Como realizamos um evento voluntário transformativo com Give to Get

Um evento voluntário transformou a forma como organizamos nosso maior encontro do ano. E não tínhamos certeza se conseguiríamos fazer isso.

Com a ajuda de nossos amigos da Give To Get, que organiza eventos de RSC para empresas, não apenas conseguimos, mas aprendemos algumas dicas e truques ao longo do caminho.

Assim, da mesma forma que refletimos sobre as lições que aprendemos sobre a execução de programas de doações corporativas, a adoção de práticas baseadas na confiança e o lançamento de ERGs, pensamos em dedicar algum tempo para refletir e compartilhar conselhos que você pode usar hoje para executar ações transformadoras. programas de voluntariado.

Uma visão geral de um evento voluntário transformacional

Sales Kickoff (SKO) é uma tradição submissível em que reunimos pessoas de toda a empresa para definir o tom do ano. Em 2024, realizamos SKO em nosso escritório em Bellevue. E, além das apresentações, relatórios e seminários, acrescentamos um evento de voluntariado. Com a ajuda da Give To Get, este evento voluntário tornou-se a peça central do SKO 2024 e pode tornar-se uma nova tradição para nós.

Katie Fisher, assistente executiva da Submittable, trabalhou com Linnea Malmstrom da Give To Get para organizar o evento de voluntariado. No evento, os voluntários criaram kits de conforto infantil para o Wellspring Family Services, que incluíam ursinhos de pelúcia feitos por voluntários e notas escritas à mão pelos voluntários.

O evento de voluntariado foi um sucesso entre funcionários e lideranças. Foi um grande impulso para o humor dos participantes e, curiosamente, tem havido um interesse crescente em eventos de voluntariado no Submittable. Em outras palavras, a experiência ficou com os funcionários de uma forma que nosso palestrante principal do SKO, Chris Jarvis, da Realized Worth, poderia descrever como “transformacional”.

Quando questionado, Fisher diz que nós, “TOTALMENTE faremos isso de novo. Prevejo que será um elemento de todos os SKOs daqui para frente.” Também estamos explorando um relacionamento contínuo com a Wellspring Family Services para ver como os funcionários da Submittable podem continuar a ajudar em sua causa.

Uma grande experiência de voluntariado mudou a forma como planejamos o evento mais importante do ano da nossa empresa. Mas havia um problema: a logística.

Visão geral do evento

• Quando: 10 de janeiro de 2024
• O quê: Criar kits de conforto infantil para Wellspring Family Services, que ajudam famílias sem-teto a se reerguerem.
• Como: Uma “linha de montagem” para voluntários encherem ursinhos de pelúcia, escreverem bilhetes e montarem kits de conforto infantil.
• Resultado: 85 voluntários criaram 150 kits de conforto infantil, incluindo cartões de apoio e ursinhos de pelúcia que os voluntários se empanturraram.
• Impacto: Um potencial relacionamento contínuo entre Submittable e Wellspring Family Services.

Quase não aconteceu (este ano)

SKO dá muito trabalho para montar. A ideia de um evento voluntário surgiu de um funcionário no final do processo de planejamento, quando muitos dos detalhes do SKO foram gravados em pedra. Se o Give To Get não tivesse facilitado tanto a organização de Fisher, há uma chance de que tivéssemos esperado até 2025 para começar a adicionar um evento de voluntariado ao SKO.

“Não aderimos imediatamente devido à carga administrativa”, diz Fisher. Ela diz que surgiram várias perguntas que a equipe de planejamento do SKO teve que responder muito rapidamente:

• Qual organização sem fins lucrativos?
• Onde está localizada a organização sem fins lucrativos na área de Seattle?
• Como vamos levar as pessoas até lá?
• A organização sem fins lucrativos tem instalações para todos os nossos funcionários?
• Os funcionários vão aparecer?  

Fisher resume essas questões de forma sucinta: “Isso não teria acontecido se tivéssemos que recorrer a uma organização sem fins lucrativos”. A logística era muito difícil de descobrir em tão pouco tempo.

Entra a equipe de Linnea Malmstrom de Give To Get. Eles adotaram uma abordagem “Iremos até você”, evitando muitas das preocupações que Fisher e sua equipe tinham. Com a ajuda da Give To Get, Fisher obteve aprovação e incluiu o evento de voluntariado na agenda.

