10 лучших приложений для повышения продуктивности команды (и почему они работают)

На самом фундаментальном уровне вы можете определить продуктивность команды по количеству назначенных задач или проектов, которые команда может выполнить за определенный период без ущерба для качества.

В некоторых отделах, таких как служба поддержки клиентов или отдел продаж, продуктивность команды зависит от количества разговоров, заявок и звонков, успешно обработанных в течение определенного времени.

Ярлыки:

• Почему продуктивность команды так важна?
• Что замедляет продуктивность команды?
• Полезная технология: 10 приложений, повышающих продуктивность команды
• Бесплатные советы по продуктивности команды

Если отделы внутри компании продуктивны, малый бизнес достигнет своих целей за очень короткое время — в отличие от компании с непродуктивными командами.

Однако продуктивность команды зависит от многих факторов, включая корпоративную культуру, общение и сотрудничество, которых не хватает некоторым компаниям.

К счастью, существуют технические инструменты, которые помогают создать необходимую среду и культуру для повышения продуктивности команды.

В этой статье вы узнаете, что снижает производительность команды, инструменты, которые можно использовать для повышения производительности на рабочем месте, а также некоторые меры, которые можно предпринять, чтобы обеспечить оптимальную производительность вашего бизнеса.

Почему продуктивность команды так важна?

Оптимальная продуктивность команды — это то, что удерживает бизнес на плаву.

Когда команды последовательно соблюдают сроки и обеспечивают отличные результаты для своих клиентов и заказчиков, бизнес, скорее всего, получит выгоду — как с точки зрения количества клиентов, так и с точки зрения ежемесячного (или годового) дохода.

Такой уровень производительности помогает бизнесу создать отличную репутацию и моральный дух, поэтому ему не нужно прилагать слишком много усилий, чтобы убедить людей покупать его продукцию или пользоваться его услугами.

В оптимальном случае производительность команды повышает удовлетворенность работой, позволяя сотрудникам максимизировать свой потенциал в благоприятной и поддерживающей рабочей среде.

Это не только уменьшает отток сотрудников/клиентов и экономит деньги компании, но также стимулирует высококвалифицированных соискателей подавать заявки на должности в компании.

Что замедляет продуктивность команды?

Как владелец бизнеса, вы, естественно, хотите создать рабочую среду, которая способствует оптимальной производительности команды. Однако некоторые факторы замедляют работу вашей команды и снижают производительность в больших масштабах. Вот пять из них:

• Плохое общение. Когда сотрудники не общаются открыто со своими коллегами, им будет трудно понять свои роли, обязанности и цели.
  
  То же самое применимо, когда менеджеру или руководителю группы необходимо предоставить исчерпывающую обратную связь членам команды по проекту.
  
  Плохое общение может привести к конфликтам, недоразумениям, задержкам и ошибкам, которые негативно влияют на производительность команды.

• Разрозненность. Разрозненность образуется, когда разные команды в организации не могут эффективно общаться, сотрудничать и обмениваться данными.
  
  Работа в изолированных зонах означает, что сотрудники или целые отделы полностью изолированы от остального бизнеса.
  
  Это вредно для продуктивности команды, поскольку работа одного отдела часто влияет на работу другого отдела.
  
  Например, маркетинговая команда должна работать с командами по продукту и обслуживанию клиентов для создания маркетинговых активов, которые подчеркивают основные характеристики продукта и привлекают перспективных клиентов.
  
  Когда существует разрозненность, эти команды не могут влиять на работу друг друга, что может привести к созданию и проведению неуместной кампании, которая будет стоить компании денег и давать скудные результаты.

• Ненужные встречи. Хотя встречи позволяют членам команды общаться друг с другом и обсуждать ход проектов, слишком большое количество встреч может быть контрпродуктивным.
  
  71% топ-менеджеров считают, что встречи могли бы быть более продуктивными. И не зря.
  
  Встречи могут занять много времени, и с каждым часом внимание и интерес участников ослабевают.
  
  После 3-часового совещания сотрудникам нужно поработать, чтобы быть максимально преданными своим задачам и давать результаты.
  
  Это снижение производительности становится очень заметным, когда сотрудники участвуют в нескольких совещаниях в день (или неделю).

• Плохое управление. В организациях, где менеджеры и руководители групп ведут себя вяло или контролируют своих сотрудников на микроуровне, производительность команды часто бывает низкой.
  
  Плохое руководство разочаровывает сотрудников и лишает их мотивации вкладывать все свои силы в работу.

