Un modo semplice per eliminare le distrazioni in una riunione del consiglio
Pubblicato: 2019-08-24Le migliori riunioni del consiglio sono discussioni e dibattiti sull'attività, ma molti team esecutivi hanno trascorso il loro tempo desiderando esaminare ore di diapositive su quanto stanno facendo bene.
Gli esseri umani si comportano molto meglio quando partecipano rispetto a quando ricevono lezioni.
Il massimo valore che otterrai dal tuo consiglio è quando parleranno e ti offriranno feedback ed esperienze da altre aziende in cui sono coinvolti.
Diversi membri del tuo dirigente hanno impiegato ore per preparare i materiali del consiglio in modo che tu possa informare il tuo consiglio di come sono andate le cose dall'ultima volta che ti sei incontrato 3 mesi fa e hai 3 ore insieme per assicurarti che abbiano un quadro accurato e per assicurarti di averlo il loro contributo su come procedere nei mesi a venire. Dato quanto di rado vi riunite, immaginereste che in questo periodo avreste tutta l'attenzione dei consigli di amministrazione. Molto probabilmente ti sbaglieresti. Puoi risolverlo se sei disposto a farlo.
Come affrontare le distrazioni elettroniche
Ovviamente la più grande competizione che hai con l'attenzione dei membri del tuo consiglio sono i loro telefoni cellulari. La maggior parte dei membri del consiglio non ha intenzione di controllare la posta elettronica, leggere le notizie o inviare un breve messaggio di testo, ma proprio come la maggior parte dei fumatori non vuole tirare fuori una sigaretta: il dirigente moderno non può trattenersi.
Questo è molto più facile da affrontare di quanto penseresti.
- Annuncia all'inizio della riunione che desideri che la riunione del consiglio sia "senza elettronica", inclusi telefoni cellulari, laptop o tablet. Tieni a disposizione carta e penne per gli appunti. Sii super educato e non aggressivo e sottolinea semplicemente che vuoi davvero il tempo più produttivo dai membri del tuo consiglio.
- Non consentire al tuo team di utilizzare laptop. So che molti dirigenti vogliono "rimanere produttivi" mentre sono in riunione e non vengono chiamati, ma se non sono presenti e partecipano, allora potresti anche lasciarli fuori dalla stanza. È super fonte di distrazione quando i tuoi dirigenti scrivono via e-mail mentre il resto del consiglio è pensato per essere coinvolto in una discussione.
- Molti avvocati esterni amano partecipare alle riunioni del consiglio. Portano tutti un laptop e trascorrono la maggior parte del tempo nella riunione del consiglio a fare altre e-mail. Smettila. O chiedi loro di collegarsi o se vengono chiedi loro di essere davvero presenti. Se questo non è un buon uso del loro tempo, chiedi semplicemente loro di non partecipare.
- Pianifica una pausa durante la riunione. Se hai una riunione di 3 ore, mettilo a 1,5 ore e fallo per 15 minuti. Annuncialo all'inizio della riunione e dì a tutti i membri che questo è il momento migliore per controllare le e-mail o fare una breve telefonata, ma che apprezzeresti davvero se non lo facessero in qualsiasi altro momento.
- Se qualcuno dice "Lavoro davvero al meglio quando posso prendere appunti elettronici" sul mio (laptop, iPad, telefono cellulare), di': "Sono sicuro che è giusto. Ma se posso chiedertelo, per favore, non farlo per oggi. Il mio obiettivo è assicurarmi che tutti i membri siano presenti". La migliore volontà del mondo le persone più disciplinate del mondo hanno difficoltà a resistere al "controllo rapido" del loro testo, e-mail, notizie quando sono a bordo. Allora li hai persi.
- Se vuoi davvero metterlo in mostra, puoi mettere i telefoni cellulari del dirigente in un vassoio sul lato della stanza e chiedere a ogni membro del consiglio di fare lo stesso quando arriva. So che è un po' aggressivo, ma se lo fai con un grande sorriso stampato in faccia e una grande richiesta di cortesia, scommetto che ce la farai. È davvero un modo per sottolineare quanto sei serio. La verità è che le persone che escono a cena oa concerti o eventi sportivi e che lasciano il cellulare in macchina sono in realtà più presenti all'evento e si divertono di più. Lo stesso vale per le riunioni del consiglio.
So che tutto questo suona draconiano e molti direbbero nel mondo moderno che è controproducente. Ma come persona che è stata seduta nella stanza per anni mentre i dirigenti erano presenti, ho visto membri del consiglio ben intenzionati controllare la posta elettronica, leggere Facebook, scansionare Twitter, scaricare film per i loro voli di ritorno, inviare messaggi agli amici, leggere le notizie o qualsiasi altra cosa. altro numero di cose che distraggono da una discussione di gruppo produttiva.
Incontrerai molte persone ragionevoli che dicono versioni di questo:
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Ovviamente capisco che i laptop possono aumentare la produttività, ma purtroppo sono pendii scivolosi e gli aspetti negativi della tua riunione e persino della tua cognizione durante la riunione non valgono alcun guadagno dal cercare le cose. Non serve solo come distrazione per gli utenti di laptop, ma anche per tutti coloro che li circondano.
Come mantenere impegnati i membri del consiglio
Un altro problema con il coinvolgimento dei membri del consiglio sei tu . Se presenti diapositiva dopo diapositiva e se questo diventa un download di troppe informazioni e non abbastanza di una discussione, l'attenzione delle persone diminuisce.
Le migliori riunioni del consiglio sono discussioni e dibattiti sull'attività, ma molti team esecutivi hanno trascorso il loro tempo desiderando esaminare ore di diapositive su quanto stanno facendo bene. Gli esseri umani si comportano molto meglio quando partecipano rispetto a quando ricevono lezioni. Il massimo valore che otterrai dal tuo consiglio è quando parleranno e ti offriranno feedback ed esperienze da altre aziende in cui sono coinvolti.
Raccomando che i team esecutivi inviino i materiali con 72 ore di anticipo. Raccomando ai CEO di fare 1–1 chiamate con i membri del consiglio prima della riunione per esaminare i dati finanziari di alto livello. E raccomando ai consigli di amministrazione di avere 2-3 argomenti strategici da prendere in considerazione durante la riunione di persona. Se gestisci la tua scheda in questo modo, massimizzerai il tempo che hai insieme come gruppo e manterrai la tua scheda impegnata.
Come impedire ai membri del consiglio di andare avanti
Ultimo consiglio. Alcuni team stampano i materiali e distribuiscono un raccoglitore stampato durante la riunione del consiglio. Non essere questa squadra. Sebbene sia allettante avere una Bibbia per i membri del tuo consiglio, consenti loro semplicemente di "scorrere avanti" e guardare le diapositive future quando sono annoiati. Se servite alla loro distrazione, allora avete solo voi stessi da incolpare quando non prestano attenzione.
A volte i membri del consiglio stampano i tuoi mazzi o i tuoi dati finanziari in anticipo e portano le proprie stampe. È super facile dire educatamente: "Se non ti dispiace, mi piacerebbe se lasciassi i tuoi appunti nella borsa. Non voglio essere controverso, ma mi piacerebbe provare a coinvolgere tutti pienamente nella discussione e per farlo voglio assicurarmi che tutti siano sulla stessa linea allo stesso tempo".
Nota: questo post fa parte di una serie sulla gestione delle bacheche di avvio. Se vuoi vedere l'elenco completo dei post puoi fare clic sul link sopra.