Ce este ERP (Enterprise Resource Planning) și de ce aveți nevoie de el

Enterprise Resource Planning este unul dintre cei mai folosiți termeni atunci când vine vorba de managementul afacerilor și operațiunilor. Indiferent dacă este o afacere mică sau un MNC, ERP este punctul focal pentru eficiență, profitabilitate, creștere și supraviețuire pe tot parcursul. În această postare, vom discuta ce este cu adevărat ERP, de ce este important și cum poate aduce beneficii afacerii dvs.

Care este forma completă a ERP?

Forma completă ERP este Enterprise Resource Planning. ERP se bazează pe aplicații integrate pentru a automatiza diferite procese legate de tehnologie, servicii și resurse umane.

Este compus din 3 cuvinte majore:

• Întreprindere: este o organizație sau companie care cuprinde mai multe procese de afaceri care operează sub o singură umbrelă. De multe ori, organizațiile au sisteme, oameni și proceduri mari și au nevoie de un sistem ERP pentru a gestiona toate aspectele afacerii.
• Resursă: Toți oamenii, banii, materialele și timpul pe care o afacere le are la dispoziție se numesc resurse. Pentru a gestiona eficient aceste resurse și pentru a le urmări, companiile au nevoie de o soluție ERP.
• Planificare: Pentru a-și atinge obiectivele, o afacere trebuie să aibă un plan. O bună planificare poate însemna diferența dintre succes și eșec. Planificarea resurselor întreprinderii ajută organizațiile să planifice și să ia decizii bazate pe date.

ERP utilizează aplicații integrate, fluxuri de lucru și date pentru a gestiona întreaga operațiuni și resurse de afaceri pentru o eficiență optimă.

Înțelegerea sistemului de planificare a resurselor întreprinderii  

Un sistem de planificare a resurselor întreprinderii este o soluție software cuprinzătoare, integrată, care ajută companiile să-și automatizeze și să-și gestioneze funcțiile operaționale și de back-office. Soluțiile ERP sunt de obicei compuse din module care abordează o anumită nevoie de afaceri sau un proces, cum ar fi managementul lanțului de aprovizionare, resursele umane, managementul financiar și producția.

Soluțiile ERP oferă o bază de date centralizată care permite vizibilitate în timp real și partajarea datelor în toate departamentele și locațiile de afaceri. Această bază de date centralizată este inima soluțiilor ERP și este locul în care toate datele sunt stocate și accesate.

Lectură sugerată: Lista de verificare pentru o implementare ERP cu succes și sigură: provocări și bune practici

De ce ar trebui o companie să implementeze un sistem de planificare a resurselor întreprinderii

Există multe motive pentru care o afacere ar trebui să implementeze un sistem ERP.

• Bază de date centralizată: Unul dintre cele mai mari avantaje ale acestui sistem este că oferă o bază de date centralizată pentru toate datele dumneavoastră. Datele pot fi accesate de utilizatori autorizați de oriunde în lume. Acest lucru ajută la reducerea silozurilor de date și se asigură că toată lumea lucrează cu aceleași informații.
• Luarea deciziilor bazată pe date: Un sistem ERP oferă companiilor datele de care au nevoie pentru a lua decizii mai bune. Cu toate informațiile într-un singur loc, companiile pot lua decizii bazate pe date în loc să ghicească.
• Eficientizarea fluxurilor de lucru: fluxurile de lucru dintr-o organizație pot fi complexe și implică adesea mai multe departamente. Un sistem ERP poate ajuta la eficientizarea fluxurilor de lucru prin automatizarea sarcinilor și oferind o imagine de ansamblu clară a întregului proces.
• Serviciu îmbunătățit pentru clienți: ajută companiile să își îmbunătățească serviciul pentru clienți, oferindu-le informațiile de care au nevoie pentru a rezolva problemele rapid. Cu un sistem ERP, companiile pot oferi clienților lor cele mai bune servicii posibile.
• Colaborare perfectă: sistemul de planificare a resurselor întreprinderii poate ajuta angajații, departamentele, sucursalele și părțile interesate să colaboreze mai bine, oferindu-le instrumentele de care au nevoie pentru a împărtăși informații și a lucra împreună la proiecte. Cu un sistem ERP, companiile pot elimina nevoia de documente pe hârtie și pot face colaborarea mai ușoară.
• Integrarea datelor financiare: Cu un sistem ERP, companiile își pot conecta contabilitatea, salariile și alte sisteme financiare într-un singur depozit consolidat.
• Eficiența performanței: Un sistem ERP poate ajuta companiile să-și îmbunătățească performanța prin automatizarea sarcinilor și reducerea nevoii de introducere manuală. Cu un sistem ERP, companiile își pot îmbunătăți eficiența și pot lucra mai mult în mai puțin timp.
• Reducerea costurilor: companiile își pot reduce costurile prin automatizarea sarcinilor și reducerea nevoii de introducere manuală cu un sistem ERP. De asemenea, organizațiile își pot îmbunătăți eficiența și pot lucra mai mult în mai puțin timp. În plus, acest lucru poate ajuta companiile să economisească bani reducând nevoia de documente pe hârtie și eliminând nevoia de soluții software multiple.
• Automatizare și acuratețe: sistemele ERP automatizează multe dintre sarcinile asociate conducerii unei afaceri, cum ar fi raportarea financiară, gestionarea stocurilor și procesarea comenzilor. Această automatizare poate ajuta companiile să își îmbunătățească acuratețea și să reducă probabilitatea erorilor.

