Zoho Workdrive 3.0 – ทั้งหมดที่คุณต้องรู้

บริษัทและผู้เชี่ยวชาญทั่วโลกเริ่มยอมรับรูปแบบการทำงานแบบไฮบริด นี่คือเหตุผลที่กระบวนการทางธุรกิจจำนวนมากได้ย้ายไปอยู่บนอินเทอร์เน็ตแล้ว เครื่องมือที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจสามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว และยังง่ายต่อการทำงานร่วมกับทีมที่กระจายออกไปตามลำดับความสำคัญสูงสุด

ดังนั้น Zoho จึงมี Zoho WorkDrive เวอร์ชันล่าสุดซึ่งช่วยในการเข้าถึงไฟล์และทำงานร่วมกับทีมจากที่ใดก็ได้ เป็นระบบ จัดการไฟล์ออนไลน์ ที่ช่วยให้ผู้ใช้ใช้งานคุณลักษณะต่างๆ ให้เกิดประโยชน์สูงสุดเพื่อการปรับปรุงทีมโดยมุ่งเน้นที่เป้าหมายและเพื่อขับเคลื่อนพนักงานที่มีประสิทธิผล

Zoho ตระหนักดีว่าในระหว่างการเปลี่ยนแปลง การเข้าถึงข้อมูล และการทำงานร่วมกันของเนื้อหา มีความท้าทายด้าน การจัดเก็บไฟล์ออนไลน์ ที่หลายองค์กรเผชิญอยู่ ดังนั้น การแนะนำ Zoho WorkDrive 3.0 สำหรับการเข้าถึง ทำงานร่วมกัน และเพิ่มประสิทธิภาพข้อมูลจากทุกที่ที่คุณอยู่

ในบล็อกนี้ เราจะเข้าใจทุกอย่างเกี่ยวกับ Zoho WorkDrive 3.0 โดยละเอียด

การสร้าง WorkDrive APIs

WorkDrive 3.0 ผสานรวมกับแอปทางธุรกิจได้อย่างง่ายดาย และยังช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการไหลของข้อมูลทั่วทั้งบริษัท เป็น ระบบการทำงานร่วมกันของไฟล์บนคลาวด์ ที่สามารถรวมเข้ากับแอปพลิเคชันอื่นหรือเครื่องมือของบุคคลที่สามได้อย่างง่ายดาย มันมาพร้อมกับคุณสมบัติที่กล่าวถึงด้านล่าง

1. เพิ่มประสิทธิภาพโฟลเดอร์ของทีม

โฟลเดอร์ของทีมเปรียบเสมือนพื้นที่ทำงานเสมือนที่คุณสามารถสร้าง แชร์ และแม้แต่ทำงานร่วมกันในไฟล์ได้ ด้วย Zoho WorkDrive 3.0 ตอนนี้คุณสามารถช่วยให้ทีมของคุณเข้าถึงและทำงานบนเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการปรับปรุงใหม่บางอย่าง

• ปักหมุดโฟลเดอร์: จำนวนโฟลเดอร์โดยรวมของทีมที่สร้างขึ้นในบริษัทอาจเป็นตัวเลขที่สำคัญ ด้วยโฟลเดอร์เหล่านี้ การค้นหาข้อมูลเมื่อจำเป็นอาจเป็นเรื่องยาก
  หากคุณกำลังสนทนากับลูกค้าของคุณ แต่ไม่พบโฟลเดอร์ที่มีรายละเอียดโครงการสำหรับลูกค้ารายนั้น อาจมีปัญหาได้ คุณลักษณะการปักหมุดทำให้ผู้ใช้สามารถระบุตำแหน่งโฟลเดอร์ของทีมได้โดยการปักหมุดไว้ที่ด้านบนสุดของรายการ

