5 أخطاء شائعة في الفواتير

الأخطاء لا مفر منها. عند إصدار الفواتير ، فإنها تحدث من حين لآخر. ما هي أخطاء الفواتير الأكثر شيوعًا؟ كيف تتجنب أخطاء الفواتير؟ ما هي العواقب التي يمكن أن يكون لها؟ إذا كنت تريد معرفة إجابات هذه الأسئلة ، فاقرأ مقالتنا عن 5 أخطاء شائعة في الفواتير.

5 أخطاء شائعة في الفواتير - جدول المحتويات

1. رقم الفاتورة غير صحيح
2. بيانات الطرف المقابل غير صحيحة
3. لا توجد معلومات عن طريقة الدفع
4. وصف غير صحيح للسلع أو الخدمات
5. أخطاء الفواتير
6. ملخص

رقم الفاتورة غير صحيح

يجب أن تحتوي كل فاتورة على رقم فريد. هذا شيء واضح ولكن في بعض الحالات ، من السهل ارتكاب أخطاء الفواتير هذه. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تستخدم برامج مثل Word أو Excel أو ما يعادلها لإصدار الفواتير. للوهلة الأولى ، قد يبدو أن هذا سيجعل مهمة تحرير الفواتير الخاصة بك أسهل. في مثل هذه البرامج ، يمكنك إعداد قوالب فواتير جاهزة ، حيث يتعين عليك فقط تغيير البيانات عند إصدار المستندات اللاحقة. لكن هذا الحل له عيب كبير.

قد تؤدي الكتابة فوق الملفات اللاحقة إلى ضياع في الترقيم. كما أن حفظ الفواتير كصفحات متتالية في مستند Word أو أوراق متتالية في Excel يمكن أن يؤدي أيضًا إلى عدم الدقة.

ما هي أكثر أخطاء الفواتير شيوعًا في ترقيم الفواتير؟ هناك نوعان: أرقام فواتير مكررة وفجوات في الترقيم. يمكن أن يكون لكل من هذه الأخطاء في الفواتير عواقب غير سارة عندما تتحقق منها سلطات الضرائب. قد يشير الترقيم الذي يحتوي على فجوات إلى عدم تضمين جميع الفواتير الصادرة في حسابات الضرائب. ستثير الثغرات في الترقيم شكوكًا جدية حتى لو كانت عرضية ولم يكن الغرض منها تضليل السلطات الضريبية.

النوع الثاني من الخطأ ، أي فاتورتين أو أكثر بنفس العدد ولكن بمحتوى مختلف ، قد يشير أيضًا إلى أنه تم إصدارهما عمدًا بهذه الطريقة لتجنب الضرائب. في هذه الحالة ، قد تكون هناك أيضًا مشكلة في ترحيل مثل هذه الفواتير ، لأن برنامج المحاسبة قد لا يسمح لك بإدخال وثيقتين أو أكثر بنفس الرقم.

قد لا يكون تصحيح مثل هذه الأخطاء أمرًا سهلاً ، خاصة إذا كنت قد أرسلت بالفعل مثل هذه الفواتير الخاطئة إلى عملائك وأدركت لاحقًا أن لديك ترقيمًا خاطئًا. إنها لا تهم المتعاقدين كثيرًا ، لأنهم لا يتحققون من الترقيم الصحيح لفواتيرك. لذلك ، يمكنهم دفع هذه الفواتير دون أي مشكلة. ولكن في حالة إجراء تدقيق ضريبي ، فقد تتم معاقبتك على ذلك. لهذا السبب من الأفضل منعها ، على سبيل المثال ، باستخدام برنامج أو تطبيق فوترة حيث سيتم تعيين الترقيم تلقائيًا. بهذه الطريقة ستتجنب أخطاء الفواتير وستتأكد من أنك لم تصدر فواتير بأرقام خاطئة.

