OMG, ERP! Riscuri de implementare și provocări la care nu te-ai gândit

Ofertele de implementare pentru planificarea resurselor întreprinderii (ERP) sunt pline de promisiuni liniștitoare privind îmbunătățirea productivității și eficienței companiei, reducerea costurilor de operare și forță de muncă, obținerea unei singure surse de adevăr pentru toate departamentele și îmbunătățirea experienței clienților. Studiul Computer Weekly a arătat că 53% dintre respondenți consideră implementarea ERP una dintre domeniile principale pentru investiții. Dar ERP este o întreprindere masivă. Nu e de mirare că este asociat cu anumite riscuri și provocări. Dar de ce 55% până la 75% din toate proiectele nu își ating obiectivele și cum să evite riscurile comune ale implementării ERP? Experții noștri în transformare digitală vă oferă îndrumări practice despre cum să minimizați aceste riscuri și să faceți față provocărilor pe care le aduce noul sistem.

Provocare de selecție în implementarea ERP

Ține cont de specificul afacerii tale și de ce funcționalități va avea nevoie organizația ta în cel puțin următorii doi ani. A fi clar cu privire la strategia dvs. digitală, cerințele sistemului și înțelegerea obiectivelor dvs. de afaceri actuale și viitoare vă va ajuta să alegeți cea mai potrivită pentru companie. Puteți opta pentru soluții de planificare a resurselor întreprinderii on-premise, cloud sau hibride, în funcție de nevoile și posibilitățile dvs. de afaceri. De exemplu, dimensiunea unei organizații și cerințele sale de securitate sunt lucruri de bază de luat în considerare atunci când alegeți un sistem ERP.

Cloud ERP

Soluțiile găzduite în cloud arată atractiv, deoarece nu trebuie să cheltuiți mulți bani pe software-ul dvs. de la început, ca să nu mai vorbim că nu este nevoie de investiții hardware. Corectarea, gestionarea și actualizarea software-ului devin afacerea furnizorului dvs. de cloud. De aceea, cloud-ul este o opțiune bună pentru organizațiile care nu doresc să înghețe resurse în servere și preferă o abordare flexibilă în ceea ce privește numărul utilizatorilor și funcționalitatea software-ului. Cu toate acestea, dacă decideți în favoarea unui ERP cloud în loc de unul on-premise, este nevoie în continuare de o echipă dedicată de experți, care sunt conștienți de toate nuanțele furnizorului dvs. de cloud și știu exact cum să vă optimizeze costurile cloud, astfel încât bugetul dvs. nu va fi lovit de costuri neașteptate.

Datorită cloud ERP, angajații dvs. își pot schimba atenția de la gestionarea IT la sarcini mai semnificative, cum ar fi inovarea și creșterea.

Un sistem de planificare a resurselor companiei în cloud poate fi suficient de sigur dacă alegeți un furnizor de cloud de încredere sau un partener de cloud certificat care vă va pune soluția de cloud pe drumul cel bun.

ERP on-premise

Potrivit raportului Panorama ERP, 46,9% dintre respondenți folosesc în continuare software on-premise.

Companiile caută aceste tipuri de soluții pentru că:

Întreprinderile au nevoie de cel mai înalt nivel de securitate . Afacerile bazate pe date au cerințe foarte stricte de securitate și stocare a datelor. Ei vor să se asigure că doar un anumit grup de angajați va avea acces la informațiile deținute. Din acest punct de vedere, timpul și resursele cheltuite pentru instalarea și întreținerea ERP-ului on-premise sunt ceva cu care trebuie să suportați oricum.

Organizațiile mari doresc să aibă încredere că sistemul rulează neîntrerupt. Există industrii, cum ar fi asistența medicală sau finanțele, în care informațiile trebuie să fie disponibile 24/7. În acest caz, alegerea între soluțiile on-site și cloud gravitează mai mult spre prima opțiune.

