智能？ （非）顯著的好處揭示

財務部門當然擁有豐富的，是數據。 它來自任何地方：電子表格、發票、日記帳分錄等等。 一個真正的寶藏，對吧？ 不幸的是，大量數據本身並不能保證您將能夠釋放其所有隱藏的潛力。 Forrester 報告稱，多達 73% 的企業數據未用於分析。 那麼可以做些什麼來改變現狀呢？ 財務商業智能滿足財務領導者對動態建模、整體數據分析和準確規劃的需求。

電子表格有什麼問題？

許多 CFO 仍然沒有準備好將 Excel 換成金融領域的 BI 工具，他們的邏輯是不觸及已經運行的系統。 但真的嗎？ 長期以來，電子表格一直被用於保存記錄和進行數據分析，甚至沒有人質疑它們是否值得。

但是，有很多理由說明您不應再依賴苔蘚生長的解決方案並考慮開發新的替代方案。

造成這種情況的主要原因之一是容易出現人為錯誤。 根據各種研究，10 個電子表格中有 9 個包含錯誤。鑑於手動數據輸入，這一點也不奇怪。 即使是小數點錯位也可能導致巨大的會計扭曲。

電子表格的另一個問題是它們提供了數據的靜態視圖，因此讓它們在復雜和動態的過程中工作是一個毫無用處的想法。 全面的業務願景無法融入枯燥的財務報表和月末報告——將它們轉化為洞察力是一項艱鉅的任務。

金融環境的不斷變化讓企業別無選擇，只能快速評估這些變化並採取行動。 在這些情況下，忽略存儲在企業系統中的大量數據不僅是不明智的，而且可能是毀滅性的。 問題是您可以利用電子表格中鎖定的數據嗎？ 瀏覽數百頁的傳統報告並不是控制數字的好方法。

此外，手動處理數字需要花費太多時間，這會佔用員工的寶貴時間，導致無法快速做出明智的決策。

員工每月可能要花 3-5 天時間填寫一些瘋狂的 Excel 電子表格。 然後是版本控制，在更改一個數字或將工作文件移動到其他共享文件夾之後，或者在共享帶有一些工作文件鏈接的最終演示文件之後，涉及運行十幾個其他文件以確保一切都適合。 但是，如果您的業務細節要求您比每月甚至每週更頻繁地做出明智的決定怎麼辦？ 同時，任何人都無法免受不可抗力的影響，因為不可抗力不是預定的，需要立即採取行動。

— Maxim Hayan，金融業務合夥人

最後，電子表格與規劃流程不相關，這使得財務部門難以清楚地了解當前情況並採取前瞻性行動。

進行計劃與實際分析、計算方差、推斷數據——所有這些在 Excel 中都非常具有挑戰性。 改變一點點細節就足以讓整個事物瞬間崩潰。 此外，它非常不方便。 如果您使用數據透視表，它們往往會重疊，因此很難想像它們實際上會是什麼樣子。 難怪在 Excel 文件中為新的分析或報告週期添加數據以及微調所有數據透視表和圖表變得完全令人沮喪。

— Maxim Hayan，金融業務合夥人

上面關於電子表格為什麼會阻礙財務部門工作的解釋已經足以讓財務部門傾向於 BI。 這項技術能夠做出傑出的事情。 繼續閱讀以了解更多關於它如何推動財務和會計任務以及究竟是什麼讓商業智能對金融服務如此有吸引力。

漂亮圖片的背後：詳細了解金融商業智能的好處

有一種觀點認為，BI 首先是一種呈現數據的方式。 然而，出色的可視化遠非金融商業智能所能提供的一切。 明確地說，與這項技術為您的組織帶來的另一種價值相比，視覺效果只是一個不錯的功能。

如果只是形象化的問題，那根本就不是癥結所在。 例如，Excel 的建模功能也允許呈現圖表和圖形。 然而，與金融領域的商業智能應用相比，它的數據量限制、協作功能差等限制相當顯著。

財務部門迫切需要的是更快的東西，“點擊按鈕”可以立即獲得更新，比如用於財務的 BI 工具。

1. 深入的利益相關者參與

BI 金融服務的無可比擬的優勢在於，它們讓利益相關者真正參與到“過程”中，即長期規劃、預算、預測和與現實的比較。 例如，如果分公司經理對輸入（某些指標、銷售量計劃等）和輸出有清晰的理解，則可以在部門內進行更有效的對話。 使用 Power BI、Tableau 或 Qlik 等自助式 BI 工具，會議中出現的問題會立即得到解決和回答——無需返回分析師準備另一份報告並將討論推遲到下一次。

此外，通過移動設備和平板電腦訪問 BI 解決方案也提高了利益相關者的參與度——使數據分析更易於訪問； 隨時隨地。

2. 節省時間。 很多

公司別無選擇，只能使用多個 Excel 文件，手動匹配和過濾它們以全面了解數據的時代已經過去。 現在，替代方案就在這裡，它是金融中的商業智能，它提供了無與倫比的更快的報告準備。 無需花費將近一周的時間來編譯數據，只需悠閒地喝杯咖啡，就可以騰出整整幾天的時間來從事智力工作。

