Pourquoi vous ne pouvez pas prendre au sérieux la productivité à moins d'optimiser la façon dont vos employés utilisent votre espace
Publié: 2019-08-04L'environnement de votre espace de travail détermine votre productivité.
La productivité s'épuise lorsqu'il y a un manque d'espace de réunion.
Les startups ont de plus en plus opté pour des espaces partagés comme WeWork.
Je finance des startups pour gagner ma vie et avant cela, j'ai dirigé deux startups de logiciels que j'ai fondées. J'ai passé d'innombrables heures à examiner les finances historiques, les budgets, les prévisions et les projections futures. Avec une startup technologique standard, je peux vous dire dans mon sommeil que vos deux principaux postes de coûts sont de loin les personnes (entre 60 et 75 % des coûts totaux) et l'espace (10 à 20 % des coûts totaux). Le seul autre élément de coût important que je vois dans certaines startups en démarrage est l'inventaire (pour les entreprises de matériel ou de commerce électronique).
Dans les premiers stades d'une entreprise, une startup entasse souvent autant de personnes que possible dans de petites pièces afin d'économiser sur les frais de bureau. Lorsqu'une entreprise lève des capitaux, elle commence inévitablement à chercher des bureaux afin d'augmenter la productivité et le bonheur des travailleurs. Parce qu'il est difficile de prédire l'espace dont vous aurez besoin au fur et à mesure que vous vous développez (ou, avalez, à la baisse), les startups se tournent de plus en plus vers des espaces partagés comme WeWork, qui agissent un peu comme l'hébergement cloud en ce sens qu'ils vous permettent d'augmenter ou de réduire votre entreprise se développe ou ralentit.
Quiconque a passé du temps dans des startups peut vous dire qu'il existe un tas de pertes de productivité qui peuvent provenir de ces environnements :
- Manque d'espace de réunion pour discuter
- Incapacité à se concentrer en raison d'être entouré de "gros parleurs"
- D'énormes files d'attente aux contrôles de sécurité partagés, aux ascenseurs ou aux files d'attente pour le déjeuner
Connaître les problèmes de "gestion des personnes autour des espaces" était l'une des principales raisons pour lesquelles j'ai soutenu la société Density, qui a construit un "capteur de profondeur" suspendu au-dessus des portes et qui suit anonymement les espaces, comme le montre le GIF ci-dessous.
La technologie est maintenant déployée sur de nombreux clients, notamment LinkedIn, NYU, Dropbox, Envoy et bien d'autres. Nous avons donc beaucoup appris sur la façon dont les gens utilisent des solutions comme Density pour augmenter la productivité, améliorer la sécurité physique et mieux faire correspondre l'espace avec les gens. Vous trouverez ci-dessous quelques excellents exemples de problèmes et de solutions courants que nous avons rencontrés :
Le campeur de la salle de réunion / le squatteur/fantôme de la salle de réunion
Gartner estime que l'employé moyen passe 27 heures par an à chercher des espaces disponibles pour se rencontrer - c'est rarement parce que les entreprises n'ont pas assez d'espace. Le plus souvent, c'est parce qu'ils n'ont pas la bonne combinaison d'espace de travail petit / grand / flexible et, par conséquent, les gens ont tendance à monopoliser l'espace lorsqu'il est disponible.
Une fois que les organisations évoluent, elles mettent inévitablement en œuvre des systèmes pour rendre la réservation d'espaces partagés plus simple et généralement plus démocratique - la procédure générale étant que vous "réservez une salle de réunion" à l'heure via un système de planification. Nous avons tous connu le « squatter » qui entre dans une salle de réunion et les startups qui y travaillent organisent une réunion 1 à 1 dans une salle conçue pour 12 personnes et ne prennent pas la peine de la réserver. Certaines personnes font le chemin inverse et réservent des heures entières afin de pouvoir «camper» dans une salle de réunion pour effectuer de longues périodes de travail tranquille ou prendre 1 à 1 réunions au détriment des besoins du groupe.
Recommandé pour vous:
Les entrepreneurs ne peuvent pas créer de startups durables et évolutives via "Jugaad": Cit ...
Comment Metaverse va transformer l'industrie automobile indienne
Que signifie la disposition anti-profit pour les startups indiennes ?
Comment les startups Edtech aident la main-d'œuvre indienne à se perfectionner et à se préparer pour l'avenir...
Stocks technologiques de la nouvelle ère cette semaine : les problèmes de Zomato continuent, EaseMyTrip publie des...
Les startups indiennes prennent des raccourcis à la recherche de financement
Tout aussi problématique est le «fantôme» qui réserve la salle de réunion pendant des heures pour bloquer la salle, ne l'utilisant que périodiquement. J'ai vu ce genre de comportement il y a même 20 ans lorsque je travaillais chez Accenture où le personnel était principalement sur les sites des clients, mais quand ils sont retournés au bureau, il y avait une ruée vers la réservation fantôme des salles de réunion limitées.
Chez Density, nous avons travaillé avec des clients pour intégrer dans leur système Outlook afin que la direction puisse mieux évaluer quand les équipes ont réservé un espace de salle de réunion, puis comparer avec les données du capteur Density pour voir quand la salle a été réellement utilisée. Il peut comparer les heures réservées et utilisées ainsi que le nombre de personnes réservées par rapport au nombre de personnes présentes dans le but d'aider l'entreprise à mieux gérer ses ressources d'espace limitées.
