提高团队生产力的 10 个最佳应用程序（及其工作原理）

在最基本的层面上，您可以通过团队在特定时间内可以在不牺牲质量的情况下完成的分配任务或项目的数量来确定团队生产力。

在某些部门，例如客户支持或销售，团队生产力取决于给定时间内成功处理的对话、票证和呼叫的数量。

快捷键：

• 为什么团队生产力如此重要？
• 是什么降低了团队生产力？
• 有用的技术：10 个提高团队生产力的应用程序
• 免费团队生产力技巧

如果公司内的部门富有成效，那么小型企业将在很短的时间内实现其目标——这与团队效率低下的公司不同。

然而，团队生产力取决于许多因素，包括公司文化、沟通和协作——一些公司缺乏这些。

幸运的是，有一些技术工具可以帮助创建必要的环境和文化来提高团队生产力。

在本文中，您将了解降低团队生产力的因素、可用于提高工作场所生产力的工具，以及可采取的一些措施来确保企业的生产力达到最佳状态。

为什么团队生产力如此重要？

最佳的团队生产力是企业持续发展的关键。

当团队始终如一地按时完成任务并为客户提供出色的成果时，企业很可能会受益匪浅——无论是客户数量还是月度（或年度）收入。

这种生产力水平有助于企业建立良好的声誉和士气，因此无需采取太多措施即可说服人们购买其产品或使用其服务。

最理想的情况是，团队生产力可以让员工在有利和支持性的工作环境中最大限度地发挥潜力，从而提高工作满意度。

这不仅减少了员工/客户流失并节省了企业资金，而且还鼓励高质量的求职者申请企业内的职位。

是什么降低了团队生产力？

作为企业主，您自然希望创建一个鼓励最佳团队生产力的工作环境。 然而，某些因素会减慢您的团队的速度并大幅降低生产力。 以下是其中五个：

• 沟通不畅：当员工不与同事开诚布公地沟通时，他们将很难理解自己的角色、责任和目标。
  
  当经理或团队领导需要向团队成员提供项目的全面反馈时，这同样适用。
  
  沟通不畅可能会导致冲突、误解、延误和错误，从而对团队生产力产生负面影响。

• 孤岛：当组织中的不同团队无法有效沟通、协作和共享数据时，就会形成孤岛。
  
  孤岛工作意味着员工或整个部门与业务的其他部分完全隔离。
  
  这不利于团队生产力，因为一个部门的工作经常影响另一个部门的工作。
  
  例如，营销团队必须与产品和客户服务团队合作，创建营销资产，突出产品的明星特征并吸引高质量的潜在客户。
  
  当存在孤岛时，这些团队无法影响彼此的工作，这可能会导致创建和执行错误的营销活动，从而导致公司损失资金并产生微薄的结果。

• 不必要的会议：虽然会议可以让团队成员互相了解情况并讨论项目进展，但太多的会议可能会适得其反。
  
  71% 的高级管理人员认为会议可以提高效率。 这也是有充分理由的。
  
  会议可能会花费很多时间，而且随着时间的流逝，与会者的注意力和兴趣会逐渐减弱。
  
  3个小时的会议结束后，员工需要全身心投入到自己的任务中并拿出成果。
  
  当员工每天（或每周）参加多次会议时，生产力的降低变得非常明显。

• 管理不善：在经理和团队领导者态度懒散或对员工进行微观管理的组织中，团队生产力通常较低。
  
  糟糕的管理会让员工感到沮丧，并削弱他们全力投入工作的积极性。

• 频繁的多任务处理：虽然同时处理多项任务是更快完成工作的好方法，但它会降低工作场所的生产力。
  
  同时做太多事情会导致员工分散注意力和注意力，因此他们无法尽最大努力完成任务。

• 压力和倦怠：组织，尤其是快速发展的组织，通常需要更多的工作和时间来完成任务。
  
  它创造了一个压力很大的工作环境，因为员工必须投入更多的时间和资源来完成工作，同时忽视他们的个人、教育和家庭问题。
  
  当事情达到紧要关头时，员工会感到倦怠，从而降低注意力、效率、焦点和团队生产力。

• 时间管理不善：在快速发展的组织中，员工必须很好地管理自己的时间以保持生产力。
  
  不幸的是，许多员工很难很好地管理自己的时间、确定任务的优先顺序以及平衡工作和个人生活。
  
  它可能会导致错过最后期限、压力增加和生产力下降。

有用的技术：10 个提高团队生产力的应用程序（及其用途）

1. 桑萨玛
2. 松弛
3. 体式
4. 点击按钮
5. 印象笔记
6. 概念
7. 扎皮尔
8. 语法
9. 卡伦德利
10. 枢纽点

生产力工具是帮助业务团队更有效地管理项目、简化工作流程并在更短的时间内完成更多工作的好方法。

这些工具可以以不同的方式帮助团队——从记下笔记和组织每日待办事项列表到自动执行重复性任务和优化时间管理。

以下是 10 个最佳生产力应用程序，团队可以使用它们来提高流程的效率和生产力。

1. 桑萨玛

Sunsama是一款数字每日计划工具，可通过分步例程规划您的一天，帮助您管理时间并实现工作与生活的平衡。

在 Sunsama 直观的用户界面中，您可以通过从 Asana 和 Trello 等项目管理工具中提取任务来创建统一的每日视图。

您还可以从 Gmail 和 Outlook 收集电子邮件并从日历组织会议。 您可以决定每项任务要工作多长时间，并在日历上安排未来的任务。

定价： 14 天免费试用。 付费计划起价为 16 美元/月，按年计费。

2. 松弛

Slack是一种沟通和协作工具，可让团队成员轻松联系并高效工作。

该应用程序有一个集中式系统，可以进行即时消息传递、文件共享、语音和视频通话以及与多个第三方工具的集成。

Slack 具有基于渠道的结构，允许您将团队的沟通或特定项目/主题分类到不同的渠道中。

通过这种方式，人们可以轻松找到他们正在做什么以及他们参与了哪些交互。

员工还可以看到每个团队正在做什么，而无需跳过麻烦或阅读无数电子邮件。

在集成方面，Slack 与企业在流程中使用的无数工具无缝集成，包括 Google Workspace、Zoom、Zapier、Salesforce，甚至 Twitter。

