Come abbiamo organizzato un evento di volontariato trasformativo con Give to Get

Un evento di volontariato ha trasformato il modo in cui organizziamo il nostro più grande incontro dell'anno. E non eravamo sicuri che saremmo riusciti a farcela.

Con l’aiuto dei nostri amici di Give To Get, che organizza eventi CSR per le aziende, non solo ce l’abbiamo fatta, ma abbiamo imparato parecchi trucchi e suggerimenti lungo il percorso.

Quindi, nello stesso modo in cui abbiamo riflettuto sulle lezioni apprese sulla gestione di programmi di donazioni aziendali, sull'attuazione di pratiche basate sulla fiducia e sul lancio di ERG, abbiamo pensato di prenderci un po' di tempo per riflettere e condividere consigli che potete utilizzare oggi per operare in modo trasformativo. programmi di volontariato.

Una panoramica di un evento di volontariato trasformazionale

Il Sales Kickoff (SKO) è una tradizione di Submittable in cui riuniamo persone provenienti da tutta l'azienda per dare il tono all'anno. Nel 2024 abbiamo tenuto SKO nel nostro ufficio a Bellevue. E, oltre alle presentazioni, ai rapporti e ai seminari, abbiamo aggiunto un evento di volontariato. Con l'aiuto di Give To Get, questo evento di volontariato è diventato il fulcro di SKO 2024 e potrebbe diventare una nuova tradizione per noi.

Katie Fisher, assistente esecutiva di Submittable, ha collaborato con Linnea Malmstrom di Give To Get per organizzare l'evento di volontariato. Durante l'evento, i volontari hanno creato kit di conforto per i bambini per Wellspring Family Services che includevano orsacchiotti realizzati da volontari e note scritte a mano dai volontari.

L'evento di volontariato è stato un successo sia tra i dipendenti che tra la leadership. È stato un enorme miglioramento dell'umore per i partecipanti e, aneddoticamente, c'è stato un crescente interesse per gli eventi di volontariato su Submittable. In altre parole, l’esperienza è rimasta impressa ai dipendenti in un modo che il nostro relatore principale di SKO Chris Jarvis di Realized Worth potrebbe descrivere come “trasformativo”.

Quando gli viene chiesto, Fisher dice che “TOTALMENTE lo faremo di nuovo. Prevedo che sarà un elemento di tutti gli SKO futuri”. Stiamo anche esplorando una relazione continuativa con Wellspring Family Services per vedere come i dipendenti Submittable possono continuare ad aiutare la loro causa.

Una grande esperienza di volontariato ha cambiato il modo in cui pianifichiamo l'evento più importante dell'anno per la nostra azienda. Ma c’era un intoppo: la logistica.

Panoramica degli eventi

• Quando: 10 gennaio 2024
• Cosa: creare kit di conforto per i bambini per Wellspring Family Services, che aiutano le famiglie senzatetto a rimettersi in piedi.
• Come: una "catena di montaggio" per i volontari per riempire orsacchiotti, scrivere appunti e mettere insieme kit di conforto per i bambini.
• Risultato: 85 volontari hanno creato 150 kit di conforto per i bambini, comprese carte di sostegno e orsacchiotti che i volontari si sono riempiti.
• Impatto: una potenziale relazione continua tra Submittable e Wellspring Family Services.

Quasi non è successo (quest'anno)

SKO è un sacco di lavoro da mettere insieme. L'idea di un evento di volontariato è nata da un dipendente in una fase avanzata del processo di pianificazione, quando molti dettagli per SKO erano scolpiti nella pietra. Se Give To Get non avesse reso così facile l'organizzazione per Fisher, c'è la possibilità che avremmo aspettato fino al 2025 per iniziare ad aggiungere un evento di volontariato a SKO.

"Non siamo stati subito d'accordo a causa degli oneri amministrativi", afferma Fisher. Dice che sono sorte una serie di domande a cui il team di pianificazione SKO ha dovuto rispondere molto rapidamente:

• Quale no-profit?
• Dove si trova l'organizzazione no-profit nell'area di Seattle?
• Come faremo a portare le persone lì?
• L’organizzazione no profit dispone di strutture per tutti i nostri dipendenti?
• I dipendenti si presenteranno?  

Fisher riassume brevemente queste domande: “Non sarebbe successo se dovessimo rivolgerci a un’organizzazione no-profit”. La logistica era troppo difficile da capire in così poco tempo.

Entra nella squadra di Linnea Malmstrom da Give To Get. Hanno adottato un approccio del tipo “Verremo da voi”, eludendo molte delle preoccupazioni che Fisher e il suo team avevano. Con l'aiuto di Give To Get, Fisher ha ottenuto l'approvazione e ha inserito l'evento di volontariato nell'agenda.

