5 erreurs courantes de facturation

Les erreurs sont inévitables. Lors de l'émission de factures, elles ont tendance à se produire de temps en temps. Quelles sont les erreurs de facturation les plus courantes ? Comment éviter les erreurs de facturation ? Quelles conséquences peuvent-ils avoir ? Si vous voulez connaître les réponses à ces questions, lisez notre article sur 5 erreurs de facturation courantes.

5 erreurs courantes de facturation – table des matières

1. Mauvais numéro de facture
2. Données de contrepartie incorrectes
3. Aucune information sur le mode de paiement
4. Description incorrecte des biens ou des services
5. Erreurs de facturation
6. Sommaire

Mauvais numéro de facture

Chaque facture doit avoir un numéro unique. C'est quelque chose d'évident mais dans certaines situations, il est facile de commettre ces erreurs de facturation. Cela est particulièrement vrai si vous utilisez des programmes comme Word ou Excel ou leurs équivalents pour émettre des factures. À première vue, il peut sembler que cela facilitera votre travail de facturation. Dans de tels programmes, vous pouvez préparer des modèles de facture prêts à l'emploi, dans lesquels vous n'avez qu'à modifier les données lors de l'émission de documents ultérieurs. Mais cette solution a un gros inconvénient.

L'écrasement des fichiers suivants peut vous faire perdre la numérotation. Et l'enregistrement des factures sous forme de pages successives dans un document Word ou de feuilles successives dans Excel peut également entraîner des inexactitudes.

Quelles sont les erreurs de facturation les plus courantes dans la numérotation des factures ? Il en existe deux types : les numéros de facture en double et les lacunes dans la numérotation. Ces deux erreurs de facturation peuvent avoir des conséquences désagréables lors de leur vérification par les autorités fiscales. Une numérotation contenant des lacunes peut indiquer que toutes les factures émises ne sont pas incluses dans le calcul des taxes. Les lacunes dans la numérotation soulèveront de sérieux doutes, même si elles sont accidentelles et ne visent pas à induire les autorités fiscales en erreur.

Le deuxième type d'erreur, c'est-à-dire deux factures ou plus avec le même numéro mais un contenu différent, peut également suggérer qu'elles ont été délibérément émises de cette façon pour éviter l'impôt. Dans ce cas, il peut également y avoir un problème avec la publication de ces factures, car le logiciel de comptabilité peut ne pas vous permettre de saisir deux ou plusieurs documents portant le même numéro.

Corriger de tels oublis peut ne pas être facile, surtout si vous avez déjà envoyé de telles factures erronées à vos clients et que vous ne vous êtes rendu compte que plus tard que vous aviez la mauvaise numérotation. Ils importent peu à vos sous-traitants, car ils ne vérifient pas la bonne numérotation de vos factures. Par conséquent, ils peuvent payer ces factures sans aucun problème. Mais en cas de contrôle fiscal, vous pouvez être pénalisé. C'est pourquoi il vaut mieux les prévenir, par exemple en utilisant un programme ou une application de facturation où la numérotation sera attribuée automatiquement. De cette façon, vous éviterez les erreurs de facturation et vous serez sûr que vous n'avez pas émis de factures avec des numéros erronés.

Données de contrepartie incorrectes

Nous ne sommes que des humains et des faux pas nous arrivent à tous de temps en temps. Il peut s'agir d'une faute de frappe dans le nom de l'entreprise que vous avez facturée ou d'une faute d'orthographe dans le nom de votre client. Un cas typique est également la mauvaise adresse de l'entrepreneur. Dans un tel cas, il peut y avoir une variété d'erreurs : mauvais numéro de bâtiment, mauvais code postal, mauvais nom de rue ou même une ville mal orthographiée du siège social de l'entreprise. Il peut également arriver que vous écriviez le mauvais numéro d'identification fiscale de votre client sur la facture.

Il semblerait que ce ne sont que de petites choses. Mais personne n'aime que son nom ou son prénom contienne des fautes d'orthographe. De plus, ils peuvent entraîner des conséquences fiscales. Des données incorrectes de l'entrepreneur peuvent le rendre incapable de reconnaître cette facture comme un coût de son entreprise. Dans un tel cas, il sera nécessaire de corriger les données. Cela prolongera le temps d'attente pour le paiement d'une telle facture, car votre client peut retenir le paiement jusqu'à ce qu'il reçoive le document avec les données correctes.

Un autre type de faille consiste à émettre une facture aux données d'un destinataire complètement différent. Cela peut se produire notamment lorsque les factures sont créées manuellement en écrasant les données d'un fichier. Dans ce cas, les quantités correctes de biens ou de services vendus sont incluses sur la facture, mais les données du destinataire restent de la facture précédente.

