تبسيط تخصيص المهام باستخدام Zoho Projects

تعد إدارة المشروع المحددة جيدًا والفعالة مهمة حقًا أثناء العمل في أي نوع من المشاريع. بشكل عام ، هناك العديد من الخطوات التي يجب إدارتها للمشروع بغض النظر عن الحجم.

في حال كنت في السوق وتبحث عن أداة لإدارة المشروع ، فمن المحتمل جدًا أنك سمعت عن الفوائد التي تقدمها Zoho Projects. إذا لم تكن قد فعلت ذلك ، فمن المحتمل أن تكون Zoho Projects هي أفضل أداة في شكل برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يساعد الشركات على تتبع المهام والتعاون والبقاء على اتصال مع التحديثات.

إنها منصة مفيدة يمكن أن تكون مفيدة جدًا في عمليات تخصيص الموارد وإدارة المشاريع. ما يميز Zoho Projects عن نظرائه هو أنه منصة ضخمة تسمح بالتكامل بين التطبيقات المختلفة.

في هذه المدونة ، سنلقي نظرة متعمقة على جميع ميزات ومزايا Zoho Projects.

ما هي Zoho Projects؟

يقدم Zoho برنامجًا قويًا لإدارة المشاريع يتكون من أربع وحدات أساسية متوفرة في كل حزمة وكذلك في الإصدار المجاني. الوحدات النمطية المضمنة في Zoho Projects هي المهام والأحداث الرئيسية والمشروع والمستندات والاجتماعات والمنتديات والتقويمات. كل هذه الأدوات جزء مهم من القدرات الجاهزة لهذا التطبيق الممتاز.

نظرًا لأن المتطلبات في الشركة تستمر في التوسع وتحتاج إلى تكثيف ، يمكن إضافة الوحدات الإضافية مثل تتبع الوقت وويكي والدردشة والفوترة دون أي مشاكل للتطبيق بحيث يمكن توفير حل اقتصادي للشركات الصغيرة.

بعد فهم ما هو Zoho Projects ، سنرى الآن الطرق المختلفة التي يسهل هذا البرنامج من خلالها تخصيص المهام بسلاسة.

1. تخطيط المشروع والتعاون

قد يكون التخطيط للمشاريع والتعاون مع أعضاء الفريق الآخرين أمرًا صعبًا للغاية ، ولكنه مهم للشركات. لحسن الحظ ، تسهل Zoho Projects على الجميع الوصول إلى نفس الصفحة من خلال تمكين استيراد المستندات من تطبيقات مختلفة مثل Open Office و Photoshop و PDF وملفات ZIP و Microsoft Office.

في حالة رغبتك في اتخاذ هذه الخطوة إلى الأمام ، يمكنك إنشاء صفحات إنترانت أو صفحات wiki حيث يمكن لأعضاء الفريق إنشاء المحتوى ذي الصلة بالمشروع ومشاركته والرد عليه مثل المستندات والعروض التقديمية ومقاطع الفيديو وجداول البيانات وما إلى ذلك. يوفر تطبيق Zoho إمكانية السحب وإفلات الأدوات التي تجعل من السهل إنشاء الصفحات المخصصة وتحديثها في غضون دقائق.

في حالة ما إذا كانت الأولوية على ما تحتاج إليه ، فإن Zoho Projects تقدم أيضًا لوحات رسائل حيث يمكن للمرء إنشاء سلسلة رسائل لنشر الموضوعات وإثارة المحادثات وتشجيع التعاون. إذا كنت ترغب في استمرار المحادثة ، فهناك أيضًا خيار لإنشاء غرفة دردشة حيث يمكن دعوة أعضاء فريق الشركة. من خلال ميزة الدردشة المضمنة ، يمكن للجميع الاجتماع معًا لمناقشة بعض الأشياء المهمة ومشاركة الأفكار المختلفة وكذلك حل المشكلات في الوقت الفعلي. ليست هناك حاجة لتثبيت التطبيق حيث أن Zoho Projects تتضمن ميزة الدردشة والشيء الأكثر إثارة للدهشة هو أنه يتم حفظ النص الكامل حتى يتمكن أعضاء الفريق من العودة لاحقًا لمراجعة المحادثة في حالة الضرورة.