Cosa abbiamo imparato sulla gestione di un evento di volontariato trasformativo

Nel processo di gestione di questo evento di volontariato, Fisher ha imparato molto su ciò che attraversa la maggior parte dei professionisti della CSR: dall'ansia per la reale presenza delle persone all'acquisizione del consenso dei dirigenti. Ecco alcune lezioni che ha imparato.

Un piccolo aiuto aiuta tutti

Il team di Malmstrom si è fatto carico della maggior parte del lavoro logistico per conto di Submittable e Wellspring Family Services, fungendo da ponte tra due team impegnati.

Questa larghezza di banda ha consentito a Fisher di concentrarsi sulla strategia di comunicazione e di aumentare la partecipazione. I Wellspring Family Services, nel frattempo, non dovevano fare molto. Il giorno successivo hanno ricevuto una spedizione di kit di conforto per i bambini, senza alcuno sforzo da parte loro.

Questa semplicità ha creato una buona base per una partnership continuativa tra aziende e organizzazioni no-profit. Fisher afferma che è potenzialmente l'inizio di una relazione continua tra Submittable e Wellspring Family Services.

Da asporto: se sei occupato, va bene rivolgerti a un servizio di pianificazione di eventi di volontariato per chiedere aiuto (ti consigliamo Give To Get dopo la nostra esperienza senza interruzioni). In effetti, questa assistenza può essere fondamentale per creare un evento di successo per tutti i soggetti coinvolti.

Rendilo un vero evento

Fisher ha collaborato con Give To Get per programmare l'evento di volontariato mercoledì, nel bel mezzo di SKO, per fungere da fulcro della settimana. Lo ha anche inserito nell'happy hour e nella cena della squadra che erano già programmati per quella sera. Pianificare l'evento in modo che diventasse inevitabilmente l' evento della settimana ha aiutato l'evento a rimanere impresso nella mente delle persone.

La tempistica centrale ha reso l'evento di volontariato il punto fermo dell'intera settimana SKO. C'era una fase pre-evento di volontariato in cui tutti arrivavano, e una fase post-evento di volontariato in cui tutti erano sistemati in SKO e legati da un'esperienza condivisa.

Combinare l'evento di volontariato con un evento che le persone già aspettavano e non vedevano l'ora di organizzare, ovvero l'happy hour e la cena di gruppo, ha permesso a Fisher di dare un tono positivo alle sue comunicazioni sull'evento. Lo descrive come "Guarda questa cosa fantastica che stiamo facendo!" tipo di messaggio, invece di "Puoi partecipare, per favore?"

Inoltre, rendendo l'evento di volontariato l' evento della settimana, le comunicazioni potrebbero includere anche qualche rassicurazione e una leggera FOMO (paura di perdere qualcosa). Brady Meltzer, chief revenue officer di Submittable, ospita la settimana SKO. Nelle sue presentazioni che hanno preceduto l'evento di volontariato, è stato in grado di dire variazioni sia di “Non sarai solo, andremo tutti” sia di “Ti perderai davvero qualcosa se non vai! Sarà divertente!"

Conclusione: per far sì che l'evento rimanga impresso nella mente delle persone, trasformalo in un vero evento , qualcosa a cui guardare con ansia.

Rendi più facile per i dirigenti dire di sì

Il buy-in dei dirigenti per gli eventi di volontariato (e, in realtà, qualsiasi cosa per cui hai bisogno del loro consenso) dipende dalla tua capacità di rendere loro il più semplice possibile dire di sì. Nel caso di questo evento di volontariato, Fisher ha collaborato con Give To Get per rendere più semplice per Meltzer e altri dirigenti dire di sì.

Crea segmenti di budget

Se puoi, inserisci il costo dell'evento nelle iniziative esistenti. Questo lato elimina le preoccupazioni sul budget, il che è importante se hai poco tempo e non vuoi aspettare che il team finanziario calcoli i numeri.

Fisher afferma: "Ho coperto i costi amministrativi con il mio budget SKO esistente" e che "abbiamo coperto il costo dei materiali effettivamente donati con il budget annuale delle donazioni di Submittable". Il budget annuale per le donazioni è preassegnato tramite il nostro programma Submittable Gives.

Prevenire le preoccupazioni logistiche

Come abbiamo spiegato in precedenza, Give To Get aveva tutte le risposte alle difficili domande logistiche di FIsher. Meltzer aveva le stesse domande di Fisher e avere un partner che aiutasse a fornire un piano chiaro ha contribuito a placare qualsiasi preoccupazione di Meltzer.

