オフィスの春の大掃除の優先順位を設定する

春が近づいています。 雪が消え、花が咲き、木々が葉を取り戻すのが見え始めています（少なくとも一部の人はこれを見るはずです）。 私たちが採用している習慣の1つは、春の大掃除です。 あなたの人生の多くの余分なものを一掃するという考えは、あなたの人生を遂行するためのきれいな状態を提供します。 春の大掃除よりも、オフィスの組織に優先順位を付けるのに最適な時期はありますか？ オフィスの春の大掃除は、成功のためにあなたのオフィスをセットアップする習慣です。

ファイリングシステムを設定する

まず、オフィスをきれいに整えるには多くの注意が必要です。 ファイリングシステムの設定は非常に重要です。 あなたが机の上にすべてを山やビンに投げるだけで、そこにあることを決して覚えていないタイプの人なら、これはあなたのためです。 自分にとって重要なカテゴリを設定します。 私の個人的なファイリングシステムは、カテゴリーごとに優先順位が付けられたもので設定されています。 まず、支払うべき請求書。 次に、支払われる請求書。 第三に、記録のためだけに、そして最後に、アーカイブされているが、それでも保持することが重要なもの（税務記録など）。

ファイリングシステムを設定することは、あなたが見ているものにアピールすることです。 あなたはあなたにとって重要な異なるカテゴリーを持っているかもしれません。 たとえば、着信通信はあなたのために紙に書かれているものかもしれません。 着信通信を整理するためのファイルの設定は、あなたにとって非常に重要な場合があります。 クライアントとベンダーの通信ファイルを設定して、何かを見逃さないようにします。 紙の契約で作業する場合は、契約の実行日を含むファイルを設定します。 これにより、締め切りを正直に保つことができます。 今後のプロジェクトのために。

または、予約日ごとに整理します。 医師や弁護士はこれが得意です。 彼らは、前日の終わりに翌日の予約帳とファイルを配置します。 たくさんの予定がある忙しい専門家の場合は、時間をかけて次の日のファイルを小さなファイリングキャビネットにセットするか、ファイルが電子的なものである場合は、準備ができるようにデスクトップにセットしてください。クライアントが入ってきたとき。

メールの受信トレイに春の大掃除をしてください

私はこれについてとても有罪です。 将来いつでも役に立つと思われるものがあれば、私はそれを永遠に保ちます。 私はメールパックのネズミです。 あなたが私のようにこれに罪を犯しているなら、それらの電子メールを読むのに少し時間がかかります。 あなたが無視してきたものを見つけて、それらをゴミ箱に直行させてください。 そしてゴミを空にします。 これにより、やることリストがきれいに表示されます。 記録のためだけにいくつかの電子メールが必要な場合は、電子メールにアーカイブ用のフォルダーを作成し、それらをそれらのアーカイブに送信します。 現在適切な電子メールのみをぶら下げておいてください。 私を信じてください、あなたはそれのためにとても気分が良くなるでしょう。 あなたが私のようなら、私は数日以上私の電子メールに何かが座っているのを見て気が狂います。 言うまでもなく、受信トレイを一掃します。

ソーシャルメディアチャネルをおろそかにしないでください

常緑樹の投稿がたくさんある場合は、この機会に、最も効果的な投稿を優先してください。 ソーシャルメディアチャネルでアナリティクスを使用して、何が最も注目を集めているかを調べます。 最高の投稿を見つけたら、それらの投稿の周りにスケジュールを設定し、もう少し注意が必要な投稿を入力します。 dlvr.itには、Evergreenの投稿を適切なカテゴリの適切な仕様に設定するのに役立つ優れたツールスイートがあります。 優先順位の高い投稿で1つのカテゴリを設定してから、重要度の低い投稿で別のカテゴリを設定するだけです。 次に、希望する方法で別の投稿にスケジュールを設定します。 EverQueueを使用すると、頻繁に投稿することを回避できます。

時間をかけてベンダーを評価してください

春の大掃除は、使用しているツールを再評価するのに最適な時期です。 私は1つか2つのツールセットに慣れる傾向があり、それらのツールから外れることはありません。 ただし、1つのツールで実行できる多くのツールを仕事に使用している場合は、使用するツールの数を減らすことで、時間、労力、および費用を節約できます。 通常、単一のツールが多くのツールよりもはるかに優れたソリューションになります。 たとえば、1つのツールでサウンドとビデオを編集できる場合は、それを実行する必要があります。 私の場合、ビデオ、オーディオ、スクリーンキャップをキャプチャするためにSnagItを使用します。 このツールは、物事を統合して非常にシンプルに保つのに役立ちます。 特定のジョブに特定のツールを使用することは素晴らしいことですが、それらのジョブを組み合わせることができれば、なおさらです。

不要なサブスクリプションを削除する

HuffingtonPostには優れた提案があります。 彼らは彼らの重みを引いていないサブスクリプションのためにあなたの電子メールを通過することを提案します。 あなたがあなたの電子メールに持っているサブスクリプションをチェックして、あなたが先月いつでもこれらの人々からの電子メールを開くのを邪魔したかどうか確かめてください。 まだの場合は、それらを捨ててください！ 必要に応じて、後でサブスクライブできます。 しかし、ほとんどの場合、自重を取り除くことはあなたに利益をもたらすだけです。

テンプレートを更新する

特に、ほとんどすべてに標準形式を使用する場合、これらのテンプレートを更新することは、ビジネスを維持するために不可欠です。 昨年、ポリシーを更新しましたか？ あなたの契約にそれを入れてください。 あなたは今、ほとんどの部分で電子メールを介して取引をしたいですか？ 一般的な問題の電子テンプレートを作成します。 これらのテンプレートはすべて、紙で使用する場合でも電子的に使用する場合でも便利です。

可能な限りデジタル化

税務上の領収書を保管する必要がありますか？ それらをコンピュータに入力してもらいます。 あなたはあなたの机の上のスペースを占める巨大な請求書の山を持っていますか？ それらをスプレッドシートに入れ、紙のコピーを細断します。 請求書が届くまでこれを続けてください。紙が減るだけでなく、ばかげた紙を覚えていなければならない場合よりもはるかに整理されます。 また、できるだけ頻繁にエビルを入手してください。 電子請求書は電子メールの受信トレイに届き、郵便物で紛失する可能性のある請求書よりもはるかに早く注意を引くことができます。

すべてを一緒に入れて

全体として、春の大掃除は、きれいなスレートであなたの生活を楽にすることです。 紙やコンピューターで整理することで、物事を忘れることがないので、通常は幸せになります。 私がしなければならないすべての項目を思い出すのに苦労しています。1年間触れていない受信トレイを一掃してやることリストをまとめることは、あなたの人生でより多くの時間を提供するだけです。