Zoho Workdrive 3.0 – Tudo o que você precisa saber

Empresas e profissionais de todo o mundo começaram a adotar o modelo de trabalho híbrido. Esta é a razão pela qual tantos processos de negócios já se moveram na internet. As ferramentas que melhoram um negócio podem ser acessadas rapidamente e também é fácil colaborar com as equipes distribuídas como prioridade máxima.

Por isso, a Zoho apresentou a versão mais recente do Zoho WorkDrive, que ajuda a acessar arquivos e colaborar com uma equipe de qualquer local. É um sistema de gerenciamento de arquivos online que ajuda os usuários a aproveitar ao máximo os recursos para melhorar o foco da equipe nas metas e conduzir uma força de trabalho produtiva.

A Zoho percebe que no meio de uma transição, acessibilidade de dados e colaboração de conteúdo, existem alguns desafios de armazenamento de arquivos online que muitas organizações enfrentam. Daí a introdução do Zoho WorkDrive 3.0 para acessar, colaborar e otimizar os dados de onde você estiver.

Neste blog, entenderemos tudo sobre o Zoho WorkDrive 3.0 em detalhes completos.

Como criar APIs do WorkDrive

O WorkDrive 3.0 integra-se facilmente com os aplicativos de negócios e também simplifica o fluxo de dados em uma empresa. É um sistema de colaboração de arquivos baseado em nuvem que pode ser facilmente integrado a outros aplicativos ou ferramentas de terceiros. Ele vem com os recursos abaixo mencionados.

1. Otimize as pastas da equipe

As pastas da equipe são como um espaço de trabalho virtual onde é possível criar, compartilhar e até colaborar em arquivos. Com o Zoho WorkDrive 3.0, agora é possível ajudar suas equipes a acessar e trabalhar em documentos de forma eficaz com alguns novos aprimoramentos.

• Fixar uma pasta: o número geral de pastas de equipe criadas em uma empresa pode ser um número importante. Com essas pastas, pode ser bastante desafiador encontrar dados quando necessário.
  Se você estiver em uma chamada com seus clientes, mas não conseguir encontrar a pasta com os detalhes do projeto para esse cliente, pode haver um problema. O recurso Fixar permite que os usuários localizem pastas de equipe, fixando-as no topo da lista.

• Melhor interface : Zoho WorkDrive 3.0 é uma plataforma de colaboração de conteúdo que vem com uma visão detalhada das pastas de equipe para que você possa encontrar os dados certos no momento certo. Você pode encontrar as pastas de equipe que você fixou e também as que você deve participar.
  Nesta atualização, há também um recurso para adicionar uma habilidade que ajuda a determinar quais pastas de equipe devem ser exibidas no painel do lado esquerdo. Além disso, também é possível mostrar todas as pastas da equipe, apenas as que estão fixadas e, às vezes, nenhuma.

• Duplicar a pasta da equipe : Um espaço compartilhado criado para uma equipe ou uma finalidade fixa é chamado de pasta da equipe. Pense em um hospital que deveria compartilhar os mesmos planos de atendimento ao paciente com diferentes enfermeiros ou médicos.
  Os novos recursos do Zoho permitem que os usuários copiem a pasta completa da equipe para compartilhar e colaborar com um conjunto diferente de membros.

2. Melhor visibilidade do conteúdo

Era coisa do passado rolar para cima e para baixo para localizar os documentos certos. O Zoho WorkDrive 3.0 ajuda a ver mais itens em uma pasta usando o modo de exibição compacto do WorkDrive.
Os membros da equipe podem verificar facilmente o conteúdo de uma pasta e tomar nota, pois o WorkDrive 3.0 traz visibilidade aprimorada do conteúdo.

3. Trabalhe em qualquer lugar

No mundo atual, a maioria dos dispositivos móveis se transformou em uma extensão dos dispositivos de escritório. O Zoho WorkDrive 3.0 traz os mais recentes aprimoramentos de aplicativos móveis. Alguns deles são mencionados abaixo.