L'énigme du déjeuner
Les files d'attente pour le déjeuner constituent un autre drain majeur de productivité à mesure que les entreprises évoluent (ou lorsque les espaces de travail partagés se remplissent). Nous avons vu de plus en plus d'entreprises utiliser Density pour mieux suivre le flux de personnes à travers les commissariats au petit-déjeuner, au déjeuner et au dîner. Ils l'ont intégré aux systèmes internes sur Slack ou Facebook Messenger pour permettre aux employés de vérifier les temps d'attente en temps réel et de planifier leurs journées en conséquence. Cela a également aidé la direction à déterminer comment doter en personnel le personnel du restaurant aux heures de pointe. Nous avons même vu des compagnies aériennes et des agences de voyage avant-gardistes utiliser ces capteurs pour mieux suivre les niveaux de personnel des salons tout au long de la journée.
Le hayon
La plupart des bureaux utilisent la sécurité physique pour protéger à la fois les actifs et la sécurité, mais nous avons tous été témoins du « talonneur » qui attend que quelqu'un d'autre scanne sa carte, puis marche rapidement derrière eux et obtient l'accès. C'est beaucoup plus difficile à faire dans les immeubles de grande hauteur avec suffisamment de gardes de sécurité, mais même là, les problèmes persistent après les heures de bureau. Comme vous le verrez dans la vidéo ci-dessous, Dropbox a utilisé Density associé à son système de contrôle d'accès pour signaler la sécurité chaque fois qu'il y a un hayon. Dans la vidéo, ils montrent une situation réelle (visages flous) où un hayon se faisant passer pour un autre employé regardant son smartphone, qui est ensuite entré par effraction et a volé plusieurs ordinateurs portables. Ce problème est encore plus prononcé sur les campus où les bâtiments ont plus de points d'entrée et de sortie. Dropbox avait plus de 100 événements de talonnage par semaine et bien que la plupart d'entre eux ne soient probablement pas néfastes, la sensibilisation des employés au problème est la première ligne de défense.
L'espace perdu / les salles de réunion surdimensionnées
Le groupe qui apprécie le plus la capacité de savoir comment les gens utilisent les espaces est peut-être les groupes de gestion des installations responsables de la planification de l'espace. Au fur et à mesure que les entreprises se développent, vous trouvez naturellement des salles de réunion construites pour 12 mais utilisées principalement pour 2 à 4 personnes à la fois qui seraient plus efficacement construites dans 2 salles de réunion. Nous voyons des entreprises qui font de grandes acquisitions et doivent trouver comment consolider les entreprises et le personnel. Au cours d'un pilote client, une entreprise Fortune 1000 a découvert qu'une salle de conférence pour 8 personnes était utilisée par 3 personnes ou moins pendant 78 % de toutes les heures ouvrables ; il a été utilisé par 8 personnes (sa capacité prévue) seulement 3 % du temps. En élargissant l'étude et en adaptant la taille de leur combinaison de salles de conférence, cette entreprise est susceptible de résoudre son problème de salle de réunion et d'économiser des dizaines de millions de dollars en coûts d'expansion immobilière évités.
Le risque d'assurance
Avez-vous déjà remarqué lorsque vous entrez dans un bar, une salle de concert, un stade ou un lieu similaire et qu'il y a une personne avec un compteur qui clique lorsque vous traversez ? Il est presque certain que ce qu'ils font est de surveiller manuellement la taille des foules à des fins d'assurance (et finalement de sécurité).
Nous avons maintenant des sites qui utilisent Density pour contrôler la taille des foules et s'assurer qu'ils ne violent pas leurs polices d'assurance. Un bar avec lequel nous travaillions recevait chaque mois plusieurs amendes de 1 000 $ du service des incendies pour dépassement de capacité, malgré le personnel disponible pour compter manuellement. Après avoir installé Density, le prévôt des incendies a regardé le décompte sur l'iPhone du gérant du bar et a dit : « c'est vraiment cool ». Il les a ensuite laissés tranquilles car ils pouvaient prouver qu'ils respectaient le code.
Cas d'utilisation non intentionnels
À ce jour, nous avons vu beaucoup de choses! Des personnes souhaitant que Density vérifie que les patients atteints de la maladie d'Alzheimer ne se déplacent pas en dehors d'un espace convenu à l'avance aux entreprises de l'économie des concerts souhaitant pouvoir suivre de manière anonyme si leurs employés ou si leurs clients initient un contact physique indésirable. Les gens me demandent souvent "pourquoi n'utilisent-ils pas simplement des caméras ?" Bien sûr, il existe de bonnes utilisations pour les caméras dans des domaines comme la surveillance, mais dans le monde moderne, il existe de nombreux endroits où nous voulons suivre le flux de personnes (l'utilisation de la salle de bain, juste un exemple !) mais nous ne voulons pas enregistrer les gens. De plus, la capacité d'interpréter les données et de traiter les volumes d'informations est beaucoup plus rentable lorsqu'il s'agit de « polygones » (formes d'un laser) que de traiter des séquences vidéo complètes.
[Cet article est apparu en premier sur les deux côtés de la table et a été reproduit avec permission.]