OMG, ERP! Riscos e desafios de implementação que você não tinha pensado

As ofertas de implementação de planejamento de recursos empresariais (ERP) estão repletas de promessas tranquilizadoras sobre como melhorar a produtividade e a eficiência da empresa, reduzir os custos operacionais e de mão de obra, obter uma única fonte de verdade para todos os departamentos e aprimorar a experiência do cliente. O estudo da Computer Weekly revelou que 53% dos entrevistados consideram a implementação de ERP uma das principais áreas para investimentos. Mas o ERP é um empreendimento enorme. Não admira que esteja associado a riscos e desafios específicos. Mas por que 55% a 75% de todos os projetos não cumprem seus objetivos e como evitar riscos comuns da implementação de ERP? Nossos especialistas em transformação digital fornecem orientação prática sobre como minimizar esses riscos e enfrentar os desafios que o novo sistema traz.

Desafio de seleção na implantação do ERP

Tenha em mente as especificidades do seu negócio e de quais funcionalidades sua organização precisará pelo menos nos próximos dois anos. Ser claro sobre sua estratégia digital, requisitos para o sistema e entender seus objetivos de negócios atuais e futuros ajudarão você a escolher o melhor ajuste para a empresa. Você pode optar por soluções de planejamento de recursos empresariais no local, na nuvem ou híbridas, dependendo das suas necessidades e possibilidades de negócios. Por exemplo, o tamanho de uma organização e suas demandas de segurança são coisas básicas a serem consideradas ao escolher um sistema ERP.

ERP na nuvem

As soluções hospedadas na nuvem parecem atraentes porque você não precisa gastar muito dinheiro em seu software desde o início, sem mencionar que não há necessidade de investimentos em hardware. Aplicar patches, gerenciar e atualizar o software torna-se o negócio do seu provedor de nuvem. É por isso que a nuvem é uma boa opção para organizações que não desejam congelar recursos em servidores e preferem uma abordagem flexível em termos de número de usuários e funcionalidade do software. No entanto, se você optar por um ERP em nuvem em vez de um local, ele ainda exigirá uma equipe dedicada de especialistas que conheçam todas as nuances do seu provedor de nuvem e saibam exatamente como otimizar seus custos de nuvem, para que seu orçamento não será afetado por custos inesperados.

Graças ao ERP na nuvem, seus funcionários podem mudar o foco do gerenciamento de TI para tarefas mais significativas, como inovação e crescimento.

Um sistema de planejamento de recursos empresariais em nuvem pode ser seguro o suficiente se você escolher um provedor de nuvem confiável ou um parceiro de nuvem certificado que colocará sua solução de nuvem no caminho certo.

ERP local

De acordo com o relatório Panorama ERP, 46,9% dos entrevistados ainda usam software no local.

As empresas buscam esses tipos de soluções porque:

As empresas precisam do mais alto nível de segurança . As empresas baseadas em dados têm requisitos muito rígidos de segurança e armazenamento de dados. Eles querem garantir que apenas um determinado grupo de funcionários tenha acesso às informações proprietárias. Desse ponto de vista, o tempo e os recursos gastos na instalação e manutenção do ERP local são algo que você precisa suportar de qualquer maneira.

As grandes organizações querem ter certeza de que o sistema funciona ininterruptamente. Existem setores, como saúde ou finanças, onde as informações devem estar disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana. Nesse caso, a escolha entre soluções no local e na nuvem gravita mais para a primeira opção.

Por um lado, se o seu software for hospedado por um provedor de nuvem confiável, você não precisará lidar sozinho com as consequências técnicas do tempo de inatividade, falhas do sistema e desastres naturais. Delegar evita muitas dores de cabeça, mas por outro lado, se algo ruim acontecer na nuvem, tudo o que você pode fazer é esperar e ver. Com seus próprios servidores, a responsabilidade é toda sua, o que é esmagador, mas também reconfortante, pois você pode agir em vez de apenas ficar sentado. O problema com a implementação do ERP no local é que você deve ter uma equipe de TI qualificada para instalar, gerenciar e atualizar o sistema para que ele funcione sem problemas.

