Données CRM précises : comment faire des données CRM à jour une habitude d'équipe

Une étude de HubSpot révèle que seulement 45% des entreprises utilisent le CRM pour stocker leurs données de prospects et clients. Les 55 % restants s'appuient sur des feuilles de calcul, des documents texte ou - effrayant pour ceux qui ont déjà compris les avantages du CRM - des dossiers physiques. Ouais .

Cela conduit à des données désordonnées et décentralisées et à une dégradation rapide de la qualité du service client, du développement des prospects et, en fin de compte, des ventes et des revenus. La mise en œuvre d'un système CRM contribue grandement à régler vos problèmes liés aux données, mais cela ne va pas jusqu'au bout.

Pourquoi? Car certaines équipes refusent de nettoyer et ranger régulièrement leurs données CRM.

Cela ressemble à du travail acharné, mais ce n'est pas le cas.

NetHunt sait comment améliorer la précision de vos données et motiver les membres de votre équipe à mettre régulièrement à jour le CRM. Facilement . Dans cet article, vous saurez :

Pourquoi est-il crucial de mettre régulièrement à jour les données CRM ?

Même les systèmes CRM les plus avancés, qui offrent des fonctionnalités d'automatisation des ventes étendues, doivent être régulièrement mis à jour avec des données récentes et pertinentes. En fait, ce sont les informations que vous insérez dans le système, manuellement ou automatiquement, qui permettent d'atteindre le plein potentiel fonctionnel d'un système. Les données sont l'épine dorsale de votre système CRM.

Voici les autres principales raisons pour lesquelles il est obligatoire pour vous de transformer l'hygiène CRM en une culture à l'échelle de l'entreprise...

• Il garantit l'exactitude des données, ce qui vous permet de vous y fier pendant les ventes.
• Cela améliore le ciblage.
• Il améliore la fidélisation de la clientèle.
• Il vous permet de créer des prévisions de ventes précises.
• Il vous fournit des données à analyser et à prendre des décisions basées sur les données.

Dans l'ensemble, les données précises fournies par les mises à jour et la propreté régulières du CRM constituent la base de vos processus commerciaux. Mais cela ne fait aucune différence que le C-Suite de l'entreprise les réalise ou non si l'équipe n'est pas motivée pour mettre à jour le CRM régulièrement. En tant que responsable, il vous incombe de communiquer la valeur du logiciel CRM à vos subordonnés et de les encourager à être rapides et actifs lors de sa mise à jour.

Comment motiver les équipes pour maintenir le CRM à jour

Selon les particularités de votre équipe, vous constaterez que certaines personnes sont plus sensibles aux incitations monétaires, tandis que d'autres aimeraient recevoir différentes formes de reconnaissance pour leurs efforts. Il en résulte une multitude d'approches pour accroître l'adoption du CRM au sein de l'équipe.

Malgré les différences, il vous appartient de créer des conditions favorables pour que tous les membres de votre équipe sachent comment mettre à jour le système CRM. Ils devraient être encouragés à le faire régulièrement et de manière indépendante. Voici notre point de vue sur la façon dont vous pouvez y parvenir !

Mettre la formation CRM au programme d'intégration des membres de l'équipe

"Je ne sais pas utiliser un CRM !"

Tout le monde met ' un utilisateur de technologie adroit ' sur son CV, mais tout le monde ne l'est pas. Même si le marché des logiciels CRM continue de croître et que de plus en plus d'entreprises implémentent des solutions CRM dans leurs flux de travail, certains travailleurs ne savent toujours pas comment les utiliser.

Source : HubSpot

Alors que la concurrence se resserre et que le nombre d'acteurs sur le marché augmente chaque jour, les fournisseurs de CRM tentent de se différencier de leurs concurrents en introduisant de nouvelles fonctionnalités. Ainsi, même si votre nouvel employé a de l'expérience avec le CRM, il aurait pu utiliser une solution différente. Votre solution pourrait leur être complètement étrangère.

Dans ce scénario, assurez-vous d'inclure une formation CRM approfondie dans votre processus d'intégration. Il existe certains processus de base dont vous avez besoin pour guider votre nouvel employé étape par étape :

• Comment créer des enregistrements.
• Comment mettre à jour les enregistrements.
• Comment attribuer des tâches.
• Comment créer des rapports.
• Comment créer des prévisions de ventes.

Il est également important de montrer tous les formats d'entrée de données et d'expliquer quand lequel d'entre eux est utilisé. Cela permet d'augmenter la propreté et l'exactitude des données. Planifiez un appel de démonstration ou montrez comment effectuer tout cela et utilisez en personne toutes les autres fonctionnalités cruciales que votre CRM spécifique offre.