• Частая многозадачность. Хотя работа над несколькими задачами одновременно — хороший способ ускорить работу, она может снизить производительность на рабочем месте.
  
  Выполнение слишком большого количества дел одновременно приводит к тому, что сотрудники рассеивают свое внимание и фокус, поэтому они не могут выполнять задачи в меру своих способностей.

• Стресс и выгорание. Организациям, особенно быстрорастущим, часто требуется больше работы и времени для достижения целей.
  
  Это создает стрессовую рабочую среду, поскольку сотрудникам приходится уделять больше времени и ресурсов выполнению работы, игнорируя при этом свои личные, образовательные и семейные проблемы.
  
  Когда дела доходят до критической точки, сотрудники испытывают выгорание, что снижает концентрацию, эффективность, сосредоточенность и продуктивность команды.

• Плохое управление временем. В быстрорастущей организации сотрудники должны хорошо управлять своим временем, чтобы поддерживать производительность.
  
  К сожалению, многим сотрудникам сложно правильно распоряжаться своим временем, расставлять приоритеты задач и балансировать между работой и личной жизнью.
  
  Это может привести к срыву сроков, повышенному стрессу и снижению производительности.

Полезная технология: 10 приложений, которые повышают продуктивность команды (и что они делают)

1. Сунсама
2. Слабый
3. Асана
4. КликАп
5. Эверноут
6. Понятие
7. Запир
8. Грамматика
9. календарно
10. HubSpot

Инструменты повышения производительности — отличный способ помочь бизнес-командам более эффективно управлять проектами, оптимизировать рабочие процессы и выполнять больше работы за меньшее время.

Эти инструменты могут помочь командам по-разному — от ведения заметок и организации ежедневного списка дел до автоматизации повторяющихся задач и оптимизации управления временем.

Ниже приведены 10 лучших приложений для повышения производительности, которые команды могут использовать, чтобы сделать свои процессы более эффективными и продуктивными.

1. Сунсама

Sunsama — это цифровой ежедневник, который помогает вам управлять временем и достигать баланса между работой и личной жизнью, планируя свой день с помощью пошаговой рутины.

В интуитивно понятном пользовательском интерфейсе Sunsama вы можете создать единое ежедневное представление, извлекая задачи из инструментов управления проектами, таких как Asana и Trello.

Вы также можете собирать электронные письма из Gmail и Outlook и организовывать встречи из своего календаря. Вы можете решить, как долго вы хотите работать над каждой задачей, и запланировать будущие задачи в своем календаре.

Цена: 14-дневная бесплатная пробная версия. Платные планы начинаются с 16 долларов США в месяц при ежегодной оплате.

2. Слабость

Slack — это инструмент для общения и совместной работы, который позволяет членам команды легко общаться и эффективно работать.

Приложение имеет централизованную систему, которая обеспечивает обмен мгновенными сообщениями, обмен файлами, голосовые и видеозвонки, а также интеграцию с несколькими сторонними инструментами.

Slack имеет структуру, основанную на каналах, которая позволяет вам классифицировать общение вашей команды или конкретные проекты/темы по разным каналам.

Таким образом, люди могут легко найти, над чем они работают и в каких взаимодействиях они участвуют.

Сотрудники также смогут видеть, над чем работает каждая команда, не заморачиваясь и не читая бесчисленное количество электронных писем.

Что касается интеграции, Slack легко интегрируется с бесчисленными инструментами, которые компании используют в своих процессах, включая Google Workspace, Zoom, Zapier, Salesforce и даже Twitter.

Это позволяет командам создавать собственные рабочие процессы, автоматизировать свои процессы и централизовать файлы, данные и уведомления из других инструментов в их технологическом стеке.

Цены: доступен бесплатный план. Платные планы начинаются с 7,25 долларов в месяц. Для компаний, которым нужны более мощные функции, чем предлагают обычные планы, существует специальный план Enterprise Grid.

3. Асана

Asana — это инструмент управления проектами, который помогает командам любого размера организовывать работу, концентрироваться на своих целях и соблюдать сроки без ущерба для качества.

С помощью Asana вы можете создавать задачи, назначать их нужному члену команды, устанавливать сроки выполнения и оговаривать шаги для выполнения каждой задачи.

Вы также можете добавлять вложения, описания и подзадачи, чтобы обеспечить контекст для каждой задачи.

Как администратору, Asana будет отправлять вам уведомления о любых комментариях, обновлениях задач и изменениях, внесенных членами команды, что гарантирует, что вы всегда будете в курсе хода проекта.