Ce délai peut vous amener à envoyer une telle facture au mauvais destinataire, qui ne vous a pas acheté les articles qui y sont indiqués. Vous pouvez également l'envoyer à un entrepreneur qui a acheté chez vous, mais les informations du destinataire seront erronées sur cette facture. Jusqu'à ce que vous les corrigiez, vous ne pouvez certainement pas compter sur le paiement d'une telle facture.

Comment les éviter ? C'est là qu'un programme de facturation peut vous venir en aide. Vous pouvez l'utiliser pour créer une base de données de vos clients. Vous n'avez besoin de vérifier leurs données qu'une seule fois, afin de pouvoir facturer sans problème plus tard. Certains programmes vous permettent de télécharger les données de l'entreprise à partir des archives gouvernementales, ce qui vous permet d'éviter ces erreurs lors de l'émission des factures.

Aucune information sur le mode de paiement

Tout le monde aime avoir de l'argent déposé sur son compte. Mais un manque d'informations sur les modalités de paiement peut rendre impossible le paiement d'une facture.

C'est là que diverses erreurs peuvent se produire, allant de l'absence de numéro de compte bancaire à un numéro de compte incorrect, en passant par le fait de ne pas savoir quand et comment payer une facture. Les inexactitudes ici peuvent avoir diverses conséquences. Si la date d'échéance n'est pas respectée, le client vous paiera probablement la facture dans le délai légal. Mais un numéro de compte erroné ou même l'absence d'un numéro de compte empêchera l'entrepreneur de vous payer. Ce n'est que lorsque vous corrigez ou complétez ces données que vous pouvez compter sur le paiement de la facture.

Description incorrecte des biens ou des services

Les factures doivent contenir des descriptions précises des biens et services vendus. Alors que dans le cas des biens, les erreurs sont beaucoup moins fréquentes, une bonne description des services peut causer de nombreux problèmes. Votre client ne doit pas douter qu'il paie pour ce qu'il a commandé. C'est pourquoi les données de la facture doivent correspondre aux données de la commande.

Selon les procédures de vos sous-traitants, certains peuvent exiger des descriptions plus détaillées des services que vous fournissez, tandis que d'autres non. Néanmoins, c'est une bonne idée d'assurer l'exactitude afin que vous n'ayez pas de problèmes pour recevoir le paiement plus tard. Une description incorrecte devra être corrigée, ce qui prendra probablement un certain temps. Par conséquent, vous pouvez recevoir le paiement d'une telle facture plus tard que prévu. Une solution à ce problème peut être de créer un catalogue des biens vendus et des descriptions précises des services individuels. De cette façon, vous aurez toujours des descriptions claires et lisibles de votre offre sur la facture.

Erreurs de facturation

Une facture ne doit contenir aucune erreur comptable, mais ces situations peuvent se produire. Il y a plusieurs endroits où ils apparaissent le plus souvent. Ceux-ci incluent le montant total à payer. Il peut être additionné de manière incorrecte, ce qui rend la facture sous-estimée ou surestimée. Aucune de ces options n'est avantageuse. Pourquoi? Parce que cela reflète mal la personne qui a émis la facture.

Il peut arriver que le client ne vérifie pas soigneusement si le document que vous avez émis ne contient pas d'erreurs comptables et ne paie pas une telle facture. Mais en conséquence, vous pouvez recevoir trop peu ou trop d'argent. Dans le premier cas, vous devrez demander au client de payer un supplément, ce qui peut vous mettre sous un mauvais jour. Dans le second cas, le client peut exiger le remboursement du trop-perçu, ce qui pourrait nuire à la réputation de votre entreprise. Dans les deux cas, une telle facture peut être contestée par un contrôle fiscal, mieux vaut donc l'éviter.

Un autre endroit où des erreurs comptables se produisent sur une facture est dans le calcul de la valeur des marchandises vendues. Dans ce cas, il peut y avoir une erreur en multipliant le nombre de pièces de marchandises et le prix d'une seule pièce. Cela se produit le plus souvent lorsque les calculs sont effectués manuellement. Une erreur peut également se produire lors du calcul de la valeur de la TVA. L'utilisation d'un programme de facturation vous aidera à éviter de telles erreurs de facturation car les calculs s'y font automatiquement.

Erreurs de facturation – résumé

Les erreurs de facturation arrivent à tout le monde. Cependant, vous devez être conscient qu'ils peuvent avoir des conséquences juridiques. Les erreurs de facturation contribuent également aux retards de paiement et peuvent avoir un impact négatif sur la crédibilité de votre entreprise. L'une des solutions consiste à utiliser des plateformes de facturation dédiées qui automatisent de nombreux processus et permettent en même temps d'éviter les erreurs de base.

A lire aussi : Que doit contenir une facture ? – 12 éléments essentiels

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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