ERP híbrido

O ERP híbrido, que combina os recursos do software no local e na nuvem, pode ser um destino ou uma fase de transição ao alternar entre as duas soluções. No entanto, esta última opção é cara em termos de desenvolvimento e configuração de novos processos, e é possível conviver com uma solução intermediária por muito tempo. Você pode deixar a base como está e reforçar seu ERP com algumas integrações baseadas em nuvem, por exemplo, com CRM. É mais justificável do que tentar modernizar um planejamento de recursos no local com instalações no local, o que requer hardware adicional. Experimente uma solução híbrida se sua empresa precisar implementar um novo processo de negócios que não pode ser suportado pelo sistema existente (você altera um produto ou introduz uma nova configuração de produto), mas outras partes do processo, como um cliente banco de dados, permanecem os mesmos.

Como mudar de um ERP local para a nuvem é caro, é importante escolher os contratados técnicos certos para garantir que todos os seus requisitos para o sistema sejam atendidos e sua implementação não seja estendida indefinidamente.

Dragão de três cabeças do ERP: riscos de implementação

As soluções de planejamento de recursos corporativos podem ser implantadas no local, na nuvem ou unindo as duas opções, mas os riscos enfrentados durante a implementação são, na maioria das vezes, os mesmos para todos os tipos de sistema. Esses riscos podem ser divididos em três grupos, a saber: organizacionais, de negócios e tecnológicos. Vamos nos aprofundar em cada um deles.

Riscos organizacionais

Mudar a mentalidade da empresa é sempre a parte mais difícil de qualquer transformação. Processos e tecnologias acompanham as mudanças das pessoas, e não o contrário. Você pode construir soluções tecnológicas perfeitas, mas se rejeitadas por seus funcionários, elas não levarão sua empresa a lugar nenhum.

Objetivos pouco claros e expectativas irreais

O planejamento de recursos empresariais não é uma panacéia. O ERP personalizado 100% ajustado às necessidades do seu negócio não pode substituir a lógica básica do negócio. Se você não tiver uma ideia clara sobre o valor comercial exato e os resultados de um novo sistema para sua empresa, não funcionará.
É provável que você cometa vários erros de implementação de ERP se seus objetivos de adoção ou modernização do sistema não estiverem definidos. Por exemplo, você corre o risco de escolher o fornecedor ou parceiro de implementação errado ou seguir uma abordagem de implementação inadequada.

Falta de gerenciamento de mudanças

Há outro sério risco organizacional da implantação do ERP, relacionado aos desejos dos funcionários, ou melhor, à relutância em absorver as mudanças associadas. Naturalmente, a equipe preferiria permanecer com o sistema habitual – as pessoas não entendem por que substituir ou melhorar algo que não está quebrado.

Assim, exceto para alinhar os objetivos do projeto com a estratégia global de negócios da organização e revisá-los ao longo do processo de implementação, os tomadores de decisão precisam explicar aos funcionários o valor da implementação ou modernização de um sistema.

Para persuadir sua equipe de que o sistema novo ou modernizado simplificará suas tarefas diárias:

• Informe seus funcionários sobre as novidades e marcos à medida que o projeto avança e estabeleça canais de feedback confiáveis. Ao fazer isso, você poderá transformar os oponentes de um projeto de ERP em seus mais fortes defensores.
• Dê a seus funcionários a chance de testar o sistema antes da implementação final. Deixe que eles se acostumem com o sistema e entendam que mudar para uma nova solução não é tão inconveniente quanto pode parecer inicialmente. Essa abordagem também pode ajudá-lo a descobrir erros de implementação de ERP nos estágios iniciais.
• Organizar requalificação e treinamento baseado em funções em ambos os sistemas e processos. Dessa forma, você garantirá que os usuários finais possam trabalhar efetivamente no novo ambiente e sustentar as mudanças implementadas.

Riscos relacionados aos negócios

Esses riscos da implementação do ERP surgem de mal-entendidos organizacionais e levam a consequências de negócios dispendiosas. Anote-as para não repetir a história da National Grid, uma empresa de serviços públicos que teve grandes problemas quando 15.000 faturas não puderam ser processadas e os relatórios financeiros eram tão ruins que a empresa não conseguiu empréstimos de curto prazo necessário para o seu fluxo de caixa.

Análise de custos enganosa

O custo total de propriedade (TCO) não é igual ao preço de compra de um sistema. Conduza uma análise de TCO completa com antecedência para não se assustar com as despesas gerais. Não desconsidere:

• Teste. Colocar software não testado em produção e, então, corrigir problemas no sistema já implementado é mais caro do que testá-lo durante todo o ciclo de vida de desenvolvimento de software e lidar com problemas à medida que surgem.
• Treinamento dos funcionários. A probabilidade de sua equipe aceitar o novo sistema com facilidade no primeiro dia de implementação do ERP é próxima de zero. É por isso que você não deve economizar em seu orçamento de treinamento.
• Customização do ERP. Quanto mais você ajusta um sistema pronto para uso às suas necessidades de negócios, mais ele custa em termos de manutenção e suporte. Panorama indica que apenas 62% das organizações concluíram seus projetos de implementação de ERP dentro ou abaixo do orçamento. Os demais tiveram superações de 66% em média.

