Bagaimana Memelihara Basis Data CRM yang Bersih?

Dalam menjalankan sistem database CRM , tugas yang umumnya menantang adalah memastikan ketepatan dan validitas data yang tersimpan di dalamnya. Ketika pemeliharaan data oleh suatu organisasi tidak seimbang, aktivitas menjadi lambat, laporan menjadi tidak akurat, dan menjadi sulit untuk memverifikasi detail setiap catatan secara manual karena ada aktivitas penting lainnya yang harus ditangani.

Sebuah contoh

Mari kita pertimbangkan sebuah contoh. Jika perwakilan penjualan A dari sebuah organisasi melakukan panggilan penjualan tindak lanjut ke pelanggan dan mengetahui bahwa perwakilan penjualan lain B telah melakukan panggilan itu, maka seluruh situasi dapat sedikit memalukan bagi perwakilan A. Namun, pertanyaannya adalah di mana kebingungan itu muncul dan mengapa tepatnya perwakilan itu. A membuat panggilan itu sih?

Sekarang katakanlah perwakilan A melanjutkan untuk memeriksa silang data dan menemukan bahwa tidak ada catatan sebelumnya tentang panggilan yang dilakukan ke kontak tersebut. Pada penyelidikan lebih lanjut, perwakilan A menemukan bahwa ada salinan duplikat dari kontak yang sama yang ditugaskan ke perwakilan penjualan B. Oleh karena itu, kesimpulannya, dalam kasus ini, adalah bahwa dua perwakilan dalam tim penjualan memiliki kontak yang sama dan keduanya melakukan tugas mereka. pekerjaan dengan membuat panggilan tindak lanjut ke klien.

Ini adalah contoh klasik dari fakta bahwa CRM memiliki data yang tidak akurat sehingga menghambat proses penjualan dalam kasus organisasi yang disebutkan di atas. Karena data ini tidak dikelola, terkadang hal ini juga dapat menyebabkan kontak tidak dikelola dan nomor telepon atau alamat email mereka diubah.

Mempertahankan Kumpulan Data yang Bersih dan Terorganisir

Dalam contoh yang disebutkan di atas, kami melihat bahwa kasus duplikasi data menyebabkan panggilan tindak lanjut penjualan yang memalukan. Selain duplikasi, ada juga kemungkinan kesulitan untuk mengelola validitas data jika deduplikasi CRM tidak dilakukan.

Oleh karena itu, ada kebutuhan untuk memelihara kumpulan data yang bersih, teratur, dan valid dalam basis data penjualan sehingga data dapat diperbarui secara berkala. Jika tidak, laporan penjualan bisa penuh dengan kesalahan yang pada akhirnya dapat menyebabkan masalah yang jauh lebih besar.

Misalnya, katakanlah sebuah organisasi hanya mengizinkan diskon 10% untuk produknya sesuai dengan kebijakan, dan beberapa perwakilan mungkin tidak mengetahui kebijakan ini atau mereka bisa ceroboh dengannya dan memasukkan diskon yang lebih tinggi untuk beberapa dari mereka. kesepakatan.

Jika ini terjadi, akan ada kebutuhan untuk menangani pengecualian secara manual dan mengatur semuanya dengan benar. Ini bisa memakan waktu pasti dan juga tidak perlu. Selain itu, perwakilan harus cepat menangkap kesalahan agar penjualan tidak terpengaruh.

Jadi, semua ini sampai pada satu fakta sederhana dan itu adalah deduplikasi database . Menggunakan Zoho CRM dengan mengambil bantuan konsultan CRM dapat membantu dalam memelihara dan membersihkan database. Beberapa cara efektif yang dapat dilakukan dengan Zoho CRM disebutkan di bawah ini. Kita akan melihat mereka satu per satu.

Mengelola Rekaman Duplikat

Penggunaan Zoho CRM dapat membantu dalam menawarkan solusi yang cepat dan efektif untuk masalah catatan duplikat. Kita akan melihat bagaimana melakukannya dalam dua cara dan sebuah contoh.

• Menangkap Duplikat sebelum Membuatnya

  Saat Anda membuat beberapa bidang menjadi bidang yang unik, pembuatan rekaman duplikat akan segera dihentikan. Ini adalah cara yang efektif untuk memelihara database.

Jika Anda telah menandai "Alamat Email" sebagai bidang unik dalam modul, CRM dapat mengingatkan Anda untuk membuat prospek baru dengan alamat email yang sama seperti prospek yang ada. Untuk membuat bidang unik, Anda hanya perlu memilih opsi "Jangan Izinkan Nilai Duplikat" di bawah pengaturan bidang.