Pe de o parte, dacă software-ul dvs. este găzduit de un furnizor de cloud de încredere, nu trebuie să vă ocupați singur de consecințele tehnice ale timpului de nefuncționare, defecțiunilor sistemului și dezastrelor naturale. Delegarea te scutește de multe dureri de cap, dar, pe de altă parte, dacă ceva rău se întâmplă în nor, tot ce poți face este să aștepți și să vezi. Cu propriile servere, responsabilitatea vă aparține în totalitate, ceea ce este copleșitor, dar și reconfortant, deoarece puteți lua măsuri în loc să stați pur și simplu. Problema cu implementarea ERP on-premise este că ar trebui să aveți personal IT calificat pentru a instala, gestiona și actualiza sistemul pentru ca acesta să funcționeze fără probleme.

ERP hibrid

ERP hibrid, care combină atât caracteristicile software-ului on-site, cât și cele din cloud, poate fi fie o destinație, fie o fază de tranziție, în timp ce comutați între cele două soluții. Cu toate acestea, ultima opțiune este costisitoare în ceea ce privește dezvoltarea și configurarea de noi procese și este posibil să se descurce cu o soluție intermediară pentru o perioadă destul de lungă. Puteți lăsa baza așa cum este și să vă consolidați ERP-ul cu unele integrări bazate pe cloud, de exemplu, cu CRM. Este mai justificat decât încercarea de a moderniza o planificare a resurselor on-premise cu facilități on-premise, care necesită hardware suplimentar. Încercați o soluție hibridă dacă compania dvs. trebuie să implementeze un nou proces de afaceri care nu poate fi susținut de sistemul existent (schimbați un produs sau introduceți o nouă configurație de produs), dar alte părți ale procesului, cum ar fi un client baza de date, rămâne aceeași.

Deoarece trecerea de la un ERP on-premise la cloud este costisitoare, este important să alegeți contractorii tehnici potriviți pentru a vă asigura că toate cerințele dumneavoastră pentru sistem vor fi îndeplinite și implementarea acestuia nu va fi prelungită la nesfârșit.

Dragonul cu trei capete al ERP: riscuri de implementare

Soluțiile de planificare a resurselor întreprinderii pot fi implementate on-premise, în cloud sau prin unirea ambelor opțiuni, dar riscurile cu care se confruntă în timpul implementării sunt, în cea mai mare parte, aceleași pentru toate tipurile de sisteme. Aceste riscuri pot fi împărțite în trei grupe și anume: cele organizaționale, cele legate de afaceri și cele tehnologice. Să pătrundem mai adânc în fiecare dintre ele.

Riscuri organizaționale

Schimbarea mentalității companiei este întotdeauna cea mai grea parte a oricărei transformări. Procesele și tehnologiile urmăresc schimbările oamenilor, nu invers. Puteți construi soluții tehnologice perfecte, dar dacă sunt respinse de angajați, acestea nu vor duce compania dvs. nicăieri.

Obiective neclare și așteptări nerealiste

Planificarea resurselor întreprinderii nu este un remediu. ERP personalizat 100% ajustat la nevoile dvs. de afaceri nu poate înlocui logica de bază de afaceri. Dacă nu aveți o idee clară despre valoarea exactă a afacerii și rezultatele unui nou sistem pentru afacerea dvs., acesta nu va funcționa.
Este posibil să faceți un număr destul de mare de greșeli de implementare a ERP dacă obiectivele dvs. de adoptare sau modernizare a sistemului sunt nedeterminate. De exemplu, riscați să alegeți furnizorul sau partenerul de implementare greșit sau să alegeți o abordare nepotrivită de implementare.

Lipsa managementului schimbării

Există un alt risc organizațional serios al implementării ERP, legat de dorințele angajaților, sau, mai degrabă, de reticența, de a absorbi schimbările asociate. Desigur, personalul ar prefera să rămână cu sistemul obișnuit - oamenii nu înțeleg de ce să înlocuiască sau să îmbunătățească ceva care nu este stricat.

Astfel, cu excepția alinierii obiectivelor proiectului cu strategia globală de afaceri a organizației și revizuirii acestora prin procesul de implementare, factorii de decizie trebuie să explice angajaților valoarea implementării sau modernizării unui sistem.

