Jak stworzyć skuteczną strategię komunikacji e-mail?

Stworzenie skutecznej strategii e-mail outreach to coś, z czym musi się zmierzyć każda firma inwestująca w marketing cyfrowy.

Niezależnie od tego, czy chodzi o generowanie leadów lub pielęgnowanie, czy o influencer marketing i budowanie linków, docieranie do ludzi za pośrednictwem poczty elektronicznej jest integralną częścią każdej strategii marketingowej.

A jednak czasami może to być trochę zniechęcające.

Zbyt wiele firm rezygnuje z e-maili z powodu słabych wyników wczesnych prób.

Ale trzymanie się na e-mailowych wysiłkach jest mądrą inwestycją biznesową, ponieważ możesz gromadzić wszystkie te kontakty (dzięki czemu możesz budować z nimi długotrwałe relacje), uczyć się na swoich sukcesach i porażkach, a następnie dostosowywać swoje działania marketingowe, aby były bardziej skuteczne .

Jak więc właściwie wykonać strategię zasięgu e-mail?

Oto kroki do sukcesu.

1. Zadbaj o podstawy

Przed rozpoczęciem pierwszej kampanii poświęć trochę czasu na odrobienie pracy domowej. Będziesz musiał:

• Stwórz markę swoich przedstawicieli
• Zdecyduj, których e-maili będziesz używać
• Opracuj wytyczne dotyczące komunikacji dla swoich przedstawicieli

Żadnego z tych zadań nie należy lekceważyć, ponieważ ludzie wysyłający e-maile w Twoim imieniu reprezentują Twoją markę: musisz upewnić się, że robią to profesjonalnie.

Stwórz markę swoich przedstawicieli

Każdy z Twoich e-maili powinien otwarcie i uczciwie reprezentować Twoją markę. Jest to ważne, ponieważ autentyczności nie da się podrobić, więc bądź przejrzysty. Dodatkowo chcesz, aby Twoi potencjalni klienci zapamiętali Twoją markę, nawet jeśli nigdy nie odpowiedzą na Twój pierwszy e-mail.

Twój zasięg e-mailowy powinien przyczynić się do budowania rozpoznawalności marki, jednocześnie pomagając Ci osiągnąć cele krótkoterminowe.

Generator podpisów e-mail firmy WiseStamp Wiem, że pomoże Ci zbudować e-maile o zasięgu w najbardziej efektywny sposób. Możesz dodać logo swojej firmy, link do profili w mediach społecznościowych swojej firmy, przesłać zdjęcie swojego przedstawiciela, dodać swoje wezwanie do działania itp. W ten sposób w pełni wykorzystasz każdy wysłany e-mail.

Zdecyduj, którego adresu e-mail będziesz używać

To zadanie jest o wiele trudniejsze, niż mógłby pomyśleć każdy początkujący. Jeśli chodzi o cold mailing, masz zasadniczo dwie możliwości:

• Skonfiguruj adres e-mail we własnej domenie
• Skorzystaj z bezpłatnej platformy, takiej jak Yahoo! Lub Gmail

Żadna z tych opcji nie jest idealna.

Wysyłanie na zimno e-maili niesie ze sobą nieuniknione ryzyko, że ktoś doda Twój e-mail do skrzynki ze spamem. Jeśli zrobi to wystarczająca liczba osób, Twój adres e-mail (i główna domena) mogą znaleźć się pod radarem systemów ochrony przed spamem, więc Twoje przyszłe e-maile biznesowe będą coraz częściej filtrowane.

Z drugiej strony, jeśli skorzystasz z bezpłatnych adresów e-mail, Twoje e-maile po prostu nie będą traktowane poważnie (a także odfiltrowane przez korporacyjne systemy ochrony przed spamem).

Lepszą opcją jest ustawienie adresu e-mail na alternatywnym e-mailu (prawdopodobnie pasującym również do tożsamości Twojej marki). Namify to łatwe i bezpłatne narzędzie do wyszukiwania domeny do tych celów.

Upewnij się, że robisz to na kilka tygodni przed rozpoczęciem pierwszej kampanii informacyjnej, ponieważ filtry antyspamowe nie obsługują zbyt dobrze e-maili pochodzących z nowych domen. Więc upewnij się, że ustawiłeś swój adres e-mail i używaj tych e-maili do komunikacji wewnętrznej przez kilka tygodni, aby trochę to ustalić.

Opracuj wytyczne dotyczące komunikacji dla swoich przedstawicieli

Twoi menedżerowie ds. kontaktów zewnętrznych będą rozmawiać z firmami zewnętrznymi i osobami w imieniu Twojej marki.