• Pastas de acesso : Todo o processo de permitir o acesso offline de cada arquivo pode ser bastante demorado. O Zoho WorkDrive 3.0 permite que você disponibilize uma pasta completa offline para acessar arquivos de trabalho em trânsito. Isso mesmo sem uma conexão de internet funcionando.
• Criatividade aprimorada : independentemente de você estar trabalhando em um plano de design ou criando um personagem, é possível criar e enviar para o WorkDrive usando o Scribble. Você pode usar o lápis, o esboço, a paleta de cores e a borracha para dar vida às suas ideias.
• Widgets : Se você está cansado de fazer login em um aplicativo móvel toda vez para encontrar um arquivo ou carregar um documento, os widgets podem ser usados ​​para carregar imagens e pesquisar no WorkDrive diretamente da tela inicial.

4. WorkDrive Genie (Beta) para Mac

Houve muitas solicitações para a atualização do WorkDrive desde que foi lançada. A Zoho introduziu o novo WorkDrive Genie (Beta) para Mac no novo Zoho WorkDrive 3.0.
Os usuários de Windows e Mac podem editar facilmente os arquivos armazenados no WorkDrive usando um aplicativo compatível na área de trabalho.

5. Formato de Documento Padronizado

De documentação legal a registros de clientes e registros de funcionários, os modelos ajudam na criação de arquivos com uma configuração de documento consistente. A nova versão do Zoho WorkDrive 3.0 vem com duas grandes melhorias.

• Categorizar Modelos : A maioria das empresas no mundo atual exige o uso de modelos para muitas finalidades. Muitas vezes, isso pode dificultar a localização e até mesmo o gerenciamento dos documentos em apenas um local.
  A nova versão vem com categorias. Com a criação de categorias, fica fácil agrupar os templates da forma que você quiser.

• Modelos de pesquisa : Procurar um novo modelo não é mais uma tarefa desafiadora. Pode-se encontrar o modelo desejado usando a barra de pesquisa integrada. Tudo o que você precisa fazer é saber o nome, o autor e a palavra-chave do conteúdo para poder pesquisar diretamente nessa barra.
  No novo aprimoramento, você pode usar a pesquisa global para encontrar um modelo na galeria sem precisar procurar os modelos manualmente.

6. Aprimoramentos de visualização

A nova versão do Zoho WorkDrive 3.0 permite que você visualize os PDFs e até as imagens em uma ampla variedade de tamanhos.
O novo recurso de Aprimoramentos de visualização ajuda a aumentar e diminuir o zoom facilmente, redefinir o zoom para ajustar o tamanho de uma janela e pular para qualquer página.

7. Integridade dos dados

A finalidade dos modelos de dados é classificar e organizar a maioria dos arquivos em nível de equipe. Com a nova atualização do sistema de colaboração de arquivos baseado em nuvem introduzida pelo Zoho WorkDrive 3.0, é possível ajudar os usuários a associar um modelo de dados automaticamente.
Além disso, também é possível adicionar automaticamente as propriedades personalizadas a cada arquivo ou pasta. É assim que a maioria dos usuários pode procurar e localizar instantaneamente o arquivo necessário.

8. Gerenciar Arquivos Coletados

O Zoho WorkDrive ajuda a receber documentos de usuários internos e externos. Ele vem com funcionalidade aprimorada para gerenciar o processo de coleta.

• Categorizar arquivos : O armazenamento de todos os arquivos em apenas um local tornou difícil acessar os dados certos no momento certo. A nova versão do Zoho WorkDrive 3.0 permite que os usuários criem uma pasta para cada usuário com base em seu nome, número de telefone e endereço de e-mail.
• Relatório de Coleta : É necessário receber os arquivos com segurança, mas é importante conhecer os detalhes de envio. Essas coleções podem levar algum tempo e ser específicas do usuário. Você pode obter um registro detalhado de todos que enviaram os arquivos e em que momento criando um relatório de coleta.

9. Anotações em PDF e Imagem

As anotações são chamadas de notas que são adicionadas a um texto ou diagrama para fornecer informações adicionais. A nova versão do Zoho WorkDrive 3.0 vem com recursos de anotação de imagem e PDF.

• Anotação em PDF : PDFs são amplamente usados ​​em uma organização e, muitas vezes, você pode até querer trabalhar com um cliente ou um membro da equipe em um portfólio. Ao usar o Zoho WorkDrive 3.0, você pode facilmente usar a anotação e colaborar com a equipe. A maioria dos usuários também pode acessar uma página e adicionar comentários a um texto ou a uma área da página.
• Anotação de imagem : digamos que você esteja trabalhando em um criativo com seu designer e queira dar sugestões quando ele enviar o design. Ao usar a anotação de imagem, você pode facilmente adicionar comentários em qualquer parte específica de uma imagem e também trabalhar com seu designer.