它允许团队创建自定义工作流程，自动化流程，并集中技术堆栈中其他工具的文件、数据和通知。

定价：提供免费计划。 付费计划起价为 7.25 美元/月。 对于需要比常规计划提供的更强大功能的公司来说，有定制的企业网格计划。

3.体式

Asana是一款项目管理工具，可帮助各种规模的团队组织工作、专注于目标并在不影响质量的情况下按时完成任务。

使用 Asana，您可以创建任务，将其分配给正确的团队成员，设置截止日期，并规定执行每项任务的步骤。

您还可以添加附件、描述和子任务来为每个任务提供上下文。

作为管理员，Asana 会向您发送有关团队成员所做的任何评论、任务更新和更改的通知，这可确保您始终了解项目的进度。

为了简化工作流程，Asana 与 Google Drive、Canva、Dropbox 和 Slack 等工具集成。

定价： 30 天免费试用。 付费套餐起价为每位用户每月 10.99 美元，按年计费。

4.点击

ClickUp是一款功能强大的任务管理工具，具有直观的用户界面和易于导航的功能。

该工具允许团队创建一个可视画布，在一个地方显示项目的所有方面； 这有助于他们专注于自己的目标。

如果您正在处理多个项目，ClickUp 允许您自定义任务视图和依赖关系来组织您的工作并确定其优先级。

该平台支持敏捷方法论，包括看板和 Scrum，并具有敏捷仪表板、燃尽图和冲刺板等功能。

它还与 Slack、Figma、HubSpot 和 Loom 等第三方 MarTech 工具集成。

定价：提供免费计划。 付费计划起价为每位会员每月 7 美元。 有一个企业计划可供需要自定义计划的企业使用。

5. 印象笔记

将便利贴贴在镜子或电脑屏幕上的时代已经结束。 现在，团队可以以数字方式记录和组织笔记，并通过Evernote在所有设备上同步它们。

该工具允许团队成员从任何设备访问、编辑、上传和共享笔记和文件。

他们还可以创建待办事项列表、扫描文档、添加图像、剪辑网页和文章、同步日历以及在获得好主意时录制语音消息。

Evernote 的视觉公告板可让您过滤掉不必要的信息，以专注于重要的任务。

定价：提供免费计划。 付费套餐起价为 10.83 美元/月，按年计费。

6. 概念

Notion是一款综合性一体化生产力工具，可让您记笔记、组织工作、与团队协作以及管理项目。

它适用于各个行业各种规模的个人和团队，包括内容创建、营销和软件开发。

Notion 拥有灵活且可定制的工作区，您可以在其中创建页面、看板和数据库来组织适合您的流程和工作流程的信息。

您可以创建待办事项列表、日历、任务和注释，并与其他团队成员共享。

您还可以与团队成员同时处理文档和项目，从而促进无缝协作并提高工作效率。

Notion 与其他业务工具集成，包括 Asana、Canva、ClickUp、Figma 和 GitHub。

定价：提供免费计划。 付费计划起价为每位用户每月 8 美元，按年计费。

7.扎皮尔 

Zapier是一款基于网络的自动化工具，可帮助业务专业人员自动执行重复性任务，并充当应用程序之间的桥梁。

该工具与数千个应用程序集成，包括 Airtable、Calendly、Gmail、 Mailchimp 、HubSpot 和 Notion，可供营销人员、项目经理、销售人员、开发人员等使用。

