Le 10 migliori app per migliorare la produttività del team (e perché funzionano)

Al suo livello più fondamentale, puoi determinare la produttività del team in base al numero di attività o progetti assegnati che un team può completare entro un periodo specifico senza sacrificare la qualità.

In alcuni reparti, come l'assistenza clienti o le vendite, la produttività del team si basa sul numero di conversazioni, ticket e chiamate gestite con successo in un determinato periodo di tempo.

Scorciatoie:

• Perché la produttività del team è così importante?
• Cosa rallenta la produttività del team?
• Tecnologia utile: 10 app che aumentano la produttività del team
• Suggerimenti gratuiti sulla produttività del team

Se i reparti di un’azienda sono produttivi, la piccola impresa raggiungerà i propri obiettivi in ​​pochissimo tempo, a differenza di un’azienda con team improduttivi.

Tuttavia, la produttività del team dipende da molti fattori, tra cui la cultura aziendale, la comunicazione e la collaborazione, che mancano ad alcune aziende.

Fortunatamente, esistono strumenti tecnologici che aiutano a creare l’ambiente e la cultura necessari per migliorare la produttività del team.

In questo articolo imparerai cosa rallenta la produttività del team, gli strumenti che puoi utilizzare per aumentare la produttività sul posto di lavoro e alcune misure che puoi adottare per garantire che la produttività della tua azienda sia ottimale.

Perché la produttività del team è così importante?

La produttività ottimale del team è ciò che mantiene a galla un’azienda.

Quando i team rispettano costantemente le scadenze e forniscono ottimi risultati ai propri clienti, molto probabilmente l’azienda otterrà un vantaggio, sia in termini di numero di clienti che di entrate mensili (o annuali).

Questo livello di produttività aiuta un'azienda a costruire una reputazione e un morale eccellenti, quindi non deve fare troppo per convincere le persone ad acquistare i suoi prodotti o ad usufruire dei suoi servizi.

In modo ottimale, la produttività del team aumenta la soddisfazione lavorativa consentendo ai dipendenti di massimizzare il proprio potenziale in un ambiente di lavoro favorevole e di supporto.

Ciò non solo riduce l’abbandono dei dipendenti/clienti e fa risparmiare denaro all’azienda, ma incoraggia anche le persone in cerca di lavoro di alta qualità a candidarsi per posizioni all’interno dell’azienda.

Cosa rallenta la produttività del team?

Come imprenditore, desideri naturalmente creare un ambiente di lavoro che incoraggi la produttività ottimale del team. Tuttavia, alcuni fattori rallentano il tuo team e riducono la produttività su larga scala. Eccone cinque:

• Scarsa comunicazione: quando i dipendenti non comunicano apertamente con i colleghi, avranno difficoltà a comprendere i propri ruoli, responsabilità e obiettivi.
  
  Lo stesso vale quando il manager o il responsabile del team deve fornire un feedback completo ai membri del team su un progetto.
  
  Una scarsa comunicazione può portare a scontri, incomprensioni, ritardi ed errori che incidono negativamente sulla produttività del team.

• Silos: i silos si formano quando diversi team di un'organizzazione non comunicano, collaborano e condividono i dati in modo efficace.
  
  Lavorare in silos significa che i dipendenti o interi reparti sono completamente isolati dal resto dell’azienda.
  
  È dannoso per la produttività del team perché il lavoro di un dipartimento spesso influenza il lavoro di un dipartimento diverso.
  
  Ad esempio, il team di marketing deve collaborare con i team del prodotto e del servizio clienti per creare risorse di marketing che mettano in risalto le caratteristiche principali del prodotto e attraggano potenziali clienti di alta qualità.
  
  Quando c'è un silo, questi team non sono in grado di influenzarsi a vicenda, il che può portare alla creazione e all'esecuzione di una campagna fuori luogo che costerà denaro all'azienda e produrrà scarsi risultati.

