Por qué no puede tomarse en serio la productividad a menos que optimice la forma en que su gente usa su espacio
Publicado: 2019-08-04El entorno de su espacio de trabajo determina su productividad.
La productividad se agota cuando hay falta de espacio para reuniones.
Las startups han optado cada vez más por espacios compartidos como WeWork.
Financio nuevas empresas para ganarme la vida y antes de eso dirigí dos nuevas empresas de software que fundé. He pasado incontables horas mirando finanzas históricas, presupuestos, pronósticos y proyecciones futuras. Con una startup de tecnología estándar, puedo decirle mientras duermo que sus dos elementos de mayor costo son, con diferencia, las personas (entre el 60 y el 75 % de los costos totales) y el espacio (el 10 y el 20 % de los costos totales). El único otro elemento de costo significativo que veo en algunas nuevas empresas en etapa inicial es el inventario (para empresas de hardware o comercio electrónico).
En las primeras etapas de una empresa, una startup a menudo meterá a tantas personas en habitaciones pequeñas como sea posible para ahorrar en costos de oficina. Cuando una empresa recauda capital, inevitablemente comienza a buscar espacio de oficinas para aumentar la productividad y la felicidad de los trabajadores. Debido a que es difícil predecir cuánto espacio necesitará a medida que se expande (o, trago, se reduce), las nuevas empresas recurren cada vez más a espacios compartidos como WeWork, que actúan un poco como el alojamiento en la nube, ya que le permiten escalar hacia arriba o hacia abajo como su negocio se expande o se ralentiza.
Cualquiera que haya pasado tiempo con startups puede decirle que hay un montón de drenajes de productividad que pueden provenir de estos entornos:
- Falta de espacio de reunión para tener discusiones.
- Incapacidad para concentrarse debido a estar rodeado de "habladores ruidosos"
- Enormes filas de espera en los controles de seguridad compartidos, los ascensores o las filas para almorzar
Conocer los problemas de "manejar a las personas en los espacios" fue una de las principales razones por las que respaldé a la empresa Density, que construyó un "sensor de profundidad" que cuelga sobre las puertas y rastrea los espacios de forma anónima, como se ve en el GIF a continuación.
La tecnología ahora se implementa en muchos clientes, incluidos LinkedIn, NYU, Dropbox, Envoy y muchos otros, por lo que hemos aprendido mucho sobre cómo las personas usan soluciones como Density para aumentar la productividad, mejorar la seguridad física y combinar mejor el espacio con las personas. A continuación se muestran algunos excelentes ejemplos de problemas comunes y soluciones que hemos visto:
El campista de la sala de reuniones/el okupa/fantasma de la sala de reuniones
Gartner estima que el empleado promedio pasa 27 horas al año buscando espacios disponibles para reunirse; esto rara vez se debe a que las empresas no tienen suficiente espacio. La mayoría de las veces, se debe a que no tienen la combinación correcta de espacio de trabajo pequeño/grande/flexible y, como resultado, las personas tienden a acaparar el espacio cuando está disponible.
Una vez que las organizaciones escalan, inevitablemente implementan sistemas para hacer que la reserva de espacios compartidos sea más ágil y, por lo general, más democrática; el procedimiento general es que "reserva una sala de reuniones" por hora a través de un sistema de programación. Todos hemos experimentado al "ocupante ilegal" que simplemente entra en una sala de reuniones y las empresas emergentes que trabajan en una reunión 1-1 en una sala construida para 12 y no se molesta en reservarla. Algunas personas toman la ruta opuesta y reservan horas para que puedan "acampar" en una sala de reuniones para realizar largos períodos de trabajo tranquilo o tomar 1-1 reuniones a expensas de las necesidades del grupo.
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Igualmente problemático es el “fantasma” que reserva la sala de reuniones durante horas para bloquear la sala, usándola solo periódicamente. Vi este tipo de comportamiento incluso hace 20 años cuando trabajaba en Accenture, donde el personal estaba principalmente en los sitios de los clientes, pero cuando regresaban a la oficina había prisa por reservar las salas de reuniones limitadas.
En Density, trabajamos con los clientes para integrarlos en su sistema Outlook, de modo que la gerencia pudiera evaluar mejor cuándo los equipos reservaron el espacio de la sala de reuniones y luego compararlos con los datos del sensor Density para ver cuándo se usó realmente la sala. Puede comparar las horas reservadas con las utilizadas, así como la cantidad de personas reservadas con las atendidas, con el objetivo de ayudar a la empresa a administrar mejor sus recursos de espacio limitados.
