Оптимизируйте распределение задач с помощью Zoho Projects

Хорошо определенное и эффективное управление проектами действительно важно при работе над любым проектом. Как правило, существует множество шагов, которыми необходимо управлять для проекта независимо от его размера.

Если вы находитесь на рынке в поисках инструмента для управления проектами, весьма вероятно, что вы слышали о преимуществах, предлагаемых Zoho Projects. Если у вас нет, то Zoho Projects, вероятно, является лучшим инструментом в виде программного обеспечения для онлайн- управления проектами , которое помогает компаниям отслеживать задачи, сотрудничать и быть в курсе обновлений.

Это полезная платформа, которая может быть очень полезна для процессов распределения ресурсов и управления проектами. Что отличает Zoho Projects от его аналогов, так это то, что это огромная платформа, которая позволяет интегрировать различные приложения.

В этом блоге мы подробно рассмотрим все функции и преимущества Zoho Projects.

Что такое Зохо Проджектс?

Zoho предлагает мощное программное обеспечение для управления проектами , которое состоит из четырех основных модулей, доступных в каждом пакете, а также в бесплатной версии. Модули, которые включены в Zoho Projects: «Задачи и вехи», «Проект», «Документы», «Встречи и форумы» и «Календари». Все эти инструменты являются важной частью готовых возможностей этого превосходного приложения.

Поскольку требования в компании постоянно растут и нуждаются в интенсификации, дополнительные модули, такие как отслеживание времени, вики, чат и выставление счетов, могут быть добавлены в приложение без каких-либо проблем, так что для малого бизнеса может быть предоставлено экономичное решение.

Поняв , что такое Zoho Projects , мы теперь увидим различные методы, с помощью которых это программное обеспечение способствует беспрепятственному распределению задач.

1. Планирование проекта и сотрудничество

Планирование проектов и сотрудничество с другими членами команды может быть очень сложным, но это важно для бизнеса. К счастью, Zoho Projects упрощает доступ к одной и той же странице для всех, позволяя импортировать документы из различных приложений, таких как Open Office, Photoshop, PDF, ZIP-файлы и Microsoft Office.

Если вы хотите пойти дальше, вы можете создать страницы интрасети или вики-страницы, где члены команды могут создавать, делиться и отвечать на контент, связанный с проектом, такой как документы, презентации, видеоклипы, электронные таблицы и т. д. Реализация Zoho предлагает перетаскивание. и удалите инструменты, которые упрощают создание и обновление настраиваемых страниц за считанные минуты.

Если приоритет отдается тому, что вам нужно, Zoho Projects также предлагает доски объявлений, где можно создать ветку, чтобы публиковать темы, разжигать разговоры и поощрять сотрудничество. Если вы хотите продолжить разговор, есть также возможность создать чат, куда можно пригласить членов команды компании. Благодаря встроенной функции чата каждый может собраться вместе, чтобы обсудить некоторые важные вещи, поделиться разными идеями, а также решить проблемы в режиме реального времени. Нет необходимости в установке приложения, поскольку Zoho Projects включает функцию чата, и самое удивительное то, что полная стенограмма сохраняется, чтобы члены команды могли вернуться позже для просмотра разговора в случае необходимости.

2. Настройте портал для персонала

С помощью входа в Zoho Projects становится возможным добавлять ваших сотрудников из вашей организации, а также добавлять клиентов на портал проекта. Это позволяет всему персоналу и клиентам без особых усилий координировать задачи, которые выполняются в одном месте.

Кроме того, также возможно создать несколько проектов. На самом деле, вы можете назначать сотрудников и клиентов на некоторые из специализированных проектов по своему желанию и при необходимости. Клиентам не нужна учетная запись Zoho для добавления на портал.

Пока вы создаете проект, для этого конкретного проекта также создается специальная электронная почта. Любой, кто отправит электронное письмо на этот адрес, может автоматически войти в систему для решения проблемы проекта.

3. Постановка задач и вех

С помощью управления задачами, представлений зависимостей задач и контрольных точек проекта становится возможным выполнять распределение ресурсов и составлять отчеты по любой функции. Вы можете ставить задачи и назначать их персоналу так, как считаете нужным.