• Riunioni non necessarie: sebbene le riunioni consentano ai membri del team di incontrarsi e discutere lo stato di avanzamento dei progetti, troppe riunioni possono essere controproducenti.
  
  Il 71% dei senior manager ritiene che le riunioni potrebbero essere più produttive. E anche per una buona ragione.
  
  Le riunioni possono richiedere molto tempo e con il passare delle ore l’attenzione e l’interesse dei partecipanti diminuiscono.
  
  Dopo una riunione di 3 ore, ci vuole lavoro perché i dipendenti siano altrettanto devoti ai loro compiti e producano risultati.
  
  Questa riduzione della produttività diventa molto evidente quando i dipendenti partecipano a più riunioni al giorno (o alla settimana).

• Cattiva gestione: nelle organizzazioni in cui manager e team leader hanno un atteggiamento apatico o microgestiscono i propri dipendenti, spesso la produttività del team è bassa.
  
  Una cattiva gestione frustra i dipendenti e li demotiva dal mettere il massimo nel loro lavoro.

• Multitasking frequente: sebbene lavorare su più attività contemporaneamente sia un buon modo per portare a termine le cose più velocemente, può ridurre la produttività sul posto di lavoro.
  
  Fare troppe cose contemporaneamente fa sì che i dipendenti dividano la loro attenzione e concentrazione, quindi non possono completare le attività al meglio delle loro capacità.

• Stress e burnout: le organizzazioni, soprattutto quelle in rapida crescita, spesso hanno bisogno di più lavoro e tempo per realizzare le cose.
  
  Crea un ambiente di lavoro stressante poiché i dipendenti devono dedicare più tempo e risorse al completamento del lavoro trascurando le loro preoccupazioni personali, educative e familiari.
  
  Quando le cose giungono al culmine, i dipendenti sperimentano il burnout, che riduce la concentrazione, l’efficacia, l’attenzione e la produttività del team.

• Cattiva gestione del tempo: in un’organizzazione in rapida crescita, i dipendenti devono gestire bene il proprio tempo per mantenere la produttività.
  
  Sfortunatamente, molti dipendenti hanno difficoltà a gestire bene il proprio tempo, a dare priorità ai compiti e a trovare un equilibrio tra lavoro e vita personale.
  
  Può portare a scadenze mancate, aumento dello stress e diminuzione della produttività.

Tecnologia utile: 10 app che aumentano la produttività del team (e cosa fanno)

1. Sunsama
2. Lento
3. Asana
4. Fare clic su
5. Evernote
6. Nozione
7. Zapier
8. Grammaticale
9. Calevolmente
10. HubSpot

Gli strumenti di produttività sono un ottimo modo per aiutare i team aziendali a gestire i progetti in modo più efficiente, semplificare i flussi di lavoro e svolgere più lavoro in meno tempo.

Questi strumenti possono aiutare i team in diversi modi: dal prendere appunti e organizzare un elenco di cose da fare quotidiano all'automazione delle attività ripetitive e all'ottimizzazione della gestione del tempo.

Di seguito sono elencate 10 delle migliori app di produttività che i team possono utilizzare per rendere i loro processi più efficienti e produttivi.

1. Sunsama

Sunsama è un'agenda giornaliera digitale che ti aiuta a gestire il tempo e a raggiungere l'equilibrio tra lavoro e vita privata pianificando la tua giornata con una routine passo dopo passo.

Nell'interfaccia utente intuitiva di Sunsama, puoi creare una visualizzazione quotidiana unificata estraendo attività da strumenti di gestione dei progetti come Asana e Trello.

Puoi anche raccogliere email da Gmail e Outlook e organizzare riunioni dal tuo calendario. Puoi decidere per quanto tempo lavorare su ciascuna attività e pianificare le attività future sul tuo calendario.

Prezzo: prova gratuita di 14 giorni. I piani a pagamento partono da $ 16 al mese, fatturati annualmente.

2. Allentato

Slack è uno strumento di comunicazione e collaborazione che consente ai membri del team di connettersi e lavorare in modo efficiente.