El enigma del almuerzo
Otra importante pérdida de productividad a medida que las empresas escalan (o se llenan los espacios de trabajo compartidos) son las filas para el almuerzo. Hemos visto el aumento de empresas que utilizan Density para realizar un mejor seguimiento del flujo de personas a través de las comisarías en el desayuno, el almuerzo y la cena. Han integrado esto con sistemas internos en Slack o Facebook Messenger para permitir que los empleados verifiquen los tiempos de espera en tiempo real y planifiquen sus días en consecuencia. Esto también ha ayudado a la gerencia a descubrir cómo contratar personal del restaurante en las horas pico. Incluso hemos visto algunas aerolíneas con visión de futuro y compañías de viajes que utilizan estos sensores para realizar un mejor seguimiento de los niveles de personal de las salas VIP durante todo el día.
el seguidor
La mayoría de las oficinas emplean seguridad física para proteger tanto los activos como la seguridad; sin embargo, todos hemos sido testigos del "intruso" que espera a que otra persona escanee su tarjeta y luego camina rápidamente detrás de ellos y obtiene acceso. Esto es mucho más difícil de hacer en edificios de gran altura con suficientes guardias de seguridad, pero incluso allí persisten los problemas fuera del horario de trabajo. Como verá en el video a continuación, Dropbox ha utilizado Density junto con su sistema de control de acceso para marcar por seguridad cada vez que hay un seguidor. En el video, muestran una situación de la vida real (rostros borrosos) en la que un ladrón se hizo pasar por otro empleado mirando su teléfono inteligente, quien luego irrumpió y robó varias computadoras portátiles. Este problema es aún más pronunciado en los campus donde los edificios tienen más puntos de entrada y salida. Dropbox estaba teniendo más de 100 eventos de seguimiento por semana y, aunque la mayoría de estos probablemente no sean nefastos, hacer que los empleados se den cuenta del problema es la primera línea de defensa.
El espacio desperdiciado / las salas de reuniones sobredimensionadas
Quizás el grupo que más valora la capacidad de saber cómo las personas usan los espacios son los grupos de gestión de instalaciones responsables de la planificación del espacio. A medida que las empresas se expanden, naturalmente encontrará salas de reuniones construidas para 12, pero utilizadas principalmente para 2 a 4 personas a la vez que se construirían de manera más efectiva en 2 salas de reuniones. Vemos empresas que realizan grandes adquisiciones y tienen que descubrir cómo consolidar empresas y personal. Durante una prueba piloto con un cliente, una empresa Fortune 1000 descubrió que una sala de conferencias para 8 personas era utilizada por 3 personas o menos durante el 78 % de todas las horas de trabajo; fue utilizado por 8 personas (su capacidad prevista) solo el 3% del tiempo. Al ampliar el estudio y ajustar el tamaño adecuado de su combinación de salas de conferencias, es probable que esta empresa resuelva el problema de su sala de reuniones y ahorre decenas de millones de dólares en costos de expansión de bienes raíces que se evitarán.
el riesgo del seguro
¿Alguna vez has notado cuando entras en un bar, sala de conciertos, estadio o lugar similar y hay una persona con un mostrador que hace clic cuando pasas? Es casi seguro que lo que están haciendo es monitorear manualmente el tamaño de las multitudes con fines de seguro (y, en última instancia, de seguridad).
Ahora tenemos lugares que usan Density para controlar el tamaño de las multitudes y garantizar que no infrinjan sus pólizas de seguro. Un bar con el que trabajamos estaba recibiendo múltiples multas de $1,000 del Departamento de Bomberos cada mes por exceder su capacidad, a pesar de tener personal disponible para contar manualmente. Después de instalar Density, el jefe de bomberos miró el conteo en el iPhone del gerente del bar y dijo: "eso es realmente genial". Luego los dejó solos porque podían demostrar que cumplían con el código.
Casos de uso no deseados
Por ahora, hemos visto mucho! Desde personas que desean que Density realice un seguimiento de que los pacientes de Alzheimer no se están mudando fuera de un espacio previamente acordado hasta empresas de economía de conciertos que desean poder rastrear de forma anónima si sus trabajadores o si sus clientes están iniciando un contacto físico no deseado. La gente a menudo me pregunta, "¿por qué no usan cámaras?" Por supuesto, hay algunos buenos usos para las cámaras en campos como la vigilancia, pero en el mundo moderno hay muchos lugares donde queremos rastrear el flujo de personas (uso del baño, ¡solo un ejemplo!) pero no queremos grabar personas. Además, la capacidad de interpretar los datos y manejar los volúmenes de información es mucho más rentable cuando se trata de "polígonos" (formas de un láser) que cuando se trata de secuencias de video completas.
[Este artículo apareció primero en ambos lados de la mesa y ha sido reproducido con permiso.]