Eclipse su servicio de atención al cliente con Zoho Desk

Independientemente del tamaño y la escala de una empresa, siempre existe el requisito de llegar a los clientes para destacarse y obtener una mayor confiabilidad. Una de las formas más orgánicas de hacer lo mismo es por correo electrónico o por teléfono. Sin embargo, es importante que todas las llamadas de los clientes se atiendan de manera lineal y controlada. Hacer lo mismo sin usar la herramienta correcta puede resultar difícil.

Al principio, necesitará un lugar para almacenar y administrar todas las conversaciones porque si el valioso cliente regresa para hacer un seguimiento de las llamadas anteriores o hace más preguntas, entonces debe estar atento. Con el tiempo, podrá entablar una relación con sus clientes y también deberá mantener el contexto de todas sus interacciones con ellos. Además, será necesario hacer los mismos tipos generales de canales para que sus clientes puedan comunicarse de manera efectiva.

Dicho esto, todo esto es solo un vistazo de lo que puede hacer exactamente el software de servicio al cliente. En este blog, veremos en detalle los pasos en los que puede eclipsar su servicio de atención al cliente con Zoho Desk.

Antes de analizar en detalle cómo nos ayuda el soporte de Zoho Desk, primero comencemos por comprender qué es Zoho Desk en detalle.

¿Qué es Zoho Desk?

Zoho Desk es en realidad un software de servicio al cliente creado para ayudar a las empresas a brindar un soporte excepcional a sus valiosos clientes. Está integrado con varias herramientas y funcionalidades que ofrecen una amplia gama de análisis útiles al tiempo que mejoran la productividad empresarial.

Con la ayuda de Zoho Desk, las empresas pueden permitir que sus gerentes exploren todos los problemas fundamentales que podrían estar relacionados con el desempeño general de los empleados. El objetivo principal de Zoho Desk es impulsar mejores servicios comerciales y capacidades de toma de decisiones. Además, las empresas pueden aprovechar al máximo la asistencia relevante y puntual con la ayuda de este software.

Al colaborar con los socios de Zoho , las corporaciones pueden ofrecer su asistencia experta con la herramienta confiable, la automatización de tareas y diferentes tipos de redes que ayudan a obtener una entrega rápida y un soporte inmediato a los valiosos clientes. Zoho Desk ayuda a reunir a los equipos de diferentes departamentos para que puedan trabajar como un solo equipo y ofrecer a los clientes la mejor experiencia posible.

El soporte de Zoho Desk ayuda a numerosas industrias. Por ejemplo; todas las organizaciones de fabricación y distribución pueden tener problemas con sus devoluciones debido a productos defectuosos, envíos repentinos y similares. Con la ayuda de Zoho Desk, se puede ayudar a estos clientes al obtener una forma sencilla de enviar solicitudes. Además, Zoho también se puede integrar en las aplicaciones de Zoho Finance o en las aplicaciones de software Zoho ERP, lo que proporciona una mejor solución personalizada.

Funcionamiento de Zoho Desk:

El funcionamiento de Zoho Desk es bastante simple y fácil de manejar. En el momento en que un cliente se encuentra con un problema que le gustaría resolver lo antes posible, es muy probable que llame o envíe un correo electrónico a la empresa. Aunque esto puede sonar y parecer obvio, en realidad puede convertirse en un problema si el volumen de llamadas de atención al cliente aumenta demasiado.

Como soporte en esta situación, Zoho Desk interviene y enruta las diferentes solicitudes de soporte directamente a un departamento específico o a un agente de soporte. Con la ayuda de Zoho Desk, se puede alentar a los clientes a comunicarse con una dirección de teléfono de asistencia comprometida. Esto ayuda aún más a respaldar al administrador en el sentido de que ofrece la capacidad de enrutar y supervisar las indicaciones a medida que llegan.

Una vez más, el administrador puede ver exactamente lo que necesita para seguir un mapa que se puede configurar antes. Los agentes de una empresa también pueden comunicarse internamente cuando quieran discutir tickets para que toda la comunicación quede enlazada. Además, los administradores de una organización también pueden enviar soluciones a una base de conocimientos, a la que los clientes pueden acceder iniciando sesión en una plataforma de soporte especial.

En resumen, los administradores de soporte pueden ver todo tipo de métricas vinculadas a un sistema de soporte. Esto incluye un tiempo de respuesta de todo el departamento o específico del agente, índice de satisfacción del cliente, problema específico del producto y mucho más. Con la ayuda del inicio de sesión de Zoho Desk, los problemas de soporte predominantes e inminentes pueden abordarse y resolverse.

El beneficio de Zoho Desk para el servicio al cliente:

El beneficio más importante de Zoho Desk es que ayuda a administrar los tickets, descubre las tendencias y los patrones que prevalecen en el flujo de trabajo, colabora con los equipos de manera efectiva y empodera a los clientes con varios servicios. Todas las empresas, independientemente de su tamaño, pueden beneficiarse de una amplia gama de redes de soporte y opciones para brindar un servicio al cliente a tiempo y de alta calidad.

