ปรับปรุงการจัดสรรงานด้วย Zoho Projects

การจัดการโครงการที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญมากในขณะที่ทำงานในโครงการทุกประเภท โดยทั่วไปมีหลายขั้นตอนที่ต้องได้รับการจัดการสำหรับโครงการโดยไม่คำนึงถึงขนาด

ในกรณีที่คุณออกสู่ตลาดโดยมองหาเครื่องมือการจัดการโครงการ มีโอกาสสูงที่คุณเคยได้ยินเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่ Zoho Projects มอบให้ ในกรณีที่คุณยังไม่มี Zoho Projects น่าจะเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดในรูปแบบของ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ออนไลน์ที่ช่วยให้ธุรกิจติดตามงาน ทำงานร่วมกัน และติดตามการอัปเดต

เป็นแพลตฟอร์มที่มีประโยชน์ซึ่งมีประโยชน์มากสำหรับ การจัดสรรทรัพยากร และกระบวนการจัดการโครงการ สิ่งที่แยก Zoho Projects ออกจากคู่กันคือมันเป็นแพลตฟอร์มขนาดใหญ่ที่ช่วยให้สามารถผสานรวมระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ ได้

ในบล็อกนี้ เราจะเจาะลึกถึงคุณสมบัติและข้อดีทั้งหมดของ Zoho Projects

Zoho Projects คืออะไร?

Zoho นำเสนอ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ อันทรงพลังที่ประกอบด้วยโมดูลพื้นฐานสี่โมดูลที่มีให้ในแต่ละแพ็คเกจและในเวอร์ชันฟรี โมดูลที่รวมอยู่ใน Zoho Projects ได้แก่ งานและเหตุการณ์สำคัญ โครงการ เอกสาร การประชุมและฟอรัม และปฏิทิน เครื่องมือทั้งหมดเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของความสามารถที่ใช้งานได้จริงของแอปพลิเคชันที่ยอดเยี่ยมนี้

เนื่องจากข้อกำหนดในบริษัทมีการขยายขนาดและต้องการความเข้มงวดมากขึ้น โมดูลเพิ่มเติม เช่น การติดตามเวลา วิกิ แชท และการเรียกเก็บเงิน สามารถเพิ่มได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ ในแอปพลิเคชัน เพื่อให้สามารถจัดหาโซลูชันที่ประหยัดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กได้

หลังจากทำความเข้าใจ ว่า Zoho Projects คืออะไร ตอนนี้เราจะเห็นวิธีการต่างๆ ที่ซอฟต์แวร์นี้อำนวยความสะดวกในการจัดสรรงานอย่างราบรื่น

1. การวางแผนโครงการและการทำงานร่วมกัน

การวางแผนโครงการและการร่วมมือกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ อาจเป็นเรื่องยากมาก แต่ก็มีความสำคัญสำหรับธุรกิจ โชคดีที่ Zoho Projects ทำให้ทุกคนเข้าถึงหน้าเดียวกันได้ง่ายๆ โดยสามารถนำเข้าเอกสารจากแอปพลิเคชันต่างๆ เช่น Open Office, Photoshop, PDF, ไฟล์ ZIP และ Microsoft Office

ในกรณีที่คุณต้องการก้าวไปอีกขั้น คุณสามารถสร้างหน้าอินทราเน็ตหรือหน้าวิกิซึ่งสมาชิกในทีมสามารถสร้าง แชร์ และตอบกลับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เช่น เอกสาร งานนำเสนอ คลิปวิดีโอ สเปรดชีต ฯลฯ การใช้งาน Zoho เสนอการลาก และวางเครื่องมือที่ทำให้ง่ายต่อการสร้างและอัปเดตหน้าที่กำหนดเองภายในไม่กี่นาที