再加上有些企業不能等到月底再做決定。 例如，如果您正在處理快速消費品，為了生存，您必須密切關注脈搏並關注您的競爭對手。 否則，您的分析毫無意義。

BI 允許您查看并快速掌握運營數據，例如營銷活動的結果。 貢獻竟然是投資的兩倍？ 完美的！ 您所要做的就是準確分析造成這種情況的原因並朝著相同的方向前進。 而紅色運動是改變策略或至少進行一些調整的明顯跡象。 還有諸如跟踪不良銷售商品或低利潤商品之類的事情。 在 Excel 中很難做到這一點，尤其是當您在分類中有十、十五或兩萬個職位時。

— Maxim Hayan，金融業務合夥人

3. 數據的合併位置

想像一下，財務部門可以通過分析數據和提供解決方案帶來多少價值，而不是花費大量時間來爭奪運營、供應鏈、人力資源、採購、銷售等方面的信息。 多虧了全面的 BI 系統，來自公司內外的數據——說到大數據——被收集在一個地方。

有些公司必須從一整套不同的系統中提取數據，這本身就是一種痛苦，更不用說其中一些系統可能已經過時了。 遺留軟件的完全重新設計將花費數年時間並花費數百萬美元。 因此，處理數據的方式有任何可能：有人使用 FTP 傳輸文件，其他人將 CSV 文件上傳到特定文件夾……但是如果文件夾被更改或 IT 團隊重新啟動服務器怎麼辦？ 難怪輸出搞砸了。 同時，一個設計良好、成熟的 BI 系統有助於在一個地方通過數據倉庫或數據湖和 ETL 流程正確組織這些數據。

— Maxim Hayan，金融業務合夥人

借助面向財務部門的商業智能，員工能夠將新數據快速整合到數據倉庫中，並在一個位置與所有必要信息進行交互，而無需搜索其他數據。 想像一下，您可以將所有不同的來源（例如 Web、SQL Server、Excel 和平面文件）匯集到一個預配置的解決方案中，並在其中存儲、處理和可視化這些數據。

不再需要同時處理數十個打開的選項卡和單獨的報告來講述一個故事。 無論您想將什麼數據放在一起，BI 軟件都可以讓您輕鬆完成。 有關更多詳細信息，只需深入了解源報告即可。

4. 自給自足

問題甚至可能不在於將來自不同來源的數據整合在一起。 您可能有一個數據倉庫和一個內部開發團隊，致力於幫助用戶進行管理報告。 但這仍然不會讓您在製定職責範圍的同時盡可能多地了解您的需求，並且您可能仍然會得到一些不了解的東西。 t 完全工作。 另一方面，金融中的 BI 可幫助您釋放數據的全部潛力——您從未知道自己擁有的那種潛力——而無需 IT 部門參與。

5. 有效的財務管理

通過在儀表板中提供強大的財務業務分析，BI 使財務管理在各個方面都更加高效。

• 現金流管理

在當前業務必須運轉的非理想條件下，現金流至關重要——當一場危機緊隨其後時。 一些客戶要求延長期限，而另一些則只是放慢付款速度……借助 BI，您將了解您的現金流並做出準確的預測以改善其健康狀況。

通常，公司破產不是因為它們無利可圖，而是因為它們有現金赤字。 現金流管理是任何 CFO 的首要任務。 這樣一來，所有按訂單工作且生產週期足夠長的企業都不太可能沒有 BI 金融服務。

— Maxim Hayan，金融業務合夥人

例如，通過 Power BI 中的現金概覽報告，你將掌握系統貨幣的流入和流出、銀行總餘額和法人實體的餘額、今天的實際餘額與預測餘額等等。 同時，現金流量預測本身可以讓您更詳細地了解每日預測摘要。

• 收入管理

當金融 BI 系統收集、解釋和可視化數據時，可以更輕鬆、更準確地回答諸如出售什麼、何時、出售誰以及設定什麼價格等關鍵任務問題。

商業智能提供對定價、庫存、促銷活動和產品發布的 360 度分析。 BI 驅動的收入管理可幫助各行各業的企業保持活力並達到目標盈利能力。 例如，連鎖酒店使用 BI 來確定最佳房價、預測預訂、人員需求、庫存水平和其他資源，以避免在淡季和旺季期間出現採購和人員配備問題。

• 費用管理

對於任何想要留在業務中的組織來說，按時支付賬單很重要，如果沒有適當的費用管理，這是無法做到的。 但是是什麼讓它如此呢？ 除其他外，BI 旨在跟踪公司的開支。 它使企業能夠用富有洞察力的儀表板替換成堆的收據和電子表格，以全面了解員工支出，確保遵守費用政策並跟踪 T&E 趨勢。