Affecter un responsable CRM interne

"Je n'ai aucune idée de comment effectuer cette tâche dans CRM…"

Votre travail consiste à vous assurer que chaque membre de votre équipe a la possibilité de répondre à toutes sortes de questions concernant le système CRM que vous utilisez et de recevoir une réponse rapide. Pour ce faire, vous devez affecter un expert CRM interne pour gérer toutes les demandes de micro-formation, partager des trucs et astuces de productivité CRM et suggérer comment gérer des tâches spécifiques.

• Mettre à jour les comptes et les contacts dans un système CRM.
• Suivi des stratégies de relation client.
• Recommander des améliorations stratégiques.
• Créez des flux de travail pour mieux gérer les processus.
• Dynamisez les flux de travail et les stratégies existants.
• Coordonner les réunions.

Il est préférable de se tourner vers quelqu'un qui est lui-même un utilisateur actif du CRM, avec une expérience pratique de tous les processus commerciaux et commerciaux. De cette façon, l'expert ne sait pas seulement comment gérer différentes tâches en théorie, mais peut également donner des conseils pratiques et aider à la mise en place.

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Sensibiliser les équipes aux avantages d'un CRM à jour

"C'est bien pour les managers, pas pour moi !"

Vous ne motiverez pas les employés à mettre à jour le système régulièrement s'ils ne voient pas l'intérêt de le faire. Il existe toujours une stigmatisation autour des logiciels CRM - de nombreux commerciaux, à ce jour, pensent que les managers n'utilisent le CRM que pour espionner leurs employés et suivre chacun de leurs mouvements.

Bien que le CRM soit utile pour créer des rapports d'activité d'équipe de vente qui aident à augmenter la productivité de l'équipe, ce n'est pas exclusivement un outil à surveiller par Big Brother. Au contraire, il y a bien plus d'avantages à maintenir le CRM pour les commerciaux que pour les managers. Vous le faites pour eux, pas pour vous - vous devez communiquer clairement cette idée.

Cela conduit à une autre objection à l'utilisation du CRM : "Je n'ai pas besoin d'un CRM, je suis super organisé et je peux tout suivre manuellement". Par peur que « les machines envahissent le monde et me remplacent dans mon travail », de nombreux commerciaux résistent à l'utilisation d'un logiciel CRM et essaient de prouver qu'ils sont capables de tout gérer eux-mêmes.

Il est essentiel de supprimer cette attitude. Expliquez aux employés qu'ils ne deviennent pas moins précieux parce qu'ils délèguent certaines de leurs tâches à un logiciel dédié. Au contraire, cela aide à gérer leur charge de travail plus efficacement et à obtenir de meilleurs résultats.

David Bitton, directeur marketing chez DoorLoop

Voici quelques façons de communiquer les avantages d'un système CRM bien entretenu à votre équipe :

• Ressources pédagogiques . Partagez une brochure éducative, un guide ou une série d'articles qui décrivent clairement toutes les façons dont la mise à jour du CRM peut aider vos employés à atteindre facilement leurs objectifs.
• Une conversation . Discutez de tous les avantages de maintenir un CRM propre et mis à jour dans une conversation privée ou de groupe.
• Une comparaison côte à côte . Confucius était un type sage, alors pourquoi ne pas mettre ses paroles en action : « Dis-moi, et j'oublierai. Montrez-moi, et je m'en souviendrai. Impliquez-moi, et je comprendrai pour toujours. ” Expliquez pourquoi le maintien d'un CRM est crucial en laissant vos employés faire leur travail à l'ancienne, puis essayez de gérer le processus de vente avec l'utilisation du système CRM immédiatement après.

Automatisez au maximum

"Je préfère passer mon temps à vendre plutôt que de le perdre en travail administratif."

Assez juste. Les commerciaux ont des quotas à respecter, ils apprécient donc chaque seconde de leur temps et ne veulent pas le consacrer à des tâches qui ne sont pas directement liées à la vente. Éliminez la saisie manuelle des données de l'équation. Considérant que vous avez réussi à éduquer vos commerciaux sur les avantages de maintenir un CRM, ils ne devraient jamais s'opposer à l'idée elle-même.