Personalização excessiva

A customização excessiva é um risco comum da implementação de ERP tanto para empresas quanto para organizações de médio porte. Isso pode adiar seriamente a data de entrada em operação do sistema e aumentar seus custos de manutenção.

A personalização é ótima desde que se concentre apenas em áreas cruciais para o sucesso do seu negócio e não contribua para a complexidade indevida do seu sistema. Para um fabricante, essa área pode ser o gerenciamento de estoque que permite rastrear as matérias-primas necessárias para o trabalho adicional: quais você tem na prateleira, com que rapidez elas podem ser entregues ao fabricante e quanto tempo leva para solicitar um novo material fornecer?

Violações de conformidade regulatória

Seus dados podem ser inconsistentes com a conformidade regulatória. Por exemplo, alguns regulamentos podem proibir o armazenamento de dados sobre o sexo de seus clientes. Nesse caso, você perderá algumas oportunidades de marketing, como a possibilidade de enviar cartas direcionadas aos seus clientes.

Você terá que melhorar o sistema a um custo significativo se ele não estiver alinhado com todas as leis e obrigações exigidas nos estágios iniciais da implementação do ERP, como aconteceu com a Woolworths. A empresa não documentava adequadamente seus dados há seis anos e, consequentemente, não teve oportunidade de verificar se os dados estavam de acordo com os regulamentos. O que começou como uma implementação de ERP promissora de US$ 200 milhões terminou alguns anos depois como um tremendo fracasso que custou à empresa mais de US$ 766 milhões devido à não conformidade com leis e regulamentos e outros problemas tecnológicos e relacionados aos negócios.

Riscos tecnológicos

Além dos riscos operacionais e de negócios da implantação do ERP, deve-se atentar para a parte técnica do projeto. Não se esqueça de organizar adequadamente o processo de migração de dados, reservar tempo suficiente para os testes do sistema, cuidar da segurança e garantir que você tenha especialistas para manter a nova solução.

Problemas de migração de dados

A migração de dados é uma das principais coisas a serem consideradas durante o processo de implementação do ERP. O problema com isso geralmente ocorre quando os dados armazenados no sistema de origem são representados por informações estruturadas e não estruturadas. Se você transferir dados não estruturados dos documentos de origem, essas informações exigirão processamento adicional e verificação de precisão e autenticidade antes de serem exportadas para um software ERP. E quanto mais operações você tiver que realizar, maior será o custo de manutenção do sistema.

Às vezes, as informações não podem ser transferidas para o novo ERP no mesmo formato, pois não se enquadram em nenhuma categoria. Nesse caso, o risco de perda de dados aumenta. Para mitigá-lo, você deve pensar antecipadamente nas categorias de dados necessárias para o novo sistema e nas categorias de dados que você realmente possui. É por isso que trabalhar com um parceiro experiente no desenvolvimento de software empresarial é crucial para empresas que não encontraram anteriormente a construção ou modernização de sistemas ERP.

Outro fator que prejudica a qualidade dos dados são dados duplicados de várias fontes, o que é um sério assassino de produtividade e o motivo de possíveis relatórios imprecisos e decisões de negócios erradas. Se você estiver usando CRMs diferentes para tarefas em toda a empresa e para o departamento de vendas e não tiver resolvido esse problema antes da implementação do ERP, as informações sobre seus clientes podem ser transferidas para o novo sistema duas vezes, afetando negativamente a precisão das vendas e análise mercadológica.

Falta de testes na fase de pré-produção

Os testes ajudam a manter um dedo no pulso do fluxo de trabalho e dos aspectos técnicos do sistema para não deixar espaço para um contratempo e garantir que o sistema seja ajustado de acordo com as necessidades da sua empresa. Bons testes acontecem quando o engenheiro de controle de qualidade se aprofunda em seus processos de negócios e apresenta testes relevantes. Para uma organização que vende mercadorias, a equipe de teste pode verificar o que o sistema faz se um cliente pegar o produto de volta ou como ele reage se uma compra for devolvida ao depósito A em vez do depósito B, etc.