2. تكوين بوابة الموظفين

بمساعدة تسجيل الدخول إلى Zoho Projects ، يصبح من الممكن إضافة مستخدمين موظفين من مؤسستك مع إضافة عملاء أيضًا إلى بوابة المشروع. هذا يجعل الأمر أكثر بساطة بالنسبة للموظفين والعملاء بشكل كامل لتنسيق المهام التي تحدث في مكان واحد دون عناء.

بالإضافة إلى ذلك ، من الممكن أيضًا إنشاء مشاريع متعددة. في الواقع ، يمكنك تعيين الموظفين والعملاء لبعض المشاريع المخصصة تمامًا كما يحلو لك وتشعر بالضرورة. لا يحتاج العملاء إلى إضافة حساب Zoho إلى البوابة الإلكترونية.

أثناء قيامك بإنشاء مشروع ، هناك أيضًا بريد إلكتروني مخصص لهذا المشروع المحدد. يمكن لأي شخص يرسل بريدًا إلكترونيًا إلى هذا العنوان تسجيل الدخول تلقائيًا لمشكلة في المشروع.

3. تحديد المهام والمعالم

بمساعدة إدارة المهام ، وطرق عرض تبعية المهام ، ومعالم المشروع ، يصبح من الممكن تنفيذ تخصيص الموارد والإبلاغ عن أي وظيفة. يمكنك تعيين المهام وتعيينها للموظفين تمامًا كما تشعر أنه ضروري.

بخلاف ذلك ، من الممكن أيضًا تعيين تواريخ الاستحقاق للمهام بحيث يمكن تسليمها في الوقت المناسب. مع كل مهمة ، هناك جهاز توقيت مجهز لأي شخص مكلف بمهمة يمكنه تسجيل الدخول لساعاته أثناء القيام بهذه المهمة وإكمالها.

يمكن أن تحتوي المهمة على مرفقات وإرشادات ومن الممكن أيضًا تكوين تبعية حيث يعتمد بدء مهمة واحدة على إكمال مهمة أخرى. مباشرة بعد انتهاء المهمة ؛ يمكن ضبط التبعية للإغلاق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا تكوين الحالات المخصصة للمهام. يجب تسجيل المعالم بشكل منفصل. إما أنه يمكن إقرانها بالمهام أو يمكنك تعيين حدث رئيسي لمجموعة من المهام.

4. تسجيل المشاكل في وقت المشروع

لا يوجد مشروع مثالي تقريبًا وهناك دائمًا مشكلة أساسية يجب العثور عليها. من المحتمل أن توجد علامة تبويب منفصلة بأسماء المشكلات أو الأخطاء حتى يتمكن العملاء من تسجيل المشكلات أو المشكلات التي يحتمل حدوثها. كما ذكرنا سابقًا ، يمكن إرسال عنوان بريد إلكتروني ثابت لتسجيل الدخول إلى مشكلة.

تحتوي المشكلات أيضًا على تتبع للوقت وأوقات أخرى حتى يتمكن المرء من تسجيل الدخول إلى المدة التي يستغرقها إصلاح شيء ما. هناك أيضًا مجال لإضافة المرفقات حيثما كان ذلك ضروريًا. الحالات الافتراضية المتاحة مفتوحة ومغلقة ولكن يمكن أيضًا إضافة الحالات المخصصة.

يعد قسم المشكلات في الواقع نظامًا أساسيًا مركزيًا حيث يمكن للعملاء توصيل مشكلاتهم ويمكن للمؤسسة الرد عليها وحل المشكلات وفقًا لذلك.

5. مخططات جانت

يمكن أن تكون مخططات جانت مجرد طريقة أخرى لتصور تقدم المهام الجارية. إنها تسمح لك بمشاهدة كل تفاصيل المشروع بما في ذلك قوائم المهام والنسب المئوية للاكتمال والمهام المتأخرة والتبعيات والمعالم. يتم تخصيص لون مختلف لكل فئة مما يسهل التعرف على المهام وتمييزها.

