Dati CRM accurati: come rendere i dati CRM aggiornati un'abitudine del team

Uno studio di HubSpot rivela che solo il 45% delle aziende utilizza il CRM per archiviare i dati di lead e clienti. Il restante 55% fa affidamento su fogli di calcolo, documenti di testo o - spaventoso per chi ha già realizzato i vantaggi del CRM - cartelle fisiche. Yikes .

Ciò porta a dati disordinati e decentralizzati e a un rapido decadimento della qualità del servizio clienti, alla crescita dei lead e, in definitiva, alle vendite e ai ricavi. L'implementazione di un sistema CRM fa molto per riordinare i tuoi problemi basati sui dati, ma non va fino in fondo.

Come mai? Perché alcuni team si rifiutano di pulire e riordinare regolarmente i propri dati CRM.

Sembra un duro lavoro, ma non lo è.

NetHunt sa come migliorare l'accuratezza dei tuoi dati e motivare i membri del tuo team ad aggiornare regolarmente il CRM. Facilmente . In questo articolo saprai:

Perché è fondamentale aggiornare regolarmente i dati del CRM?

Anche i sistemi CRM più avanzati, che offrono funzionalità estese di automazione delle vendite, devono essere aggiornati regolarmente con dati aggiornati e pertinenti. In effetti, sono le informazioni che inserisci nel sistema, manualmente o automaticamente, che consentono di raggiungere il pieno potenziale funzionale di un sistema. I dati sono la spina dorsale del tuo sistema CRM.

Ecco gli altri motivi principali per cui è obbligatorio trasformare l'igiene del CRM in una cultura aziendale...

• Garantisce l'accuratezza dei dati, permettendoti di fare affidamento su di essi durante le vendite.
• Migliora il targeting.
• Migliora la fidelizzazione dei clienti.
• Ti permette di creare previsioni di vendita precise.
• Fornisce dati per analizzare e prendere decisioni basate sui dati.

Tutto sommato, i dati accurati forniti dai regolari aggiornamenti e dalla pulizia del CRM gettano le basi per i processi aziendali. Ma non fa differenza se la C-Suite dell'azienda li realizza o meno se il team non è motivato ad aggiornare regolarmente il CRM. In qualità di manager, è tuo compito comunicare il valore del software CRM ai tuoi subordinati e incoraggiarli a essere tempestivi e attivi nell'aggiornamento.

Come motivare i team a mantenere aggiornato il CRM

A seconda delle peculiarità della tua squadra, scoprirai che alcune persone sono più suscettibili agli incentivi monetari, mentre altre vorrebbero ricevere diverse forme di riconoscimento per i loro sforzi. Ciò si traduce in una moltitudine di approcci per aumentare l'adozione del CRM da parte del team.

Nonostante le differenze, è tuo compito creare condizioni favorevoli affinché tutti i membri del tuo team sappiano come aggiornare il sistema CRM. Dovrebbero essere incoraggiati a farlo regolarmente e in modo indipendente. Ecco la nostra opinione su come puoi ottenerlo!

Inserisci la formazione CRM nell'agenda di inserimento dei membri del team

"Non so come usare un CRM!"

Tutti mettono " un abile utente di tecnologia " nel proprio CV, ma non tutti lo sono. Anche se il mercato del software CRM continua a crescere e sempre più aziende implementano soluzioni CRM nei loro flussi di lavoro aziendali, ci sono ancora alcuni lavoratori che non sanno come usarlo.

Fonte: HubSpot

Man mano che la concorrenza diventa più serrata e il numero di attori sul mercato aumenta ogni giorno, i fornitori di CRM cercano di differenziarsi dalla concorrenza introducendo nuove funzionalità. Quindi, anche se il tuo nuovo dipendente ha avuto esperienza con CRM, avrebbe potuto utilizzare una soluzione diversa. La tua soluzione potrebbe essere completamente estranea a loro.

In questo scenario, assicurati di includere una formazione completa sul CRM nel processo di onboarding. Ci sono alcuni processi di base di cui hai bisogno per guidare passo dopo passo il tuo nuovo dipendente:

• Come creare record.
• Come aggiornare i record.
• Come assegnare compiti.
• Come creare report.
• Come creare previsioni di vendita.

È anche importante mostrare tutti i formati di input dei dati e spiegare quando viene utilizzato. Questo aiuta ad aumentare la pulizia e l'accuratezza dei dati. Pianifica una chiamata demo o dimostra come eseguire tutte queste operazioni e utilizzare di persona tutte le altre funzionalità cruciali offerte dal tuo CRM specifico.

Assegna un responsabile CRM interno

"Non ho idea di come eseguire questa attività in CRM..."