• อินเทอร์ เฟซที่ดีขึ้น : Zoho WorkDrive 3.0 เป็น แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันด้านเนื้อหา ที่มาพร้อมกับมุมมองโดยละเอียดของ Team Folders เพื่อให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม คุณสามารถค้นหาโฟลเดอร์ทีมที่คุณปักหมุดไว้และโฟลเดอร์ที่คุณควรเข้าร่วมได้
  ในการอัปเดตนี้ ยังมีฟีเจอร์สำหรับเพิ่มความสามารถที่ช่วยในการกำหนดโฟลเดอร์ของทีมที่ต้องแสดงบนแผงด้านซ้ายมือ นอกจากนี้ยังสามารถแสดงโฟลเดอร์ของทีมทั้งหมดได้ เฉพาะโฟลเดอร์ที่ปักหมุดไว้เท่านั้น และบางครั้งก็ไม่มีเลย

• ทำซ้ำโฟลเดอร์ของทีม : พื้นที่ที่ใช้ร่วมกันที่สร้างขึ้นสำหรับทีมเดียวหรือวัตถุประสงค์คงที่เรียกว่าโฟลเดอร์ทีม นึกถึงโรงพยาบาลที่ควรจะแบ่งปันแผนการดูแลผู้ป่วยแบบเดียวกันกับพยาบาลหรือแพทย์ที่แตกต่างกัน
  คุณสมบัติใหม่ของ Zoho ทำให้ผู้ใช้สามารถคัดลอกโฟลเดอร์ทีมทั้งหมดเพื่อแชร์และทำงานร่วมกับสมาชิกกลุ่มอื่น

2. การมองเห็นเนื้อหาที่ดีขึ้น

การเลื่อนขึ้นและลงเพื่อค้นหาเอกสารที่ถูกต้องเป็นเรื่องในอดีต Zoho WorkDrive 3.0 ช่วยในการดูรายการเพิ่มเติมในโฟลเดอร์โดยใช้โหมดมุมมองแบบกะทัดรัดของ WorkDrive
สมาชิกในทีมสามารถตรวจสอบเนื้อหาของโฟลเดอร์และจดบันทึกได้อย่างง่ายดาย เนื่องจาก WorkDrive 3.0 ช่วยให้มองเห็นเนื้อหาได้ดีขึ้น

3. ทำงานได้ทุกที่

ในโลกปัจจุบัน อุปกรณ์พกพาส่วนใหญ่ได้กลายเป็นส่วนเสริมของอุปกรณ์สำนักงาน Zoho WorkDrive 3.0 นำเสนอการปรับปรุงแอพมือถือล่าสุด บางส่วนของพวกเขาถูกกล่าวถึงด้านล่าง

• โฟลเดอร์การเข้าถึง : ขั้นตอนทั้งหมดในการอนุญาตให้แต่ละไฟล์เข้าถึงแบบออฟไลน์อาจใช้เวลานานมาก Zoho WorkDrive 3.0 ช่วยให้คุณสร้างโฟลเดอร์ทั้งหมดแบบออฟไลน์เพื่อเข้าถึงไฟล์งานได้ทุกที่ นี่แม้จะไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานได้
• ปรับปรุงความคิดสร้างสรรค์ : ไม่ว่าคุณจะทำงานในแผนการออกแบบหรือสร้างตัวละคร คุณสามารถสร้างและอัปโหลดไปยัง WorkDrive โดยใช้ Scribble คุณสามารถใช้ดินสอ สเก็ตช์ จานสี และยางลบเพื่อทำให้ไอเดียของคุณเป็นจริงได้
• วิดเจ็ต : หากคุณเบื่อกับการเข้าสู่ระบบแอปพลิเคชันมือถือในแต่ละครั้งเพื่อค้นหาไฟล์หรืออัปโหลดเอกสาร คุณสามารถใช้วิดเจ็ตเพื่ออัปโหลดภาพและค้นหา WorkDrive ได้โดยตรงจากหน้าจอหลัก

4. WorkDrive Genie (เบต้า) สำหรับ Mac

มีการร้องขอมากมายสำหรับการอัปเดต WorkDrive นับตั้งแต่เปิดตัว Zoho ได้เปิดตัว WorkDrive Genie (เบต้า) ใหม่สำหรับ Mac ใน Zoho WorkDrive 3.0 ใหม่
ผู้ใช้ Windows และ Mac สามารถแก้ไขไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน WorkDrive ได้อย่างง่ายดายโดยใช้แอปพลิเคชันที่เข้ากันได้จากเดสก์ท็อป