Для оптимизации рабочих процессов Asana интегрируется с такими инструментами, как Google Drive, Canva, Dropbox и Slack.

Цена: 30-дневная бесплатная пробная версия. Платные планы начинаются с 10,99 долларов США за пользователя в месяц при ежегодной оплате.

4. Нажмите «Вверх»

ClickUp — это мощный инструмент управления задачами с интуитивно понятным пользовательским интерфейсом и удобными функциями навигации.

Этот инструмент позволяет командам создавать визуальное полотно, отображающее все аспекты проекта в одном месте; это помогает им оставаться сосредоточенными на своих целях.

Если вы работаете над несколькими проектами, ClickUp позволяет вам настраивать представления задач и зависимости для организации и определения приоритетов вашей работы.

Эта платформа поддерживает методологии Agile, включая Kanban и Scrum, и имеет такие функции, как панели мониторинга Agile, диаграммы сгорания и доски спринта.

Он также интегрируется со сторонними инструментами MarTech, такими как Slack, Figma, HubSpot и Loom.

Цены: доступен бесплатный план. Платные планы начинаются с 7 долларов за участника в месяц. Для предприятий, которым нужен индивидуальный план, доступен план Enterprise.

5. Эверноут

Времена, когда мы приклеивали стикеры к зеркалу или экрану компьютера, прошли. Теперь команды могут создавать и систематизировать заметки в цифровом виде и синхронизировать их на всех устройствах через Evernote .

Этот инструмент позволяет членам команды получать доступ, редактировать, загружать и делиться заметками и файлами с любого устройства.

Они также могут создавать списки дел, сканировать документы, добавлять изображения, вырезать веб-страницы и статьи, синхронизировать свои календари и записывать голосовые сообщения, когда им приходит в голову отличная идея.

Визуальная доска объявлений Evernote позволяет фильтровать ненужную информацию, чтобы сосредоточиться на важных задачах.

Цены: доступен бесплатный план. Платные планы начинаются с 10,83 долларов США в месяц при ежегодной оплате.

6. Понятие

Notion — это комплексный универсальный инструмент для повышения производительности, который позволяет вам делать заметки, организовывать работу, сотрудничать с командами и управлять проектами.

Он предназначен для отдельных лиц и команд любого размера в различных отраслях, включая создание контента, маркетинг и разработку программного обеспечения.

Notion имеет гибкое и настраиваемое рабочее пространство, в котором вы можете создавать страницы, доски и базы данных для организации информации, соответствующей вашим процессам и рабочему процессу.

Вы можете создавать списки дел, календари, задачи и заметки и делиться ими с другими членами команды.

Вы также можете работать над документами и проектами одновременно с членами вашей команды, что обеспечивает бесперебойную совместную работу и повышает производительность.

Notion интегрируется с другими бизнес-инструментами, включая Asana, Canva, ClickUp, Figma и GitHub.

Цены: доступен бесплатный план. Платные планы начинаются с 8 долларов США за пользователя в месяц при ежегодной оплате.

7. Запир  

Zapier — это веб-инструмент автоматизации, который помогает бизнес-профессионалам автоматизировать повторяющиеся задачи и выступает в качестве моста между приложениями.

Этот инструмент интегрируется с тысячами приложений, включая Airtable, Calendly, Gmail, Mailchimp , HubSpot и Notion, и может использоваться маркетологами, менеджерами проектов, продавцами, разработчиками и т. д.

Zapier позволяет пользователям создавать «запы» — автоматические действия, запускаемые определенными событиями, — без необходимости предварительного опыта программирования.

Например, вы можете настроить zap, который будет отправлять твит всякий раз, когда вы публикуете новую запись в блоге на своем веб-сайте.

Или вы можете автоматически добавлять в свой список адресов электронной почты новых потенциальных клиентов, которых вы собираете через целевые страницы и платформы социальных сетей. Это освобождает время, и вы можете сосредоточиться на более важных проектах.

Zapier также позволяет разработчикам создавать собственные приложения в соответствии с потребностями пользователя и подключать их к другому программному обеспечению.

Цены: доступен бесплатный план. Платные планы начинаются с 19,99 долларов США в месяц при ежегодной оплате. Для организаций, которым нужна автоматизация с надежными функциями безопасности и возможностями контроля, существует план компании.

8. Грамматика

Grammarly — это помощник по письму на базе искусственного интеллекта, который помогает людям улучшить орфографию, грамматику и стиль письма.

Этот инструмент использует сложные алгоритмы для анализа письменного контента и предоставления обратной связи в режиме реального времени, включая указание на орфографические и грамматические ошибки и предложение лучшей структуры предложения.

