Establecimiento de prioridades para la limpieza de primavera de la oficina

La primavera está en el horizonte. Estamos empezando a ver que la nieve se disipa, las flores florecen y los árboles recuperan sus hojas (al menos algunos de ustedes deberían estar viendo esto). Una de las costumbres que hemos adoptado es la limpieza de primavera. La idea de purgar muchos excesos en tu vida proporciona una pizarra limpia desde la cual conducir tu vida. ¿Qué mejor momento para priorizar la organización de su oficina que durante la limpieza de primavera? La limpieza de primavera de la oficina es la práctica de preparar su oficina para el éxito.

Establecer un sistema de archivo

En primer lugar, hacer que su oficina esté limpia y ordenada requiere mucha atención. La configuración de su sistema de archivo es vital. Si usted es el tipo de persona que tira todo lo que tiene en su escritorio en una pila o en una papelera y nunca recuerda que está ahí, esto es para usted. Configure categorías que le interesen. Mi sistema de archivo personal está configurado en cosas que están priorizadas por categoría. En primer lugar, facturas a pagar. Luego, las facturas que se pagan. En tercer lugar, solo para los registros y, por último, las cosas que están archivadas, pero que aún es importante conservar (como los registros de impuestos y demás).

La configuración de su sistema de archivo se trata más de apelar a lo que está viendo. Puede tener diferentes categorías que son importantes para usted. La correspondencia entrante, por ejemplo, puede ser algo que está en papel para usted. Configurar archivos para organizar su correspondencia entrante puede ser vital para usted. Configure un archivo de correspondencia para clientes y proveedores para asegurarse de no perderse nada. Si trabaja en contratos en papel, configure un archivo con las fechas de ejecución de los contratos. Esto te ayudará a mantenerte honesto con los plazos. para próximos proyectos.

O bien, organice las cosas por fecha de cita. Los médicos y los abogados son excelentes en esto. Tienen sus libros de citas y archivos dispuestos para el día siguiente al final del día anterior. Si es un profesional ocupado con muchas citas, tómese el tiempo para colocar sus archivos para el día siguiente en un archivador más pequeño, o si sus archivos son electrónicos, colóquelos en su escritorio para que pueda tenerlos listos. cuando entra tu cliente.

Lleve un poco de limpieza de primavera a su bandeja de entrada de correo electrónico

Soy tan culpable de esto. Si algo parece que será útil en algún momento en el futuro, lo mantendré para siempre. Soy una rata de paquete de correo electrónico. Si eres culpable de esto como yo, tómate un tiempo para revisar esos correos electrónicos. Encuentra los que has estado ignorando y haz que esos vayan directamente a la basura. Y vaciar la basura. Esto le dará una vista limpia de su lista de tareas pendientes. Si necesita algunos correos electrónicos solo para sus registros, cree una carpeta en su correo electrónico para archivos y envíelos a esos archivos. Mantenga solo los correos electrónicos actualmente pertinentes dando vueltas. Confía en mí, te sentirás mucho mejor por ello. Si eres como yo, me volveré loco si veo algo en mi correo electrónico por más de unos días. Entonces, estaré limpiando mi bandeja de entrada, no hace falta decirlo.

No descuides tus canales de redes sociales

Si tiene un montón de publicaciones de Evergreen por ahí, aproveche esta oportunidad para priorizar las que funcionan mejor. Use Analytics en sus canales de redes sociales para descubrir qué obtiene la mayor tracción. Una vez que haya descubierto sus mejores publicaciones, establezca un cronograma en torno a esas publicaciones y complete con las que pueden necesitar un poco más de atención. dlvr.it tiene un gran conjunto de herramientas que lo ayudarán a configurar su publicación Evergreen con las especificaciones correctas con las categorías correctas. Simplemente configure una categoría con las publicaciones prioritarias y luego configure otra categoría con las publicaciones menos importantes. Luego, configure su horario para alternar publicaciones como le gustaría. Usando su EverQueue, puede evitar publicar con demasiada frecuencia.

Tómese el tiempo para evaluar a sus proveedores

La limpieza de primavera es el momento perfecto para reevaluar las herramientas que está utilizando. Tiendo a acostumbrarme a un conjunto de herramientas o dos, y nunca me alejo de esas herramientas. Sin embargo, si está usando muchas herramientas para un trabajo que se puede hacer con una sola herramienta, le ahorraría tiempo, esfuerzo y dinero si usara menos herramientas. Por lo general, una sola herramienta será una solución mucho mejor que muchas. Por ejemplo, si puede editar sonido y video con una herramienta, querrá hacerlo. En mi caso, prefiero SnagIt para capturar video, audio y capturas de pantalla. Esta herramienta ayuda a mantener las cosas consolidadas y muy simples. Usar herramientas específicas para trabajos específicos puede ser excelente, pero si puede combinar esos trabajos, mucho mejor.

Eliminar suscripciones innecesarias

Huffington Post tiene una excelente sugerencia. Sugieren revisar su correo electrónico en busca de suscripciones que no hayan hecho su parte. Revise las suscripciones que tiene en su correo electrónico y vea si se ha molestado en abrir los correos electrónicos de estas personas en cualquier momento durante el último mes. Si no lo has hecho, ¡olvídate de ellos! Puedes suscribirte más tarde si lo necesitas. Sin embargo, en su mayor parte, deshacerse del peso muerto solo lo beneficiará.

Actualice sus plantillas

Particularmente si usa un formato estándar para casi todo, actualizar estas plantillas es esencial para mantener su negocio. ¿Ha actualizado alguna póliza en el último año? Ponlo en tu contrato. ¿Ahora desea hacer tratos por correo electrónico en su mayor parte? Escribir plantillas electrónicas para problemas comunes. Todas estas plantillas serán útiles, ya sea que las use en papel o electrónicamente.

Ir digital siempre que sea posible

¿Tiene que conservar los recibos a efectos fiscales? Consígalos entrada en su computadora. ¿Tienes una pila gigante de billetes ocupando espacio en tu escritorio? Póngalos en una hoja de cálculo y triture las copias en papel. Siga haciendo esto a medida que lleguen sus facturas. No solo disminuirá el papel, sino que estará mucho más organizado que si tuviera que recordar un papel tonto. Además, obtenga facturas electrónicas con la mayor frecuencia posible. Las facturas electrónicas pueden llegar a su bandeja de entrada de correo electrónico y captar su atención mucho más rápido que una factura que podría perderse en el correo.

Poniendolo todo junto

En general, la limpieza de primavera se trata de hacer tu vida más fácil con una pizarra limpia. Al organizarse en papel y en su computadora, por lo general será más feliz porque no se olvidará de las cosas. Tengo problemas para recordar todos los elementos que tengo que hacer, y armar una lista de tareas pendientes limpiando la bandeja de entrada que no ha tocado en un año solo le proporcionará más tiempo en su vida.