Помимо этого, также можно установить сроки выполнения задач, чтобы они могли выполняться своевременно. С каждой задачей есть таймер, который каждый, кому назначена задача, может регистрировать свои часы, выполняя и выполняя эту задачу.

Задача может иметь вложения и инструкции, а также можно сформировать зависимость, в которой начало одной задачи будет зависеть от завершения другой. Сразу после выполнения задачи; зависимость может быть установлена ​​на закрытие. Кроме того, можно настроить пользовательские статусы задач. Вехи должны быть зарегистрированы отдельно. Либо они могут быть связаны с задачами, либо вы можете установить веху для набора задач.

4. Регистрируйте проблемы во время проекта

Почти ни один проект не идеален, и всегда можно найти основную проблему. Скорее всего, может существовать отдельная вкладка с названиями проблем или ошибок, чтобы клиенты могли регистрировать проблемы или проблемы, которые могут возникнуть. Как упоминалось ранее, фиксированный адрес электронной почты может быть отправлен по почте, чтобы войти в задачу.

У проблем также есть отслеживание времени и другое время, чтобы можно было регистрировать, сколько времени требуется для исправления чего-либо. Существует также возможность добавлять вложения везде, где это необходимо. Доступны статусы по умолчанию: открыто и закрыто, но также можно добавить пользовательские статусы.

Раздел проблем на самом деле представляет собой централизованную платформу, где клиенты могут сообщать о своих проблемах, а организация может реагировать на них и устранять проблемы соответствующим образом.

5. Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта могут быть еще одним способом визуализации хода выполнения текущих задач. Они позволяют вам видеть каждую деталь проекта, включая списки задач, процент выполнения, просроченные задачи, зависимости и вехи. Каждой категории назначается свой цвет, что позволяет легко идентифицировать и различать задачи.

Кроме того, перепланирование и реорганизация задач также упрощается с использованием диаграмм Ганта. Вы можете изменить свои планы, добавив задачи, перетащив задачу из одной области диаграммы в другую, а затем отредактировав вехи по мере необходимости.

Кроме того, вы также можете переключать представления на диаграмме в зависимости от того, какая информация вам нужна. Если вы хотите знать, какие проекты должны быть выполнены в ближайшее время, вы можете переключить представление диаграммы Ганта для отображения предстоящих сроков выполнения в первую очередь. Наконец, диаграмму Ганта можно настроить в соответствии с вашими предпочтениями, включая масштабирование диаграммы, фильтрацию информации и экспорт данных задачи по мере необходимости.

6. Табель учета рабочего времени

Zoho Projects упрощает учет, позволяя всем людям, работающим над проектами, регистрировать свое рабочее и нерабочее время на платформе Zoho. В расписаниях можно записывать даты начала и окончания задач для отслеживания стоимости и времени, затраченного на части проекта. Вы можете установить таймеры для задачи, и как только вы остановите таймер, записи затраченного времени автоматически заносятся в табели учета рабочего времени.

Таймеры очень помогают в подсчете реального рабочего времени, потребляемого проектом. Если вам это нужно, Zoho Projects содержит подробную разбивку всех задач, выполненных на протяжении всего периода каждого проекта. Кроме того, также будет возможность регистрировать время ежедневно или еженедельно в зависимости от типа проекта.

Вы можете установить процесс утверждения и статус выставления счетов для табелей учета рабочего времени. Перед регистрацией убедитесь, что вы выбрали статус выставления счетов по умолчанию для записей. Вы также можете установить четко определенный процесс утверждения для записей, чтобы упростить фильтрацию и просмотр утвержденных и неутвержденных записей.

Всего одним щелчком мыши вы можете отправлять своим клиентам, заинтересованным сторонам, менеджерам проектов и отчеты о расписании по конкретным проектам, чтобы они могли понять, какая работа была завершена. Поскольку в системе регистрируется так много расписаний, вы также можете просматривать отчеты на основе пользователей, выставления счетов или даже некоторого окна дат. После просмотра отчетов вы можете экспортировать данные табеля учета рабочего времени в виде файлов PDF, xls или csv.