O que aprendemos sobre como realizar um evento de voluntariado transformador

No processo de gerenciamento deste evento voluntário, Fisher aprendeu muito sobre o que a maioria dos profissionais de RSE passa – desde a ansiedade sobre se as pessoas realmente comparecerão até garantir a adesão dos executivos. Aqui estão algumas lições que ela aprendeu.

Uma pequena ajuda ajuda a todos

A equipe de Malmstrom assumiu a maior parte do trabalho logístico em nome da Submittable e da Wellspring Family Services, servindo como uma ponte muito necessária entre duas equipes ocupadas.

Essa largura de banda permitiu que Fisher se concentrasse na estratégia de comunicação e no aumento da participação. Enquanto isso, o Wellspring Family Services não precisava fazer muita coisa. Eles receberam uma remessa de kits de conforto infantil no dia seguinte, sem nenhum esforço de sua parte.

Essa simplicidade criou uma boa base para uma parceria contínua entre empresas sem fins lucrativos. Fisher diz que é potencialmente o início de um relacionamento contínuo entre a Submittable e a Wellspring Family Services.

Conclusão: se você estiver ocupado, não há problema em recorrer a um serviço voluntário de planejamento de eventos para obter ajuda (recomendamos Give To Get após nossa experiência perfeita). Na verdade, esta assistência pode ser fundamental para criar um evento de sucesso para todos os envolvidos.

Faça disso um verdadeiro evento

Fisher trabalhou com a Give To Get para agendar o evento de voluntariado na quarta-feira, bem no meio do SKO, para servir como peça central da semana. Ela também incorporou o happy hour e jantar da equipe que já estava planejado para aquela noite. Agendar o evento de forma que fosse inevitavelmente o evento da semana ajudou o evento a ficar na mente das pessoas.

O timing central fez do evento voluntário a âncora de toda a semana do SKO. Houve uma fase pré-evento de voluntariado, onde todos estavam chegando, e uma fase pós-evento de voluntariado, onde todos se acomodaram no SKO e se uniram por meio de uma experiência compartilhada.

Combinar o evento de voluntariado com um evento que as pessoas já esperavam e ansiavam – happy hour e jantar da equipe – permitiu que Fisher estabelecesse um tom positivo em suas comunicações sobre o evento. Ela descreve isso como “Confira essa coisa incrível que estamos fazendo!” tipo de mensagem, versus “Você pode participar?”

Além disso, ao tornar o evento de voluntariado o evento da semana, as comunicações também podem incluir alguma garantia e um leve FOMO (medo de perder). Brady Meltzer, diretor de receitas da Submittable, organiza a semana SKO. Em suas apresentações que antecederam o evento de voluntariado, ele foi capaz de dizer variações de “Você não estará sozinho, todos nós vamos” e “Você estará realmente perdendo se não for! Vai ser divertido!"

Conclusão: para fazer com que o evento fique gravado na mente das pessoas, transforme-o em um evento verdadeiro – algo pelo qual realmente ansiar.

Torne mais fácil para os executivos dizerem sim

A adesão dos executivos para eventos voluntários (e, na verdade, para qualquer coisa que você precise da opinião deles) depende de sua capacidade de tornar o mais fácil possível para eles dizerem sim. No caso deste evento voluntário, Fisher trabalhou com a Give To Get para tornar mais fácil para Meltzer e outros executivos dizerem sim.

Crie intervalos de orçamento

Inclua o custo do evento nas iniciativas existentes, se puder. Esse lado evita questões orçamentárias, o que é importante se você estiver com pouco tempo e não quiser esperar que a equipe financeira analise os números.

Fisher diz: “Cobri os custos administrativos com meu orçamento SKO existente” e que “cobrimos o custo dos materiais reais doados com o orçamento anual de doações da Submittable”. O orçamento anual de doações é pré-alocado através do nosso programa Submittable Gives.

Previna-se de preocupações logísticas

Conforme abordamos acima, a Give To Get tinha todas as respostas para as difíceis questões logísticas da FIsher. Meltzer tinha as mesmas perguntas que Fisher, e ter um parceiro para ajudar a fornecer um plano claro ajudou a amenizar quaisquer preocupações que Meltzer tivesse.

