Zoho Workdrive 3.0 – wszystko, co musisz wiedzieć

Firmy i profesjonaliści na całym świecie zaczęli stosować hybrydowy model pracy. To jest powód, dla którego tak wiele procesów biznesowych zostało już przeniesionych do Internetu. Dostęp do narzędzi, które usprawniają działalność firmy, jest szybki, a także łatwa jest współpraca z rozproszonymi zespołami, co ma najwyższy priorytet.

Dlatego Zoho opracowało najnowszą wersję Zoho WorkDrive, która pomaga w dostępie do plików i współpracy z zespołem z dowolnego miejsca. Jest to system zarządzania plikami online , który pomaga użytkownikom w pełni wykorzystać funkcje w celu lepszego skupienia się na celach zespołu i napędzania produktywnej siły roboczej.

Zoho zdaje sobie sprawę, że w trakcie transformacji, dostępności danych i współpracy nad zawartością, istnieją pewne wyzwania związane z przechowywaniem plików online, z którymi boryka się wiele organizacji. Stąd wprowadzenie Zoho WorkDrive 3.0 do uzyskiwania dostępu, współpracy i optymalizacji danych z dowolnego miejsca.

W tym blogu szczegółowo omówimy wszystko na temat Zoho WorkDrive 3.0.

Tworzenie interfejsów API WorkDrive

WorkDrive 3.0 łatwo integruje się z aplikacjami biznesowymi, a także usprawnia przepływ danych w firmie. Jest to oparty na chmurze system współpracy plików, który można łatwo zintegrować z innymi aplikacjami lub narzędziami innych firm. Pochodzi z niżej wymienionych funkcji.

1. Zoptymalizuj foldery zespołu

Foldery zespołu są jak wirtualna przestrzeń robocza, w której można tworzyć, udostępniać, a nawet współpracować nad plikami. Dzięki Zoho WorkDrive 3.0 można teraz pomóc zespołom w dostępie do dokumentów i efektywnej pracy nad nimi dzięki nowym ulepszeniom.

• Przypnij folder: ogólna liczba folderów zespołu, które są tworzone w firmie, może być ważną liczbą. W przypadku tych folderów znalezienie danych w razie potrzeby może być dość trudne.
  Jeśli prowadzisz rozmowę telefoniczną ze swoimi klientami, ale nie możesz znaleźć folderu ze szczegółami projektu dla tego klienta, może to oznaczać problem. Funkcja przypinania umożliwia użytkownikom lokalizowanie folderów zespołu, przypinając je na górze listy.

• Lepszy interfejs : Zoho WorkDrive 3.0 to platforma do współpracy nad zawartością, która zawiera szczegółowy widok folderów zespołu, dzięki czemu można znaleźć właściwe dane we właściwym czasie. Możesz znaleźć przypięte foldery zespołu, a także te, do których masz dołączyć.
  W tej aktualizacji dostępna jest również funkcja dodawania możliwości, która pomaga w określeniu, które foldery zespołu muszą być wyświetlane w panelu po lewej stronie. Co więcej, możliwe jest również pokazanie wszystkich folderów zespołu, tylko tych, które są przypięte, a czasem żadnego.

• Zduplikuj folder zespołu : wspólna przestrzeń stworzona dla jednego zespołu lub określonego celu jest nazywana folderem zespołu. Pomyśl o szpitalu, który ma mieć te same plany opieki nad pacjentem z różnymi pielęgniarkami lub lekarzami.
  Nowe funkcje Zoho umożliwiają użytkownikom kopiowanie całego folderu zespołu w celu udostępniania i współpracy z innym zestawem członków.

2. Lepsza widoczność treści

Przewijanie w górę iw dół w celu odnalezienia właściwych dokumentów należało do przeszłości. Zoho WorkDrive 3.0 pomaga zobaczyć więcej elementów w folderze przy użyciu kompaktowego trybu widoku WorkDrive.
Członkowie zespołu mogą łatwo sprawdzać zawartość folderu i robić notatki, ponieważ WorkDrive 3.0 zapewnia lepszą widoczność zawartości.

3. Pracuj w podróży

W dzisiejszym świecie większość urządzeń mobilnych stała się przedłużeniem urządzeń biurowych. Zoho WorkDrive 3.0 oferuje najnowsze ulepszenia aplikacji mobilnych. Niektóre z nich wymieniono poniżej.