ในกรณีที่มีลำดับความสำคัญอยู่ที่สิ่งที่คุณต้องการ Zoho Projects ยังมีกระดานข้อความที่คุณสามารถสร้างชุดข้อความเพื่อโพสต์หัวข้อ จุดประกายการสนทนา และส่งเสริมการทำงานร่วมกัน หากคุณต้องการให้การสนทนาดำเนินต่อไป ยังมีตัวเลือกในการสร้างห้องสนทนาที่สามารถเชิญสมาชิกในทีมของบริษัทได้ ด้วยคุณสมบัติการแชทในตัว ทุกคนสามารถมารวมตัวกันเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญ แบ่งปันความคิดที่แตกต่าง และยังสามารถแก้ไขปัญหาแบบเรียลไทม์ได้อีกด้วย ไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอปเนื่องจาก Zoho Projects มีฟีเจอร์แชทและสิ่งที่น่าทึ่งที่สุดคือบันทึกการถอดเสียงทั้งหมดเพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถกลับไปตรวจสอบการสนทนาในภายหลังได้ในกรณีที่จำเป็น

2. กำหนดค่าพอร์ทัลพนักงาน

ด้วยความช่วยเหลือของการ เข้าสู่ระบบ Zoho Projects คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้พนักงานของคุณจากองค์กรของคุณเองในขณะที่เพิ่มลูกค้าไปยังพอร์ทัลของโครงการ สิ่งนี้ทำให้ง่ายขึ้นมากสำหรับพนักงานและลูกค้าที่สมบูรณ์ในการประสานงานงานที่เกิดขึ้นในที่เดียว

นอกจากนี้ยังสามารถสร้างหลายโครงการได้อีกด้วย ที่จริงแล้ว คุณสามารถมอบหมายพนักงานและลูกค้าให้กับบางโครงการเฉพาะตามที่คุณต้องการและรู้สึกว่าจำเป็น ลูกค้าไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Zoho เพื่อเพิ่มไปยังพอร์ทัล

ในขณะที่คุณสร้างโปรเจ็กต์ ยังมีอีเมลเฉพาะสำหรับโปรเจ็กต์นั้นด้วย ใครก็ตามที่ส่งอีเมลถึงที่อยู่นี้สามารถเข้าสู่ระบบโดยอัตโนมัติสำหรับปัญหาของโครงการ

3. การตั้งค่างานและเหตุการณ์สำคัญ

ด้วยความช่วยเหลือของการจัดการงาน มุมมองการขึ้นต่อกันของงาน และเหตุการณ์สำคัญของโครงการ ทำให้สามารถดำเนินการ จัดสรรทรัพยากร และรายงานเกี่ยวกับฟังก์ชันใดๆ ได้ คุณสามารถกำหนดงานและมอบหมายงานให้กับพนักงานได้ตามที่คุณต้องการ

นอกจากนั้น ยังสามารถกำหนดวันครบกำหนดสำหรับงานต่างๆ เพื่อให้สามารถจัดส่งได้ทันท่วงที ในทุกงาน จะมีตัวจับเวลาติดตั้งอยู่ ใครก็ตามที่ได้รับมอบหมายงานสามารถเข้าสู่ระบบชั่วโมงของตนในขณะที่ดำเนินการและทำงานนั้นให้เสร็จ

งานสามารถมีสิ่งที่แนบมาและคำแนะนำ และยังสามารถสร้างการพึ่งพาโดยที่การเริ่มต้นงานหนึ่งจะขึ้นอยู่กับความสมบูรณ์ของงานอื่น ทันทีหลังจากงานเสร็จสิ้น การพึ่งพาสามารถตั้งค่าให้ปิดได้ นอกจากนี้ ยังสามารถกำหนดค่าสถานะงานที่กำหนดเองได้ ต้องบันทึกเหตุการณ์สำคัญแยกต่างหาก พวกเขาสามารถเชื่อมโยงกับงานหรือคุณสามารถกำหนดเหตุการณ์สำคัญสำหรับชุดของงาน