Dê a eles algo positivo para possuir

Meltzer acabou se tornando o principal promotor do evento de voluntariado, fazendo de tudo, desde lembretes diários até subir em uma cadeira no evento para iniciá-lo. Isto surgiu, em parte, do alinhamento entre o evento de voluntariado e o seu tema para o SKO 2024: “Seja a Diferença”. Ficou claro para ele que o voluntariado é uma maneira óbvia de ajudar a entender sua mensagem geral para a semana SKO.

Esse alinhamento ajudou a criar um sentimento de propriedade sobre um evento verdadeiramente positivo que deixou os voluntários entusiasmados. E esse sentimento de propriedade pode contagiar outros executivos. O primeiro grupo a passar pela linha de montagem foi o pessoal executivo, dando o tom da noite.

Conclusão: quanto menos detalhes os executivos tiverem para se preocupar, maior será a probabilidade de eles aceitarem a ideia e, em última análise, ajudarem a tornar o evento um sucesso.

Torne a participação super simples

Os participantes não deveriam se preocupar com os detalhes dos eventos de voluntariado corporativo. Veja como a equipe Give To Get, liderada por Malmstrom, trabalhou conosco para reduzir a carga dos participantes e ajudar os voluntários a se concentrarem em encher ursinhos e escrever notas.

Transporte

O evento de voluntariado foi realizado em um restaurante a poucos quarteirões de distância, logo após o término das palestras do dia. Era uma caminhada rápida do escritório e dos hotéis, em contraste com uma possível viagem de ônibus ou um evento para o qual as pessoas teriam que dirigir sozinhas posteriormente. A Give To Get coordenada com o local para montar tudo dentro do restaurante. Tudo o que os voluntários precisavam fazer era caminhar até lá.

Passos claros

A Give To Get criou uma linha de montagem com etapas claras para as pessoas seguirem. Todos sabiam o que era esperado deles com antecedência, apenas observando como o evento foi organizado. Isso tornou o ato de voluntariado rápido e fácil. Em nenhum momento houve dúvida sobre o que fazer a seguir, para onde ir ou por quê.

Comandos

Uma parte dos kits de conforto infantil eram anotações manuscritas dos voluntários. Se um voluntário não sabia o que colocar em suas anotações, o Give To Get fornecia instruções e sugestões para ajudá-lo. A equipe de Malmstrom também esteve disponível para ajudar no brainstorming de ideias.

Imediatismo

A Give To Get organizou uma entrega no dia seguinte dos kits de conforto infantil. Essa rápida resposta ajudou os voluntários a se conectarem com o impacto de seu trabalho. Os ursinhos de pelúcia que eles encheram não iriam ficar na prateleira por um tempo, eles iriam para os braços das crianças na manhã seguinte.

Além disso, a Give To Get forneceu um relatório de impacto dois dias após o evento, provando ainda mais que as ações dos voluntários tiveram um verdadeiro impacto.

Casa digital central para detalhes

Utilizamos nossa própria plataforma, Volunteer from Submittable, para abrigar o processo de inscrição e todos os detalhes do evento. O Volunteer fornece um local central para os voluntários encontrarem eventos, encontrarem detalhes sobre esses eventos, e alguns funcionários, como aqueles em um grupo de recursos de funcionários (ERG), podem até criar os seus próprios.

Você pode aprender mais sobre o Voluntariado aqui. Você também pode estar interessado em nossa série mensal de demonstrações ao vivo, onde o conduzimos por um tour pelo produto e lhe damos a oportunidade de fazer perguntas.

Conclusão: facilitar as coisas para os voluntários requer grandes parceiros, como Give To Get, e ótima tecnologia, como Volunteer from Submittable.

Uma ótima sensação do começo ao fim

O que poderia ter sido uma adição estressante a um evento de alto nível se transformou em uma nova tradição que deu a todos os envolvidos uma sensação calorosa e confusa. Obrigado aos nossos amigos da Give To Get, um sentimento inicial de “Como estamos indo para conseguir isso?” rapidamente se transformou em expectativa. E o brilho pós-evento foi real. Ainda estamos sentindo isso hoje.

Você pode aprender mais sobre Give To Get aqui. Eles foram fundamentais para nos ajudar a organizar este evento em tão pouco tempo.
Escrevemos e pensamos muito sobre eventos de voluntariado transformadores e pretendemos ajudá-lo a criar o seu próprio. Criamos ferramentas de CSR projetadas para ajudá-lo a eliminar a sobrecarga dos participantes, para que você possa se concentrar em criar uma experiência verdadeiramente memorável. Agende uma demonstração hoje para saber mais.