Pentru a vă convinge personalul că sistemul nou sau modernizat le va simplifica sarcinile de zi cu zi:

• Informați-vă angajații despre noutăți și repere pe măsură ce proiectul progresează și stabiliți canale de feedback fiabile. Făcând acest lucru, veți putea transforma oponenții unui proiect ERP în cei mai puternici susținători ai acestuia.
• Oferă-le angajaților tăi șansa de a testa sistemul înainte de implementarea finală. Lasă-i să se obișnuiască cu sistemul și să înțeleagă că trecerea la o nouă soluție nu este atât de incomod pe cât ar putea părea inițial. Această abordare vă poate ajuta, de asemenea, să descoperiți greșelile de implementare a ERP în stadiile incipiente.
• Organizați recalificare și formare bazată pe roluri atât pe sisteme, cât și pe procese. În acest fel, vă veți asigura că utilizatorii finali pot lucra eficient în noul mediu și pot susține schimbările implementate.

Riscuri legate de afaceri

Aceste riscuri ale implementării ERP apar din neînțelegerile organizaționale și duc la consecințe costisitoare de afaceri. Notați-le pentru a nu repeta povestea National Grid, o companie de utilități care a avut probleme uriașe când 15.000 de facturi nu au putut fi procesate și raportarea financiară a fost atât de proastă încât compania nu a putut obține împrumuturi pe termen scurt. necesare fluxului său de numerar.

Analiza costurilor înșelătoare

Costul total de proprietate (TCO) nu este egal cu prețul de achiziție al unui sistem. Efectuați o analiză amănunțită a TCO în avans pentru a nu fi îngrozit de cheltuielile totale. Nu ignora:

• Testare. Introducerea software-ului netestat în producție și, apoi, remedierea problemelor în sistemul deja implementat este mai costisitoare decât testarea acestuia pe parcursul întregului ciclu de viață al dezvoltării software și gestionarea problemelor pe măsură ce apar.
• Formarea angajaților. Probabilitatea ca personalul dumneavoastră să accepte noul sistem cu ușurință în prima zi de implementare a ERP este aproape de zero. De aceea nu ar trebui să vă zgârciți cu bugetul de antrenament.
• Personalizare ERP. Cu cât adaptezi mai mult un sistem din fabricație la nevoile afacerii tale, cu atât costă mai mult în termeni de întreținere și asistență. Panorama indică faptul că doar 62% dintre organizații și-au finalizat proiectele de implementare ERP în buget sau sub buget. Ceilalți au înregistrat depășiri de 66% în medie.

Personalizare excesivă

Personalizarea excesivă este un risc comun al implementării ERP atât pentru întreprinderi, cât și pentru organizațiile mijlocii. Poate amâna serios data de lansare a sistemului și poate crește costurile de întreținere.

Personalizarea este grozavă atâta timp cât se concentrează numai pe domeniile care sunt cruciale pentru succesul afacerii dumneavoastră și nu contribuie la complexitatea excesivă a sistemului dumneavoastră. Pentru un producător, o astfel de zonă ar putea fi gestionarea stocurilor care permite urmărirea materiilor prime necesare pentru lucrări ulterioare: ce aveți pe raft, cât de repede pot fi livrate producătorului și cât timp durează solicitarea unui nou material livra?

Încălcări ale conformității cu reglementările

Datele dvs. se pot dovedi a fi incompatibile cu respectarea reglementărilor. De exemplu, unele reglementări pot interzice stocarea datelor despre sexul clienților dvs. În acest caz, veți pierde unele oportunități de marketing, cum ar fi posibilitatea de a trimite scrisori direcționate clienților dvs.

Va trebui să îmbunătățiți sistemul la un cost semnificativ dacă nu se aliniază cu toate legile și obligațiile necesare în etapele incipiente ale implementării ERP, așa cum sa întâmplat cu Woolworths. Compania nu și-a documentat datele în mod corespunzător timp de șase ani și, în consecință, nu a avut ocazia să verifice dacă datele erau conforme cu reglementările. Ceea ce a început ca o implementare ERP promițătoare de 200 de milioane de dolari s-a încheiat câțiva ani mai târziu ca un eșec extraordinar care a costat compania mai mult de 766 de milioane de dolari din cauza nerespectării legilor și reglementărilor și a altor probleme legate de afaceri și tehnologice.

