Co to jest ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa) i dlaczego go potrzebujesz?

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa jest jednym z najczęściej używanych terminów, jeśli chodzi o zarządzanie biznesowe i operacyjne. Niezależnie od tego, czy jest to mała firma, czy MNC, ERP jest centralnym punktem wydajności, rentowności, wzrostu i przetrwania. W tym poście omówimy, czym tak naprawdę jest ERP, dlaczego jest ważny i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie.

Jaka jest pełna forma ERP?

Pełna forma ERP to planowanie zasobów przedsiębiorstwa. ERP opiera się na zintegrowanych aplikacjach do automatyzacji różnych procesów związanych z technologią, usługami i zasobami ludzkimi.

Składa się z 3 głównych słów:

• Enterprise: to organizacja lub firma, która obejmuje wiele procesów biznesowych działających pod jednym parasolem. Często organizacje mają duże systemy, ludzi i procedury i potrzebują systemu ERP do zarządzania wszystkimi aspektami działalności.
• Zasoby: wszyscy ludzie, pieniądze, materiały i czas, którymi dysponuje firma, nazywamy zasobami. Aby skutecznie zarządzać tymi zasobami i śledzić je, firmy potrzebują rozwiązania ERP.
• Planowanie: Aby osiągnąć swoje cele, firma musi mieć plan. Dobre planowanie może oznaczać różnicę między sukcesem a porażką. Planowanie zasobów przedsiębiorstwa pomaga organizacjom planować i podejmować decyzje oparte na danych.

ERP wykorzystuje zintegrowane aplikacje, przepływy pracy i dane do zarządzania wszystkimi operacjami biznesowymi i zasobami w celu uzyskania optymalnej wydajności.

Zrozumienie systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa  

System planowania zasobów przedsiębiorstwa to kompleksowe, zintegrowane rozwiązanie programowe, które pomaga firmom zautomatyzować i zarządzać funkcjami operacyjnymi i zaplecza. Rozwiązania ERP zazwyczaj składają się z modułów, które odpowiadają na konkretne potrzeby biznesowe lub procesy, takie jak zarządzanie łańcuchem dostaw, zasoby ludzkie, zarządzanie finansami i produkcja.

Rozwiązania ERP zapewniają scentralizowaną bazę danych, która umożliwia wgląd w czasie rzeczywistym i udostępnianie danych we wszystkich działach i lokalizacjach biznesowych. Ta scentralizowana baza danych jest sercem rozwiązań ERP i jest miejscem przechowywania i dostępu do wszystkich danych.

Sugerowana lektura: Lista kontrolna skutecznego i bezpiecznego wdrożenia systemu ERP: wyzwania i najlepsze praktyki

Dlaczego firma powinna wdrożyć system planowania zasobów przedsiębiorstwa?

Istnieje wiele powodów, dla których firma powinna wdrożyć system ERP.

• Scentralizowana baza danych: Jedną z największych zalet tego systemu jest to, że zapewnia scentralizowaną bazę danych dla wszystkich danych. Dostęp do danych mają upoważnieni użytkownicy z dowolnego miejsca na świecie. Pomaga to zredukować silosy danych i zapewnia, że ​​wszyscy pracują z tymi samymi informacjami.
• Podejmowanie decyzji oparte na danych: system ERP zapewnia firmom dane potrzebne do podejmowania lepszych decyzji. Mając wszystkie informacje w jednym miejscu, firmy mogą podejmować decyzje na podstawie danych zamiast zgadywania.
• Usprawnianie przepływów pracy: przepływy pracy w organizacji mogą być złożone i często angażują wiele działów. System ERP może pomóc usprawnić przepływy pracy, automatyzując zadania i zapewniając przejrzysty przegląd całego procesu.
• Lepsza obsługa klienta: pomaga firmom poprawić obsługę klienta, dostarczając im informacji potrzebnych do szybkiego rozwiązywania problemów. Dzięki systemowi ERP firmy mogą zapewnić swoim klientom najlepszą możliwą obsługę.
• Bezproblemowa współpraca: system planowania zasobów przedsiębiorstwa może pomóc pracownikom, działom, oddziałom i interesariuszom lepiej współpracować, zapewniając im narzędzia potrzebne do dzielenia się informacjami i wspólnej pracy nad projektami. Dzięki systemowi ERP firmy mogą wyeliminować potrzebę posiadania dokumentów papierowych i ułatwić współpracę.
• Integracja danych finansowych: Dzięki systemowi ERP firmy mogą połączyć swoje systemy księgowe, płacowe i inne systemy finansowe w jedno skonsolidowane repozytorium.
• Wydajność wydajności: System ERP może pomóc firmom poprawić ich wydajność poprzez automatyzację zadań i zmniejszenie konieczności ręcznego wprowadzania danych. Dzięki systemowi ERP firmy mogą poprawić swoją wydajność i wykonać więcej pracy w krótszym czasie.
• Redukcja kosztów: Firmy mogą obniżyć koszty, automatyzując zadania i zmniejszając potrzebę ręcznego wprowadzania danych w systemie ERP. Organizacje mogą również poprawić swoją wydajność i wykonać więcej pracy w krótszym czasie. Ponadto może to pomóc firmom zaoszczędzić pieniądze, zmniejszając zapotrzebowanie na dokumenty papierowe i eliminując potrzebę korzystania z wielu rozwiązań programowych.
• Automatyzacja i dokładność: Systemy ERP automatyzują wiele zadań związanych z prowadzeniem firmy, takich jak sprawozdawczość finansowa, zarządzanie zapasami i przetwarzanie zamówień. Ta automatyzacja może pomóc firmom poprawić dokładność i zmniejszyć prawdopodobieństwo błędów.