إلى جانب ذلك ، أصبحت إعادة الجدولة وإعادة تنظيم المهام بسيطة أيضًا باستخدام مخططات جانت. يمكنك تغيير خططك عن طريق إضافة المهام ، وسحب مهمة وإفلاتها من منطقة في الرسم البياني إلى منطقة أخرى ، ثم تحرير المعالم كما هو مطلوب.

علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا تبديل طرق العرض على الرسم البياني اعتمادًا على نوع المعلومات المطلوبة. إذا كنت ترغب في معرفة المشاريع المستحقة في المرة القادمة ، فيمكنك تبديل طريقة عرض مخطط جانت لعرض تواريخ الاستحقاق القادمة أولاً. أخيرًا ، يمكن تخصيص مخطط جانت بناءً على تفضيلاتك بما في ذلك قياس المخطط وتصفية المعلومات وتصدير بيانات المهمة حسب الحاجة.

6. الجداول الزمنية

تسهل Zoho Projects المحاسبة من خلال جعل جميع الأفراد الذين يعملون في المشاريع يسجلون ساعات عملهم وغير ساعات عملهم في منصة Zoho. يمكن لسجلات الدوام تسجيل تاريخ بداية المهام وانتهائها لتتبع التكلفة والوقت المستغرق في أجزاء المشروع. يمكنك ضبط المؤقتات لمهمة وبمجرد إيقاف المؤقت ، يتم تسجيل إدخالات الوقت المستغرق تلقائيًا في الجداول الزمنية.

تساعد الموقتات بشكل كبير في حساب ساعات العمل الحقيقية التي يستهلكها المشروع. في حالة احتياجك لذلك ، تحتوي Zoho Projects على تحليل تفصيلي لجميع المهام المكتملة طوال مدة كل مشروع. علاوة على ذلك ، سيكون هناك أيضًا خيار لتسجيل الوقت يوميًا أو أسبوعيًا بناءً على نوع المشروع.

يمكنك إنشاء عملية الموافقة وحالة الفوترة للجداول الزمنية. تأكد من تحديد حالة الفواتير الافتراضية للإدخالات قبل وقت التسجيل. يمكنك أيضًا إنشاء عملية موافقة محددة جيدًا للإدخالات بحيث يصبح من السهل تصفية وعرض الإدخالات المعتمدة وغير المعتمدة.

بنقرة واحدة فقط ، يمكنك إرسال تقارير إلى العملاء وأصحاب المصلحة ومديري المشاريع وجداول زمنية فيما يتعلق بمشاريع محددة حتى يتمكنوا من فهم العمل الذي تم إنجازه. مع تسجيل العديد من الجداول الزمنية في النظام ، يمكنك أيضًا اختيار عرض التقارير بناءً على المستخدمين أو الفواتير أو حتى بعض فترات التواريخ. بمجرد عرض التقارير ، يمكنك اختيار تصدير بيانات الجدول الزمني كملفات PDF أو xls أو csv.

7. أتمتة المهام

الأتمتة هي ميزة أساسية أخرى للأدوات المختلفة التي تقدمها Zoho و Zoho Projects وهي على الإطلاق ليست استثناءً لهذه القاعدة. بمساعدة Zoho Projects ، يمكنك إنشاء قواعد تلقائية لإعلام البريد الإلكتروني لإعلام جميع الأطراف المهمة بوقت تسجيل مشكلة ما ومتى يتم تعيين مشكلة وفقًا لذلك.

بخلاف ذلك ، من الممكن أيضًا تعيين قواعد العمل حيث يمكن تنفيذ المهام التلقائية عندما توفر مشكلة في المشروع مستوى أمان عاليًا. يمكنك أيضًا استخدام خطاف ويب يسمح لتطبيق تابع لجهة خارجية بتنفيذ إجراء يستند إلى مهمة Zoho Projects.

خير مثال على الويب هوك هو إرسال رسالة إلى المستخدم كلما كان هناك تصعيد عاجل. يحتوي Zoho على وظائف مخصصة تجعل التكوين من أجل أتمتة مخصصة ممكنًا وهو أمر غير متاح مباشرة في Zoho Projects.