Zapier 允许用户创建“zaps”（由特定事件触发的自动操作），而无需以前的编码经验。

例如，您可以设置一个 zap，每当您在网站上发布新博客文章时，它都会发送一条推文。

或者，您可以自动将通过登陆页面和社交媒体平台收集的新潜在客户添加到您的电子邮件列表中。 它可以释放时间，让您可以专注于更重要的项目。

Zapier 还允许开发人员根据用户的需求创建自定义应用程序并将其连接到您的其他软件。

定价：提供免费计划。 付费套餐起价为 19.99 美元/月，按年计费。 对于希望实现具有强大安全功能和监督功能的自动化的组织，公司有一个计划。

8. 语法

Grammarly是一款基于人工智能的写作助手，可以帮助人们提高拼写、语法和写作风格。

该工具使用复杂的算法来分析书面内容并提供实时反馈，包括指出拼写和语法错误并建议更好的句子结构。

在其高级计划中，Grammarly 提供了有关写作清晰度、语气和参与度的反馈，这对非英语母语的用户很有帮助。

该工具与 Google Docs、Gmail 和 Slack 等工具以及各种平台（包括网络浏览器、桌面应用程序和移动设备）集成。

定价：适用于个人的免费计划。 Grammarly Business 7 天免费试用。 付费计划起价为每位用户每月 15 美元，按年计费。

9.日历

Calendly是一种日程安排工具，各种规模的企业都可以使用它来自动安排与客户、客户和团队成员的会议。

该工具与您的日历同步，允许您设置事件并安排您忙碌的时间。

当有人想要与您预约或会面时，他们可以在 Calendly 中选择一个空闲时间，而无需与您来回或通过电子邮件提交日历请求。 它可以让您腾出时间专注于其他任务。

Calendly 的一个重要功能是缓冲功能。

它允许您在会议之间设置缓冲时间，例如 15 分钟的休息时间以重新组合或伸展身体，或者为最后一刻的会议设置障碍。

它可以防止人们在短时间内向您的日程安排添加太多约会。

Calendly 与此列表中的多个第三方生产力工具集成，包括 ClickUp、HubSpot、Notion 和 Slack。

定价：提供免费计划。 付费计划起价为每个席位/月 8 美元。

10.HubSpot

HubSpot是一个一体化客户关系营销 (CRM) 平台，包括入站营销、客户服务、销售、 CMS 、运营和商务工具，可帮助企业吸引、吸引和满足客户。

一个平台中的所有这些工具可帮助企业简化流程、工作流程、活动和沟通。

HubSpot CRM 在一个存储库中组织客户/客户资料和交互，所有团队成员都可以在其中查看正在发生的情况。

它还通过自定义仪表板和指标详细概述了企业的运营活动，这使得同步不同团队并防止形成数据孤岛变得更加容易。

定价： HubSpot 的定价取决于您想要使用的工具。 每个工具或“Hub”都有一个基本的免费计划可用。 付费计划如下（按年计费）：

营销中心

• 入门计划起价为 18 美元/月
• 专业计划起价为 800 美元/月
• 企业计划起价为 3,600 美元/月

销售中心

• 入门计划起价为 18 美元/月
• 专业计划起价为 450 美元/月
• 企业计划起价为 1,500 美元/月

客户服务中心

• 入门计划起价为 18 美元/月
• 专业计划起价为 450 美元/月
• 企业计划起价为 1,200 美元/月

内容管理中心

• 入门计划起价为 23 美元/月
• 专业计划起价为 360 美元/月
• 企业计划起价为 1,200 美元/月

运营中心

• 入门计划起价为 18 美元/月
• 专业计划起价为 720 美元/月