To wielka sprawa.

Wiele z tych osób to osoby publiczne. Rozzłościj ich, nie będą mieli problemu z przekazaniem swojego oburzenia w sieciach społecznościowych, a wtedy staniesz w obliczu kryzysu zarządzania reputacją.

Upewnij się, że Twoi menedżerowie kontaktowi przechodzą szczegółowe szkolenie, znają etykę korespondencji biznesowej i mają zasady komunikacji marki, których należy przestrzegać.

Polityka komunikacji Twojej marki powinna obejmować:

• Tematy, których należy unikać (np. polityka) omawianie w e-mailach lub w kanałach mediów społecznościowych
• Najlepsze sposoby odpowiadania na krytykę
• Jak radzić sobie z niegrzecznymi e-mailami lub odpowiadać na niegrzeczne komentarze
• Gdzie eskalować złożone sytuacje, które mogą wybuchnąć?

2. Nieustannie pracuj nad swoimi szablonami i harmonogramem

Dwa ważne aspekty komunikacji e-mail, które nigdy nie są wystarczająco doskonałe, to:

• Szablon e-maila (w tym oczywiście jego temat)
• Czas, tj. kiedy jest najlepszy czas na podjęcie działań promocyjnych.

Musisz ciągle eksperymentować z obydwoma.

Szablon e-mail

Złota zasada każdego szablonu wiadomości e-mail: im mniej standardowego tekstu, tym lepiej.

Tak, brzmi to bezproduktywnie, a nawet zmniejsza znaczenie słowa „szablon”, ale im bardziej osobisty i autentyczny jest Twój e-mail, tym lepiej.

• Dodaj nazwę potencjalnego klienta (poświęć trochę czasu, aby znaleźć prawdziwych ludzi, którzy kryją się za e-mailami)
• Dodaj kilka danych osobowych (np. firmę lub kamień milowy, coś, co widziałeś na ich profilach w mediach społecznościowych)
• Wymyśl spersonalizowaną ofertę lub CTA, na przykład nie wszyscy influencerzy mogą liczyć na nagrodę pieniężną, ale zgodziliby się na wspólne kampanie promocyjne.

wyczucie czasu

Kiedy najlepiej wysłać e-mail? Co zrobić, jeśli chcesz, aby Twoja kampania popularyzowana była na przykład na Boże Narodzenie?

Czas jest najważniejszy w każdej kampanii marketingowej i nigdy nie jest łatwo zdecydować, jaki jest najlepszy czas na jej uruchomienie.

Trendy Google mogą pomóc Ci uzyskać wskazówkę: po prostu poszukaj daty, kiedy zainteresowanie określonym tematem lub świętami zaczyna rosnąć każdego roku:

Nazywam to trendem sezonowym, który jest łatwiejszy do przewidzenia.

Inną sztuczką jest monitorowanie konkurenta, aby dowiedzieć się, jak synchronizuje swoje kampanie i spróbować dowiedzieć się, co dla niego działa. Visualping oferuje potężną funkcję monitorowania konkurencji, która ostrzega, gdy konkurencja ogłasza nową kampanię, tworzy nowy formularz internetowy lub dodaje nową stronę. To wszystko są świetne wskazówki, że coś się dzieje:

3. Rozwijaj te relacje

Wreszcie, jest to pominięty krok w niemal każdej kampanii informacyjnej. Twoja praca nie kończy się na jednej sprzedaży, jednym backlinku czy jednym leadzie. Musisz rozwijać relacje z celami pomocy.

• Śledź ich w mediach społecznościowych i wchodź w interakcję z ich aktualizacjami
• Kontynuacja za pośrednictwem poczty e-mail lub Twittera (użyj automatyzacji poczty e-mail, aby tworzyć inteligentne i terminowe działania uzupełniające)
• Zaproś ich do inicjatyw swojej firmy
• Wybierz to, co mówią online i przekształć to w treść (w ten sposób generuj również więcej opinii klientów)
• Rozdawaj gratisy i wersje demonstracyjne itp.

Skupienie się na kontaktach pomoże Ci w pełni wykorzystać każdą odpowiedź e-mail.

Wniosek

Zasięg e-mailowy to długoterminowa strategia, która wymaga wiele wysiłku, ale ma również skumulowany potencjał: z czasem staje się łatwiejsza i bardziej efektywna. Więc nie oczekuj, że będziesz w tym świetny w ciągu tygodnia lub miesiąca. Nie poddawaj się, a z czasem zaczniesz widzieć wyniki.