Uma maneira simples de eliminar distrações em uma reunião de diretoria
Publicados: 2019-08-24As melhores reuniões do conselho são discussões e debates sobre o negócio, mas muitas equipes executivas gastam seu tempo querendo percorrer horas de slides sobre como estão indo bem.
Os humanos se saem muito melhor quando estão participando do que quando estão sendo ensinados.
O maior valor que você obterá do seu conselho é quando eles estiverem falando e oferecendo feedback e experiências de outras empresas nas quais estão envolvidos.
Vários membros do seu executivo levaram horas para preparar os materiais do conselho para que você possa informar ao seu conselho como as coisas estão desde a última reunião, 3 meses atrás, e vocês têm 3 horas juntos para garantir que eles tenham uma imagem precisa e que você tenha sua contribuição sobre como proceder nos próximos meses. Dado o quão raramente vocês se reúnem, você imaginaria que teria toda a atenção dos conselhos durante esse período. Muito provavelmente você estaria errado. Você pode resolver isso se estiver disposto.
Como lidar com distrações eletrônicas
É claro que a maior competição que você tem com a atenção dos membros do conselho são seus telefones celulares. A maioria dos membros do conselho não tem a intenção de checar e-mails, ler as notícias ou enviar uma mensagem de texto rápida, mas assim como a maioria dos fumantes não quer pegar um cigarro – o executivo moderno não consegue evitar.
Isso é muito mais fácil de lidar do que você imagina.
- Anuncie no início da reunião que você gostaria que a reunião do conselho fosse “livre de eletrônicos”, incluindo telefones celulares, laptops ou tablets. Tenha papel e canetas disponíveis para anotações. Seja super educado e não agressivo e simplesmente deixe claro que você realmente quer o tempo mais produtivo dos membros do conselho.
- Não permita que sua equipe use laptops. Eu sei que muitos executivos querem “permanecer produtivos” enquanto estão na reunião e não são chamados, mas se eles não estiverem presentes e participando, então é melhor deixá-los fora da sala. É super distrativo quando seus executivos estão digitando e-mails enquanto o resto do conselho deve estar envolvido em uma discussão.
- Muitos advogados externos gostam de participar das reuniões do conselho. Todos trazem laptops e todos passam a maior parte do tempo na reunião do conselho fazendo outros e-mails. Pare com isso. Ou peça para eles ligarem ou, se eles vierem, peça para eles realmente estarem presentes. Se isso não for um bom uso de seu tempo, simplesmente peça-lhes que não compareçam.
- Agende uma pausa na reunião. Se você tiver uma reunião de 3 horas, coloque isso em 1,5 hora e faça por 15 minutos. Anuncie no início da reunião e diga a todos os membros que este é o melhor momento para verificar e-mails ou fazer um telefonema curto, mas que você realmente apreciaria se eles não fizessem isso em nenhum outro momento.
- Se alguém disser “Eu realmente trabalho melhor quando posso fazer anotações eletrônicas” no meu (laptop, iPad, celular), diga: “Tenho certeza de que está certo. Mas se eu pudesse pedir que você, por favor, não faça isso por hoje. Meu objetivo é garantir que todos os membros estejam presentes.” A melhor vontade do mundo as pessoas mais disciplinadas do mundo têm dificuldade em resistir a “apenas verificar rapidamente” seu texto, e-mail, notícias quando estão no conselho. Então você os perdeu.
- Se você realmente quiser fazer um show, pode colocar os telefones celulares do executivo em uma bandeja ao lado da sala e pedir a cada membro do conselho que faça o mesmo quando chegar. Eu sei que é um pouco agressivo, mas se você fizer isso com um grande sorriso no rosto e um grande pedido de educação, eu aposto que você pode fazer isso. É realmente uma maneira de enfatizar o quão sério você é. A verdade é que as pessoas que saem para jantar ou para concertos ou eventos desportivos e que deixam o telemóvel no carro estão realmente mais presentes no evento e divertem-se mais. O mesmo vale para as reuniões do conselho.
Eu sei que tudo isso soa draconiano e muitos diriam que no mundo moderno isso é contraproducente. Mas como uma pessoa que se senta na sala há anos enquanto os executivos estão presentes, eu vi membros bem-intencionados do conselho checando e-mails, lendo o Facebook, escaneando o Twitter, baixando filmes para seus voos para casa, enviando mensagens para amigos, lendo as notícias ou qualquer outra série de coisas que distraem de uma discussão produtiva em grupo.
Você encontrará muitas pessoas sensatas que dizem versões disso:
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É claro que eu entendo que os laptops podem aumentar a produtividade, mas, infelizmente, eles são ladeiras escorregadias e os aspectos negativos da sua reunião e até mesmo da sua cognição na reunião não valem nenhum ganho em pesquisar as coisas. Não serve apenas como uma distração para os usuários de laptops, mas também para todos ao seu redor.
Como manter os membros do conselho engajados
Outro problema com o envolvimento dos membros do conselho é você . Se você apresentar slide após slide e se isso se tornar um download de muita informação e uma discussão insuficiente, a atenção das pessoas diminui.
As melhores reuniões do conselho são discussões e debates sobre o negócio, mas muitas equipes executivas gastam seu tempo querendo percorrer horas de slides sobre como estão indo bem. Os humanos se saem muito melhor quando estão participando do que quando estão sendo ensinados. O maior valor que você obterá do seu conselho é quando eles estiverem falando e oferecendo feedback e experiências de outras empresas nas quais estão envolvidos.
Recomendo que as equipes executivas enviem os materiais com 72 horas de antecedência. Eu recomendo que os CEOs façam ligações 1-1 com os membros do conselho antes da reunião para analisar as finanças de alto nível. E recomendo que os conselhos tenham de 2 a 3 tópicos estratégicos que considerem durante a reunião presencial. Se você administrar seu quadro dessa maneira, maximizará o tempo que têm juntos como um grupo e manterá seu quadro engajado.
Como impedir que os membros do conselho rolem adiante
Dica final. Algumas equipes imprimem materiais e distribuem um fichário impresso durante a reunião do conselho. Não seja este time. Embora seja tentador ter uma bíblia para os membros do conselho, você apenas permitirá que eles “rolejem adiante” e vejam os slides futuros quando estiverem entediados. Se você servir a distração deles, só terá culpa de si mesmo quando eles não prestarem atenção.
Às vezes, os membros do conselho imprimem seus decks ou finanças com antecedência e trazem suas próprias impressões. É super fácil dizer educadamente: “Se você não se importasse, eu adoraria se você deixasse suas anotações em sua bolsa. Não quero ser controverso, mas adoraria tentar envolver todos na discussão e, para isso, quero garantir que todos estejam na mesma página ao mesmo tempo”.
Nota: Este post faz parte de uma série sobre gerenciamento de placas de inicialização. Se você quiser ver a lista completa de postagens, clique no link acima.