Powiązane kategorie: Oprogramowanie ERP dla produkcji | Oprogramowanie ERP dla handlu detalicznego | Oprogramowanie budowlane ERP

Jakie funkcje biznesowe mogą skorzystać z ERP

Systemy te wpływają na każdy obszar działalności, ale niektóre działy widzą więcej korzyści niż inne. Oto niektóre z funkcji biznesowych, które najbardziej korzystają z ERP:

• Sprzedaż i marketing: Rozwiązania ERP mogą pomóc działom sprzedaży i marketingu, udostępniając im narzędzia, których potrzebują do śledzenia danych klientów, zarządzania potencjalnymi klientami i tworzenia kampanii. Integruje również i usprawnia wszystkie główne funkcje sprzedaży, takie jak zarządzanie zamówieniami, fakturowanie, zbieranie płatności, opinie, księgowość, dystrybucja, zapasy i tak dalej. Zmniejsza to błędy ludzkie, ręczną interwencję oraz koszty związane z procesem sprzedaży i marketingu.
• Księgowość i finanse: System planowania w przedsiębiorstwie przynosi również korzyści działom księgowości i finansów, automatyzując zadania i zapewniając wgląd w dane finansowe organizacji w czasie rzeczywistym. Pomaga także konsolidować sprawozdania finansowe, prognozować przychody, tworzyć budżet i śledzić zgodność.
• Zasoby ludzkie: Aplikacje oprogramowania ERP są niezwykle ważne dla działów zasobów ludzkich na kilka sposobów. Mogą zautomatyzować wiele zadań związanych z zarządzaniem danymi pracowników, takich jak śledzenie ról i obowiązków, wynagrodzeń i świadczeń oraz procesów zatrudniania i oceny wydajności. Ponadto rozwiązania ERP usprawniają również proces rekrutacji, udostępniając narzędzia potrzebne do publikowania ofert pracy, śledzenia kandydatów i sprawdzania kandydatów.
• Operacje: Zintegrowany system biznesowy automatyzuje i integruje zadania, takie jak planowanie produkcji, zarządzanie zapasami, kontrola jakości, wysyłka i logistyka. Zapewnia również firmom wgląd w ich operacje w czasie rzeczywistym, dzięki czemu mogą identyfikować wąskie gardła i nieefektywności.
• Obsługa klienta: Dzięki rozwiązaniu ERP firmy mogą zautomatyzować procesy obsługi klienta, takie jak zarządzanie zamówieniami, zwroty i obsługa klienta. Poza tym Twoi przedstawiciele obsługi klienta mogą śledzić całą historię komunikacji, integrować wszystkie kanały komunikacji i odpowiadać na zapytania klientów w czasie rzeczywistym.
• Łańcuch dostaw: Firmy mogą efektywnie zarządzać swoim łańcuchem dostaw za pomocą ERP i uzyskać wgląd na każdym etapie działalności. Umożliwia im śledzenie poziomu zapasów, planowanie produkcji, tworzenie planu dystrybucji, śledzenie pracy w toku i nie tylko.
• Produkcja: Rozwiązania ERP mogą zautomatyzować i usprawnić procesy produkcyjne, takie jak planowanie wymagań materiałowych, planowanie wydajności, śledzenie zamówień i kontrola jakości. Może to pomóc firmom poprawić jakość produktów i czas dostawy przy jednoczesnym obniżeniu kosztów produkcji.
• Zarządzanie zapasami: automatyzuje zadania związane z zarządzaniem zapasami, takie jak uzupełnianie zapasów, ponowne zamawianie i prognozowanie. Pomaga także firmom obniżyć poziom zapasów i poprawić rotację zapasów.
• Zarządzanie zakupami: procesy zakupowe można usprawnić poprzez automatyzację, integrację i lepszą widoczność. Organizacje mogą podejmować mądrzejsze decyzje zakupowe, śledząc i zarządzając całym procesem zaopatrzenia, w tym planowaniem, śledzeniem, zarządzaniem dostawcami i analizowaniem wydatków.