Esto permite establecer una relación receptiva con el cliente que generalmente resulta en mejores ingresos y funciones comerciales. El punto de vista integrado de Zoho Desk funciona para ayudar a las empresas a ofrecer a sus clientes redes de soporte que puedan satisfacer aún más todas las preferencias. Las empresas son libres de elegir entre brindar soporte en tiempo real a través de la funcionalidad del centro de llamadas o abordar inquietudes y preguntas con la ayuda de un sistema de emisión de boletos.

De hecho, Zoho Desk está integrado con el soporte social que permite a los clientes hacer preguntas, pasar solicitudes y solicitar asistencia a través de redes conocidas en plataformas de redes sociales como Twitter, Facebook, etc. Es bien sabido que la calidad de La atención al cliente debe estar en su punto máximo en todos los casos y, por lo tanto, el software ayuda a los gerentes comerciales a asegurarse de que se ofrezca la asistencia completa a través de todas las redes.

Con el apoyo experto de herramientas de análisis e informes, los gerentes y operadores de la empresa pueden descubrir las preocupaciones y los problemas relacionados con la productividad y el rendimiento del personal. Todos los conocimientos así adquiridos del software se utilizan para mejorar el rendimiento mientras se manejan las tareas de atención al cliente.

Supere el servicio de atención al cliente con Zoho Desk. Así es como se hace:

1. Notificaciones automáticas de tickets: las organizaciones pueden configurar Zoho Desk de manera que cuando un cliente envíe un correo electrónico a una dirección de correo electrónico específica, se capturará orgánicamente en forma de Zoho Desk. Después de configurar esto, casi cualquier correo electrónico que vaya a esa dirección específica notificará a todos los usuarios de una organización solo para que se puedan tomar medidas inmediatas.

Además, también se puede recibir una notificación automática en caso de que un cliente responda o vuelva a abrir el ticket. Siempre se notifica a todos los usuarios cuándo se producen estos mensajes para que, cuando se pierda el rastro, pueda evitar activamente el teléfono y el correo electrónico.

2. Disponibilidad del agente de seguimiento: en caso de que esté al tanto del servicio al cliente, sabrá que los acuerdos de nivel de servicio o los SLA son un concepto importante. Se puede establecer el tiempo de respuesta particular que se necesita para responder a los tickets de soporte, ya sea para el seguimiento o el cierre.

Si no se cumple el Acuerdo de nivel de servicio, se le notificará de inmediato y el ticket se resaltará en rojo. Los agentes también pueden establecer su disponibilidad en la esquina superior derecha de Zoho Desk.

De esta manera, puede saber que un agente está disponible en el mostrador para atender los tickets de soporte. Hay otra característica llamada colisión de agentes en la interfaz de emisión de boletos que permite que dos o más agentes abran y vean los boletos al mismo tiempo.

3. Respuesta directa a los clientes: con Zoho Desk , el representante de la organización puede responder directamente a los clientes y ver su cadena de correo electrónico en consecuencia. De esta forma, no hay necesidad de dar acceso directo a la bandeja de entrada del correo electrónico de soporte a su personal de soporte.

El personal de soporte puede responder a todos los clientes directamente desde el ID de correo electrónico de soporte proporcionado y vinculado con Zoho Desk. Además, también hay una función privada de comentarios que ayuda a comunicarse internamente con el personal sobre un ticket específico. Todos estos comentarios pueden ser vistos efectivamente por los clientes.

4. Creación de informes personalizados: se puede encontrar un resumen de todos los tickets junto con informes detallados sobre las métricas que explican los tickets. Los informes se pueden ver en el resumen en forma de tabla o de matriz. Será necesario configurar o personalizar el informe antes de poder verlo.

Puede seleccionar un módulo y luego una columna diferente del módulo que le gustaría ver en el informe. También puede agrupar sus columnas como desee mientras elige un método para mostrar una suma matemática o un promedio.

Por ejemplo: en caso de que desee ver cuántos tickets cerró un agente, todo lo que necesita hacer es seleccionar el nombre, el correo electrónico y el estado del agente para que pueda obtener una suma de todos los números. Estos son diferentes tipos de personalizaciones que se pueden lograr, pero todos los informes simplemente se centran en los tipos de informe, los criterios y la columna del informe.

5. Creación de módulos: Zoho Desk permite la creación de distintos módulos de atención al cliente. Por ejemplo: puede tener diferentes personas que envían un ticket de soporte o que fueron sus clientes en un proyecto. Estas personas a menudo se colocan en los módulos de contacto.

Estos contactos pueden estar afiliados a una empresa a la que se factura. Por lo tanto, los contactos se asociarán eventualmente con cuentas que normalmente son un módulo.

Conclusión:

Zoho Desk es en realidad una plataforma bastante robusta que puede elevar considerablemente el rendimiento del servicio al cliente de una empresa. Como explica la información mencionada anteriormente, el inicio de sesión de Zoho Desk facilita que una organización colabore y atienda a los clientes juntos. Uno puede discutir todos los tickets y responder a los clientes en una pantalla, compartir preguntas e integrarse con aplicaciones de terceros.

También disponible en otros dispositivos como dispositivos móviles y tabletas, Zoho Desk ofrece mucha flexibilidad cuando se trata de ejecutar las operaciones de servicio al cliente. Darle una oportunidad a esta plataforma es un movimiento que vale la pena porque lo más probable es que se adapte bien a su organización.

En caso de que necesite asistencia, póngase en contacto con Encaptechno para obtener asistencia, integraciones, configuración y más.