4. บันทึกปัญหา ณ เวลาของโครงการ

แทบไม่มีโครงการใดที่สมบูรณ์แบบและมักมีปัญหาแฝงอยู่เสมอ อาจมีแท็บแยกต่างหากที่มีชื่อของปัญหาหรือข้อบกพร่องอยู่ เพื่อให้ลูกค้าสามารถบันทึกปัญหาหรือปัญหาที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้นได้ ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ คุณสามารถส่งที่อยู่อีเมลแบบคงที่เพื่อเข้าสู่ระบบปัญหา

ปัญหายังมีการติดตามเวลาและครั้งอื่นๆ เพื่อให้สามารถเข้าสู่ระบบได้ว่าจะใช้เวลานานเท่าใดในการแก้ไขบางอย่าง นอกจากนี้ยังมีขอบเขตเพื่อเพิ่มสิ่งที่แนบมาทุกที่ที่จำเป็น สถานะเริ่มต้นที่มีอยู่คือเปิดและปิด แต่สามารถเพิ่มสถานะที่กำหนดเองได้

ส่วนปัญหาเป็นแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ที่ลูกค้าสามารถสื่อสารปัญหาของตนได้ และองค์กรสามารถตอบสนองต่อปัญหาเหล่านั้นและแก้ไขปัญหาตามนั้นได้

5. แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นอีกวิธีหนึ่งในการแสดงภาพความคืบหน้าของงานที่กำลังดำเนินการอยู่ ช่วยให้คุณเห็นทุกรายละเอียดของโครงการ รวมทั้งรายการงาน เปอร์เซ็นต์ของความสมบูรณ์ งานที่ค้างชำระ การขึ้นต่อกัน และเหตุการณ์สำคัญ ทุกหมวดมีสีที่แตกต่างกัน ซึ่งทำให้ง่ายต่อการระบุและแยกแยะงาน

นอกจากนี้ การจัดกำหนดการใหม่และการจัดระเบียบงานยังทำได้ง่ายด้วยการใช้แผนภูมิแกนต์ คุณสามารถเปลี่ยนแผนของคุณได้โดยการเพิ่มงาน การลากและวางงานจากพื้นที่หนึ่งของแผนภูมิไปยังอีกพื้นที่หนึ่ง จากนั้นแก้ไขเหตุการณ์สำคัญตามที่จำเป็น

นอกจากนี้ คุณยังสามารถสลับมุมมองบนแผนภูมิได้ขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลที่ต้องการ หากคุณต้องการทราบว่าโครงการใดจะครบกำหนดในเร็วๆ นี้ คุณสามารถเปลี่ยนมุมมองของแผนภูมิแกนต์เพื่อแสดงวันครบกำหนดที่จะมาถึงก่อน สุดท้าย แผนภูมิแกนต์สามารถกำหนดเองได้ตามความต้องการของคุณ รวมถึงการปรับขนาดแผนภูมิ การกรองข้อมูล และการส่งออกข้อมูลงานตามความจำเป็น

6. ตารางเวลา

Zoho Projects ทำให้การทำบัญชีเป็นเรื่องง่ายโดยให้ทุกคนที่ทำงานในโครงการบันทึกชั่วโมงการทำงานและเวลาที่ไม่ทำงานลงในแพลตฟอร์ม Zoho แผ่นเวลาสามารถบันทึกวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของงานเพื่อติดตามต้นทุนและเวลาที่ใช้ในส่วนต่างๆ ของโครงการ คุณสามารถตั้งค่าตัวจับเวลาสำหรับงาน และเมื่อคุณหยุดตัวจับเวลา รายการของเวลาที่ใช้จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติในแผ่นเวลา

ตัวจับเวลาช่วยอย่างมากในการคำนวณชั่วโมงทำงานจริงที่โครงการใช้ไป ในกรณีที่คุณต้องการ Zoho Projects จะมีรายละเอียดของงานทั้งหมดที่เสร็จสมบูรณ์ตลอดระยะเวลาของแต่ละโครงการ นอกจากนี้ จะมีตัวเลือกให้บันทึกเวลาเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ตามประเภทของโปรเจ็กต์