La majorité des systèmes CRM modernes offrent une automatisation pour différents processus ; il vous suffit de choisir le logiciel qui correspond le mieux à vos besoins. Voici quelques-unes des choses que vous pouvez automatiser pour encourager votre équipe à mettre à jour le CRM :

• Création fiche client . Créez des fiches clients à partir d'un e-mail en un clic et liez automatiquement tous les e-mails à la fiche client.
• Génération de leads . Par exemple, vous pouvez tirer parti des avantages de la génération de prospects par formulaire Web pour vous assurer que vos données sont propres et complètes et qu'elles vont directement dans le système CRM sans qu'un représentant commercial ait à les saisir lui-même.
• Enrichissement des données . Enrichissez vos enregistrements avec des données fiables de LinkedIn à l'aide d'une intégration CRM avec LinkedIn qui extrait les données du profil directement dans votre système.
• Affectation des tâches . Configurez un flux de travail qui attribuerait automatiquement des tâches aux commerciaux.
• Notifications . Ne vous inquiétez pas d'alerter les vendeurs sur de nouvelles tâches - laissez votre CRM faire le travail pour vous.
• Nourrir les leads . Assurez-vous que vos contacts de lead nurturing sont toujours opportuns et pertinents en configurant des séquences d'e-mails automatisées basées sur des déclencheurs.

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Assurer l'accessibilité du CRM

"Je suis loin de mon ordinateur, donc je vais juste l'écrire dans l'application Notes sur mon téléphone."

Les ventes sont un processus continu : vous ne savez jamais quand vous obtiendrez enfin une opportunité d'un million de dollars, vous devez donc rester vigilant à tout moment. Si vous souhaitez que votre équipe utilise le CRM et le mette à jour régulièrement, vous devez vous assurer que cela leur convient.

Choisissez un logiciel qui propose une application mobile pour que vos commerciaux puissent effectuer des mises à jour en déplacement, soit basé sur le cloud , afin qu'ils ne soient pas exclusivement liés à leur bureau ; et dispose d'un système d'autorisations afin que les données soient en sécurité quel que soit l'endroit d'où l'on accède au système.

Soyez un exemple pour les employés

"Mon patron ne le fait pas, donc je ne le ferai pas non plus."

Ce conseil est évident, mais il est encore souvent négligé par de nombreux directeurs commerciaux et cadres C-Suite. Si vous voulez que vos employés fassent quelque chose, soyez le premier à montrer l'exemple. Si vous notez les détails de votre dernier appel avec un client sur une feuille de papier ou créez une prévision des ventes dans des feuilles de calcul, il est injuste d'attendre de votre équipe qu'elle fasse ce qu'il faut.

Soyez le professionnel de la vente que vous voulez qu'ils soient .

Définissez des objectifs spécifiques qui ne peuvent être suivis que dans CRM

"Je peux le calculer moi-même."

Si vous souhaitez que vos employés utilisent le CRM plus régulièrement, définissez des KPI qui ne peuvent être suivis qu'avec l'utilisation d'un système CRM.

Tim Absalikov, PDG de The Lasting Trend

Si vous recherchez une approche encore plus efficace, légèrement plus méchante, de la motivation de mise à jour du CRM, mettez en œuvre la politique « si ce n'est pas dans le CRM, cela ne s'est pas produit » pour votre équipe de vente. À moins qu'un appel, une convocation par e-mail ou un chat Intercom n'ait été enregistré dans le système, cela ne contribue pas à leur KPI.

Il faut être cruel pour être gentil.

Encouragez vos commerciaux à travailler ensemble

"Je suis sur la bonne voie avec mes mises à jour de données - je comprends mes notes."

Le travail d'équipe fait fonctionner les rêves. Tous les membres de votre équipe doivent être sur la même page pour travailler en collaboration et générer les résultats souhaités. Cela n'est possible que si tous ont accès aux mêmes données et que ces données sont fraîches et pertinentes. Par pur besoin, les membres de votre équipe commenceront à utiliser le CRM car c'est le moyen le plus simple d'augmenter la productivité de l'équipe et de se tenir au courant des derniers développements de la tâche.

De plus, en travaillant en collaboration, les membres de votre équipe de vente pourront voir l'impact de chacun d'eux sur l'atteinte du quota de vente. Cela les motivera à s'entraider pour vendre plus et atteindre plus rapidement les objectifs communs de l'équipe. De plus, la concurrence peut motiver votre équipe de vente à travailler plus efficacement et à se hisser au sommet du classement.

• Créez des objectifs trimestriels pour les représentants commerciaux rémunérés à la commission, où le représentant commercial avec les données les plus propres gagne une prime monétaire.
• Créez un classement parmi vos employés et reconnaissez les utilisateurs CRM les plus actifs sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Cela encouragerait les employés à mettre à jour le système plus régulièrement pour faire partie du conseil.
• Incluez une utilisation plus active du CRM dans le plan de développement personnel de vos employés.

C'est toutes les mises à jour de notre côté. Maintenant, il est temps pour vous de vous mettre à jour.

Bonne chance et cultivons-nous !