Riscuri tehnologice

Alături de riscurile operaționale și legate de afaceri ale implementării ERP, ar trebui să acordați atenție părții tehnice a proiectului. Nu uitați să organizați corect procesul de migrare a datelor, să rezervați suficient timp pentru testarea sistemului, să aveți grijă de securitate și să vă asigurați că aveți experți pentru a menține noua soluție.

Probleme legate de migrarea datelor

Migrarea datelor este unul dintre lucrurile cheie de luat în considerare în timpul procesului de implementare a ERP. Problema cu aceasta apare adesea atunci când datele stocate în sistemul sursă sunt reprezentate atât de informații structurate, cât și de informații nestructurate. Dacă transferați date nestructurate din documentele sursă, aceste informații vor necesita procesare și verificare suplimentare pentru acuratețe și autenticitate înainte de a fi exportate într-un software ERP. Și cu cât trebuie să efectuați mai multe operațiuni, cu atât costul de întreținere al sistemului este mai mare.

Uneori, informațiile nu pot fi transferate în noul ERP în același format, deoarece nu se încadrează în nicio categorie. În acest caz, riscul pierderii datelor crește. Pentru a o reduce, ar trebui să vă gândiți în avans la categoriile de date de care veți avea nevoie pentru noul sistem și la categoriile de date pe care le aveți de fapt. De aceea, lucrul cu un partener cu experiență în dezvoltarea de software pentru întreprinderi este esențial pentru companiile care nu s-au confruntat anterior cu construirea sau modernizarea sistemelor ERP.

Un alt factor care subminează calitatea datelor sunt datele duplicate din mai multe surse, ceea ce este un ucigaș serios al productivității și motivul pentru potențialele rapoarte inexacte și pentru deciziile de afaceri greșite. Dacă ați folosit diferite CRM-uri pentru sarcini la nivel de companie și pentru departamentul de vânzări și nu ați rezolvat această problemă înainte de implementarea ERP, informațiile despre clienții dvs. pot fi transferate în noul sistem de două ori, afectând grav acuratețea vânzărilor. si analiza de marketing.

Lipsa testării în etapa de pre-producție

Testarea ajută la monitorizarea fluxului de lucru și a aspectelor tehnice ale sistemului, pentru a nu lăsa loc pentru o accidentare și pentru a se asigura că sistemul este setat în conformitate cu nevoile companiei dumneavoastră. Testarea bună are loc atunci când inginerul QA se adâncește în procesele dvs. de afaceri și vine cu teste relevante. Pentru o organizație care vinde mărfuri, echipa de testare poate verifica ce face sistemul dacă un client ia produsul înapoi sau cum reacționează dacă o achiziție este returnată în depozitul A în loc de depozitul B etc.

Control de securitate slab

Punctul major despre provocările de securitate în implementarea ERP este că segregarea sarcinilor ar trebui să se afle în centrul accesului utilizatorilor. O astfel de abordare scade probabilitatea încălcării datelor din cauza ignoranței angajaților și, ca urmare, a necesității unei reproiectări costisitoare a sistemului. În plus, stabilirea unor reguli de autentificare puternice ca autentificare slabă poate provoca partajări deschise în rețea și, prin urmare, scurgeri de date care ar putea costa o avere în termeni de bani și pierderi de reputație.