Controle de segurança ruim

O ponto principal sobre os desafios de segurança na implementação do ERP é que a segregação de funções deve estar no centro do acesso do usuário. Essa abordagem diminui a probabilidade de violações de dados devido à ignorância dos funcionários e, como resultado, a necessidade de um redesenho do sistema caro. Além disso, estabelecer regras de autenticação fortes como autenticação fraca pode causar compartilhamentos de rede abertos e, portanto, vazamento de dados que pode custar uma fortuna em termos de dinheiro e perda de reputação.

Falta de habilidades

Assim como as pessoas se tornam a principal preocupação quando se trata de implementação de ERP, elas também são a pedra angular do processo de desenvolvimento. Se você não tem certeza sobre o domínio técnico de sua equipe de tecnologia interna, vale a pena entrar em contato com uma empresa de software ERP experiente. Trabalhar com analistas de negócios e desenvolvedores com forte experiência em projetos semelhantes poupará você do risco de perder tempo descobrindo os detalhes do sistema. Além disso, considere o nível de rotatividade de funcionários na empresa do fornecedor. Quanto mais pessoas são substituídas, mais experiência desaparece. É por isso que pelo menos os principais membros da equipe devem ficar para orientar os outros nos desafios da implementação do ERP. Mesmo que um novo especialista tenha o mesmo nível de especialização que o ex-membro da equipe, leva tempo para entender por que o sistema funciona da maneira que funciona.

Erros de implementação de ERP a serem evitados pelo especialista do nosso *instinctools

O desejo de concluir a transformação rapidamente é compreensível — as organizações querem se beneficiar da nova solução mais rapidamente. Mas a pressa causa miopia que, por sua vez, leva a três erros comuns na implementação do ERP:

1. Os tomadores de decisão são incapazes de provar o valor da mudança para a equipe. É sempre uma ideia de negócio que impulsiona a implementação do ERP. Mas se não houver acordo entre os C-suites e outros funcionários, você corre o risco de obter uma solução que não será viável. É por isso que discutir o futuro ERP com as partes interessadas em todos os departamentos é fundamental para ter sucesso nessa transformação.
2. Desejo de implantar o sistema diretamente na produção. Antes do lançamento do ERP, seus funcionários devem ter a oportunidade de conhecer o sistema e dar feedback sobre ele. É conveniente? Algumas partes dele podem ser projetadas de outra maneira? Usar o poder cerebral coletivo de sua equipe pode economizar tempo e dinheiro no futuro.
3. Incapacidade do sistema de escalar e mudar. Seus processos de negócios, bem como os dados de entrada, podem mudar, assim como seu sistema. Será mais problemático e caro reconstruí-lo no estágio de pré-produção se você não fizer as provisões para alterações no início do projeto.

3 principais perguntas para um consultor de ERP

Para minimizar o número de desafios de implementação de ERP, faça as seguintes perguntas ao seu fornecedor:

O código-fonte pode ser fornecido e está incluído no preço do desenvolvimento do ERP? Ao ter o código-fonte completo do sistema, você ficará livre da dependência do fornecedor que inicialmente forneceu o software.

Em qual linguagem de programação o sistema ERP está escrito? Pode haver dois problemas aqui: o primeiro é uma linguagem desatualizada que não é mais suportada pelo desenvolvedor da linguagem ou pelo próprio sistema ERP. Outro problema é uma linguagem desenvolvida exclusivamente para o sistema ERP, por isso é difícil encontrar um programador alternativo, e as chances são de que a solução desenvolvida não seja compatível com o seu software.

Como é organizado o suporte técnico? Ao optar pelo desenvolvimento personalizado de ERP, você tem a possibilidade de manter contato com a equipe do projeto como parte dos serviços de manutenção e suporte mesmo após a implementação do sistema. Enquanto isso, com uma solução pronta, você corre o risco de passar pelos círculos do inferno sendo chutado de um operador para outro e explicando a essência do problema várias vezes para as pessoas que não têm nada a ver com o desenvolvimento do ERP.

Comece com as pessoas e os processos, depois vá para a parte técnica, e não o contrário

Para superar todos os desafios na implementação do ERP e colher os benefícios que o sistema oferece, primeiro lide com as questões relacionadas à conscientização de seus funcionários sobre a implementação do ERP para garantir que todos na empresa estejam na mesma página. Em seguida, lide com as coisas técnicas, como medidas de segurança, migração de dados, problemas de qualidade e assim por diante.

Se tudo isso parece demais para você, os especialistas da *instinctools estão prontos para começar a partir daí - envie-nos uma linha.

O artigo foi publicado originalmente aqui.