L'app dispone di un sistema centralizzato che consente la messaggistica istantanea, la condivisione di file, le chiamate vocali e video e l'integrazione con diversi strumenti di terze parti.

Slack ha una struttura basata sui canali che ti consente di classificare la comunicazione del tuo team o progetti/argomenti specifici in diversi canali.

In questo modo, le persone possono facilmente trovare su cosa stanno lavorando e a quali interazioni fanno parte.

I dipendenti saranno inoltre in grado di vedere su cosa sta lavorando ciascun team senza fare i salti mortali o leggere innumerevoli e-mail.

Dal punto di vista dell'integrazione, Slack si integra perfettamente con innumerevoli strumenti che le aziende utilizzano nei loro processi, tra cui Google Workspace, Zoom, Zapier, Salesforce e persino Twitter.

Consente ai team di creare flussi di lavoro personalizzati, automatizzare i processi e centralizzare file, dati e notifiche da altri strumenti nel proprio stack tecnologico.

Prezzo: piano gratuito disponibile. I piani a pagamento partono da $ 7,25 al mese. Esiste il piano Enterprise Grid personalizzato per le aziende che necessitano di funzionalità più potenti rispetto a quelle offerte dai piani normali.

3. Asana

Asana è uno strumento di gestione dei progetti che aiuta i team di tutte le dimensioni a organizzare il lavoro, concentrarsi sui propri obiettivi e rispettare le scadenze senza compromettere la qualità.

Con Asana puoi creare attività, assegnarle al membro giusto del team, impostare date di scadenza e stabilire i passaggi per eseguire ciascuna attività.

Puoi anche aggiungere allegati, descrizioni e attività secondarie per fornire il contesto per ciascuna attività.

In qualità di amministratore, Asana ti invierà notifiche di eventuali commenti, aggiornamenti delle attività e modifiche apportate dai membri del team, garantendoti così di essere sempre consapevole dello stato di avanzamento di un progetto.

Per semplificare i flussi di lavoro, Asana si integra con strumenti come Google Drive, Canva, Dropbox e Slack.

Prezzo: prova gratuita di 30 giorni. I piani a pagamento partono da $ 10,99 per utente/mese, fatturati annualmente.

4. Fare clic su

ClickUp è un potente strumento di gestione delle attività con un'interfaccia utente intuitiva e funzionalità facilmente navigabili.

Questo strumento consente ai team di creare un quadro visivo che mostra tutti gli aspetti di un progetto in un unico posto; questo li aiuta a rimanere concentrati sui loro obiettivi.

Se stai lavorando su diversi progetti, ClickUp ti consente di personalizzare le visualizzazioni e le dipendenze delle attività per organizzare e dare priorità al tuo lavoro.

Questa piattaforma supporta le metodologie Agile, inclusi Kanban e Scrum, e dispone di funzionalità come dashboard Agile, grafici Burndown e Sprint Board.

Si integra anche con strumenti MarTech di terze parti come Slack, Figma, HubSpot e Loom.

Prezzo: piano gratuito disponibile. I piani a pagamento partono da $ 7 per membro/mese. È disponibile un piano Enterprise per le aziende che necessitano di un piano personalizzato.

5. Evernote

Sono finiti i tempi in cui si attaccavano i Post-it allo specchio o allo schermo del computer. Ora i team possono prendere e organizzare appunti digitalmente e sincronizzarli su tutti i dispositivi tramite Evernote .

Questo strumento consente ai membri del team di accedere, modificare, caricare e condividere note e file da qualsiasi dispositivo.

Possono anche creare elenchi di cose da fare, scansionare documenti, aggiungere immagini, ritagliare pagine Web e articoli, sincronizzare i calendari e registrare messaggi vocali quando hanno una buona idea.

La bacheca visiva di Evernote ti consente di filtrare le informazioni non necessarie per concentrarti su attività essenziali.