Wdrożenie systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa

Podczas wdrażania systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa należy pamiętać o kilku kwestiach:

• Wybierz odpowiedniego dostawcę: ważne jest, aby przeprowadzić badania i wybrać dostawcę, który jest renomowany i ma dobre osiągnięcia. Przeczytaj recenzje i sprawdź historię dostawcy oprogramowania, aby uzyskać lepszy wgląd.
• Ustal realistyczne cele i zadania: Przed rozpoczęciem procesu wdrażania ważne jest, aby ustalić realistyczne cele i zadania. Pomoże Ci to zaplanować proces wdrożenia i zapewnić jego sukces.
• Szkol swoich pracowników: Systemy ERP mogą być złożone i wymagać wielu szkoleń. Ważne jest, aby przeszkolić swoich pracowników w zakresie korzystania z systemu, aby mogli być bardziej wydajni.
• Zarządzaj zmianą: systemy ERP mogą zakłócać istniejące przepływy pracy i procesy biznesowe. Ważne jest, aby starannie zarządzać zmianą i zapewnić płynne przejście.

Korzyści z systemu ERP

Oto niektóre z głównych zalet korzystania z rozwiązania ERP:

• Większa wydajność i produktywność: rozwiązania ERP mogą pomóc firmom zautomatyzować i usprawnić ich podstawowe procesy oraz poprawić ogólną wydajność i produktywność organizacji.
• Widoczność w czasie rzeczywistym: systemy ERP zapewniają firmom wgląd w czasie rzeczywistym w ich operacje i dane, dzięki czemu mogą identyfikować wąskie gardła i nieefektywność.
• Obniżone koszty: Firmy obniżają koszty poprzez automatyzację zadań i redukcję siły roboczej. ERP do planowania zasobów przedsiębiorstwa umożliwia również śledzenie nieefektywności i pomoc w podejmowaniu decyzji opartych na danych.
• Ulepszone podejmowanie decyzji: umożliwia menedżerom i TCWG (osobom odpowiedzialnym za zarządzanie) podejmowanie lepszych decyzji poprzez dostarczanie im aktualnych i dokładnych informacji.
• Usprawnione i wydajne procesy: Enterprise Resource Planning ERP może pomóc firmom zautomatyzować i usprawnić ich procesy, takie jak planowanie wymagań materiałowych, planowanie wydajności, śledzenie zamówień i kontrola jakości.
• Większa satysfakcja klienta: Rozwiązania ERP mogą pomóc firmom zautomatyzować procesy obsługi klienta, takie jak zarządzanie zamówieniami, zwroty i obsługa klienta. Dzięki Enterprise Resource Planning ERP firmy mogą zapewnić swoim klientom najlepszą możliwą obsługę.
• Zwiększone bezpieczeństwo: Firmy muszą zapewnić bezpieczeństwo swoich danych. Systemy ERP pomagają firmom chronić ich dane, zapewniając im szczegółową próbę audytu, odporną na manipulacje scentralizowaną bazę danych i dostęp oparty na użytkownikach.

Ograniczenia systemu ERP

Istnieją pewne wady korzystania z tego systemu, których nie należy ignorować. Są to:

• Wysoki koszt wdrożenia i utrzymania: systemy ERP mogą być dość drogie we wdrażaniu i utrzymaniu. Koszty sprzętu i oprogramowania są często wysokie, a firmy muszą inwestować w szkolenie swoich pracowników, aby mogli efektywnie korzystać z systemu.
• Złożone moduły: systemy ERP mogą być dość złożone i wymagają dużego szkolenia i wiedzy. Może to prowadzić do frustracji wśród pracowników i wysokiej krzywej uczenia się.
• Szkolenia i zarządzanie zmianą: Pracownicy często potrzebują intensywnego szkolenia w zakresie korzystania z systemów ERP. A firmy muszą ostrożnie zarządzać zmianą, aby zapewnić płynne przejście, w przeciwnym razie zwiększa to nieefektywność.
• Wadliwa integracja i przepływy pracy: Wadliwa integracja ERP może zakłócić istniejące przepływy pracy i procesy biznesowe, powodując wiele błędów i nieefektywności.

Podsumowując

Systemy ERP oferują wiele korzyści, które mogą pomóc firmom usprawnić ich działalność. Poprawnie wdrożone systemy te mogą pomóc firmom zautomatyzować ich procesy, poprawić wydajność i podejmować lepsze decyzje.

Istnieją jednak pewne wady korzystania z systemów ERP, których nie należy ignorować. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli rozważasz wdrożenie systemu ERP planowania zasobów przedsiębiorstwa, ważne jest, aby przeprowadzić badania i upewnić się, że podejmujesz najlepszą decyzję dla swojej firmy.

Sugerowana lektura: 12 najlepszych systemów ERP dla branży eCommerce | Rola i zalety ERP w zarządzaniu łańcuchem dostaw