คุณสามารถสร้างกระบวนการอนุมัติและสถานะการเรียกเก็บเงินสำหรับแผ่นเวลาได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกสถานะการเรียกเก็บเงินเริ่มต้นสำหรับรายการก่อนเวลาบันทึก คุณยังสามารถสร้างกระบวนการอนุมัติที่กำหนดไว้อย่างดีสำหรับรายการต่างๆ เพื่อให้ง่ายต่อการกรองและดูรายการที่ได้รับอนุมัติและไม่ได้รับการอนุมัติ

ในการคลิกเพียงครั้งเดียว คุณสามารถส่งลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้จัดการโครงการ และรายงานไทม์ชีทที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะ เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าใจว่างานใดที่เสร็จสมบูรณ์ ด้วยไทม์ชีทจำนวนมากที่เข้าสู่ระบบ คุณสามารถเลือกดูรายงานตามผู้ใช้ การเรียกเก็บเงิน หรือแม้แต่บางช่วงของวันที่ เมื่อดูรายงานแล้ว คุณสามารถเลือกส่งออกข้อมูลไทม์ชีทเป็นไฟล์ PDF, xls หรือ csv

7. งานอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติยังเป็นประโยชน์หลักอีกประการหนึ่งของเครื่องมือต่างๆ ที่ Zoho และ Zoho Projects นำเสนอ ย่อมไม่มีข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้ ด้วยความช่วยเหลือของ Zoho Projects คุณสามารถสร้างกฎการแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติเพื่อให้ฝ่ายสำคัญทั้งหมดทราบเมื่อปัญหาเข้าสู่ระบบและเมื่อปัญหาได้รับมอบหมายตามนั้น

นอกเหนือจากนี้ ยังสามารถกำหนดกฎเกณฑ์ทางธุรกิจที่งานอัตโนมัติสามารถทำได้เมื่อปัญหาของโครงการมีระดับความปลอดภัยสูง คุณยังสามารถใช้เว็บฮุคที่อนุญาตให้แอปพลิเคชันบุคคลที่สามดำเนินการตามงานของ Zoho Projects

ตัวอย่างที่ดีของเว็บฮุคคือการส่งข้อความถึงผู้ใช้ทุกครั้งที่มีการยกระดับอย่างเร่งด่วน Zoho มีฟังก์ชันแบบกำหนดเองที่ทำให้สามารถกำหนดค่าสำหรับระบบอัตโนมัติแบบกำหนดเองได้ ซึ่งไม่พร้อมใช้งานทันทีใน Zoho Projects

สุดท้าย สามารถใช้พิมพ์เขียวเพื่อปรับแต่งกระบวนการของโครงการได้ ช่วยในการกำหนดค่าสถานะที่กำหนดเองและการดำเนินการที่ตามมามากก่อน ระหว่าง และหลังสถานะที่กำหนดเอง เมื่อคุณกำลังทำงานเกี่ยวกับปัญหา คุณสามารถตั้งค่าสถานะเป็น "กำลังดำเนินการ" หลังจากเหตุการณ์นี้เกิดขึ้น ลูกค้าจะได้รับแจ้งว่างานอยู่ในระหว่างดำเนินการ เมื่องานเสร็จสิ้น สามารถกำหนดสถานะเป็น “กำลังทดสอบ” เพื่อให้ลูกค้าตรวจสอบได้ พิมพ์เขียวมีประโยชน์อย่างมากสำหรับการทำงานอัตโนมัติแบบแบ่งกลุ่ม

8. Zoho Reports

การวิเคราะห์ขั้นสูงและแอปพลิเคชันข่าวกรองธุรกิจ Zoho Reports ช่วยในการดึงข้อมูลและทำแผนที่อย่างชัดเจน การผสานรวม ซอฟต์แวร์การจัดการ โครงการ ap เช่น Zoho Projects กับ Zoho Reports สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความคืบหน้าของทีมในขณะที่เปลี่ยนข้อมูลให้เป็นข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริง

