Cazuri de utilizare în afaceri ale software-ului de management de proiect

Managementul de proiect a fost predominant încă de când umanitatea a început să construiască. Poate fi urmărită până la construcția Piramidei din Giza. Egiptenii au folosit aceleași principii de management de proiect pentru a gestiona echipa de muncitori pentru a proiecta o structură atât de mare și complexă. Astăzi, software-ul digital de management al proiectelor ajută companiile de toate dimensiunile să gestioneze și să urmărească progresul proiectului.

Cu un sistem robust de management al proiectelor, companiile își pot planifica, organiza, gestiona și conduce echipele și resursele pentru a obține rezultatele dorite. Un software de management de proiect la 360 de grade îmbunătățește operațiunile de afaceri în interior și în exterior. Acesta este motivul pentru care liderii din industrie se bazează pe un astfel de software pentru a-și îmbunătăți producția.

Provocări cu care se confruntă întreprinderile mici în managementul proiectelor

Afacerile mici sunt cele mai afectate de lipsa unui management clar al proiectelor. Un fond limitat de resurse și constrângeri bugetare combinate cu un proiect prost gestionat se pot dovedi dăunătoare creșterii companiei. Citiți mai multe despre unele dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă întreprinderile mici în managementul proiectelor.

• Lipsa de comunicare

Se așteaptă ca echipele mici să aibă o comunicare solidă între ele. Cu toate acestea, lucrul într-o structură de echipă mică și rapidă poate dovedi contrariul. Întreprinderile mici sunt acum asociate în mod obișnuit cu o lipsă de comunicare atât intern, cât și extern.

• Lipsa obiectivelor clare

Cel mai mare obstacol în calea unei structuri de companie dinamice și în evoluție duce la obiective neclare. Solicitările constante ad-hoc înseamnă că compania nu este concentrată pe obiectivul pe care și-a stabilit anterior. 39% dintre proiecte eșuează din cauza obiectivelor neclare și a unui plan de proiect clar. Modificările de ultimă oră nestructurate ale obiectivului pot deraia întregul proiect dacă nu există un sistem care să permită modificarea.

• Buget limitat

Startup-urile și întreprinderile mici supraviețuiesc de obicei cu o pernă financiară limitată. Aceasta înseamnă că organizațiile funcționează după un plan financiar strict. O mică schimbare de ultimă oră sau o întârziere neplanificată poate pune în pericol livrarea, afectând astfel bugetul afacerii.

• Lipsa de responsabilitate

Startup-urile sunt renumite pentru stilul lor de management din mers. Aceasta înseamnă că fiecare resursă lucrează la mai multe proiecte. În timp ce conducerea ar putea considera că este un mod optim de lucru; dacă nu există responsabilitate pentru muncă, acest lucru poate afecta și mai mult mai multe proiecte simultan.

• Termenele limită rigide

Când stai cu o bucată de hârtie pentru a decide cronologia proiectului, de cele mai multe ori, vei ajunge cu o cronologie imposibilă. Companiile mici primesc de obicei un proiect cu o cronologie aproape imposibilă. Fără un sistem de management adecvat, fiecare funcție de afaceri poate simți un impact direct.

Cum poate un software de management de proiect să ajute întreprinderile mici?

PMS ajută organizațiile mici și startup-urile să își eficientizeze funcțiile de afaceri pentru a gestiona eficient proiectele și a le livra la timp. De la gestionarea cronologiei proiectului până la oferirea de actualizări regulate și optimizarea utilizării resurselor, întreprinderile mici pot beneficia foarte mult de astfel de instrumente.

• Îmbunătățiți rata de succes

În general, succesul sau eșecul unui proiect este determinat de dacă compania a livrat proiectul la timp sau nu, așa cum era planificat la început. Software-ul de management de proiect vă permite să stabiliți etape, care pot ajuta managerii să evalueze progresul proiectului. Un indiciu timpuriu că un proiect ar putea fi întârziat permite managerilor să ia măsuri în timp util pentru livrarea punctuală.

• Planificare îmbunătățită a proiectelor cu o comunicare mai bună

Un sistem de management al proiectelor păstrează o bază de date centralizată a fiecărui proiect, progresul acestuia și disponibilitatea resurselor. Acest lucru permite companiilor mici și startup-urilor să optimizeze utilizarea resurselor. Un sistem comun de urmărire a proiectului permite, de asemenea, tuturor persoanelor implicate să interacționeze mai bine între ele pentru a accelera progresul. De asemenea, managerii pot informa clienții cu privire la progres.

• Respectați bugetul

Fiecare organizație este preocupată de rezultatul său, dar această nevoie este cu atât mai vitală pentru companiile mici. Startup-urile și întreprinderile mici nu au loc de eroare. Un instrument eficient de management de proiect vă permite să vă urmăriți bugetul. De asemenea, vă permite să vă urmăriți cheltuielile și să identificați zonele în care angajații își petrec timpul și unde organizația cheltuiește cel mai mult pentru a reduce orele facturabile. Acest lucru permite companiilor să optimizeze profitul și să livreze proiectul în limita bugetului.

• Urmăriți responsabilitatea

Angajații companiilor mici și startup-urilor ajung adesea să jongleze cu mai multe sarcini simultan. Software-ul de management de proiect poate ajuta la definirea rolurilor și responsabilităților. În acest fel, mai mulți oameni nu vor ajunge să lucreze la o singură sarcină, eliminând astfel redundanțe și optimizând utilizarea resurselor.