• Menggabungkan Rekaman Duplikat

  Terlepas dari membuat bidang unik dan memeriksa ulang data, mungkin masih ada beberapa catatan duplikat di CRM. Dalam hal ini, alat deduplikasi Zoho CRM dapat digunakan untuk menggabungkan data duplikat.

Saat pengguna menjalankan pemeriksaan de-duplikat, CRM dapat secara otomatis menggabungkan rekaman yang merupakan salinan persis satu sama lain. Jika terjadi konflik, Master Record dapat dipilih sehingga duplikatnya dapat digabungkan ke dalam record yang dipilih.

Selain alat deduplikasi, Zoho CRM juga dilengkapi dengan opsi "Temukan dan Gabungkan" khusus yang menduplikasi fitur. Anda dapat menggunakan opsi Temukan dan Gabungkan Duplikat jika Anda tahu catatan mana dalam modul yang diduplikasi dan harus digabungkan.

Misalnya, jika Anda tahu bahwa kontak bernama Sanjay memiliki salinan duplikat dan Anda ingin menggabungkan salinannya, Anda dapat pergi ke halaman Jame dan klik Temukan dan Gabungkan Duplikat. Anda dapat memilih catatan, mengatur catatan yang tepat dan menggabungkan salinan duplikat.

Memvalidasi Data CRM

Selain membersihkan duplikasi data, kita juga harus proaktif dalam memastikan database CRM tidak menumpuk data sampah sejak awal. Ini juga berarti bahwa seseorang harus mencari cara untuk memvalidasi data yang masuk ke akun CRM.

Zoho CRM hadir dengan beberapa fitur yang dengannya Anda dapat memastikan validitas data dengan mudah. Ini juga mencakup berbagai upaya seperti menempatkan proses, menetapkan beberapa pembatasan akses, dan memiliki pengiriman catatan otomatis untuk persetujuan manual.

• Pengiriman Rekaman Otomatis

Menjadi manajer penjualan, Anda sering kali tidak punya waktu untuk melihat dan memverifikasi setiap informasi yang masuk ke database CRM . Terlepas dari itu, Anda pasti ingin memperhatikan beberapa detail penting seperti persentase diskon produk.

Jika seseorang memasukkan diskon yang tidak dapat diterima maka Anda ingin diberitahu tentang itu. Zoho CRM hadir dengan solusi andal untuk mengatasi persyaratan ini di mana catatan yang dibuat oleh tim penjualan dapat dikirimkan secara otomatis untuk persetujuan atasan berdasarkan kriteria yang disesuaikan.

Oleh karena itu, ini adalah cara di mana Anda dapat tetap mendapat informasi tentang data sensitif yang masuk ke CRM jika itu menjadi penyebab kekhawatiran. Konfigurasi sederhana dari proses persetujuan alur kerja dengan kriteria yang sesuai sudah cukup untuk mengirimkan catatan secara otomatis untuk persetujuan.

• Validasi data

Saat catatan ditambahkan ke CRM, terkadang ada situasi di mana Anda tidak dapat mengisi semua bidang catatan hanya dalam sekali jalan. Misalnya, saat menambahkan prospek, Anda dapat melihat bidang yang disebut Tertarik.

Sekarang pada saat ini, Anda mungkin tidak terlalu yakin, tetapi begitu Anda menghubungi pemimpin dan bertanya kepada mereka apa yang mereka minati, Anda akan dapat mengisi bidang ini. Dengan cara ini, Anda juga dapat mengisi persentase diskon untuk suatu transaksi ketika Anda telah berdiskusi dengan manajer penjualan.

Dalam hal ini, Anda mengikuti proses terperinci. Rincian hanya dapat dimasukkan pada tahap proses yang berbeda. Anda mungkin dihadapkan dengan tahapan seperti kualifikasi memimpin, negosiasi, persetujuan diskon, tahap kontrak, dll.

Jika ini adalah situasi yang terdengar serupa maka Anda dapat menempatkan proses di CRM dan pada tahap proses yang berbeda, Anda dapat memiliki mandat sistem sambil memvalidasi informasi yang diperlukan. Saat catatan berlangsung, CRM akan meminta pengguna untuk memasukkan detail dalam konteks yang benar. Ketika record keluar dari suatu proses, Anda dapat memiliki informasi lengkap untuk record tersebut.