Prezzo: piano gratuito disponibile. I piani a pagamento partono da $ 10,83 al mese, fatturati annualmente.

6. Nozione

Notion è uno strumento di produttività completo e all-in-one che ti consente di prendere appunti, organizzare il lavoro, collaborare con i team e gestire progetti.

È rivolto a individui e team di tutte le dimensioni in vari settori, tra cui creazione di contenuti, marketing e sviluppo di software.

Notion dispone di uno spazio di lavoro flessibile e personalizzabile in cui puoi creare pagine, schede e database per organizzare le informazioni adatte ai tuoi processi e al tuo flusso di lavoro.

Puoi creare elenchi di cose da fare, calendari, attività e note e condividerli con altri membri del team.

Puoi anche lavorare su documenti e progetti contemporaneamente con i membri del tuo team, facilitando una collaborazione senza interruzioni e migliorando la produttività.

Notion si integra con altri strumenti aziendali, tra cui Asana, Canva, ClickUp, Figma e GitHub.

Prezzo: piano gratuito disponibile. I piani a pagamento partono da $ 8 per utente/mese, fatturati annualmente.

7. Zapier  

Zapier è uno strumento di automazione basato sul Web che aiuta i professionisti aziendali ad automatizzare le attività ripetitive e funge da ponte tra le app.

Questo strumento si integra con migliaia di app, tra cui Airtable, Calendly, Gmail, Mailchimp , HubSpot e Notion, e può essere utilizzato da esperti di marketing, project manager, venditori, sviluppatori e simili.

Zapier consente agli utenti di creare "zaps" (azioni automatizzate attivate da eventi specifici) senza bisogno di precedenti esperienze di codifica.

Ad esempio, potresti impostare uno zap che invii un tweet ogni volta che pubblichi un nuovo post sul tuo sito web.

Oppure puoi aggiungere automaticamente alla tua lista e-mail i nuovi lead raccolti tramite pagine di destinazione e piattaforme di social media. Risparmia tempo permettendoti di concentrarti su progetti più critici.

Zapier consente inoltre agli sviluppatori di creare applicazioni personalizzate in base alle esigenze dell'utente e di collegarle ad altri software.

Prezzo: piano gratuito disponibile. I piani a pagamento partono da $ 19,99 al mese, fatturati annualmente. È disponibile un piano aziendale per le organizzazioni che desiderano l'automazione con solide funzionalità di sicurezza e capacità di supervisione.

8. Grammatica

Grammarly è un assistente alla scrittura basato sull'intelligenza artificiale che aiuta le persone a migliorare l'ortografia, la grammatica e lo stile di scrittura.

Questo strumento utilizza algoritmi complessi per analizzare il contenuto scritto e fornire feedback in tempo reale, segnalando errori di ortografia e grammaticali e suggerendo una migliore struttura della frase.

Nel suo piano premium, Grammarly fornisce feedback sulla chiarezza della scrittura, sul tono di voce e sul coinvolgimento, che sono utili per gli utenti che non sono madrelingua inglese.

Questo strumento si integra con Google Docs, Gmail e Slack, tra gli altri strumenti, e varie piattaforme, inclusi browser Web, applicazioni desktop e dispositivi mobili.

Prezzi: piano gratuito disponibile per singoli individui. Prova gratuita di 7 giorni per Grammarly Business. I piani a pagamento partono da $ 15 per utente/mese, fatturati annualmente.

9. Calevolmente

Calendly è uno strumento di pianificazione che le aziende di tutte le dimensioni possono utilizzare per automatizzare la pianificazione delle riunioni con clienti, clienti e membri del team.

Questo strumento si sincronizza con il tuo calendario e ti consente di impostare eventi e bloccare i tempi in cui sei occupato.

Quando qualcuno desidera prenotare un appuntamento o un incontro con te, può scegliere un orario disponibile su Calendly senza dover andare avanti e indietro con te o inviare una richiesta di calendario via e-mail. Ti libera tempo da dedicare ad altre attività.