بيانات الطرف المقابل غير صحيحة

نحن مجرد بشر وتحدث العثرات لنا جميعًا من وقت لآخر. قد يكون خطأ إملائيًا في اسم الشركة التي أرسلتها إلى الفاتورة أو خطأ إملائي في اسم عميلك. العنوان النموذجي هو أيضًا العنوان الخاطئ للمقاول. في مثل هذه الحالة ، يمكن أن يكون هناك مجموعة متنوعة من الأخطاء: رقم مبنى خاطئ أو رمز بريدي خاطئ أو اسم شارع خاطئ أو حتى مدينة بها أخطاء إملائية في مقر الشركة. قد يحدث أيضًا أن تكتب رقم التعريف الضريبي الخاطئ لعميلك في الفاتورة.

يبدو أن هذه مجرد أشياء صغيرة. لكن لا أحد يحب ذلك عندما يحتوي اسمه أو لقبه على أخطاء إملائية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تؤدي إلى عواقب ضريبية. قد تجعل بيانات المقاول غير الصحيحة غير قادر على التعرف على هذه الفاتورة كتكلفة لأعماله. في مثل هذه الحالة سيكون من الضروري تصحيح البيانات. سيؤدي هذا إلى إطالة الوقت الذي يتعين عليك انتظار سداده لمثل هذه الفاتورة ، لأن عميلك قد يحجب الدفع حتى يتلقى المستند الذي يحتوي على البيانات الصحيحة.

نوع آخر من العيوب هو إصدار فاتورة لبيانات مستلم مختلف تمامًا. يمكن أن يحدث هذا بشكل خاص عندما يتم إنشاء الفواتير يدويًا عن طريق الكتابة فوق البيانات في ملف. في هذه الحالة ، يتم تضمين الكميات الصحيحة من السلع أو الخدمات المباعة في الفاتورة ، ولكن تظل بيانات المستلم من الفاتورة السابقة.

قد يتسبب هذا التأخير في إرسال مثل هذه الفاتورة إلى المستلم الخطأ الذي لم يشتر العناصر المدرجة فيها منك. يمكنك أيضًا إرسالها إلى المقاول الذي اشترى منك ، لكن معلومات المستلم ستكون خاطئة في تلك الفاتورة. حتى تقوم بتصحيحها ، لا يمكنك بالتأكيد الاعتماد على تلقي مدفوعات مثل هذه الفاتورة.

كيف تتجنبهم؟ هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعدك فيه برنامج الفواتير. يمكنك استخدامه لإنشاء قاعدة بيانات لعملائك. ما عليك سوى التحقق من بياناتهم مرة واحدة ، حتى تتمكن من إصدار فاتورة خالية من العيوب لاحقًا. تمكّنك بعض البرامج من تنزيل بيانات الشركة من السجلات الحكومية ، بحيث يمكنك تجنب هذه الأخطاء عند إصدار الفواتير.

لا توجد معلومات عن طريقة الدفع

يحب الجميع إيداع الأموال في حساباتهم. لكن نقص المعلومات حول كيفية الدفع يمكن أن يجعل من المستحيل دفع الفاتورة.

هذا هو المكان الذي يمكن أن تحدث فيه مجموعة متنوعة من الأخطاء ، من عدم وجود رقم حساب مصرفي إلى رقم حساب غير صحيح إلى عدم معرفة متى وكيف يتم دفع الفاتورة. يمكن أن يكون لعدم الدقة هنا عواقب متنوعة. من المحتمل أن يؤدي فقدان تاريخ الاستحقاق إلى دفع العميل لك مقابل الفاتورة خلال الموعد النهائي القانوني. لكن رقم الحساب الخاطئ أو حتى عدم وجوده سيؤدي إلى عدم قدرة المقاول على الدفع لك. فقط عندما تصحح هذه البيانات أو تكملها ، يمكنك الاعتماد على دفع الفاتورة.