Il tuo compito è garantire che ogni membro del tuo team abbia l'opportunità di rispondere a qualsiasi tipo di domanda relativa al sistema CRM che utilizzi e di ricevere una risposta tempestiva. Per fare ciò, devi assegnare un esperto CRM interno per gestire tutte le richieste di micro-formazione, condividere suggerimenti e trucchi per la produttività del CRM e suggerire come gestire attività specifiche.

• Aggiorna account e contatti in un sistema CRM.
• Monitorare le strategie di relazione con i clienti.
• Consiglia miglioramenti della strategia.
• Crea flussi di lavoro per gestire meglio i processi.
• Dinamizza i flussi di lavoro e le strategie esistenti.
• Coordinare le riunioni.

È meglio rivolgersi a qualcuno che sia un utente attivo del CRM, con esperienza pratica per tutti i processi di vendita e aziendali. In questo modo, l'esperto non solo sa come affrontare diversi compiti in teoria, ma può anche dare consigli pratici e aiutare a impostare.

Scopri le principali responsabilità di un manager CRM

Educa i team ai vantaggi di un CRM aggiornato

"Va bene per i gestori, non per me!"

Non motiverai i dipendenti ad aggiornare regolarmente il sistema se non vedono il senso di farlo. C'è ancora uno stigma sul software CRM: molti rappresentanti di vendita, fino ad oggi, credono che i manager utilizzino il CRM solo per spiare i propri dipendenti e tenere traccia di ogni loro mossa.

Sebbene il CRM sia utile per creare report sull'attività del team di vendita che aiutano ad aumentare la produttività del team, non è esclusivamente uno strumento da guardare per il Grande Fratello. Al contrario, ci sono molti più vantaggi nel mantenere il CRM per i rappresentanti di vendita che per i manager. Lo stai facendo per loro, non per te: devi comunicare chiaramente questa idea.

Ciò porta a un'altra obiezione all'utilizzo del CRM: "Non ho bisogno di un CRM, sono super organizzato e posso tenere traccia di tutto manualmente". Per paura che "le macchine prendano il controllo del mondo e mi sostituiscano nel mio lavoro ", molti venditori resistono all'uso del software CRM e cercano di dimostrare di essere in grado di gestire tutto da soli.

È essenziale rimuovere questo atteggiamento. Spiega ai dipendenti che non perdono valore perché delegano alcune delle loro attività a un software dedicato. Al contrario, ciò aiuta a gestire il carico di lavoro in modo più efficace e a fornire risultati migliori.

David Bitton, CMO di DoorLoop

Alcuni modi in cui potresti comunicare al tuo team i vantaggi di un sistema CRM ben mantenuto includono:

• Risorse educative . Condividi un opuscolo educativo, una guida o una serie di articoli che descrivono chiaramente tutti i modi in cui l'aggiornamento del CRM può aiutare i tuoi dipendenti a raggiungere facilmente i loro obiettivi.
• Un discorso . Discuti tutti i vantaggi di mantenere un CRM pulito e aggiornato in una conversazione privata o di gruppo.
• Un confronto fianco a fianco . Confucio era un tipo saggio, quindi perché non mettere in pratica le sue parole: “ Dimmi, e lo dimenticherò. Mostrami, e io ricorderò. Coinvolgimi e capirò per sempre. "Spiega perché mantenere un CRM è fondamentale lasciando che i tuoi dipendenti svolgano il loro lavoro alla vecchia maniera e poi provano a gestire il processo di vendita con l'uso del sistema CRM subito dopo.

Automatizza il più possibile

"Preferirei passare il mio tempo a vendere invece di sprecarlo in lavori amministrativi."

Abbastanza giusto. I rappresentanti di vendita hanno quote da raggiungere, quindi apprezzano ogni secondo del loro tempo e non vogliono spenderlo in attività che non sono direttamente correlate alla vendita. Elimina l'immissione manuale dei dati dall'equazione. Considerando che hai istruito con successo i tuoi rappresentanti di vendita sui vantaggi del mantenimento di un CRM, non dovrebbero mai opporsi all'idea stessa.