5. รูปแบบเอกสารมาตรฐาน

ตั้งแต่เอกสารทางกฎหมายไปจนถึงบันทึกของลูกค้าและบันทึกพนักงาน เทมเพลตช่วยในการสร้างไฟล์ด้วยการตั้งค่าเอกสารที่สอดคล้องกัน รุ่นใหม่ของ Zoho WorkDrive 3.0 มาพร้อมกับการปรับปรุงที่สำคัญสองประการ

• จัด หมวดหมู่เทมเพลต : องค์กรส่วนใหญ่ในโลกปัจจุบันต้องการใช้เทมเพลตเพื่อวัตถุประสงค์หลายประการ ซึ่งมักจะทำให้ยากต่อการค้นหาและจัดการเอกสารในที่เดียว
  เวอร์ชันใหม่มาพร้อมกับหมวดหมู่ ด้วยการสร้างหมวดหมู่ การจัดกลุ่มเทมเพลตในแบบที่คุณต้องการเป็นเรื่องง่าย

• เทมเพลตการค้นหา : การค้นหาเทมเพลตใหม่ไม่ใช่งานที่ท้าทายอีกต่อไป สามารถค้นหาเทมเพลตที่ต้องการได้โดยใช้แถบค้นหาในตัว สิ่งที่คุณต้องทำคือรู้ชื่อ ผู้แต่ง และคีย์เวิร์ดในเนื้อหาเพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้โดยตรงจากแถบนี้
  ในการเพิ่มประสิทธิภาพใหม่นี้ คุณสามารถใช้การค้นหาทั่วโลกเพื่อค้นหาเทมเพลตจากแกลเลอรีโดยไม่จำเป็นต้องดูเทมเพลตด้วยตนเองอีกต่อไป

6. การแสดงตัวอย่างการปรับปรุง

Zoho WorkDrive 3.0 เวอร์ชันใหม่ช่วยให้คุณสามารถดูตัวอย่าง PDF และแม้แต่รูปภาพในขนาดต่างๆ ได้มากมาย
คุณลักษณะใหม่ของการเพิ่มประสิทธิภาพการแสดงตัวอย่างช่วยให้ซูมเข้าและออกได้ง่าย รีเซ็ตการซูมเพื่อให้พอดีกับขนาดของหน้าต่าง และข้ามไปยังหน้าใดก็ได้

7. ความสมบูรณ์ของข้อมูล

วัตถุประสงค์ของเทมเพลตข้อมูลคือการจัดประเภทและจัดระเบียบไฟล์ส่วนใหญ่ในระดับทีม ด้วยการอัปเดตใหม่ของ ระบบการทำงานร่วมกันของไฟล์บนคลาวด์ที่ เปิดตัวโดย Zoho WorkDrive 3.0 จึงสามารถช่วยเหลือผู้ใช้ในการเชื่อมโยงเทมเพลตข้อมูลโดยอัตโนมัติ
นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มคุณสมบัติที่กำหนดเองในแต่ละไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้โดยอัตโนมัติ นี่คือวิธีที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่สามารถค้นหาและค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้ทันที

8. จัดการไฟล์ที่รวบรวม

Zoho WorkDrive ช่วยในการรับเอกสารจากผู้ใช้ภายในและภายนอก มาพร้อมกับฟังก์ชันการทำงานที่ได้รับการปรับปรุงสำหรับการจัดการกระบวนการรวบรวม

• จัด หมวดหมู่ไฟล์ : การจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดในที่เดียวทำให้ยากต่อการเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม Zoho WorkDrive 3.0 เวอร์ชันใหม่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างโฟลเดอร์สำหรับผู้ใช้แต่ละรายตามชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมล
• รายงานการรวบรวม : จำเป็นต้องรับไฟล์อย่างปลอดภัย แต่สิ่งสำคัญคือต้องทราบรายละเอียดการส่ง คอลเล็กชันเหล่านี้อาจใช้เวลาสักครู่และเฉพาะเจาะจงผู้ใช้ คุณสามารถรับบันทึกโดยละเอียดของทุกคนที่ส่งไฟล์และเวลาใดโดยการสร้างรายงานการรวบรวม

