5个常见的发票错误
已发表: 2022-05-02错误是不可避免的。 在开具发票时，它们往往会偶尔发生。 哪些发票错误最常见？ 如何避免发票错误？ 他们会有什么后果？ 如果您想知道这些问题的答案，请阅读我们关于 5 种常见发票错误的文章。
5 个常见的发票错误——目录
- 错误的发票号码
- 交易对手数据不正确
- 没有关于付款方式的信息
- 商品或服务描述不正确
- 计费错误
- 概括
错误的发票号码
每张发票都必须有一个唯一的编号。 这是显而易见的，但在某些情况下，很容易犯这些发票错误。 如果您使用 Word 或 Excel 等程序或其等效程序来开具发票，则尤其如此。 乍一看，这似乎会使您的发票工作更轻松。 在此类程序中，您可以准备现成的发票模板，您只需在签发后续文件时更改数据。 但是这个解决方案有一个很大的缺点。
覆盖后续文件可能会导致您迷失编号。 将发票保存为 Word 文档中的连续页面或 Excel 中的连续工作表也可能导致不准确。
发票编号中最常见的发票错误是什么？ 有两种类型：重复发票编号和编号间隙。 当税务机关检查时，这两种发票错误都会产生令人不快的后果。 包含空白的编号可能表明并非所有已开具的发票都包含在税收计算中。 编号上的空白即使是偶然的，也不是为了误导税务机关，也会引起严重的质疑。
第二种错误，即两张或多张相同编号但内容不同的发票，也可能表明它们是故意以这种方式开具的，以避税。 在这种情况下，过帐此类发票也可能存在问题，因为会计软件可能不允许您输入两个或多个具有相同编号的单据。
纠正这种疏忽可能并不容易，尤其是如果您已经向您的客户发送了此类错误的发票，但后来才意识到您的编号错误。 它们对您的承包商来说并不重要，因为他们不会检查您的发票的正确编号。 因此，他们可以毫无问题地支付此类发票。 但在税务审计的情况下，您可能会因此受到处罚。 这就是为什么最好防止它们的原因，例如，通过使用自动分配编号的发票程序或应用程序。 这样，您将避免发票错误，并确保您没有开具错误编号的发票。
交易对手数据不正确
我们只是人类，失误时常发生在我们所有人身上。 这可能是您开具发票的公司名称的拼写错误或客户名称的拼写错误。 一个典型的也是承包商的错误地址。 在这种情况下，可能会出现各种错误：错误的楼号、错误的邮政编码、错误的街道名称，甚至是公司总部所在城市的拼写错误。 您也可能在发票上写错客户的税号。
这些似乎只是小事。 但是当他们的名字或姓氏包含拼写错误时，没有人喜欢它。 此外，它们可能导致税收后果。 不正确的承包商数据可能使他无法将此类发票视为其业务成本。 在这种情况下，有必要更正数据。 这将延长您等待此类发票付款的时间，因为您的客户可能会在收到包含正确数据的文件之前拒绝付款。
另一种类型的缺陷是向完全不同的收件人数据开具发票。 当通过覆盖文件中的数据手动创建发票时，尤其会发生这种情况。 在这种情况下，销售的正确数量的商品或服务包含在发票中，但收款人数据仍保留在前一张发票中。
这种失误可能会导致您将此类发票发送给错误的收件人，该收件人没有从您那里购买发票上列出的物品。 您也可以将其发送给从您那里购买的承包商，但该发票上的收件人信息将是错误的。 除非您更正它们，否则您当然不能指望收到此类发票的付款。
如何避免它们？ 这是发票程序可以帮助您的地方。 您可以使用它来创建客户数据库。 您只需要检查一次他们的数据，这样您以后就可以完美地开具发票。 某些程序使您能够从政府记录中下载公司数据，因此您可以在开具发票时避免这些错误。
没有关于付款方式的信息
每个人都喜欢将钱存入他们的帐户。 但缺乏有关如何付款的信息可能会导致无法支付发票。
这是可能发生各种错误的地方，从没有银行帐号到不正确的帐号到不知道何时以及如何支付发票。 这里的不准确可能会产生各种后果。 错过到期日可能会导致客户在法定期限内向您支付发票。 但是一个错误的帐号，甚至没有一个帐号，都会导致承包商无法向您付款。 只有当您更正或完成此数据时，您才能依靠发票付款。
商品或服务描述不正确
发票必须包含所售商品和服务的准确描述。 虽然在商品错误的情况下不太常见，但对服务的良好描述可能会导致许多问题。 您的客户不得怀疑他们正在为所订购的商品付款。 这就是发票上的数据必须与订单上的数据相匹配的原因。
根据您的承包商的程序，有些可能需要对您提供的服务进行更详细的描述，而有些则可能不需要。 尽管如此，确保准确性是一个好主意，这样您以后在收到付款时就不会遇到问题。 需要纠正不正确的描述，这可能需要一些时间。 因此，您收到此类发票的付款可能比您预期的要晚。 解决这个问题的方法可能是创建一个已售商品目录和对单个服务的准确描述。 这样，您将始终在发票上清楚清晰地描述您的报价。
计费错误
发票不得包含任何会计错误，但可能会发生这些情况。 有几个地方最常出现。 其中包括要支付的总金额。 它可能被错误地加起来，使发票被低估或高估。 这些选择都不是有益的。 为什么？ 因为它对开具发票的人产生了不好的影响。
可能发生客户没有仔细检查您出具的文件是否包含会计错误并支付此类发票的情况。 但结果是，您收到的钱可能太少或太多。 在第一种情况下，您将不得不要求客户支付额外费用，这可能会使您受到不利影响。 在第二种情况下，客户可能会要求退还多付的款项，这可能会严重影响贵公司的声誉。 在这两种情况下，此类发票都可能受到税务审计的质疑，因此最好避免。
发票上出现会计错误的另一个地方是计算所售商品的价值。 在这种情况下，商品件数与单件价格相乘可能会出现错误。 这种情况最常发生在手动进行计算时。 计算增值税值时也可能出现错误。 使用发票程序将帮助您避免此类发票错误，因为计算是在那里自动进行的。
发票错误 - 摘要
发票错误发生在每个人身上。 但是，您应该知道它们可能会产生法律后果。 发票错误也会导致付款延迟，并对贵公司的信誉产生负面影响。 解决方案之一是使用专用的发票平台，使许多流程自动化，同时让您避免基本错误。
另请阅读：发票应包括什么？ – 12 个基本要素
如果您喜欢我们的内容，请加入我们在 Facebook、Twitter、LinkedIn、Instagram、YouTube 上忙碌的蜜蜂社区。
作者：安迪尼科尔斯
具有5个不同程度和无穷动力储备的问题解决者。 这使他成为一个完美的企业主和经理。 在寻找员工和合作伙伴时，对世界的开放和好奇是他最看重的品质。