Zoho Reports นำเสนอภาพที่ใหญ่ขึ้นด้วยแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้และข้อมูลเชิงลึก คุณสามารถสร้างรายงานได้หลากหลาย เช่น สถานะโครงการ แผนภูมิการเผาไหม้ ใช้เวลาหลายชั่วโมง การวางแผนและดำเนินการรายงานจริงที่ช่วยให้ทีมเชื่อมโยงจุดต่างๆ และนำข้อมูลเชิงลึกของโครงการไปปฏิบัติได้

9. การรวม Zoho Invoice

การผสานรวมในตัวด้วยความช่วยเหลือของ Zoho Invoice ช่วยในการสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติด้วยไทม์ชีทที่บันทึกไว้ ในกรณีที่คุณต้องการปรับปรุงกระบวนการทางบัญชีนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบแอปพลิเคชัน Zoho Invoice ด้วยเช่นกัน

Zoho Projects มีฟังก์ชันการติดตามเวลาที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของโครงการ คำนวณเวลางาน และช่วยในการส่งออกข้อมูลไทม์ชีทในรูปแบบที่ต้องการในขณะที่ส่งใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินโดยใช้ Zoho Invoice คุณสามารถโหลดข้อมูลไทม์ชีทลงใน Zoho Invoice ได้โดยคลิกตัวเลือกสร้างใบแจ้งหนี้

10. การจัดการเอกสาร

ทำหน้าที่เป็นสถานที่ที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยสำหรับการจัดเก็บและแบ่งปันไฟล์ Zoho Projects ช่วยในการรักษาไฟล์ให้เป็นระเบียบในขณะที่ช่วยให้ทีมสามารถแชร์และเข้าถึงไฟล์ได้ตามต้องการ ไม่สำคัญว่าจะเป็นเอกสาร วิดีโอ รายงาน คลิป หรือสเปรดชีต คุณสามารถส่งและบันทึกไฟล์ทั้งหมดใน Zoho Projects ได้อย่างง่ายดาย

คุณลักษณะที่ดีของ Zoho Projects คือบันทึกไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าในขณะที่ทำให้ง่ายต่อการกู้คืนไฟล์และย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าเมื่อจำเป็น สุดท้าย Zoho Projects มีเครื่องมือค้นหาอันทรงพลังที่ช่วยในการค้นหาไฟล์โดยไม่ต้องค้นหาทุกอย่าง Zoho Projects ช่วยทำให้การแชร์เอกสารเป็นเรื่องง่ายจากทุกที่

บทสรุป

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น Zoho Projects ช่วยทำให้กระบวนการจัดการโครงการง่ายและมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม แพลตฟอร์มนี้ยังทำให้ง่ายต่อการทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นอัตโนมัติ และประหยัดเวลาด้วยการรายงานอัตโนมัติและเวิร์กโฟลว์

ง่ายต่อการดูโครงการทั้งหมดของคุณ ผู้ที่กำลังทำงานในโครงการและแบ่งปันเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการ คุณยังสามารถรวมแอปพลิเคชันต่างๆ เข้ากับ Zoho Projects ที่ทำให้ทุกอย่างจัดการได้ง่าย สรุปแล้ว Zoho Projects เป็นแพลตฟอร์มที่ทรงพลังที่มาพร้อมกับข้อดีมากมาย

ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมในการตั้งค่า Zoho Projects สำหรับองค์กร หรือแม้แต่ต้องการการสนับสนุนสำหรับงานบูรณาการ โปรดติดต่อ Encaptechno เพื่อขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ ทีมงานมืออาชีพที่มีความรู้และประสบการณ์ของเรายินดีที่จะสนับสนุนคุณ