Dai loro qualcosa di positivo da possedere

Meltzer alla fine è diventato il principale promotore dell'evento di volontariato, facendo di tutto, dai promemoria quotidiani allo stare su una sedia durante l'evento per dargli il via. Ciò è nato, in parte, dall’allineamento tra l’evento di volontariato e il suo tema per SKO 2024: “Be the Difference”. Per lui era chiaro che il volontariato era un modo ovvio per far sì che il suo messaggio generale per la settimana SKO venisse assorbito.

Questo allineamento ha contribuito a creare un senso di appartenenza a un evento davvero positivo di cui i volontari erano entusiasti. E questo senso di appartenenza può essere contagioso per gli altri dirigenti. Il primo gruppo ad attraversare la catena di montaggio è stato il personale esecutivo, che ha dato il tono alla serata.

Conclusione: meno dettagli devono preoccuparsi i dirigenti, più è probabile che accettino l'idea e, in definitiva, contribuiscano a rendere l'evento un successo.

Rendi semplicissimo partecipare

I partecipanti non dovrebbero preoccuparsi dei dettagli degli eventi di volontariato aziendale. Ecco come il team Give To Get, guidato da Malmstrom, ha lavorato con noi per ridurre il carico dei partecipanti e aiutare i volontari a concentrarsi su come riempire gli orsacchiotti e scrivere appunti.

Trasporti

L'evento di volontariato è stato ospitato in un ristorante a pochi isolati di distanza poco dopo la conclusione dei colloqui della giornata. Era una breve passeggiata dall'ufficio e dagli hotel, a differenza di un potenziale viaggio in autobus o di un evento a cui le persone dovevano andare da sole in un secondo momento. Give To Coordinatevi con il locale per allestire tutto all'interno del ristorante. Tutto quello che i volontari dovevano fare era avvicinarsi.

Passaggi chiari

Give To Get ha creato una catena di montaggio con fasi chiare da seguire per le persone. Tutti sapevano in anticipo cosa ci si aspettava da loro semplicemente guardando come era organizzato l'evento. Ciò ha reso l'atto di volontariato semplice e veloce. In nessun momento si è posta la questione di cosa fare dopo, dove andare o perché.

Richiede

Una parte dei kit di conforto per i bambini erano costituiti da appunti scritti a mano dai volontari. Se un volontario era bloccato su cosa inserire nei propri appunti, Give To Get ha fornito suggerimenti e suggerimenti per aiutarlo. Anche il team di Malmstrom era a disposizione per aiutare a raccogliere idee.

Immediatezza

Regala Per organizzare la consegna il giorno successivo dei kit comfort per bambini. Questa rapida inversione di tendenza ha aiutato i volontari a comprendere l'impatto del loro lavoro. Gli orsacchiotti che avevano imbottito non sarebbero rimasti per un po' sullo scaffale, sarebbero finiti tra le braccia dei bambini il mattino dopo.

Inoltre, Give To Get ha fornito un rapporto sull'impatto due giorni dopo l'evento, dimostrando ulteriormente che le azioni dei volontari hanno avuto un impatto reale.

Casa digitale centrale per i dettagli

Abbiamo utilizzato la nostra piattaforma, Volunteer di Submittable, per ospitare il processo di registrazione e tutti i dettagli dell'evento. Volunteer fornisce una posizione centrale in cui i volontari possono trovare eventi, trovare dettagli su tali eventi e alcuni dipendenti, come quelli in un gruppo di risorse dei dipendenti (ERG), possono persino crearne uno proprio.

Puoi saperne di più sul Volontariato qui. Potresti anche essere interessato alla nostra serie mensile di demo dal vivo, in cui ti guidiamo attraverso un tour del prodotto e ti diamo la possibilità di porre domande.

Conclusione: semplificare le cose per i volontari richiede ottimi partner, come Give To Get, e una grande tecnologia, come Volunteer di Submittable.

Una bellissima sensazione dall'inizio alla fine

Quella che avrebbe potuto essere un'aggiunta stressante a un evento di alto profilo si è trasformata in una nuova tradizione che ha dato a tutti i soggetti coinvolti una sensazione calda e confusa. Grazie ai nostri amici di Give To Get, una sensazione iniziale di "Come stiamo facendo per farcela?" si trasformò rapidamente in anticipazione. E il bagliore post-evento era reale. Lo sentiamo ancora oggi.

Puoi saperne di più su Give To Get qui. Sono stati determinanti nell'aiutarci a organizzare questo evento con un preavviso così breve.
Scriviamo e pensiamo molto agli eventi di volontariato trasformativi e miriamo ad aiutarti a crearne uno tuo. Realizziamo strumenti CSR progettati per aiutarti a eliminare il peso dei partecipanti, così puoi concentrarti sulla realizzazione di un'esperienza davvero memorabile. Pianifica una demo oggi stesso per saperne di più.