• Dostęp do folderów : cały proces zezwalania na dostęp w trybie offline do każdego pliku może być dość czasochłonny. Zoho WorkDrive 3.0 umożliwia udostępnienie całego folderu w trybie offline, aby uzyskać dostęp do plików roboczych w podróży. Dzieje się tak nawet bez działającego połączenia internetowego.
• Ulepszona kreatywność : niezależnie od tego, czy pracujesz nad planem projektu, czy tworzysz postać, możliwe jest tworzenie i przesyłanie do WorkDrive za pomocą Scribble. Możesz użyć ołówka, szkicu, palety kolorów i gumki, aby ożywić swoje pomysły.
• Widgety : Jeśli jesteś zmęczony każdorazowym logowaniem się do aplikacji mobilnej w celu znalezienia pliku lub przesłania dokumentu, widżety mogą być używane do przesyłania obrazów i przeszukiwania WorkDrive bezpośrednio z ekranu głównego.

4. WorkDrive Genie (Beta) dla komputerów Mac

Od czasu jej uruchomienia pojawiło się wiele próśb o aktualizację WorkDrive. Zoho wprowadził nową wersję WorkDrive Genie (Beta) dla komputerów Mac w nowym Zoho WorkDrive 3.0.
Użytkownicy systemów Windows i Mac mogą łatwo edytować pliki przechowywane w WorkDrive za pomocą kompatybilnej aplikacji z pulpitu.

5. Standaryzowany format dokumentu

Od dokumentacji prawnej po dzienniki klientów i akta pracowników, szablony pomagają w tworzeniu plików o spójnym ustawieniu dokumentów. Nowa wersja Zoho WorkDrive 3.0 zawiera dwa główne ulepszenia.

• Kategoryzuj szablony : Większość przedsiębiorstw w dzisiejszym świecie wymaga korzystania z szablonów do wielu celów. Może to często utrudnić znalezienie dokumentów, a nawet zarządzanie nimi w jednym miejscu.
  Nowa wersja zawiera kategorie. Dzięki tworzeniu kategorii łatwo jest grupować szablony w dowolny sposób.

• Szukaj szablonów : szukanie nowego szablonu nie jest już trudnym zadaniem. Pożądany szablon można znaleźć za pomocą wbudowanego paska wyszukiwania. Wszystko, co musisz zrobić, to znać imię i nazwisko, autora i słowo kluczowe w treści, aby móc wyszukiwać bezpośrednio z tego paska.
  W nowym ulepszeniu możesz użyć globalnego wyszukiwania do znalezienia szablonu z galerii bez konieczności dalszego ręcznego przeglądania szablonów.

6. Ulepszenia podglądu

Nowa wersja Zoho WorkDrive 3.0 umożliwia podgląd plików PDF, a nawet obrazów w szerokim zakresie rozmiarów.
Nowa funkcja Ulepszeń podglądu ułatwia powiększanie i pomniejszanie, resetowanie powiększenia w celu dopasowania do rozmiaru okna i przechodzenie do dowolnej strony.

7. Integralność danych

Celem szablonów danych jest klasyfikowanie i organizowanie większości plików na poziomie zespołu. Dzięki nowej aktualizacji opartego na chmurze systemu współpracy plików wprowadzonej przez Zoho WorkDrive 3.0, można pomóc użytkownikom w automatycznym kojarzeniu szablonu danych.
Co więcej, możliwe jest również automatyczne dodawanie niestandardowych właściwości do każdego pliku lub folderu. W ten sposób większość użytkowników może wyszukać i natychmiast zlokalizować wymagany plik.

8. Zarządzaj zebranymi plikami

Zoho WorkDrive pomaga w odbiorze dokumentów od użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych. Posiada ulepszoną funkcjonalność zarządzania procesem windykacji.

• Kategoryzuj pliki : przechowywanie wszystkich plików w jednym miejscu utrudniało dostęp do właściwych danych we właściwym czasie. Nowa wersja Zoho WorkDrive 3.0 umożliwia użytkownikom tworzenie folderów dla każdego użytkownika na podstawie jego nazwiska, numeru telefonu i adresu e-mail.
• Raport o odbiorze: konieczne jest bezpieczne odbieranie plików, ale ważne jest, aby znać szczegóły przesłania. Te kolekcje mogą zająć trochę czasu i być specyficzne dla użytkownika. Możesz uzyskać szczegółowy dziennik wszystkich osób, które przesłały pliki i w jakim czasie, tworząc raport o odbiorze.

9. Adnotacje do plików PDF i obrazów

Adnotacje nazywane są notatką dodawaną do tekstu lub diagramu w celu dostarczenia dodanych informacji. Nowa wersja Zoho WorkDrive 3.0 zawiera funkcje adnotacji PDF i obrazów.

• Adnotacja PDF : pliki PDF są masowo używane w organizacji i wiele razy możesz nawet chcieć pracować z klientem lub członkiem zespołu nad portfolio. Korzystając z Zoho WorkDrive 3.0, możesz łatwo korzystać z adnotacji i współpracować z zespołem. Większość użytkowników może również przejść do strony i dodać komentarze do tekstu lub obszaru na stronie.
• Adnotacja do obrazu : załóżmy, że pracowałeś nad kreacją ze swoim projektantem i chcesz przedstawić sugestie, gdy wyślą projekt. Korzystając z adnotacji do obrazu, możesz łatwo dodawać komentarze do dowolnej określonej części obrazu, a także współpracować z projektantem.