وصف غير صحيح للسلع أو الخدمات

يجب أن تحتوي الفواتير على أوصاف دقيقة للسلع والخدمات المباعة. بينما في حالة أخطاء السلع أقل شيوعًا ، فإن الوصف الجيد للخدمات يمكن أن يسبب العديد من المشاكل. يجب ألا يشك عميلك في أنه يدفع مقابل ما طلبه. لهذا السبب يجب أن تتطابق البيانات الموجودة في الفاتورة مع البيانات الموجودة في الطلب.

اعتمادًا على الإجراءات التي يتبعها المقاولون لديك ، قد يطلب البعض أوصافًا أكثر تفصيلاً للخدمات التي تقدمها ، بينما قد لا يطلب البعض الآخر. ومع ذلك ، من الجيد ضمان الدقة حتى لا تواجهك مشكلات في تلقي المدفوعات لاحقًا. يجب تصحيح الوصف غير الصحيح ، الأمر الذي قد يستغرق بعض الوقت. نتيجة لذلك ، قد تتلقى مدفوعات لهذه الفاتورة في وقت متأخر عما كنت تتوقعه. قد يكون حل هذه المشكلة هو إنشاء كتالوج للسلع المباعة ووصف دقيق للخدمات الفردية. بهذه الطريقة سيكون لديك دائمًا أوصاف واضحة ومقروءة لعرضك على الفاتورة.

أخطاء الفواتير

يجب ألا تحتوي الفاتورة على أي أخطاء محاسبية ، ولكن يمكن أن تحدث هذه المواقف. هناك العديد من الأماكن التي تظهر فيها في أغلب الأحيان. وتشمل هذه المبلغ الإجمالي الذي يتعين دفعه. قد يتم إضافته بشكل غير صحيح ، مما يجعل الفاتورة إما أقل من قيمتها أو مبالغ فيها. لا يعتبر أي من هذين الخيارين مفيدًا. لماذا ا؟ لأنه ينعكس بشكل سيء على الشخص الذي أصدر الفاتورة.

قد يحدث أن العميل لا يتحقق بعناية مما إذا كانت الوثيقة الصادرة عنك لا تحتوي على أخطاء محاسبية ودفع ثمن هذه الفاتورة. ولكن نتيجة لذلك ، قد تتلقى القليل جدًا أو الكثير من المال. في الحالة الأولى ، سيتعين عليك مطالبة العميل بدفع مبلغ إضافي ، مما قد يضعك في وضع سيئ. في الحالة الثانية ، قد يطلب العميل استرداد المدفوعات الزائدة ، مما قد ينعكس بشكل سيء على سمعة شركتك. في كلتا الحالتين ، قد يتم الطعن في مثل هذه الفاتورة من خلال تدقيق ضريبي ، لذلك من الأفضل تجنبها.

مكان آخر تحدث فيه أخطاء محاسبية على الفاتورة هو حساب قيمة البضائع المباعة. في هذه الحالة ، قد يكون هناك خطأ في ضرب عدد قطع البضائع وسعر القطعة الواحدة. يحدث هذا غالبًا عند إجراء العمليات الحسابية يدويًا. يمكن أن يحدث خطأ أيضًا عند حساب قيمة ضريبة القيمة المضافة. سيساعدك استخدام برنامج الفواتير على تجنب مثل هذه الأخطاء في الفواتير لأن الحسابات تتم تلقائيًا هناك.

أخطاء الفواتير - ملخص

تحدث أخطاء الفواتير للجميع. ومع ذلك ، يجب أن تدرك أنه يمكن أن يكون لها عواقب قانونية. تساهم أخطاء الفواتير أيضًا في تأخير المدفوعات ويمكن أن يكون لها تأثير سلبي على مصداقية شركتك. يتمثل أحد الحلول في استخدام أنظمة فوترة مخصصة تعمل على أتمتة العديد من العمليات وتسمح لك في نفس الوقت بتجنب الأخطاء الأساسية.

اقرأ أيضًا: ما الذي يجب أن تتضمنه الفاتورة؟ - 12 عنصرا اساسيا

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube.

المؤلف: آندي نيكولز

حل المشكلات مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من التحفيز. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.

مشاهدة جميع المشاركات