10. Experiência de vídeo aprimorada

Os vídeos podem ser usados ​​na maioria das organizações para aumentar o alcance, o engajamento e até as vendas. A Zoho entende a importância dos vídeos e traz três recursos principais.

• Anotação de vídeo : imagine que a equipe está trabalhando em um vídeo de marketing e precisa ser enviado à equipe de produto para revisão. Assim que o vídeo for enviado para a equipe de produto, eles anotarão os frames que devem ser alterados e comunicarão isso à equipe de marketing com antecedência.
  Usando as anotações de vídeo, a equipe pode acessar qualquer quadro e adicionar comentários com um carimbo de data/hora. É assim que a equipe pode compartilhar diretamente suas expectativas e a equipe de marketing poderá trabalhar no vídeo com eficiência.

• Imagem de capa de vídeo : O Zoho WorkDrive 3.0 adiciona muito mais visibilidade e valor a um vídeo usando a opção de imagem de capa do WorkDrive. Você também tem uma excelente opção de alterar a imagem de capa padrão gerada pelo sistema.
  O WorkDrive vem com uma opção para alterar as imagens padrão para uma imagem de capa personalizada enquanto mostra apenas o que está no vídeo. As imagens recém-atualizadas agora podem aparecer em todas as visualizações, visualizações incorporadas e como miniaturas na listagem.

• Capítulos de vídeo : A maioria dos vídeos tende a ser chato. É por isso que o Zoho WorkDrive 3.0 vem com capítulos para navegar facilmente entre as seções.
  Os capítulos de vídeo também ajudam a dividir um vídeo em seções para que você possa ver o que é abordado no vídeo e pular para o tópico em que está interessado.

11. Melhor segurança

O compartilhamento permite que a maioria das empresas envie arquivos importantes para clientes, parceiros de negócios e partes interessadas. Este é um novo recurso que vem com dois aprimoramentos para tornar os links externos muito mais seguros.

• Senhas: As organizações compartilham arquivos confidenciais com seus parceiros de negócios e, portanto, é importante compartilhar o conteúdo com segurança, pois ele pode sair da empresa.
  O Zoho WorkDrive ajuda a obrigar todos os usuários a definir senhas quando se trata de criar links de compartilhamento externos. Também ajuda a definir uma política de senha forte, se necessário, ao mesmo tempo em que torna os links mais seguros.

• Período de expiração : Há momentos em que muitas empresas precisam compartilhar acordos oficiais, avisos legais e cartas de oferta. O Zoho WorkDrive 3.0 vem com um aprimoramento que permite aos usuários definir um período de expiração padrão para links de compartilhamento externos e links de download para restringir qualquer acesso indesejado.
  O período de expiração padrão também pode ser aplicado automaticamente. Além disso, os usuários podem optar por alterar manualmente e até desativar a data de validade, se necessário.

12. Modo de notificação

Por fim, o Zoho WorkDrive 3.0 também ajuda os usuários a decidir sobre o modo de notificação para que seja fácil saber o que está acontecendo com um arquivo corporativo enquanto é atualizado nas tarefas e projetos da equipe.
O Zoho WorkDrive ajuda você a escolher a lista de notificações que você precisa junto com o tipo de mídia que é necessário para receber notificações.

Conclusão

Nunca há necessidade de se preocupar com a transferência de dados da empresa quando se trata de optar pelo WorkDrive. Usando o Zoho WorkDrive 3.0, você pode mover facilmente os arquivos de uma área de trabalho ou de outros serviços em nuvem.

O importante a lembrar é que todas as empresas funcionam com dados, independentemente do setor em que estejam. O objetivo principal é oferecer aos usuários uma ferramenta eficiente de gerenciamento de dados para compartilhar, armazenar e trabalhar em conjunto em documentos.

Assim, os aprimoramentos do Zoho WorkDrive são lançados a cada ano para melhorar o gerenciamento de arquivos online. Nos próximos tempos, todos os usuários podem esperar ansiosamente pelas novas e empolgantes atualizações do Zoho com muitos novos recursos.