Supere seu atendimento ao cliente com o Zoho Desk

Independentemente do tamanho e escala de um negócio, sempre há a necessidade de alcançar os clientes para se destacar e obter mais confiabilidade. Uma das maneiras mais orgânicas de fazer o mesmo é por e-mail ou telefone. No entanto, é importante que todas as ligações dos clientes sejam atendidas de forma linear e controlada. Fazer o mesmo sem usar a ferramenta correta pode ser difícil.

No início, você precisará de um local para armazenar e gerenciar todas as conversas, pois se o valioso cliente retornar acompanhando as ligações anteriores ou fizer mais perguntas, você deve estar ciente. Com o tempo, você poderá formar um relacionamento com seus clientes e também precisará manter o contexto de todas as suas interações com eles. Além disso, haverá a necessidade de fazer os mesmos tipos gerais de canais para que seus clientes possam entrar em contato com eficiência.

Dito isto, tudo isso é apenas um vislumbre do que exatamente pode ser feito pelo software de atendimento ao cliente. Neste blog, veremos detalhadamente as etapas nas quais você pode aprimorar seu atendimento ao cliente com o Zoho Desk.

Antes de darmos uma olhada em como o suporte do Zoho Desk nos ajuda em detalhes, vamos primeiro entender o que é o Zoho Desk em detalhes completos.

O que é o Zoho Desk?

O Zoho Desk é, na verdade, um software de atendimento ao cliente criado para ajudar as empresas a fornecer suporte excepcional aos seus valiosos clientes. Ele é incorporado a várias ferramentas e funcionalidades que oferecem uma ampla variedade de análises úteis, ao mesmo tempo em que aumentam a produtividade dos negócios.

Com a ajuda do Zoho Desk, as empresas podem permitir que seus gerentes explorem todos os problemas fundamentais que podem estar relacionados ao desempenho geral dos funcionários. O principal objetivo do Zoho Desk é impulsionar serviços de negócios aprimorados e habilidades de tomada de decisão. Além disso, as empresas podem aproveitar ao máximo a assistência relevante e pontual com a ajuda deste software.

Ao colaborar com os parceiros Zoho , as empresas podem oferecer assistência especializada com a ferramenta confiável, automação de tarefas e diferentes tipos de redes que ajudam a obter entrega rápida e suporte imediato aos valiosos clientes. O Zoho Desk ajuda a reunir as equipes de diferentes departamentos para que possam trabalhar como uma equipe e oferecer aos clientes a melhor experiência possível.

O suporte do Zoho Desk ajuda vários setores. Por exemplo; todas as organizações de fabricação e distribuição podem encontrar um problema com suas devoluções devido a produtos defeituosos, remessas repentinas e coisas do gênero. Com a ajuda do Zoho Desk, esses clientes podem ser ajudados obtendo uma maneira simples de enviar solicitações. Além disso, o Zoho também pode ser incorporado aos aplicativos Zoho Finance ou aos aplicativos de software Zoho ERP, o que oferece uma solução personalizada melhor.

Funcionamento do Zoho Desk:

O funcionamento do Zoho Desk é bastante simples e fácil de controlar. No momento em que um cliente encontra um problema que gostaria de resolver o mais rápido possível, é mais do que provável que ele ligue ou envie um e-mail para a empresa. Embora isso possa soar e parecer óbvio, pode realmente se transformar em um problema se o volume de chamadas de atendimento ao cliente aumentar muito.

Como suporte nesta situação, o Zoho Desk entra e encaminha as diferentes solicitações de suporte diretamente para um departamento específico ou para um agente de suporte. Com a ajuda do Zoho Desk, os clientes podem ser incentivados a entrar em contato com um endereço de telefone de assistência comprometido. Isso ajuda ainda mais no suporte ao administrador no sentido de que oferece a capacidade de rotear e supervisionar quaisquer prompts conforme e quando eles chegam.

Mais uma vez, o administrador pode ver exatamente o que precisa para seguir um mapa que pode ser configurado anteriormente. Os agentes de uma empresa também podem se comunicar internamente quando quiserem discutir tickets para que toda a comunicação fique vinculada. Além disso, os administradores de uma organização também podem enviar soluções para uma base de conhecimento, que os clientes podem acessar fazendo login em uma plataforma de suporte especial.

Em suma, os administradores de suporte podem visualizar todos os tipos de métricas vinculadas a um sistema de suporte. Isso inclui um tempo de resposta de todo o departamento ou específico do agente, índice de satisfação do cliente, problema específico do produto e muito mais. Com a ajuda do login do Zoho Desk, os problemas de suporte predominantes e iminentes podem ser abordados e resolvidos.

O benefício do Zoho Desk para atendimento ao cliente:

O benefício mais importante do Zoho Desk é que ele ajuda no gerenciamento de tickets, descobre as tendências e padrões que prevalecem no fluxo de trabalho, colabora com as equipes de forma eficaz e capacita os clientes com vários serviços. Todas as empresas, independentemente de seus tamanhos, podem se beneficiar de uma ampla variedade de redes de suporte e opções para entrega pontual e atendimento ao cliente de alta qualidade.