Categorii înrudite: Producție de software ERP | Software ERP de vânzare cu amănuntul | Software ERP pentru construcții

Ce funcții de afaceri pot beneficia de pe urma ERP

Aceste sisteme afectează fiecare domeniu al unei afaceri, dar unele departamente văd mai multe beneficii decât altele. Iată câteva dintre funcțiile de afaceri care beneficiază cel mai mult de ERP:

• Vânzări și marketing: soluțiile ERP pot ajuta departamentele de vânzări și marketing, oferindu-le instrumentele de care au nevoie pentru a urmări datele clienților, a gestiona clienții potențiali și a crea campanii. De asemenea, integrează și eficientizează toate funcțiile majore de vânzări, cum ar fi gestionarea comenzilor, facturarea, colectarea plăților, feedback, contabilitate, distribuție, inventar și așa mai departe. Acest lucru reduce eroarea umană, intervenția manuală și costurile asociate cu procesul de vânzări și marketing.
• Contabilitate și finanțe: Sistemul de planificare a întreprinderii aduce beneficii și departamentelor de contabilitate și finanțe prin automatizarea sarcinilor și oferind vizibilitate în timp real asupra datelor financiare ale organizației. De asemenea, ajută la consolidarea situațiilor financiare, la prognoza veniturilor, la crearea bugetului și la urmărirea conformității.
• Resurse umane: Aplicațiile software ERP sunt extrem de importante pentru departamentele de resurse umane în mai multe moduri. Ele pot automatiza multe dintre sarcinile asociate cu gestionarea datelor angajaților, cum ar fi urmărirea rolurilor și responsabilităților, compensații și beneficii, precum și procesele de angajare și de evaluare a performanței. În plus, soluțiile ERP simplifică, de asemenea, procesul de recrutare, oferindu-vă instrumentele de care aveți nevoie pentru a publica locuri de muncă, urmăriți candidații și selectați candidații.
• Operațiuni: Sistemul de afaceri integrat automatizează și integrează sarcini precum planificarea producției, managementul stocurilor, controlul calității, transportul și logistica. De asemenea, oferă companiilor vizibilitate în timp real asupra operațiunilor lor, astfel încât acestea să poată identifica blocajele și ineficiențele.
• Serviciu clienți: Cu o soluție ERP, companiile își pot automatiza procesele de servicii pentru clienți, cum ar fi gestionarea comenzilor, retururile și asistența pentru clienți. În plus, reprezentanții dvs. de asistență pentru clienți pot urmări întregul istoric al comunicării, pot integra toate canalele de comunicare și pot răspunde la întrebările clienților în timp real.
• Lanțul de aprovizionare: companiile își pot gestiona eficient lanțul de aprovizionare folosind ERP și pot obține vizibilitate în fiecare etapă a afacerii. Le permite să își urmărească nivelul de inventar, să planifice producția, să creeze un plan de distribuție, să urmărească lucrările în curs și multe altele.
• Producție: soluțiile ERP pot automatiza și eficientiza procesele de producție, cum ar fi planificarea cerințelor de materiale, planificarea capacității, urmărirea comenzilor și controlul calității. Acest lucru poate ajuta companiile să își îmbunătățească calitatea produselor și timpul de livrare, reducând în același timp costurile de producție.
• Gestionarea stocurilor: automatizează sarcinile de gestionare a stocurilor, cum ar fi reaprovizionarea stocurilor, reordonarea și prognozarea. De asemenea, ajută companiile să își reducă nivelul stocurilor și să îmbunătățească rotația stocurilor.
• Managementul achizițiilor: procesele de achiziții pot fi îmbunătățite prin automatizare, integrare și o mai bună vizibilitate. Organizațiile pot lua decizii de cumpărare mai inteligente prin urmărirea și gestionarea întregului proces de achiziții, inclusiv planificarea, urmărirea, gestionarea furnizorilor și analizarea cheltuielilor.