9. PDF และคำอธิบายประกอบรูปภาพ

คำอธิบายประกอบเรียกว่าบันทึกย่อที่เพิ่มลงในข้อความหรือไดอะแกรมเพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติม Zoho WorkDrive 3.0 เวอร์ชันใหม่มาพร้อมกับ PDF และคุณสมบัติคำอธิบายประกอบรูปภาพ

• คำอธิบายประกอบ PDF : PDF ถูกใช้อย่างหนาแน่นในองค์กร และหลายครั้ง คุณอาจต้องการทำงานกับลูกค้าหรือสมาชิกในทีมในพอร์ตโฟลิโอ ด้วยการใช้ Zoho WorkDrive 3.0 คุณสามารถใช้คำอธิบายประกอบและทำงานร่วมกับทีมได้อย่างง่ายดาย ผู้ใช้ส่วนใหญ่ยังสามารถไปที่หน้าและเพิ่มความคิดเห็นในข้อความหรือพื้นที่บนหน้า
• คำอธิบายประกอบรูปภาพ : สมมติว่าคุณทำงานสร้างสรรค์ร่วมกับนักออกแบบของคุณ และคุณต้องการให้คำแนะนำเมื่อส่งการออกแบบ ด้วยการใช้คำอธิบายประกอบรูปภาพ คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นในส่วนใดๆ ของรูปภาพได้อย่างง่ายดาย และยังทำงานร่วมกับนักออกแบบของคุณ

10. ประสบการณ์วิดีโอที่ได้รับการปรับปรุง

สามารถใช้วิดีโอในองค์กรส่วนใหญ่เพื่อเพิ่มการเข้าถึง การมีส่วนร่วม และแม้กระทั่งการขาย Zoho เข้าใจถึงความสำคัญของวิดีโอและนำเสนอคุณสมบัติหลักสามประการ

• คำอธิบายประกอบวิดีโอ : ลองนึกภาพว่าทีมกำลังทำงานเกี่ยวกับวิดีโอทางการตลาดและต้องส่งไปยังทีมผลิตภัณฑ์เพื่อตรวจสอบ เมื่อวิดีโอถูกส่งไปยังทีมผลิตภัณฑ์แล้ว พวกเขาจะสังเกตเฟรมที่ต้องเปลี่ยนและแจ้งเรื่องนี้กับทีมการตลาดล่วงหน้า
  เมื่อใช้คำอธิบายประกอบวิดีโอ ทีมงานสามารถไปที่เฟรมใดก็ได้และเพิ่มความคิดเห็นด้วยการประทับเวลา นี่คือวิธีที่ทีมสามารถแบ่งปันความคาดหวังของพวกเขาได้โดยตรง และทีมการตลาดจะสามารถทำงานกับวิดีโอได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ภาพหน้าปกวิดีโอ : Zoho WorkDrive 3.0 เพิ่มการมองเห็นและคุณค่าให้กับวิดีโอมากขึ้นโดยใช้ตัวเลือกภาพหน้าปกจาก WorkDrive คุณมีตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมในการเปลี่ยนภาพหน้าปกที่สร้างโดยระบบเริ่มต้นเช่นกัน
  WorkDrive มาพร้อมกับตัวเลือกในการเปลี่ยนภาพเริ่มต้นเป็นภาพหน้าปกที่กำหนดเอง ในขณะที่แสดงเฉพาะสิ่งที่อยู่ในวิดีโอ รูปภาพที่อัปเดตใหม่สามารถปรากฏในตัวอย่างทั้งหมด มุมมองแบบฝัง และเป็นรูปขนาดย่อในรายการ