La maggior parte dei moderni sistemi CRM offre automazione per diversi processi; devi solo scegliere il software più adatto alle tue esigenze. Ecco solo alcune delle cose che puoi automatizzare per incoraggiare il tuo team ad aggiornare il CRM:

• Creazione record clienti . Crea record cliente da un'e-mail con un clic e collega automaticamente tutte le e-mail al record del cliente.
• Generazione di piombo . Ad esempio, potresti sfruttare i vantaggi della generazione di lead di moduli Web per assicurarti che i tuoi dati siano puliti e completi e entrino direttamente nel sistema CRM senza che un rappresentante di vendita debba inserirli da solo.
• Arricchimento dei dati . Arricchisci i tuoi record con dati affidabili di LinkedIn con l'aiuto di un'integrazione CRM con LinkedIn che estrae i dati dal profilo direttamente nel tuo sistema.
• Assegnazione dei compiti . Configura un flusso di lavoro che assegni automaticamente le attività ai rappresentanti di vendita.
• Notifiche . Non preoccuparti di avvisare i venditori di nuove attività: lascia che il tuo CRM faccia il lavoro per te.
• Coltivare il piombo . Assicurati che la tua attività di promozione dei lead sia sempre tempestiva e pertinente impostando sequenze di e-mail automatizzate basate su trigger.

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Garantire l'accessibilità del CRM

"Sono lontano dal mio computer, quindi lo scriverò nell'app delle note sul mio telefono."

Le vendite sono un processo continuo: non sai mai quando finalmente avrai un'opportunità da un milione di dollari, quindi devi stare sempre all'erta. Se vuoi che il tuo team utilizzi il CRM e lo aggiorni regolarmente, devi assicurarti che sia conveniente per loro farlo.

Scegli un software che offra un'app mobile in modo che i tuoi agenti di vendita possano effettuare aggiornamenti in movimento, sia basato su cloud , quindi non siano legati esclusivamente alla scrivania dell'ufficio; e dispone di un sistema di autorizzazioni in modo che i dati siano al sicuro indipendentemente da dove si accede al sistema.

Sii un esempio per i dipendenti

"Il mio capo non lo sta facendo, quindi non lo farò nemmeno io".

Questo consiglio è ovvio, ma è ancora spesso trascurato da molti responsabili delle vendite e dirigenti della C-Suite. Se vuoi che i tuoi dipendenti facciano qualcosa, sii il primo a dare l'esempio. Se stai annotando i dettagli della tua chiamata più recente con un cliente su un pezzo di carta o creando una previsione di vendita su fogli di calcolo, non è giusto aspettarsi che il tuo team faccia la cosa giusta.

Sii il professionista delle vendite che vuoi che siano .

Imposta obiettivi specifici che possono essere monitorati solo in CRM

"Posso calcolarlo da solo."

Se vuoi che i tuoi dipendenti utilizzino il CRM più regolarmente, imposta KPI che possono essere monitorati solo con l'uso di un sistema CRM.

Tim Absalikov, CEO di The Lasting Trend

Se stai cercando un approccio ancora più efficace, leggermente più cattivo, all'aggiornamento della motivazione del CRM, implementa la politica " se non è nel CRM, non è successo " per il tuo team di vendita. A meno che una chiamata, una conversazione e-mail o una chat Intercom non sia stata registrata nel sistema, non contribuisce al loro KPI.

Devi essere crudele per essere gentile.

Incoraggia i tuoi agenti di vendita a collaborare

"Sono sulla buona strada con gli aggiornamenti dei miei dati - capisco le mie note."

Il lavoro di squadra fa funzionare i sogni. Tutti i membri del tuo team devono essere sulla stessa pagina per lavorare in modo collaborativo e generare i risultati desiderati. Ciò è possibile solo se tutti hanno accesso agli stessi dati e questi dati sono aggiornati e pertinenti. Per pura necessità, i membri del tuo team inizieranno a utilizzare il CRM perché è il modo più semplice per aumentare la produttività del team e rimanere aggiornato sugli ultimi sviluppi dell'attività.

Inoltre, quando si lavora in modo collaborativo, i membri del team di vendita saranno in grado di vedere l'impatto che ciascuno di loro ha nel raggiungimento della quota di vendita. Questo li motiverà ad aiutarsi a vicenda per vendere di più e raggiungere più velocemente gli obiettivi condivisi del team. Inoltre, la concorrenza può motivare il tuo team di vendita a lavorare in modo più efficiente e ad arrivare in cima alla classifica.

• Crea obiettivi trimestrali per i rappresentanti di vendita con commissioni pagate in cui il rappresentante di vendita con i dati più puliti guadagna un bonus monetario.
• Crea una classifica tra i tuoi dipendenti e riconosci gli utenti CRM più attivi su base settimanale o mensile. Ciò incoraggerebbe i dipendenti ad aggiornare il sistema più regolarmente per entrare nel consiglio di amministrazione.
• Includi un utilizzo più attivo del CRM nel piano di crescita personale dei tuoi dipendenti.

Questi sono tutti gli aggiornamenti dalla nostra parte. Ora è il momento di aggiornarti.

Buona fortuna e cresciamo!