7. Автоматизация задач

Автоматизация — еще одно основное преимущество различных инструментов, предлагаемых Zoho, и Zoho Projects ни в коем случае не является исключением из этого правила. С помощью Zoho Projects вы можете создавать автоматические правила уведомления по электронной почте, чтобы все важные стороны знали, когда проблема регистрируется и когда проблема назначается соответствующим образом.

Помимо этого, также можно установить бизнес-правила, согласно которым автоматизированные задачи могут выполняться, когда проблема проекта предлагает высокий уровень безопасности. Вы также можете использовать веб-перехватчик, который позволяет стороннему приложению выполнять действие, основанное на задаче Zoho Projects.

Прекрасным примером веб-перехватчика является отправка сообщения пользователю всякий раз, когда возникает срочная эскалация. В Zoho есть пользовательские функции, которые делают возможной настройку для индивидуальной автоматизации, которая недоступна прямо из коробки в Zoho Projects.

Наконец, Blueprints можно использовать для уточнения процессов проекта. Это помогает в настройке пользовательских статусов и действий, которые следуют задолго до, во время и сразу после пользовательского статуса. Когда вы работаете над проблемой, вы можете установить статус «Выполняется». Сразу после этого клиенты уведомляются о том, что задача выполняется. Когда задача завершена, можно установить статус «На проверку», чтобы клиент мог просмотреть. Чертежи очень полезны для сегментированной автоматизации задач.

8. Отчеты Зохо

Приложение для расширенной аналитики и бизнес-аналитики, Zoho Reports помогает извлекать данные и четко отображать их визуально. Интеграция программного обеспечения для управления проектами, такого как Zoho Projects, с Zoho Reports может дать более глубокое представление о прогрессе команды, превращая данные в полезную информацию.

Zoho Reports предлагает более широкую картину с настраиваемой и проницательной информационной панелью. Вы можете легко создавать широкий спектр отчетов, таких как статус проекта, сжигание диаграмм, использование часов, планирование и выполнение фактических отчетов, которые помогают команде соединять точки и претворять в жизнь идеи проекта.

9. Интеграция счетов Zoho

Встроенная интеграция с помощью Zoho Invoice помогает автоматически генерировать счета с зарегистрированными табелями учета рабочего времени. Если вы хотите упростить этот процесс для учета, убедитесь, что вы также проверили приложение Zoho Invoice.

Zoho Projects предоставляет функции отслеживания времени, которые оптимизируют производительность проекта, рассчитывают время задачи и помогают экспортировать данные расписания в нужном формате при отправке счетов для платежей с использованием Zoho Invoice. Можно загрузить данные табеля учета рабочего времени в счет-фактуру Zoho, щелкнув параметр «Создать счет-фактуру».

10. Управление документами

Выступая в качестве эффективного и безопасного места для хранения и обмена файлами, Zoho Projects помогает поддерживать порядок файлов, позволяя команде обмениваться файлами и получать к ним доступ по мере необходимости. Неважно, документ это, видео, отчет, клип или электронная таблица, вы можете легко отправлять и сохранять все файлы в Zoho Projects.

Хорошая особенность Zoho Projects заключается в том, что он сохраняет предыдущую версию файлов, упрощая восстановление файлов и возврат к предыдущим версиям, когда это необходимо. Наконец, Zoho Projects включает в себя мощный инструмент поиска, который также помогает находить файлы, не просматривая все подряд. Zoho Projects помогает упростить обмен документами из любого места.

Вывод

Как уже упоминалось выше, Zoho Projects помогает сделать процессы управления проектами простыми и эффективными. Однако платформа также упрощает автоматизацию многих процессов и экономит время благодаря автоматическим отчетам и рабочим процессам.

Легко просматривать все ваши проекты, кто работает над проектами и обмениваться документами, относящимися к проекту. Вы также можете интегрировать различные приложения в Zoho Projects, что еще больше упрощает управление. В целом, Zoho Projects — это мощная платформа со многими преимуществами.

Если вам нужна дополнительная помощь в настройке Zoho Projects для организации или даже если вам нужна поддержка по задачам интеграции, свяжитесь с Encaptechno для получения экспертной помощи. Наша команда знающих и опытных профессионалов будет рада поддержать вас.