Isso permite estabelecer um relacionamento responsivo com o cliente que geralmente resulta em melhores receitas e funções de negócios. A visão integrada do Zoho Desk atua para ajudar as empresas a oferecer aos seus clientes redes de suporte que atendam ainda mais a todas as preferências. As empresas são livres para escolher entre fornecer suporte em tempo real por meio da funcionalidade de call center ou abordar preocupações e dúvidas com a ajuda de um sistema de tíquetes.

O Zoho Desk está realmente integrado ao suporte social que permite aos clientes fazer perguntas, passar solicitações e solicitar assistência através das redes conhecidas em plataformas de mídia social como Twitter, Facebook, etc. o suporte ao cliente deve estar no Pico em todos os casos e, portanto, o software auxilia os gerentes de negócios a garantir que o suporte completo seja oferecido em todas as redes.

Com o suporte especializado de ferramentas de análise e relatórios, os gerentes e operadores da empresa podem descobrir as preocupações e os problemas relacionados à produtividade e ao desempenho da equipe. Todos os insights assim adquiridos do software são usados ​​para melhorar o desempenho ao lidar com as tarefas de suporte ao cliente.

Overshine Customer Service com Zoho Desk, veja como:

1. Notificações automáticas de tickets: as organizações podem configurar o Zoho Desk de forma que, quando um cliente enviar um e-mail para um endereço de e-mail específico, ele seja capturado organicamente na forma do Zoho Desk. Depois que isso for configurado, quase qualquer email que for para esse endereço específico notificará todos os usuários em uma organização apenas para que uma ação imediata possa ser tomada.

Além disso, também é possível receber uma notificação automática caso um cliente responda ou vá em frente para reabrir o ticket. Todos os usuários são sempre notificados de quando essas mensagens ocorrem para que, quando a faixa for perdida, você possa evitar ativamente o telefone e o e-mail.

2. Disponibilidade do Agente de Rastreamento: Caso você esteja ciente do atendimento ao cliente, você saberá que os Acordos de Nível de Serviço ou SLAs são um conceito importante. Pode-se definir o tempo de retorno específico necessário para responder aos tickets de suporte para acompanhamento ou fechamento.

Se o Acordo de Nível de Serviço não for cumprido, você será notificado imediatamente e o ticket terá um destaque vermelho. Os agentes também podem definir sua disponibilidade no canto superior direito do Zoho Desk.

Desta forma, você pode saber que um agente está disponível no balcão para cuidar dos tickets de suporte. Há outro recurso chamado colisão de agentes na interface de emissão de tíquetes que permite que dois ou mais agentes abram e vejam os tíquetes ao mesmo tempo.

3. Resposta direta aos clientes: com o Zoho Desk , o representante da organização pode responder diretamente aos clientes e visualizar sua cadeia de e-mail adequadamente. Dessa forma, não há necessidade de fornecer diretamente à sua equipe de suporte acesso à caixa de entrada de e-mail de suporte.

A equipe de suporte pode responder diretamente a todos os clientes a partir do ID de e-mail de suporte fornecido e vinculado ao Zoho Desk. Além disso, há também um recurso de comentários privados que ajuda na comunicação interna com a equipe sobre um ticket específico. Todos esses comentários podem ser efetivamente vistos pelos clientes.

4. Criação de relatórios personalizados: Pode-se encontrar um resumo de todos os tickets junto com relatórios detalhados sobre as métricas que explicam os tickets. Os relatórios podem ser visualizados no resumo em forma de tabela ou matriz. Será necessário configurar ou personalizar o relatório antes de poder visualizá-lo.

Você pode selecionar um módulo e depois uma coluna diferente do módulo que deseja ver no relatório. Você também pode agrupar suas colunas como desejar enquanto escolhe um método para exibir uma soma matemática ou uma média.

Por exemplo: caso queira ver quantos tickets foram fechados por um agente, basta selecionar o nome, e-mail e o status do agente para obter a soma de todos os números. Esses são diferentes tipos de personalizações que podem ser alcançadas, mas todos os relatórios se concentram claramente nos tipos de relatório, critérios e coluna do relatório.

5. Criação de módulos: o Zoho Desk permite a criação de módulos distintos de atendimento ao cliente. Por exemplo: você pode ter diferentes indivíduos que enviam um ticket de suporte ou que eram seus clientes em um projeto. Esses indivíduos geralmente são colocados nos módulos de contato.

Esses contatos podem ser afiliados a uma empresa que é faturada. Portanto, os contatos serão eventualmente associados a contas que normalmente são um módulo.

Conclusão:

O Zoho Desk é, na verdade, uma plataforma bastante robusta que pode elevar consideravelmente o desempenho do atendimento ao cliente de uma empresa. Como as informações mencionadas acima explicam, o login do Zoho Desk torna simples para uma organização colaborar e atender os clientes em conjunto. Pode-se discutir todos os tickets e responder aos clientes em uma tela, compartilhar perguntas e integrar-se a aplicativos de terceiros.

Também disponível em outros dispositivos, como celulares e tablets, o Zoho Desk oferece muita flexibilidade quando se trata de executar as operações de atendimento ao cliente. Experimentar esta plataforma é uma jogada que vale a pena, porque provavelmente se adequará bem à sua organização.

Caso precise de algum suporte, entre em contato com a Encaptechno para suporte, integrações, configuração e muito mais.