Zoho CRM dapat digunakan untuk membuat proses bisnis dengan bantuan Cetak Biru. Ini membantu dalam merancang dan melaksanakan proses secara sistematis. Dengan bantuan Cetak Biru Zoho, setiap tahap dalam suatu proses dan orang-orang yang terkait dengan setiap tahap dapat ditentukan. Anda juga dapat memandu tim Anda melalui proses eksekusi. Anda dapat memvalidasi dan mengamanatkan informasi sambil mengotomatiskan tindakan rutin juga.

Sesuaikan Bidang

Zoho CRM dapat digunakan untuk menyesuaikan bidang berdasarkan strategi yang disebutkan di bawah. Kita akan melihat mereka satu per satu.

• Informasi Penjualan Mandat :

Metode pertama adalah mengamanatkan informasi penjualan penting dengan menandai bidang sebagai wajib. Masalah utama yang muncul dengan data yang tidak terorganisir adalah banyak bidang yang tidak lengkap.

Ketika Anda mengirim dokumen hukum melalui email, Anda akan sering melihat bahwa informasi jalan hilang di bagian alamat yang merupakan cara yang tidak efisien dalam melakukan sesuatu. Situasi ini dapat dihindari dengan menandai bidang sebagai wajib di Zoho CRM. Setelah ini dilakukan, catatan tidak dapat disimpan tanpa mengisi semua informasi wajib.

• Mengatur Batas Karakter Maksimum Untuk Bidang :

Sering kali, Anda dapat merasakan kebutuhan untuk mengisi bidang yang unik untuk organisasi Anda. Misalnya, nomor ID unik yang dilengkapi dengan 10 digit. Bagaimana jika seseorang memasukkan 9 digit? Jika sistem menerima nomor tersebut maka data akan menjadi tidak akurat.

Saat menyesuaikan bidang ini di Zoho CRM, Anda dapat menetapkan batas karakter maksimum yang diizinkan untuk bidang teks dan digit maksimum yang diizinkan untuk bidang angka untuk menghindari masalah ini.

Mempertahankan Lembar Gaya

Tidak ada keraguan bahwa otomatisasi melakukan banyak pekerjaan. Namun, tidak dapat disangkal fakta bahwa upaya manusia penting untuk memastikan kualitas data. Cara efektif untuk memastikan bahwa entri data mudah dan konsisten adalah dengan memperkenalkan konvensi penamaan.

Misalnya, terkadang suatu negara dapat disebut dengan nama yang berbeda dan dalam format yang berbeda. Kerajaan Inggris dikenal sebagai UK, Britain, dan United Kingdom. Inilah sebabnya mengapa format standar untuk data membantu dalam menghasilkan laporan yang tepat sambil memfilter catatan berdasarkan kriteria.

Anda dapat mengikuti style sheet dengan daftar singkatan dan format entri data standar untuk alamat, nama perusahaan, alamat email, penunjukan, dll. Nilai drop-down yang telah ditentukan sebelumnya juga membantu menghilangkan sebagian masalah dalam kasus ini saat membuat de - duplikasi database mungkin.

Menggunakan Peran untuk Keamanan

Data datang dari banyak sumber dan beberapa pengguna mengaksesnya pada satu waktu. Ini berarti bahwa pemeliharaan database CRM yang bersih tidak begitu mudah. Namun, salah satu praktik terbaik dan terbukti untuk mencapai tugas ini adalah membatasi akses ke data di akun CRM.

Anda dapat menentukan peran yang akan membantu Anda mengontrol hak akses pengguna saat mengerjakan data CRM. Dengan cara ini, pengguna akan memodifikasi catatan yang relevan dengan mereka. Akses dibatasi hanya untuk mereka yang bertanggung jawab untuk itu.

Kesimpulan

Memastikan bahwa data CRM bersih adalah tanggung jawab semua orang dan manfaat dari melakukan hal yang sama termasuk pemahaman yang lebih baik tentang pelanggan bersama dengan kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif.

Jika Anda memerlukan bantuan dalam memulai strategi pembersihan dan pemeliharaan data CRM, maka Encaptechno adalah mitra konsultasi CRM yang siap melayani Anda. Sebagai konsultan CRM dengan berbagai pengalaman, kami telah membantu banyak bisnis sukses dengan solusi teknologi.

Hubungi kami hari ini agar kami dapat membersihkan data Anda dan membuat proses untuk menjaganya tetap seperti itu di masa mendatang.