Una grande caratteristica di Calendly è la funzionalità di buffering.

Ti consente di impostare tempi di buffer tra le riunioni, come una pausa di 15 minuti per riorganizzarti o fare stretching o una barriera per le riunioni dell'ultimo minuto.

Impedisce alle persone di aggiungere troppi appuntamenti alla tua agenda con breve preavviso.

Calendly si integra con diversi strumenti di produttività di terze parti presenti in questo elenco, tra cui ClickUp, HubSpot, Notion e Slack.

Prezzo: piano gratuito disponibile. I piani a pagamento partono da $ 8 per posto/mese.

10.HubSpot

HubSpot è una piattaforma CRM (Customer Relationship Marketing) all-in-one che comprende strumenti di inbound marketing, servizio clienti , vendite, CMS , operazioni e commercio che aiutano le aziende ad attrarre, coinvolgere e soddisfare i clienti.

Tutti questi strumenti in un'unica piattaforma aiutano le aziende a semplificare processi, flussi di lavoro, campagne e comunicazioni.

HubSpot CRM organizza i profili cliente/cliente e le interazioni in un unico repository in cui tutti i membri del team possono vedere cosa sta succedendo.

Fornisce inoltre una panoramica dettagliata delle attività operative di un'azienda attraverso dashboard e metriche personalizzate, che semplificano la sincronizzazione di team diversi e prevengono la formazione di silos di dati.

Prezzi: i prezzi di HubSpot dipendono dagli strumenti che desideri utilizzare. Ogni strumento, o “Hub”, ha a disposizione un piano gratuito di base. I piani a pagamento sono i seguenti (fatturati annualmente):

Centro di marketing

• Il piano iniziale parte da $ 18 al mese
• Il piano professionale parte da $ 800 al mese
• Il piano aziendale parte da $ 3.600 al mese

Polo delle vendite

• Il piano iniziale parte da $ 18 al mese
• Il piano professionale parte da $ 450 al mese
• Il piano aziendale parte da $ 1.500 al mese

Centro del servizio clienti

• Il piano iniziale parte da $ 18 al mese
• Il piano professionale parte da $ 450 al mese
• Il piano aziendale parte da $ 1.200 al mese

Centro CMS

• Il piano iniziale parte da $ 23 al mese
• Il piano professionale parte da $ 360 al mese
• Il piano aziendale parte da $ 1.200 al mese

Polo operativo

• Il piano iniziale parte da $ 18 al mese
• Il piano professionale parte da $ 720 al mese
• Il piano aziendale parte da $ 2.000 al mese

Suggerimenti gratuiti sulla produttività del team

1. Organizza riunioni stand-up
2. Premia i tuoi dipendenti
3. Incoraggiare una corretta comunicazione
4. Dare priorità al benessere dei dipendenti

Oltre a utilizzare gli strumenti di produttività, ci sono altre misure che puoi adottare per aumentare la produttività del team. Eccone quattro:

1. Organizza riunioni stand-up

Tenere più riunioni ogni settimana occupa tutto il tempo dei dipendenti e non favorisce la produttività del team.

Per fortuna, strumenti di comunicazione come Loom e Slack hanno consentito ai team, soprattutto quelli remoti, di comunicare in modo asincrono.

Sebbene questi strumenti eliminino le riunioni non necessarie, i membri del team devono tenere riunioni almeno una volta al mese per connettersi tra loro e discutere su cosa stanno lavorando. È qui che entrano in gioco le riunioni in piedi o in piedi.

In questi brevi incontri, i diversi membri del team forniscono un aggiornamento sul lavoro che hanno completato, sul lavoro che stanno ancora svolgendo e sul lavoro che devono ancora iniziare.

Questi incontri consentono alle persone di ottenere prospettive, opinioni e feedback diversi sul proprio lavoro.