10. Ulepszone wrażenia wideo

Filmy mogą być wykorzystywane w większości organizacji w celu zwiększenia zasięgu, zaangażowania, a nawet sprzedaży. Zoho rozumie znaczenie filmów i oferuje trzy główne funkcje.

• Adnotacja wideo : wyobraź sobie, że zespół pracuje nad filmem marketingowym i trzeba go wysłać do zespołu produktu do sprawdzenia. Gdy film zostanie wysłany do zespołu produktu, zanotują klatki, które należy zmienić, i przekażą to zespołowi marketingowemu z wyprzedzeniem.
  Korzystając z adnotacji wideo, zespół może przejść do dowolnej klatki i dodać komentarze z sygnaturą czasową. W ten sposób zespół może bezpośrednio podzielić się swoimi oczekiwaniami, a zespół marketingowy będzie mógł efektywnie pracować nad filmem.

• Obraz okładki wideo : Zoho WorkDrive 3.0 znacznie zwiększa widoczność i wartość wideo, korzystając z opcji okładki z WorkDrive. Masz również doskonałą opcję zmiany domyślnego obrazu okładki generowanego przez system.
  WorkDrive oferuje opcję zmiany domyślnych obrazów na niestandardowy obraz okładki, pokazując tylko to, co jest w filmie. Nowo zaktualizowane obrazy mogą teraz pojawiać się we wszystkich podglądach, widokach osadzonych oraz jako miniatury na liście.

• Rozdziały wideo : Większość filmów jest nudna. Dlatego Zoho WorkDrive 3.0 zawiera rozdziały do ​​łatwego poruszania się między sekcjami.
  Rozdziały wideo pomagają również podzielić wideo na sekcje, dzięki czemu można zobaczyć, co jest omówione w filmie i przejść do interesującego Cię tematu.

11. Lepsze bezpieczeństwo

Udostępnianie umożliwia większości firm wysyłanie ważnych plików do klientów, partnerów biznesowych i interesariuszy. Jest to nowa funkcja, która zawiera dwa ulepszenia, dzięki którym łącza zewnętrzne są znacznie bezpieczniejsze.

• Hasła: Organizacje udostępniają poufne pliki swoim partnerom biznesowym, dlatego ważne jest bezpieczne udostępnianie treści, ponieważ mogą one wyjść poza firmę.
  Zoho WorkDrive pomaga upoważnić wszystkich użytkowników do ustawiania haseł, jeśli chodzi o tworzenie zewnętrznych łączy do udostępniania. W razie potrzeby pomaga również w ustaleniu silnych zasad haseł, jednocześnie zwiększając bezpieczeństwo łączy.

• Okres wygaśnięcia : Czasami wiele firm musi udostępniać oficjalne umowy, informacje prawne i listy ofertowe. Zoho WorkDrive 3.0 zawiera ulepszenie, które pozwala użytkownikom ustawić domyślny okres wygaśnięcia linków do udostępniania zewnętrznego i linków do pobierania w celu ograniczenia niepożądanego dostępu.
  Domyślny okres wygaśnięcia można również zastosować automatycznie. Co więcej, użytkownicy mogą ręcznie zmienić, a nawet wyłączyć datę wygaśnięcia, jeśli jest to konieczne.

12. Tryb powiadomień

Wreszcie, Zoho WorkDrive 3.0 pomaga również użytkownikom decydować o trybie powiadomień, dzięki czemu łatwo jest wiedzieć, co dzieje się z plikiem firmowym podczas aktualizacji zadań i projektów zespołowych.
Zoho WorkDrive pomaga wybrać listę powiadomień, których potrzebujesz, wraz z rodzajem nośnika, który jest potrzebny do otrzymywania powiadomień.

Wniosek

Jeśli chodzi o WorkDrive, nigdy nie musisz się martwić o przeniesienie danych firmy. Korzystając z Zoho WorkDrive 3.0, możesz łatwo przenosić pliki z pulpitu lub innych usług w chmurze.

Ważną rzeczą do zapamiętania jest to, że wszystkie firmy działają na danych, niezależnie od branży, w której działają. Głównym celem jest zaoferowanie użytkownikom wydajnego narzędzia do zarządzania danymi w celu udostępniania, przechowywania i wspólnej pracy nad dokumentami.

Dlatego co roku wydawane są ulepszenia Zoho WorkDrive, które usprawniają zarządzanie plikami online. W nadchodzącym czasie wszyscy użytkownicy mogą z niecierpliwością oczekiwać ekscytujących nowych aktualizacji Zoho z wieloma nowymi funkcjami.