• 企业计划起价为 2,000 美元/月

免费团队生产力技巧

1. 举行站立会议
2. 奖励您的员工
3. 鼓励适当的沟通
4. 优先考虑员工福祉

除了使用生产力工具之外，您还可以采取其他措施来提高团队生产力。 以下是其中四个：

1. 召开站立会议

每周召开多次会议会占用所有员工的时间，并且不利于团队生产力的提高。

值得庆幸的是，Loom 和 Slack 等通信工具使团队（尤其是远程团队）能够进行异步通信。

虽然这些工具消除了不必要的会议，但团队成员必须每月至少举行一次会议以相互联系并讨论他们正在做的事情。 这就是站立会议的用武之地。

在这些简短的会议中，不同的团队成员会介绍他们已完成的工作、仍在进行的工作以及尚未开始的工作的最新情况。

这些会议让人们能够获得关于他们工作的不同观点、意见和反馈。

以下是有关如何正确召开站立会议的一些提示：

• 保持会议简短。 站立会议15-20分钟就足够了。
• 创建议程并提前向与会者发送谈话要点，以便他们做好准备并准备好参与。
• 在会议当天的同一时间举行会议。 如果您需要帮助遵守时间表，请提前告知人们。
• 如果您的团队位于远程，请使用 Google Meet 和 Zoom 等视频会议工具召开会议。

2.奖励你的员工

全力投入一项任务或项目后，没有什么比得到认可更好的感觉了。 一个好的团队领导者或经理应该花时间认可和奖励团队成员所付出的努力和辛勤工作。

这种认可可以在公司的常务会议或年度活动期间进行。

要记住的一件事是，您应该首先奖励质量，而不是数量。

例如，假设客户代表 A 在一个月内回复了 100 个请求，但客户满意度 (CSAT) 得分为 62%，而客户代表 B 在一个月内回复了 45 个请求，CSAT 得分为 96%。

在这种情况下，您应该赞扬/奖励客户代表 B 的高质量工作。

这不仅凸显了质量的重要性，而且还激励其他员工在执行任务时牢记客户满意度。

3. 鼓励适当的沟通

为了创造一个有利的工作环境，鼓励员工互相谈论他们的工作。

通过这种方式，他们可以获得创建和执行高质量活动和项目所需的不同意见、反馈和支持。

也就是说，沟通不仅应该发生在团队成员之间，还应该发生在部门之间。

跨职能团队（例如营销、产品、销售和客户成功团队）的成员需要能够相互沟通并随时了解其他部门的情况。

这不仅减少了孤岛形成的机会，而且还提高了团队生产力。

4. 优先考虑员工福祉

员工的生存不仅仅是为了增加公司的利润。 在办公室之外，他们是有现实生活和责任的人，你应该创造一个优先考虑他们福祉的工作环境。

要了解采取哪种方法，请与您的员工交谈并让他们分享他们的个人健康目标。

这些目标将帮助您确定他们是否喜欢更少的会议、更长的午休时间、冥想/瑜伽课程、带薪休假或其他完全不同的东西。

当您的员工分享保持健康的最佳方法时，请尝试定期检查，以帮助他们优先考虑这些目标并使其步入正轨。

它建立责任感和团队支持，并鼓励健康习惯的形成——所有这些都有助于提高团队生产力。

结论：一次提高团队生产力一个因素

当试图提高团队的生产力时，要慢慢来。 首先，找出阻碍生产力的负面因素，并集思广益解决这些问题的方法。

小心不要同时执行你的所有想法，否则你将面临让员工感到困惑和倦怠的风险。 相反，单独执行想法并让所有员工参与该过程。

随着时间的推移，您将能够创建一个工作环境，让员工能够相互沟通、确定重要任务的优先顺序、有效管理时间并在不影响质量的情况下按时执行项目。

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