วิธีง่ายๆ ในการขจัดสิ่งรบกวนในการประชุมคณะกรรมการ

เผยแพร่แล้ว: 2019-08-24

การประชุมคณะกรรมการที่ดีที่สุดคือการอภิปรายและอภิปรายเกี่ยวกับธุรกิจ แต่ทีมผู้บริหารจำนวนมากใช้เวลาของพวกเขาเพื่อดูสไลด์หลายชั่วโมงว่าพวกเขาทำได้ดีเพียงใด

มนุษย์ทำได้ดีกว่ามากเมื่อพวกเขามีส่วนร่วมมากกว่าเมื่อถูกสอน

คุณค่าสูงสุดที่คุณจะได้รับจากกระดานของคุณคือเมื่อพวกเขากำลังพูดและเสนอคำติชมและประสบการณ์จากบริษัทอื่นๆ ที่พวกเขาเกี่ยวข้อง

สมาชิกหลายคนในผู้บริหารของคุณใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเตรียมเอกสารสำหรับกระดาน เพื่อให้คุณสามารถแจ้งให้คณะกรรมการทราบว่าสิ่งต่างๆ ผ่านไปอย่างไรตั้งแต่ที่คุณพบกันครั้งล่าสุดเมื่อ 3 เดือนที่แล้ว และคุณมีเวลาร่วมกัน 3 ชั่วโมงเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีภาพที่ถูกต้องและเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมี ข้อมูลของพวกเขาเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการในเดือนต่อ ๆ ไป เนื่องจากคุณไม่ค่อยได้มารวมตัวกัน คุณคิดว่าคุณจะได้รับความสนใจอย่างเต็มที่จากกระดานในช่วงเวลานี้ เป็นไปได้มากที่คุณจะคิดผิด คุณสามารถแก้ปัญหานี้ได้หากคุณเต็มใจ

วิธีจัดการกับสิ่งรบกวนทางอิเล็กทรอนิกส์

แน่นอนการแข่งขันที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่คุณมีกับสมาชิกในคณะกรรมการของคุณคือโทรศัพท์มือถือของพวกเขา สมาชิกคณะกรรมการส่วนใหญ่ไม่มีความตั้งใจที่จะเช็คอีเมล อ่านข่าว หรือส่งข้อความสั้นๆ แต่เหมือนกับที่ผู้สูบบุหรี่ส่วนใหญ่ไม่ต้องการเลิกบุหรี่ ผู้บริหารสมัยใหม่ไม่สามารถช่วยเหลือตัวเองได้