В своем премиальном плане Grammarly предоставляет отзывы о ясности письма, тоне голоса и вовлеченности, что полезно для пользователей, для которых английский язык не является родным.

Этот инструмент интегрируется с Google Docs, Gmail и Slack, а также с другими инструментами и различными платформами, включая веб-браузеры, настольные приложения и мобильные устройства.

Цены: Бесплатный план доступен для частных лиц. 7-дневная бесплатная пробная версия Grammarly Business. Платные планы начинаются с 15 долларов США за пользователя в месяц при ежегодной оплате.

9. Календарно

Calendly — это инструмент планирования, который компании любого размера могут использовать для автоматизации планирования встреч с клиентами, покупателями и членами команды.

Этот инструмент синхронизируется с вашим календарем и позволяет вам назначать события и блокировать время, когда вы заняты.

Когда кто-то хочет назначить встречу или встречу с вами, он может выбрать доступное время в Calendly без необходимости ходить туда-сюда с вами или отправлять запрос календаря по электронной почте. Это освобождает время, чтобы сосредоточиться на других задачах.

Замечательная особенность Calendly — это функция буферизации.

Он позволяет вам установить буферное время между встречами, например, 15-минутный перерыв для перегруппировки или разминки или барьер для встреч в последнюю минуту.

Это не позволяет людям добавлять слишком много встреч в ваше расписание в короткие сроки.

Calendly интегрируется с несколькими сторонними инструментами повышения производительности из этого списка, включая ClickUp, HubSpot, Notion и Slack.

Цены: доступен бесплатный план. Платные планы начинаются с 8 долларов за место в месяц.

10. ХабСпот

HubSpot — это универсальная платформа для маркетинга взаимоотношений с клиентами (CRM), которая включает в себя инструменты входящего маркетинга, обслуживания клиентов , продаж, CMS , операций и коммерции, которые помогают компаниям привлекать, вовлекать и удовлетворять клиентов.

Все эти инструменты на одной платформе помогают компаниям оптимизировать свои процессы, рабочие процессы, кампании и общение.

HubSpot CRM объединяет профили клиентов/клиентов и взаимодействие в одном хранилище, где все члены команды могут видеть, что происходит.

Он также дает подробный обзор операционной деятельности бизнеса с помощью настраиваемых информационных панелей и показателей, что упрощает синхронизацию различных команд и предотвращает образование разрозненных данных.

Цены: цены HubSpot зависят от инструментов, которые вы хотите использовать. Для каждого инструмента или «Хаба» доступен базовый бесплатный план. Платные планы следующие (счета выставляются ежегодно):

Маркетинговый центр

• Стартовый план начинается от 18 долларов США в месяц.
• Профессиональный план начинается от 800 долларов США в месяц.
• План Enterprise начинается от 3600 долларов США в месяц.

Центр продаж

• Стартовый план начинается от 18 долларов США в месяц.
• Профессиональный план начинается от 450 долларов США в месяц.
• План Enterprise начинается от 1500 долларов США в месяц.

Центр обслуживания клиентов

• Стартовый план начинается от 18 долларов США в месяц.
• Профессиональный план начинается от 450 долларов США в месяц.
• План Enterprise начинается от 1200 долларов США в месяц.

Центр управления контентом

• Стартовый план начинается от 23 долларов США в месяц.
• Профессиональный план начинается от 360 долларов США в месяц.
• План Enterprise начинается от 1200 долларов США в месяц.

Операционный центр

• Стартовый план начинается от 18 долларов США в месяц.
• Профессиональный план начинается от 720 долларов США в месяц.
• План Enterprise начинается от 2000 долларов США в месяц.

Бесплатные советы по продуктивности команды

1. Проводите стендап-встречи
2. Награждайте своих сотрудников
3. Поощряйте правильное общение
4. Уделяйте приоритетное внимание благополучию сотрудников

Помимо использования инструментов повышения производительности, есть и другие меры, которые вы можете предпринять для повышения продуктивности команды. Вот четыре из них:

1. Проводите стендапы

Проведение нескольких совещаний каждую неделю отнимает все время ваших сотрудников и не способствует продуктивности команды.

К счастью, такие инструменты коммуникации, как Loom и Slack, позволяют командам, особенно удаленным, общаться асинхронно.

Хотя эти инструменты исключают ненужные собрания, членам команды приходится проводить встречи хотя бы раз в месяц, чтобы общаться друг с другом и обсуждать, над чем они работают. Вот тут-то и приходят на помощь стоячие или стоячие встречи.