Ecco alcuni suggerimenti su come tenere correttamente le riunioni permanenti:

• Mantieni la riunione breve. 15-20 minuti sono sufficienti per una riunione permanente.
• Crea un'agenda e invia in anticipo spunti di discussione ai partecipanti in modo che possano arrivare preparati e pronti a impegnarsi.
• Tieni la riunione alla stessa ora del giorno in cui l'hai prevista. Se hai bisogno di aiuto per rispettare il programma, informa le persone in anticipo.
• Se il tuo team è remoto, utilizza strumenti di videoconferenza come Google Meet e Zoom per tenere la riunione.

2. Premia i tuoi dipendenti

Non c'è sensazione migliore del riconoscimento dopo aver messo il massimo in un compito o in un progetto. Un buon team leader o manager dovrebbe prendersi il tempo per riconoscere e premiare lo sforzo e il duro lavoro svolto dai membri del team.

Questo riconoscimento può avvenire durante riunioni permanenti o eventi annuali in azienda.

Una cosa da ricordare è che dovresti premiare prima la qualità, non la quantità.

Ad esempio, supponiamo che il rappresentante del cliente A risponda a 100 ticket in un mese ma abbia un punteggio CSAT (soddisfazione del cliente) del 62% e che il rappresentante del cliente B risponda a 45 ticket in un mese con un punteggio CSAT del 96%.

In questo scenario, dovresti lodare/premiare il rappresentante del cliente B per il suo lavoro di qualità superiore.

Ciò non solo evidenzia l’importanza della qualità, ma incentiva anche gli altri dipendenti a svolgere compiti pensando alla soddisfazione del cliente.

3. Incoraggiare una corretta comunicazione

Per creare un ambiente di lavoro favorevole, incoraggia i tuoi dipendenti a parlare tra loro del loro lavoro .

In questo modo, possono ottenere opinioni, feedback e supporto diversificati di cui hanno bisogno per creare ed eseguire campagne e progetti di alta qualità.

Detto questo, la comunicazione non dovrebbe avvenire solo tra i membri del team ma tra i reparti.

I membri di team interfunzionali, come i team di marketing, prodotto, vendite e successo dei clienti, devono essere in grado di comunicare tra loro e sapere in ogni momento cosa sta succedendo negli altri reparti.

Ciò non solo riduce le possibilità di formazione di silos, ma migliora anche la produttività del team.

4. Dare priorità al benessere dei dipendenti

I dipendenti non vivono solo per incrementare i profitti della tua azienda. Fuori dall’ufficio, sono persone con vite e responsabilità reali e dovresti creare un ambiente di lavoro che dia priorità al loro benessere.

Per sapere quale approccio adottare, parla con i tuoi dipendenti e chiedi loro di condividere i loro obiettivi di benessere personali.

Questi obiettivi ti aiuteranno a determinare se preferirebbero meno riunioni, pause pranzo più lunghe, sessioni di meditazione/yoga, ferie retribuite o qualcos'altro di completamente diverso.

Quando i tuoi dipendenti condividono i modi migliori per mantenere il proprio benessere, prova a effettuare controlli regolari per aiutarli a dare priorità a tali obiettivi e mantenerli sulla buona strada.

Costruisce responsabilità e supporto del team e incoraggia la formazione di abitudini sane, che contribuiscono alla produttività del team.

Conclusione: aumentare la produttività del team un fattore alla volta

Quando cerchi di aumentare la produttività del tuo team, prendi le cose con calma. Innanzitutto, identificare i fattori negativi che scoraggiano la produttività e fare un brainstorming sui modi per risolverli.

Fai attenzione a non eseguire tutte le tue idee contemporaneamente, altrimenti rischierai di confondere e bruciare i tuoi dipendenti. Invece, esegui le idee individualmente e coinvolgi tutti i tuoi dipendenti nel processo.

Con il tempo, sarai in grado di creare un ambiente di lavoro in cui i dipendenti comunicano tra loro, danno priorità alle attività essenziali, gestiscono il tempo in modo efficace ed eseguono progetti in tempo senza compromettere la qualità.

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