Implementarea sistemului de planificare a resurselor întreprinderii

Există câteva lucruri de reținut atunci când implementați sistemele de planificare a resurselor întreprinderii:

• Alegeți furnizorul potrivit: este important să vă faceți cercetările și să alegeți un furnizor de renume și cu un istoric bun. Citiți recenziile și verificați istoricul furnizorului de software pentru o perspectivă mai bună.
• Stabiliți scopuri și obiective realiste: înainte de a începe procesul de implementare, este important să stabiliți scopuri și obiective realiste. Acest lucru vă va ajuta să planificați procesul de implementare și să vă asigurați că acesta are succes.
• Antrenează-ți angajații: sistemele ERP pot fi complexe și necesită multă pregătire. Este important să vă instruiți angajații cu privire la modalitățile de utilizare a sistemului, astfel încât aceștia să poată fi mai eficienți.
• Gestionați schimbarea: sistemele ERP pot perturba fluxurile de lucru și procesele de afaceri existente. Este important să gestionați cu atenție schimbarea și să asigurați o tranziție fără probleme.

Beneficiile sistemului ERP

Iată câteva dintre avantajele majore ale utilizării unei soluții ERP:

• Eficiență și productivitate îmbunătățite: soluțiile ERP pot ajuta companiile să-și automatizeze și să-și eficientizeze procesele de bază și să îmbunătățească eficiența și productivitatea generală a organizației.
• Vizibilitate în timp real: sistemele ERP oferă companiilor vizibilitate în timp real asupra operațiunilor și datelor lor, astfel încât să poată identifica blocajele și ineficiența.
• Costuri reduse: companiile își reduc costurile prin automatizarea sarcinilor și reducerea forței de muncă. Enterprise Resource Planning ERP urmărește, de asemenea, ineficiențele și ajută la luarea deciziilor bazate pe date.
• Luare a deciziilor îmbunătățită: permite managerilor și TCWG (cei însărcinați cu guvernanța) să ia decizii mai bune, oferindu-le informații corecte și în timp util.
• Procese simplificate și eficiente: Enterprise Resource Planning ERP poate ajuta companiile să-și automatizeze și să eficientizeze procesele, cum ar fi planificarea cerințelor de materiale, planificarea capacității, urmărirea comenzilor și controlul calității.
• Satisfacție sporită a clienților: soluțiile ERP pot ajuta companiile să-și automatizeze procesele de servicii pentru clienți, cum ar fi gestionarea comenzilor, retururile și asistența pentru clienți. Cu un ERP Enterprise Resource Planning, companiile pot oferi clienților lor cea mai bună experiență posibilă.
• Securitate sporită: companiile trebuie să se asigure că datele lor sunt sigure și securizate. Sistemele ERP ajută companiile să-și păstreze datele în siguranță și securizate, oferindu-le un proces de audit detaliat, o bază de date centralizată inviolabilă și acces bazat pe utilizatori.

Limitările sistemului ERP

Există și câteva dezavantaje ale utilizării acestui sistem care nu ar trebui ignorate. Acestea sunt după cum urmează:

• Cost ridicat de implementare și întreținere: sistemele ERP pot fi destul de costisitoare de implementat și întreținut. Costurile hardware și software sunt adesea mari, iar companiile trebuie să investească în formarea angajaților lor pentru a utiliza sistemul în mod eficient.
• Module complexe: sistemele ERP pot fi destul de complexe și necesită multă pregătire și experiență pentru a fi utilizate. Acest lucru poate duce la frustrare în rândul angajaților și la o curbă mare de învățare.
• Instruire și management al schimbării: angajații au adesea nevoie de o pregătire extinsă pentru a utiliza sistemele ERP. Și companiile trebuie să gestioneze cu atenție schimbarea pentru a asigura o tranziție fără probleme, altfel crește ineficiența.
• Integrare și fluxuri de lucru defectuoase: integrarea defectuoasă a ERP poate perturba fluxurile de lucru și procesele de afaceri existente, creând o mulțime de erori și ineficiențe.

In concluzie

Sistemele ERP oferă o mulțime de beneficii care pot ajuta companiile să își îmbunătățească operațiunile. Atunci când sunt implementate corect, aceste sisteme pot ajuta companiile să-și automatizeze procesele, să îmbunătățească eficiența și să ia decizii mai bune.

Cu toate acestea, există și unele dezavantaje ale utilizării sistemelor ERP care nu trebuie ignorate. În general, dacă vă gândiți să implementați un ERP de planificare a resurselor întreprinderii, este important să faceți cercetări și să vă asigurați că luați cea mai bună decizie pentru afacerea dvs.

Citire sugerată: 12 cele mai bune ERP pentru industria comerțului electronic | Rolul și beneficiile ERP în managementul lanțului de aprovizionare