На этих коротких встречах разные члены команды рассказывают о проделанной ими работе, работе, которую они еще выполняют, и работе, которую им еще предстоит начать.

Эти встречи позволяют людям узнать разные точки зрения, мнения и отзывы о своей работе.

Вот несколько советов о том, как правильно проводить постоянные собрания:

• Пусть встреча будет короткой. 15-20 минут вполне достаточно для стоячей встречи.
• Создайте повестку дня и заранее отправьте участникам тезисы для обсуждения, чтобы они могли прийти подготовленными и готовыми к участию.
• Проведите собрание в то же время в тот день, когда оно у вас назначено. Если вам нужна помощь в соблюдении графика, сообщите об этом людям заранее.
• Если ваша команда работает удаленно, используйте для проведения встречи инструменты видеоконференций, такие как Google Meet и Zoom.

2. Награждайте своих сотрудников

Нет лучшего чувства, чем признание после того, как вы вложили все свои силы в задачу или проект. Хороший руководитель или менеджер команды должен найти время, чтобы признать и вознаградить усилия и тяжелую работу членов своей команды.

Это признание может произойти во время постоянных собраний или ежегодных мероприятий в компании.

Следует помнить одну вещь: в первую очередь следует вознаграждать за качество, а не за количество.

Например, представитель клиента A отвечает на 100 запросов в месяц, но имеет показатель удовлетворенности клиентов (CSAT) 62 %, а представитель клиента B отвечает на 45 запросов в месяц с показателем CSAT 96 %.

В этом сценарии вам следует похвалить/наградить представителя клиента Б за более качественную работу.

Это не только подчеркивает важность качества, но и стимулирует других ваших сотрудников выполнять задачи с учетом удовлетворения клиентов.

3. Поощряйте правильное общение

Чтобы создать благоприятную рабочую среду, поощряйте сотрудников рассказывать друг другу о своей работе .

Таким образом, они смогут получить разнообразные мнения, отзывы и поддержку, необходимые им для создания и реализации высококачественных кампаний и проектов.

Тем не менее, общение должно происходить не только между членами команды, но и между отделами.

Члены межфункциональных команд, таких как команды по маркетингу, продуктам, продажам и работе с клиентами, должны иметь возможность общаться друг с другом и постоянно знать, что происходит в других отделах.

Это не только снижает вероятность образования разрозненности, но и повышает продуктивность команды.

4. Уделяйте приоритетное внимание благополучию сотрудников

Сотрудники не живут только для того, чтобы увеличить прибыль вашей компании. За пределами офиса это люди с реальной жизнью и обязанностями, и вам следует создать рабочую среду, в которой их благополучие будет приоритетом.

Чтобы узнать, какой подход выбрать, поговорите со своими сотрудниками и попросите их поделиться своими личными целями в области здоровья.

Эти цели помогут вам определить, предпочитают ли они меньше встреч, более длительные обеденные перерывы, занятия медитацией/йогой, оплачиваемый отпуск или что-то совершенно другое.

Когда ваши сотрудники расскажут о лучших способах поддержания своего здоровья, постарайтесь проводить регулярные проверки, чтобы помочь им расставить приоритеты в достижении этих целей и следить за их достижением.

Это укрепляет подотчетность и поддержку команды, а также способствует формированию здоровых привычек — все это способствует продуктивности команды.

Вывод: повышайте производительность команды по одному фактору за раз

Пытаясь повысить продуктивность вашей команды, действуйте медленно. Во-первых, определите негативные факторы, сдерживающие производительность, и продумайте способы их устранения.

Будьте осторожны и не реализуйте все свои идеи одновременно, иначе вы рискуете запутать и утомить своих сотрудников. Вместо этого реализуйте идеи индивидуально и вовлекайте в процесс всех своих сотрудников.

Со временем вы сможете создать рабочую среду, в которой сотрудники общаются друг с другом, расставляют приоритеты для важных задач, эффективно управляют временем и выполняют проекты вовремя без ущерба для качества.

Говоря о проектах, если вы хотите создавать профессиональные приложения для веб-сайтов, POWR — это то, что вам нужно.

С POWR вы получаете доступ к более чем 60 полнофункциональным приложениям без кода, которые помогут вам привлекать трафик , собирать потенциальных клиентов, улучшать конверсии, привлекать посетителей и развивать свой бизнес.

POWR интегрируется с более чем 70 платформами, включая BigCommerce, Shopify, Squarespace и Joomla.

Зарегистрируйтесь в POWR бесплатно сегодня .