สิ่งนี้ง่ายกว่ามากในการจัดการกับสิ่งที่คุณคิด

  1. ประกาศเมื่อเริ่มการประชุมว่าคุณต้องการให้การประชุมคณะกรรมการเป็น "อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ฟรี" รวมถึงโทรศัพท์มือถือ แล็ปท็อปหรือแท็บเล็ต มีกระดาษและปากกาสำหรับจดบันทึก สุภาพมากและไม่ก้าวร้าว และเพียงแค่ชี้ให้เห็นว่าคุณต้องการเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุดจากสมาชิกในคณะกรรมการของคุณ
  2. อย่าให้ทีมของคุณใช้แล็ปท็อป ฉันรู้ว่าผู้บริหารหลายคนต้องการ "ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ" ในขณะที่พวกเขาอยู่ในการประชุมและไม่ถูกเรียกตัว แต่ถ้าพวกเขาไม่อยู่และเข้าร่วม คุณก็อาจจะปล่อยให้พวกเขาออกจากห้องได้เช่นกัน เป็นเรื่องที่เสียสมาธิมากเมื่อผู้บริหารของคุณพิมพ์อีเมลในขณะที่ส่วนที่เหลือของกระดานมีไว้เพื่อการสนทนา
  3. ทนายความภายนอกหลายคนชอบเข้าร่วมการประชุมคณะกรรมการ พวกเขาทั้งหมดนำแล็ปท็อปมาด้วยและใช้เวลาส่วนใหญ่ในการประชุมคณะกรรมการเพื่อทำอีเมลอื่น หยุดสิ่งนี้ ขอให้พวกเขาโทรเข้ามาหรือถ้าพวกเขามาขอให้พวกเขาอยู่จริงๆ ถ้านั่นไม่ใช่การใช้เวลาของพวกเขาให้เป็นประโยชน์ ก็ขอให้พวกเขาไม่เข้าร่วม
  4. กำหนดเวลาพักในการประชุม หากคุณมีการประชุม 3 ชั่วโมง ให้ใส่เวลา 1.5 ชั่วโมงในการประชุม และมีเวลา 15 นาที ประกาศเมื่อเริ่มการประชุมและบอกสมาชิกทุกคนว่านี่คือเวลาที่ดีที่สุดในการเช็คอีเมลหรือโทรศัพท์สั้นๆ แต่คุณจะรู้สึกขอบคุณมากถ้าพวกเขาไม่ทำในเวลาอื่น
  5. ถ้ามีใครพูดว่า "ฉันทำงานได้ดีที่สุดเมื่อสามารถจดบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ได้" บนแล็ปท็อป (แล็ปท็อป iPad โทรศัพท์มือถือ) ให้พูดว่า "ฉันแน่ใจว่าถูกต้อง แต่ถ้าฉันขอได้โปรดอย่าทำวันนี้ เป้าหมายของฉันคือทำให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนมีอยู่” เจตจำนงที่ดีที่สุดในโลก ผู้ที่มีระเบียบวินัยมากที่สุดในโลกมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการต่อต้าน “เพียงแค่ตรวจสอบ” ข้อความ อีเมล ข่าวสารของพวกเขาอย่างรวดเร็วเมื่อพวกเขาอยู่บนกระดาน แล้วคุณก็สูญเสียพวกเขาไป
  6. หากคุณต้องการแสดงจริงๆ คุณสามารถวางโทรศัพท์มือถือของผู้บริหารไว้ในถาดข้างห้องและขอให้สมาชิกในคณะกรรมการแต่ละคนทำเช่นเดียวกันเมื่อมาถึง ฉันรู้ว่ามันค่อนข้างก้าวร้าว แต่ถ้าคุณทำเช่นนั้นด้วยรอยยิ้มกว้าง ๆ บนใบหน้าของคุณและขอความสุภาพอย่างมาก ฉันพนันได้เลยว่าคุณสามารถดึงสิ่งนี้ออกได้ เป็นวิธีการเน้นย้ำว่าคุณจริงจังแค่ไหน ความจริงก็คือคนที่ออกไปทานอาหารเย็นหรือไปคอนเสิร์ตหรืองานกีฬาและทิ้งโทรศัพท์มือถือไว้ในรถจะเข้าร่วมงานและสนุกกับตัวเองมากขึ้น เช่นเดียวกับการประชุมคณะกรรมการ

ฉันรู้ว่าทั้งหมดนี้ฟังดูเคร่งขรึมและหลายคนคงพูดในโลกสมัยใหม่ว่านี่เป็นการต่อต้าน แต่ในฐานะคนที่นั่งอยู่ในห้องมาหลายปีในขณะที่ผู้บริหารมาประชุม ฉันเห็นกรรมการที่มีเจตนาดี เช็คอีเมล อ่าน Facebook สแกน Twitter โหลดหนังสำหรับเที่ยวบินกลับบ้าน ส่งข้อความหาเพื่อน อ่านข่าว หรืออะไรก็ตาม อีกหลายสิ่งที่เบี่ยงเบนความสนใจจากการสนทนากลุ่มที่มีประสิทธิผล

[โพสต์นี้โดย Mark Suster ปรากฏตัวครั้งแรกบน bothsidesofthetable.com และทำซ้ำโดยได้รับอนุญาต]