在預定的儀表板和報告電子郵件傳遞的支持下，使用特殊軟件來管理公司成本的決定變得更加有效。 這些策略可幫助管理人員密切關注他們的員工，設置警報和通知以及時管理費用，並將 BI 工具連接到您組織的費用、計費和在線旅行預訂系統。

6.準確的預測

多虧了金融領域的商業智能應用程序，您可以在一個單一工具中將計劃和事實結合在一個業務邏輯級別上。 如果這個工具也能夠顯示一個事實是由什麼組成的，以及為什麼會這樣； 這是無價的。

假設您建立了一個業務部門，因此您必須購買額外的 SAP 許可證，或者添加了一個新的生產站點，這需要額外的基礎設施。 過了一會兒，這一切都被遺忘了——當然，您可以挖掘所需期間的預算演示文稿，但只需單擊帶有數字的單元格就更方便、可靠和快捷，那裡會有附有添加者姓名和完成日期的註釋。

如果計劃與事實不同，您可以進行深入研究以查看差異的原因。 數據變得可用：您可以進行綜合和分析，而無需查找一些電子郵件、瀏覽表格或調用控制器。

7. 無故障報告

複製和粘貼數字的輕率手動任務很容易出錯，並且會破壞對您的財務數據的信任。 幸運的是，金融商業智能可以為您完成所有這些繁重的工作。 使用 BI 軟件進行直接數據訪問和報告自動化可以節省您的時間、金錢，最重要的是，可以節省專家的聲譽，這“需要數十年的時間才能建立，而要花費五分鐘的時間”。

此外，BI 通過區分好數據和壞數據，為數據帶來了更高的可信度。 只有當數據質量不錯時，才能進行適當的分析。 這就是為什麼僅僅收集信息是不夠的。 ETL 流程是 BI 系統的核心，旨在通過標準化和刪除重複來確保倉庫中數據的良好質量。

此外，可以通過定期審計或與可靠的數據專家合作來維護數據健康，這些專家確切地知道要採取哪些步驟來優化數據質量。

8. 整個組織的可見性

首席財務官最需要的是所有財務信息的一站式服務。 借助經過校準的儀表板跟踪整個公司的數據，最高管理層可以深入研究報告，以找到任何與財務相關的問題的答案。 不同企業生產類似單位的成本如何比較？ 與去年同期相比，我們的產量是否有所不同？ 差異的驅動因素是什麼？ 我們的業績如何與預測和預算相符？ 哪些滯銷商品應該從供應鏈中剔除？ 說到這一點，BI 在涵蓋這部分業務方面做得很好。

現在，回答這些問題是兒戲。 而且，最重要的是，向非金融工作者解釋這些數字之間的相關性變得更加容易。

— Nastassia Naruta，一家德國高檔家用電器製造商的財務總監

9. 消耗性數據

金融業務分析從未像 BI 技術那樣清晰。 隱藏的模式和趨勢、不明顯的聯繫、未被注意到的機會和被低估的威脅——當反映在儀表板上時，所有這些都會立即浮出水面。 除了以易於理解的格式呈現複雜的概念外，強大的數據可視化還通過確定數據以某種方式執行的原因以及您可以採取哪些措施來提高數字，從而使數據民主化並在整個組織中傳達見解。

這樣，用於財務的 BI 工具是任何現代公司不可或缺的組成部分，用於根據業務績效分析財務 KPI，並呈現營銷趨勢、產品興趣和客戶情緒的動態視圖，以突出未來的戰略機遇。

財務部門的商業智能看起來如何？ 儀表板示例概述

經過轉換後，數據可以根據自定義的預構建報告包進行分組，例如 CFO 儀表板、事件簡報、基準測試等。下面我們準備了一個財務績效儀表板的示例，總結了 10在單個屏幕上顯示最相關的 KPI。

最上面一行顯示了本年度與上一年相比的利潤、銷售額、銷售數量和訂單數量。 第二行按類別顯示利潤和銷售額，而第三行按利潤率顯示銷售額，以及各種商品子類別的利潤和利潤率。

為了更仔細地查看和更好地了解，用戶可以通過單擊相關區域（例如銷售）來深入了解數據。 此操作會顯示一個特定報告，其中顯示 KPI 和驅動程序的詳細信息。 該報告會立即打開，並對儀表板中顯示的信息進行根本原因分析。

不僅財務主管可以從這些儀表板中受益。 財務部門的其他專家（例如財務總監）可以利用它們來深入了解他們的重點領域。

BI 解決方案還可以輔以 AI 技術，以進一步分析數據並成功進行規範分析。

開始使用 BI 金融服務

事實上，財務商業智能給組織帶來的所有好處都可以合二為一——競爭優勢。 能夠在一個單一的地方自動處理數據、存儲和處理數據，並以所有利益相關者都可以理解的格式呈現它，您可以節省大量深入和整體分析的時間，並確保決策由數據而不是數據驅動而不是憑直覺。 而這肯定會讓你在市場上感覺更自在，自信地行動，而那些不願擁抱科技力量的人則會盲目飛行。

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