• บทของวิดีโอ : วิดีโอส่วนใหญ่มักจะน่าเบื่อ นี่คือเหตุผลที่ Zoho WorkDrive 3.0 มาพร้อมกับบทต่างๆ เพื่อไปยังส่วนต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย
  บทของวิดีโอยังช่วยในการแบ่งวิดีโอออกเป็นส่วนๆ เพื่อให้คุณสามารถดูสิ่งที่ครอบคลุมในวิดีโอและข้ามไปยังหัวข้อที่คุณสนใจได้

11. ความปลอดภัยที่ดีขึ้น

การแชร์ช่วยให้บริษัทส่วนใหญ่ส่งไฟล์สำคัญไปยังลูกค้า คู่ค้าทางธุรกิจ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นี่เป็นคุณลักษณะใหม่ที่มาพร้อมกับการปรับปรุงสองประการเพื่อทำให้ลิงก์ภายนอกมีความปลอดภัยมากขึ้น

• รหัสผ่าน: องค์กรต่างๆ แบ่งปันไฟล์ที่ละเอียดอ่อนกับพันธมิตรทางธุรกิจ ดังนั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องแบ่งปันเนื้อหาอย่างปลอดภัย เนื่องจากอาจหลุดพ้นจากบริษัท
  Zoho WorkDrive ช่วยกำหนดผู้ใช้ทุกคนให้ตั้งรหัสผ่านเมื่อต้องสร้างลิงก์แชร์ภายนอก นอกจากนี้ยังช่วยในการกำหนดนโยบายรหัสผ่านที่รัดกุมหากจำเป็นในขณะที่ทำให้ลิงก์มีความปลอดภัยมากขึ้น

• ระยะเวลาหมดอายุ : มีบางครั้งที่หลายบริษัทต้องเปิดเผยข้อตกลงอย่างเป็นทางการ ประกาศทางกฎหมาย และจดหมายเสนอ Zoho WorkDrive 3.0 มาพร้อมกับการปรับปรุงที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดระยะเวลาหมดอายุเริ่มต้นสำหรับลิงก์แชร์ภายนอกและดาวน์โหลดลิงก์เพื่อจำกัดการเข้าถึงที่ไม่ต้องการ
  สามารถใช้ระยะเวลาหมดอายุเริ่มต้นโดยอัตโนมัติได้เช่นกัน นอกจากนี้ ผู้ใช้สามารถเลือกที่จะเปลี่ยนด้วยตนเองและปิดใช้วันหมดอายุได้หากต้องการ

12. โหมดการแจ้งเตือน

สุดท้าย Zoho WorkDrive 3.0 ยังช่วยให้ผู้ใช้ตัดสินใจเกี่ยวกับโหมดการแจ้งเตือน เพื่อให้ทราบได้ง่ายว่าเกิดอะไรขึ้นกับไฟล์ขององค์กรในขณะที่อัปเดตงานและโครงการของทีม
Zoho WorkDrive ช่วยให้คุณเลือกรายการการแจ้งเตือนที่คุณต้องการพร้อมกับประเภทของสื่อที่จำเป็นสำหรับการรับการแจ้งเตือน

บทสรุป

ไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการถ่ายโอนข้อมูลของบริษัทเมื่อต้องเลือกใช้ WorkDrive เมื่อใช้ Zoho WorkDrive 3.0 คุณสามารถย้ายไฟล์จากเดสก์ท็อปหรือบริการคลาวด์อื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย

สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ก็คือ ธุรกิจทั้งหมดใช้ข้อมูลโดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรมที่พวกเขาอาจจะอยู่ เป้าหมายหลักคือการมอบเครื่องมือการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพให้กับผู้ใช้สำหรับการแบ่งปัน จัดเก็บ และทำงานร่วมกันในเอกสาร

ดังนั้น การปรับปรุง Zoho WorkDrive จึงออกให้ทุกปีเพื่อปรับปรุงการจัดการไฟล์ออนไลน์ ในอีกไม่นานนี้ ผู้ใช้ทุกคนสามารถตั้งตารอการอัปเดตใหม่ที่น่าตื่นเต้นจาก Zoho ด้วยคุณสมบัติใหม่มากมาย