أخيرًا ، يمكن استخدام Blueprints لتحسين عمليات المشروع. يساعد في تكوين الحالات والإجراءات المخصصة التي تتبع كثيرًا قبل وأثناء وبعد الحالة المخصصة مباشرة. عندما تعمل على مشكلة ما ، يمكنك ضبط الحالة على "قيد التقدم". بعد حدوث ذلك مباشرة ، يتم إخطار العملاء بأن المهمة قيد التنفيذ. عند انتهاء المهمة ، يمكن تعيين الحالة على أنها "قيد الاختبار" حتى يتمكن العميل من المراجعة. المخططات مفيدة للغاية لأتمتة المهام المقسمة.

8. تقارير Zoho

يساعد تطبيق Zoho Reports ، وهو عبارة عن تحليلات متقدمة وتطبيق ذكاء الأعمال ، في سحب البيانات وتخطيطها بشكل مرئي بوضوح. يمكن أن يوفر تكامل برنامج إدارة ap roject مثل Zoho Projects مع Zoho Reports رؤية متعمقة حول تقدم الفريق أثناء تحويل البيانات إلى رؤى قابلة للتنفيذ.

تقدم Zoho Reports صورة أكبر مع لوحة معلومات قابلة للتخصيص وثاقبة. يمكنك بسهولة إنشاء مجموعة واسعة من التقارير مثل حالة المشروع ، ونسخ المخططات ، واستخدام الساعات ، والتخطيط ، وتنفيذ التقارير الفعلية التي تساعد الفريق على ربط النقاط ووضع رؤى المشروع موضع التنفيذ.

9. Zoho Invoice Integration

يساعد التكامل المدمج بمساعدة Zoho Invoice في إنشاء الفواتير تلقائيًا باستخدام جداول زمنية مسجلة. إذا كنت ترغب في تبسيط هذه العملية للمحاسبة ، فتأكد من مراجعة تطبيق Zoho Invoice أيضًا.

يوفر Zoho Projects وظائف تتبع الوقت التي تعمل على تحسين أداء المشروع وحساب وقت المهمة والمساعدة في تصدير بيانات الجدول الزمني بالتنسيق المطلوب أثناء إرسال الفواتير للمدفوعات باستخدام Zoho Invoice. من الممكن تحميل بيانات الجدول الزمني في Zoho Invoice من خلال النقر على خيار إنشاء الفاتورة.

10. إدارة الوثائق

من خلال العمل كمكان فعال وآمن لتخزين الملفات ومشاركتها ، يساعد Zoho Projects في الحفاظ على تنظيم الملفات مع السماح للفريق بمشاركة الملفات والوصول إليها حسب الحاجة. لا يهم ما إذا كان مستندًا أو مقطع فيديو أو تقريرًا أو مقطعًا أو جدول بيانات ، يمكنك بسهولة إرسال جميع الملفات وحفظها في Zoho Projects.

من الميزات الجيدة لـ Zoho Projects أنه يحفظ الإصدار السابق من الملفات مع تسهيل استعادة الملفات والعودة إلى الإصدارات السابقة عند الحاجة إليها. أخيرًا ، يتضمن Zoho Projects أداة بحث قوية تساعد أيضًا في العثور على الملفات دون البحث في كل شيء. تساعد Zoho Projects في تسهيل مشاركة المستندات من أي مكان.

استنتاج

كما ذكر أعلاه ، تساعد Zoho Projects في جعل عمليات إدارة المشاريع بسيطة وفعالة. ومع ذلك ، فإن النظام الأساسي يجعل من السهل أيضًا أتمتة العديد من العمليات وتوفير الوقت من خلال التقارير التلقائية وسير العمل.

من السهل عرض جميع مشاريعك ، من يعمل في المشاريع ومشاركة المستندات ذات الصلة بالمشروع. يمكنك أيضًا دمج تطبيقات مختلفة في Zoho Projects مما يجعل إدارة كل شيء أسهل. الكل في الكل ، Zoho Projects عبارة عن نظام أساسي قوي يأتي بالعديد من المزايا.

إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة في إعداد Zoho Projects لمؤسسة ما أو حتى إذا كنت بحاجة إلى دعم لمهام التكامل ، فاتصل بـ Encaptechno للحصول على مساعدة الخبراء. سيسعد فريقنا من المهنيين المطلعين وذوي الخبرة بدعمك.