• Evaluare eficientă a proiectului

Evaluarea proiectelor cu ajutorul software-ului permite companiilor să identifice lacunele și punctele forte. Companiile pot folosi acest lucru pentru a-și îmbunătăți lacunele legate de proiecte și pentru a-și dubla punctele forte. Un instrument PMS oferă rapoarte care vă spun ce etape au fost atinse și unde au avut loc întârzierile.

Lectură sugerată: Un ghid cuprinzător pentru alegerea software-ului potrivit pentru managementul proiectelor

Studii de caz despre software de management de proiect pentru întreprinderile mici

Studiu de caz 1

Studiu de caz 2

Provocări cu care se confruntă întreprinderile în managementul proiectelor

De asemenea, marile corporații cu resursele lor vaste nu sunt imune la provocările managementului de proiect. Gestionarea unui proiect la o companie mare este ca și cum ai rezolva un cub Rubik. Managerii trebuie să mențină mai multe elemente ale proiectului în vârf, menținând în același timp un accent pe toate celelalte elemente și identificând cea mai bună cale pentru a finaliza sarcina. Citiți mai multe despre provocările de management de proiect ale întreprinderilor.

• Conflict de resurse

Chiar și o organizație bine structurată se poate confrunta cu conflicte de resurse atunci când vine vorba de gestionarea a sute de proiecte în același timp. Mai multe resurse ajung uneori să lucreze la același proiect atunci când este necesară o singură resursă. De asemenea, planificarea defectuoasă înseamnă uneori că o companie nu are resurse disponibile (forță de muncă, materie primă, software, hardware, utilaje etc.) pentru un proiect.

• Flux de acoperire

Creptarea domeniului de aplicare este una dintre cele mai mari provocări ale managementului de proiect, care se referă la modul în care cerințele proiectului s-au schimbat de-a lungul timpului în comparație cu domeniul de aplicare convenit inițial. Această schimbare a domeniului de aplicare duce la modificarea aproape a tot ceea ce are legătură cu proiectul.

• Abilități de echipă nepotrivite

În calitate de manager, se așteaptă să ai o echipă de membri calificați care sunt cei mai potriviti pentru un loc de muncă. Dacă există o nepotrivire în nivelul de calificare și cerințele proiectului, proiectul este obligat să se confrunte cu obstacole pe tot parcursul.

• Management prost al riscului

Managerii trebuie să evalueze riscul asociat cu proiectul lor. Trebuie să vă asigurați că echipa dvs. este întotdeauna pregătită să se adapteze dacă este necesar. Managerii de proiect nu sunt un psihic, ceea ce înseamnă că, oricât de mult ar încerca, nu pot enumera toate riscurile asociate proiectului.

• Termene ratate

Dacă oricare dintre indicațiile menționate mai sus vă împiedică proiectul, acesta va întârzia inevitabil livrarea finală. Doar 2,5% companii susțin că livrează 100% din proiectele lor la timp. Poate fi frustrant pentru toate părțile implicate dacă un proiect este livrat cu întârziere și acest lucru poate descuraja și mai mult creșterea companiei.

Cum poate un software de management de proiect să ajute întreprinderile mari?

Marile corporații cu mii de angajați pot beneficia și de un Sistem de Management de Proiect. Permite organizațiilor să urmărească toate proiectele, să le împartă în mici sprinturi, să se asigure că resursele nu sunt suprasolicitate sau subutilizate și să se asigure că compania este pregătită pentru toate riscurile care decurg dintr-un proiect.

• Planificarea sprintului

Companiile își pot planifica munca prin planificarea sprintului în software-ul lor de management de proiect. Acest lucru permite întreprinderilor să împartă un proiect în părți mici și să facă un sprint planificat pentru fiecare parte. Permite echipelor să se concentreze pe obiective specifice, în timp ce revizuiesc continuu prioritățile și planurile.

• Documente de proiect

Companiile își pot documenta întregul proiect și domeniul de activitate pe sistemul lor de management al proiectelor. Acest lucru va ajuta companiile să atenueze orice confuzie și neînțelegere în cadrul echipei și va ajuta pe toată lumea să înțeleagă ce se așteaptă de la ei.

• Urmăriți volumul de muncă

Un bun manager de proiect își evaluează în mod constant forța de muncă pentru a stabili că utilizarea resurselor este întotdeauna optimă. Software-ul PMS poate ajuta managerii să urmărească volumul de muncă și disponibilitatea tuturor resurselor disponibile.

• Evaluare a riscurilor

În timp ce un manager nu poate evalua toate riscurile potențiale asociate cu proiectul, un software robust de management de proiect poate face asta cu evaluarea riscului. Vă poate ajuta să identificați punctele de risc și să vă ajute să planificați posibilele incidente.

Studiu de caz despre software de management de proiect pentru întreprinderi mari

Citire recomandată: 20 de software de management de proiect cu sursă deschisă și gratuit

Concluzie

Software-ul de management al proiectelor nu mai este opțional. Astăzi, companiile se bazează pe instrumente de management de proiect pentru a-și eficientiza operațiunile de afaceri și pentru a oferi rezultate la timp. Cu PMS, companiile pot urmări progresul, pot modifica planul și pot produce rezultate excepționale 100% din timp. Deci, nu mai aștepta și obține un instrument de management de proiect pentru afacerea ta.