Lipsa abilităților

Așa cum oamenii devin preocuparea principală atunci când vine vorba de implementarea ERP, ei sunt, de asemenea, piatra de temelie în ceea ce privește procesul de dezvoltare. Dacă nu sunteți sigur de stăpânirea tehnică a echipei dumneavoastră de tehnologie internă, atunci merită să contactați o companie de software ERP cu experiență. Lucrul cu analiști de afaceri și dezvoltatori care au o experiență puternică în proiecte similare vă va scuti de riscul de a pierde timpul descoperind piulițele și șuruburile sistemului. De asemenea, luați în considerare nivelul de rotație a angajaților din compania vânzătorului. Cu cât sunt înlocuiți mai mulți oameni, cu atât mai multă expertiză dispare. De aceea, cel puțin membrii cheie ai echipei ar trebui să rămână pentru a-i ghida pe ceilalți prin provocările în implementarea ERP. Chiar dacă un nou specialist are același nivel de expertiză ca și fostul membru al echipei, este nevoie de timp pentru a înțelege de ce sistemul funcționează așa cum o face.

Greșeli de implementare ERP de evitat de la expertul nostru*instinctools

Dorința de a finaliza rapid transformarea este de înțeles – organizațiile doresc să beneficieze mai rapid de noua soluție. Dar graba provoacă miopie care, la rândul său, duce la trei greșeli comune în implementarea ERP:

1. Factorii de decizie nu sunt în măsură să demonstreze personalului valoarea schimbării. Este întotdeauna o idee de afaceri care conduce implementarea ERP. Dar dacă nu există un acord între C-suite și alți angajați, riscați să obțineți o soluție care nu va fi viabilă. De aceea, discutarea viitorului ERP cu părțile interesate din toate departamentele este esențială pentru a reuși această transformare.
2. Dorința de a lansa sistemul direct în producție. Înainte de lansarea ERP-ului, angajații dvs. ar trebui să aibă posibilitatea de a se familiariza cu sistemul și de a oferi feedback despre acesta. Este convenabil? Unele părți ale acestuia pot fi proiectate în alt mod? Folosind puterea creierului colectiv a echipei dumneavoastră vă poate economisi timp și bani în viitor.
3. Incapacitatea sistemului de a scala și de a se schimba. Procesele dvs. de afaceri, precum și datele de intrare se pot schimba, la fel și sistemul dvs. Va fi mai problematic și mai costisitor să îl reconstruiți în etapa de pre-producție dacă nu faceți prevederi pentru modificări la începutul proiectului.

Top 3 întrebări pentru un consultant ERP

Pentru a minimiza numărul de provocări de implementare ERP, adresați-vă furnizorului următoarele întrebări:

Poate fi furnizat codul sursă și este inclus în prețul dezvoltării ERP? Având codul sursă complet al sistemului, veți fi liber de dependența de furnizorul care v-a furnizat inițial software-ul.

În ce limbaj de programare este scris sistemul ERP? S-ar putea să apară două probleme aici: prima este o limbă învechită care nu mai este acceptată de dezvoltatorul de limbi sau de sistemul ERP în sine. O altă problemă este un limbaj dezvoltat exclusiv pentru sistemul ERP, așa că este dificil să găsești un programator alternativ și sunt șanse ca soluția dezvoltată să nu fie compatibilă cu software-ul tău.

Cum este organizat suportul tehnic? Alegând dezvoltarea ERP personalizată, aveți posibilitatea de a păstra legătura cu echipa de proiect ca parte a serviciilor de întreținere și asistență chiar și după implementarea sistemului. Între timp, cu o soluție gata făcută, riști să treci prin cercurile iadului să fii dat cu piciorul de la un operator la altul și să explici de mai multe ori esența problemei oamenilor care nu au nimic de-a face cu dezvoltarea ERP.

Începeți cu oamenii și procesele, apoi ajungeți la partea tehnică, nu invers

Pentru a depăși toate provocările în implementarea ERP și pentru a obține beneficiile oferite de sistem, mai întâi gestionați problemele legate de conștientizarea angajaților dvs. cu privire la implementarea ERP pentru a vă asigura că toată lumea din cadrul companiei este pe aceeași pagină. Apoi ocupă-te de aspectele tehnice, cum ar fi măsurile de securitate, migrarea datelor, problemele de calitate și așa mai departe.

Dacă toate acestea vi se par prea multe pentru a avea în farfurie, experții *instinctools sunt gata să le ia de acolo - scrieți-ne.

Articolul a fost publicat inițial aici.